Etiketa obchodního jednání v Itálii

14. 3. 2011 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Společenská etiketa a obchodní protokol mají své tradice, které vychází z národní kultury a zvyklostí. Soubor uvedených pravidel se často u jednotlivých teritorií i států liší a v některých případech existují až zásadní rozdíly. Je proto nanejvýš žádoucí, aby účastníci jednání se zahraničními partnery měli alespoň přibližnou znalost obchodního protokolu v dané zemi. Článek přináší souhrn základních pravidel, jež je vhodné dodržovat při obchodním styku se zahraničními partnery v Itálii.

Převzato z knihy „Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Oficiálním jazykem, kterým se mluví ve všech částech Itálie, je italština. Starší generace je velmi málo jazykově vybavená, německy se hovoří jen v pohraniční oblasti (v Tyrolích), francouzsky umí vzdělaná vrstva obchodníků starší generace z oblasti Valle d´Aosta, s mladými obchodníky či ve velkých firmách je možné se domluvit anglicky. Zejména menší firmy však ocení veškeré pokusy mluvit a psát v italském jazyce. Pro trvalejší styk je znalost italštiny nezbytná, a pokud neumíte italsky, očekává se, že si i na jednání zajistíte tlumočníka sami. Po jednáních je nutno dojednané skutečnosti potvrdit ještě písemně (zaslat např. faxem zápis z jednání), aby se vyloučily jakékoliv pozdější výmluvy způsobené překladem.

Hlavním komunikačním spojením v Itálii je telefon. Proto se také používá i pro sjednávání, přípravu a potvrzování schůzek. Navrhujete-li první jednání dopisem, je vhodné odeslat ho včas (tj. asi 3 týdny předem). Samozřejmostí je, že bude napsán dobrou italštinou. Cíl jednání by měl být popsán v dopise co možná nejpodrobněji. Italští obchodníci však píší dopisy neradi, proto se stává, že na odpověď budete čekat déle, než je obvyklé u nás. Ústní dohody vždy platí, a proto není zvykem pokaždé podepisovat písemný kontrakt. Chce-li český obchodník podepsat smlouvu, musí to sám navrhnout a také na jejím podepsání trvat. Sjednanou schůzku je třeba potvrdit asi týden předem a doporučuje se také ověřit její konání asi 1–2 dny před stanoveným datem jednání. K zasílání dopisů dnes mnoho italských firem používá běžně také faxů a e-mailů. Velmi oblíbený je mobilní telefon. Můžete se však setkat i s tím, že zejména při úvodních jednáních Italové vypínají nebo prostě nevezmou telefon, aby tak svým partnerům naznačili, jak jsou pro ně důležití a jaký význam jednání s nimi přikládají.

Při stanovování schůzky a posílání korespondence je nutno respektovat italské státní svátky a především letní prázdniny, protože mnoho firem má například po celý červenec či srpen celopodnikové dovolené. Ve státní a veřejné správě se pracuje se sníženými stavy, proto jsou návštěvy a sjednávání pracovních schůzek v tomto období také méně vhodné. Pracovní doba obvykle začíná v 9 hodin. Běžná je asi dvouhodinová přestávka na oběd (siesta, od 12 do 14 hodin). Pracovní doba končí kolem 18. hodiny, ale v řadě firem se často pracuje až do večera. Velmi specifické jsou úřední hodiny v bankách – je třeba vždy předem ověřit, kdy mají otevřeno. V Itálii se dodnes běžně pracuje i v sobotu (děti chodí do školy). Pracovní schůzky se nejčastěji odehrávají pozdě odpoledne a navečer. Pokud jsou Italové na jednání v cizině, jsou ochotni jednat prakticky kdykoliv: večer, během dnů pracovního volna, přes víkend, což v některých zemích naráží na nepochopení ze strany obchodních partnerů. Vždy je nutné, aby technická dokumentace byla zpracována obsahově dobře, ale stručně, v barevném a graficky dokonalém provedení.

Při jednáních se setkáte s odlišným tempem a kulturou. Obchodní jednání bývají rozdílná na severu a na jihu země. V severní Itálii řada firem pracuje s německou a švýcarskou precizností. V jižní Itálii lze úspěšně obchodovat až po delší osobní známosti s partnerem. Jinak se doporučuje pracovat prostřednictvím místních zástupců. Jednání s Italy jsou mnohdy velice náročná, a to i kvůli jejich výbušné, hádavé povaze a neosobnímu přístupu k obchodu. Buďte však trpěliví. V průběhu jednání do svých úst vložte i dobře volené komplimenty. Je nutné přijmout italský výbušný styl jednání, ve kterém se odráží nejen hrdost, smysl pro poctivost a serióznost, ale také častý sklon k improvizaci. Italové rádi improvizují či se dokonce až předvádějí. Vždy však předvádějí pouze to, co sami velice dobře ovládají; v každém případě je zde zastoupen vysoký stupeň profesionality. Od svých partnerů očekávají kromě samozřejmé profesionality také zdvořilé vystupování. Dokáží ocenit „dobré mravy“. Při komunikaci často používají mimiky a rádi gestikulují, což může signalizovat jejich zainteresovanost či zapálení pro danou věc, ale i nespokojenost. Italové nejsou introverti, nic v sobě neskrývají. Hned se dozvíte, když něco není v pořádku. Jednání s nimi může připomínat hádku, jsou velmi vznětliví, ale ne nepřátelští. Když dosáhnou svého, jsou opět milí. Ten, kdo před minutou vypadal, že svého obchodního partnera nenávidí, se na něho najednou usmívá. Jejich styl jednání připomíná letní bouřku, která se přižene a za chvíli opět ustoupí pěknému počasí.

Pokud hodláte obchodovat s Italy, musíte být připraveni nejen na jejich temperament, ale i na jejich úžasnou bojovnost a potřebu o všem vyjednávat. Velmi rádi a dlouze se dohadují, smlouvají, doslova se handrkují o každý groš, nikdy neakceptují první nabídkovou cenu (to si musíme uvědomit i při našem dovozu). Jednání o ceně je nutno spojovat s jednáním o platebních podmínkách, servisu, záručních lhůtách atd. Dokáží být velmi tvrdohlaví. Mají vynikajícího obchodního ducha. Jsou pořád ve střehu a dokážou těžit z každé situace. Nebojí se zvyšovat hlas až křičet. Zjistili, že když na české obchodníky zvýší hlas, dosáhnou snadněji svého cíle, a dokáží toho zneužívat. Italové umějí pronášet i pohrdavé poznámky tím nejpřívětivějším tónem. Pak je na místě nenechat si to líbit a odpovědět stejně vtipně. Chcete-li úspěšně obchodovat s Italy, musíte jejich styl jednání nejen plně akceptovat, ale také si ho osvojit. Ani ve svých firmách neocení tiché, nenápadné,vzorné a pilné zaměstnance, ale spíše ty, kteří si každý postup na vyšší místo umí všemožně vybojovat, vykřičet. Jako obchodníci jsou podnikavější a odvážnější než my, překypují energií, mají spoustu i vynikajících nápadů, ne všechny však dotáhnou do konce, což pramení pravděpodobně ze spontánnosti jejich jednání a rozhodování. Ve chvíli, kdy mají jednat a jsou zavaleni emocemi, neuvažují vždy racionálně. Čech uvažuje spíše racionálně, ale rozhodnutí mu trvá delší dobu.

Italové jsou také velice náladoví. Mají-li špatnou náladu, schůzku raději diplomaticky odložte. Proto je velmi důležité navodit v úvodu každého setkání příjemnou atmosféru, zahrát na jejich notu, něco pochválit. Schůzku je vhodné zahájit například pochvalou země, zmínkou o aktuálním úspěchu italských sportovců, přáním úspěšného zakončení jednání apod. Jednání mohou být nesmírně zdlouhavá, již uzavřená záležitost se může znovu projednávat. Nikdy při jednání nesmíte svého partnera urazit. Vždy mu poskytněte dostatečný čas, aby svůj názor sám změnil, a zachoval si tak tvář. Je-li označen nápad, myšlenka nebo pracovní návrh za špatný či dokonce hloupý, je to v italské kultuře vnímáno jako osobní urážka a útok, protože bylo automaticky řečeno, že nositel myšlenky je hloupý. Italové také neradi plánují a v jejich práci nevládne systematičnost. Jakékoliv vzniklé problémy však řeší prakticky okamžitě, řešení neodkládají, nebojí se rozhodnout. Zejména jsou-li italské firmy na straně kupujícího, očekávají dodržování dodacích termínů. Porušení dodacích lhůt může mít za následek vypovězení smlouvy a ukončení spolupráce. Italské firmy jsou schopny akceptovat i vyšší cenu, pokud budou mít stoprocentní jistotu, že zboží bude dodáno v dohodnutém termínu a v dohodnuté kvalitě.

Ukázka z knihy Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol vydané nakladatelstvím Grada Publishing. Autoři: Gullová Soňa

Tisknout Vaše hodnocení:

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek