Etiketa obchodního jednání v Německu

16. 3. 2011 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Společenská etiketa a obchodní protokol mají své tradice, které vychází z národní kultury a zvyklostí. Soubor uvedených pravidel se často u jednotlivých teritorií i států liší a v některých případech existují až zásadní rozdíly. Je proto nanejvýš žádoucí, aby účastníci jednání se zahraničními partnery měli alespoň přibližnou znalost obchodního protokolu v dané zemi. Článek přináší souhrn základních pravidel, jež je vhodné dodržovat při obchodním styku se zahraničními partnery v Německu.

Převzato z knihy „Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Obchodní jednání začíná vždy přesně ve stanovenou dobu a vyznačuje se krátkou úvodní představovací a seznamovací fází. Jakmile jednou stanovíte den a čas setkání, důsledně se ho držte. Němci mají vždy předem všechno naplánované a nic je nedokáže popudit tak jako změna na poslední chvíli. Němečtí partneři přijdou na jednání vždy velmi důkladně a pečlivě připraveni, a to jak po stránce věcné, tak i formální. Míní se tím vybavenost dokumentací, podklady a prospekty, schopnost racionální argumentace a také zvládnutí etikety náležející k obchodnímu jednání. Nezapomenou ani na takovou maličkost, jako vzorně uklidit svůj pracovní stůl či kufřík. Snažte se stejně dobře připravit i vy a raději se vyhněte komentování problémů, ve kterých se neorientujete jako odborníci. Samotné jednání probíhá velice seriózně, na náš vkus až příliš přímočaře, snad až asertivně, bez velkých formalit a zdržování. V průběhu jednání vystupují Němci obvykle nejen velmi racionálně, ale především velmi cílevědomě. Pro úspěšné jednání je také důležité přijetí zahraničního partnera na odpovídající společenské a pracovní úrovni. Při jednání se zásadně vyká a Němci si vždy zachovávají určitý odstup. Délka schůzky se pohybuje mezi 30–90 minutami.

Němci jsou zdatnými obchodníky s velkými zkušenostmi v mezinárodním obchodě i podnikání. Vyznačují se vynikající argumentačními schopnostmi. Musíme také vzít v úvahu, že na německém trhu se setkáváme jak s obrovskými firmami a bankami na jedné straně, tak i se středními a malými podniky a podnikateli na straně druhé. To samozřejmě ovlivňuje i jejich způsob jednání. Zvláště velké a střední firmy nebo firmy s rodinnou tradicí mají svou „firemní kulturu“, přetrvávající několik generací. Ta se nezměnila ani při politických a hospodářských otřesech. Protože jsou německé firmy často výrazně proexportně orientovány, jsou jejich pracovníci obvykle přizpůsobiví a v obchodním styku se zahraničím se dobře a rychle orientují. Budují svá obchodní spojení systematicky a dlouhodobě, v nově vznikajících státech nebo na nových trzích se snaží být jako první. Mají značnou schopnost přistupovat individuálně k jednotlivým zemím, regionům nebo partnerům s cílem dosáhnout pro svou firmu co nejvýhodnějších výsledků. S ohledem na systém řízení německých firem, především středních a menších, je rozhodovací proces soustředěn na vrcholové úrovni.

V průběhu jednání a především při uzavírání smluv vyžadují Němci vždy velké množství zcela přesných, často velmi detailních údajů. Předkládané nabídky, návrhy, materiály každého zahraničního partnera musí být komplexní, dobře strukturované a realistické. V průběhu jednání by jednatel či jednatelé neměli projevit žádnou známku nejistoty či vlastních pochybností o předloženém návrhu. Chybou by mohlo být i použití známého amerického zvyku říci něco pozitivního před negativní zprávou. V momentě, kdy nastane problém, je třeba vysvětlit ho jasně, detailně a bez emocí. Při projednávání kontraktů preferují Němci postup přesně podle jednotlivých bodů a jejich průběžné odsouhlasování. Smlouvy jsou vždy přesné a velmi podrobné. Při jednáních nelze odbíhat od věci či zavádět řeč na věci přímo s tématem nesouvisející. Vzhledem k preciznímu plánování nemají Němci v oblibě improvizaci, kterou považují za známku neschopnosti a neprofesionality.

Důležitá obchodní rozhodnutí mohou trvat i dlouho, protože Němci mají averzi k nejistotě. Pokud se nedá vyčíslit riziko, vyskytují se nějaké nejasnosti, nečekané události a zvraty, budou němečtí partneři málo ochotní k uzavření jakékoliv smlouvy. Tento vztah k riziku vychází ze snahy dosáhnout se v pracovních činnostech optima. Jsou-li Němci zaměřeni na konkrétní pracovní záležitost, projevují se jako velice soutěživí. S nevolí přijímají porušování či ignorování konvenčních metod jednání. Přísně dodržují formální postupy. Ve snaze vyhnout se riziku a nejistotě rozebírají vše do nejmenších detailů. Připadá jim přirozené, že vše musí být řečeno a prodiskutováno. Může tak na první pohled dojít až ke splynutí podstatných částí dohody a maličkostí. Kontrakty bývají přesné a velmi podrobné. Nelze také doporučit metodu tvrdého prodeje (hard selling).

Oblastí, v níž mají němečtí obchodní partneři dobrou pověst, je přesnost v plnění závazků. Poslední dobou se ale stává, že tato pověst, jíž se německé podniky těší, je mnohdy lepší než skutečnost. Německé firmy obecně své závazky plní – hlavně ty velké – a současně vyžadují plnění od svých obchodních partnerů. Nelze je však již (na rozdíl od dřívějších dob) považovat za prototyp vzorného přístupu ke smluvní morálce. Dlouhodobější trend ukazuje, že platební morálka klesá. Někdy je třeba akceptovat několikadenní zpoždění v placení, přičemž druhá strana neočekává penalizaci, i když jsou podmínky pozdního placení detailně dojednány ve smlouvě. U nových partnerů se doporučuje platby pojistit nebo prosadit například dokumentární akreditiv.

Po pádu „železné opony“ se chopilo příležitosti mnoho podnikatelů a obchodníků, kteří chtěli proniknout do zemí bývalého komunistického bloku. S vědomím nejen ekonomické převahy vstoupili na nové trhy i mnozí nepoctiví obchodníci, kteří se snažili vytěžit ze situace pro sebe maximum. Často docházelo i k uzavírání jednostranně výhodných smluv, které byli čeští obchodníci ochotni podepsat ve snaze vstoupit na západní trhy či získat potenciálně dobrého partnera ze západoevropské země. Smluvní závazky pak byly plněny s časovým skluzem nebo nebyly plněny vůbec. Při prvních obchodních kontaktech je nutno použít neodvolatelný dokumentární akreditiv, po delší době i podmínku – dokumenty proti placení a úvěrové obchody. Jak již bylo zmíněno, němečtí partneři jsou velice schopnými vyjednávači. Disponují vlastnostmi, které je stavějí do role silného protivníka. Jednají korektně, spíše v duchu „vítězství – vítězství“. Většinou chápou, že prostřednictvím kompromisů mohou dospět k oboustranně výhodným kontraktům. Stále platí pravidlo, že „pokud chceš vydělat, musíš nechat vydělat“. V případě, že jim to obchodní partner umožní, mohou jednat i v duchu „vítězství – prohra“.

V německých společnostech bývalo přirozené používat velké množství psaných sdělení, rozpracovávajících a potvrzujících prodiskutované problémy. Dnes se hojně využívá internet. Komunikativní schopnosti Němců jsou velmi dobré. Jsou struční a věcní. Přesně podle připravených podkladů vyloží během jednání všechna fakta, řeknou, co chtějí a jak by se co mělo udělat. Českým obchodníkům může připadat, že jsou až velmi arogantní a drzí. Opak je však pravdou. Problémy se snaží řešit okamžitě, neostýchají se říci vše na rovinu. Problémem české strany bývá přílišná komplikovanost jednání. Němci ji považují za znamení neschopnosti a neprofesionality, neradi totiž slyší o druhotných okolnostech nebo možných alternativních cestách.

Němcům nedělá problémy říci „ne“ nebo vyjádřit svoji nespokojenost. V případě, že se vyjádří kriticky na adresu svého obchodního partnera nebo spolupracovníka, nejedná se o kritiku charakteru, schopností či intelektu dané osoby. Jde o vyjádření nespokojenosti s provedenou prací či úkolem. Nemá to nic společného s osobním útokem a nebývá to překážkou dalšímu jednání či spolupráci. Na druhé straně vyjádří bez průtahů svůj souhlas, jestliže se se svým protějškem shodnou. Mlčení jako součást komunikace jim je cizí a u druhé strany je považují za slabost a nedostatek vlastních argumentů. Přinejmenším je jim nepříjemné, že si nemohou udělat obrázek o tom, co si jejich partner opravdu myslí. Nečekejte také energickou gestikulaci či bohaté výstupy jako třeba u jižních či arabských národů.

Němci mají zálibu ve známých značkových zahraničních výrobcích a často je dnes považují dokonce za lepší než domácí. Pokud je to možné, je pro zahraničního partnera výhodné odvolávat se na dodavatelské zkušenosti a renomé vlastního výrobku na významných světových trzích a tyto skutečnosti v průběhu jednání vhodně připomínat. Image hraje totiž v německém prostředí při kupním rozhodování značnou roli.

Kromě určitých druhů výrobků, na něž se vztahují omezení Evropské unie, je dovoz do Německa v podstatě liberální. Rozsáhlejší omezení jsou vymezována pro některé zemědělské a potravinářské výrobky. Další omezení a případný zákaz dovozů se týkají komodit, které ohrožují veřejnou bezpečnost, lidské zdraví a životní prostředí. Vzájemný obchod je však stále více uvolňován a zjednodušován.

Nedá se říci, že by obchodní jednání probíhala s vyloučením žen. Ženy někdy bývají jednání přítomny, mnohem častěji však jednají muži. Zejména Němci na západě vyžadují od ženy tradiční úlohu, na východě není pracující žena i ve vyšší funkci velkou výjimkou. Pokud obchodní jednání vede žena, nesetká se zpravidla s předsudky. Podle rozsahu, náročnosti a důležitosti obchodního jednání zastupují jednotlivé strany buď jednotlivci, nebo vícečlenné jednací skupiny.

Ukázka z knihy Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol vydané nakladatelstvím Grada Publishing. Autoři: Gullová Soňa

Tisknout Vaše hodnocení:

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek