Etiketa obchodního jednání ve Švédsku

18. 3. 2011 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Společenská etiketa a obchodní protokol mají své tradice, které vychází z národní kultury a zvyklostí. Soubor uvedených pravidel se často u jednotlivých teritorií i států liší a v některých případech existují až zásadní rozdíly. Je proto nanejvýš žádoucí, aby účastníci jednání se zahraničními partnery měli alespoň přibližnou znalost obchodního protokolu v dané zemi. Článek přináší souhrn základních pravidel, jež je vhodné dodržovat při obchodním styku se zahraničními partnery ve Švédsku.

Převzato z knihy „Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Švédsko má 8,9 milionu obyvatel (tedy méně než ČR), přičemž asi 85 % z nich žije v jižní polovině země. Kolem 85 % obyvatelstva se hlásí ke státní evangelicko-luteránské církvi, kromě toho je zde asi 60 000 katolíků a menšiny vyznávající židovskou a islámskou víru. Přesto však není švédská populace příliš nábožensky založená a do kostela nechodí často. Protestantismus, nejrozšířenější náboženství v zemi, má ovšem dodnes vliv i na kulturu obchodního podnikání. Úplatky a korupce jsou považovány za velmi závažný prohřešek. Již v roce 1923 vznikl ve Švédsku Institut pro prevenci nedovolených plateb, kde se poskytovatel úplatku charakterizuje jako „osoba, která poskytuje, slibuje nebo nabízí jakýkoliv úplatek nebo nevhodnou odměnu“. Ve švédských poměrech to dnes představuje hodnotu přesahující 300–500 SEK (okolo 2000 Kč). To platí i v případě pohoštění, vánočních či narozeninových dárků. Švédské právo nezná výjimky ani v případě tzv. stimulačních plateb. V mezinárodním styku se však tyto záležitosti vykládají méně striktně. Výměna dárků a pohoštění nevybočující z běžných evropských standardů rozhodně nezpůsobují žádné problémy.

Úředním jazykem v zemi je švédština. Obchodním jazykem je vedle švédštiny angličtina, popř. němčina, výjimečně také francouzština, a v některých částech země dokonce i ruština. Znalost cizích jazyků je na velmi dobré úrovni. Přispívá k tomu již základní školství, které předepisuje povinně studium dvou cizích jazyků. V prvním dopise je možné partnera požádat o sdělení, ve kterém jazyce se má korespondovat. Švédština se používá jako obchodní jazyk i při jednáních v ostatních severských zemích. Většina švédských společností má zkušenosti s mezinárodním obchodem a jejich vyjednávači působí při jednáních velmi profesionálně.

Termín schůzky se sjednává obvykle písemně nejméně dva až tři týdny předem a vždy pokud možno na co nejvyšší úrovni. Dopis by měl být formulován věcně, Švédové si nepotrpí na květnatá literární díla. Dle potřeby se přikládá faktografický materiál a reference. Švédští importéři dostávají velké množství nabídek z celého světa. Proto je třeba zaslat naprosto kompletní a přesně vypracovanou nabídku.Importéři z této nabídky vycházejí a na základě ní se i rozhodují, často již nepožadují další doplňující informace. V nabídce je nutno předložit nejen cenu, ale i další podmínky dodávky včetně minimálního množství. Ceny dnes doporučujeme uvádět v EUR, USD nebo SEK. Švédové o slevách nejednají dlouho, je proto žádoucí odůvodnitelnou cenu stanovit již napoprvé. Po první nabídce prakticky nelze cenu měnit, navíc Švédové rozhodně nepočítají s nějakým pravidelným zvyšováním cen. Na první schůzku je třeba přinést úplný popis výrobku, technické výkresy, certifikáty, brožury, fotografie, případně vzorky atd. Jestliže se vzorky zasílají, je nezbytné dohodnout způsob a podmínky jejich dodání předem. Není také vhodné nabízet velký sortiment výrobků, specializace na určitou komoditu budí dojem odbornosti. Nabídnuté příznivé platební podmínky mohou být v silné konkurenci výhodou. Akreditiv se obvykle praktikuje pouze u neznámých začínajících partnerů. Již ve smlouvě se však doporučuje dohodnout hned i budoucí způsob placení. Dnes je často používané dokumentární inkaso nebo odložená platba, tj. o 30 až 60 dní po dodání.

Exportní společnosti, které chtějí na švédský trh proniknout nebo se na něm udržet, musí klást velký důraz na potřeby tamějšího trhu. Švédsko má pověst země s náročným trhem, s velmi náročným importérem a ještě náročnějším spotřebitelem. Zákazník obvykle vyžaduje velmi vysokou kvalitu a hezký design výrobku, kvalitní obal, spolehlivost v dodávkách i zajištění vynikajícího servisu. Je třeba brát v úvahu, že švédský trh je poměrně malý, a proto je vhodné stanovit minimální množství dodávky. Při vstupu na švédský trh možno použít jak přímou, tak i nepřímou obchodní metodu. Podobně postupují i švédské firmy vstupující na zahraniční trhy. Pokud například exportér vstoupí na švédský trh přes zástupce, počítá se s tím, že ho bude na trhu dlouhodobě zastupovat a místní švédské firmy budou v kontaktu pouze s tímto subjektem. Prostřednictvím našeho zástupce na tomto trhu je vhodné sledovat zájmy konečných uživatelů, případně aktivity prostředníků v celém distribučním řetězci.

Než dojde k navázání obchodních vztahů, snaží se vždy každá švédská firma co nejlépe prověřit svého potenciálního partnera. Prověřuje jak jeho výrobní možnosti (především výrobní kapacity), tak i systém kontroly kvality, vztah k životnímu prostředí, dodržování ekologických norem, možnosti další inovace výrobků (zázemí výzkumu) a finanční situaci. Při prvním setkání se často přímo požadují informace o exportérově bankovním statusu (jméno, adresa banky, číslo účtu apod.), o členství v obchodních asociacích, o předchozích exportních aktivitách apod. Podobně by se měla zajímat o svého budoucího obchodního partnera i česká firma. Švédské obchodní firmy raději obchodují se svými tradičními, již vyzkoušenými, známými, spolehlivými obchodními partnery. Vzhledem k neochotě měnit partnery mohou obchodní vztahy přetrvávat desetiletí. Za nejdůležitější a nejefektivnější formu navázání kontaktů a získání důvěry, nutné pro vstup na tento trh, je možno považovat osobní setkání. Služební cesty do Švédska vám dají možnost získat více informací o konkurenci na tomto trhu, ale i o postavení švédského partnera na domácím trhu. Služební cesty do této oblasti však představují nemalé náklady, proto doporučujeme spojit cestu například s návštěvou veletrhu.

Pro zahraniční firmu, která se na švédský trh teprve snaží proniknout, to tedy znamená vynaložit velké počáteční úsilí. Naprostou podmínkou je vzbudit u švédského partnera důvěru a dojem, že jsme velmi spolehlivým, přesným a seriózním partnerem. Jestliže česká firma není schopna při první (často pokusné) dodávce přesně splnit své závazky, další příležitost již nedostane. Vzhledem k tomu, že Švédsko je „malé“, musíme počítat s tím, že špatná pověst se rychle rozšíří mezi obchodníky po celé zemi a okolí.

Švédové jsou rezervovaní, formální, zdrženliví a málomluvní. Hovoří tiše a nepospíchají s vyjádřením obdivu či přátelství. K zahraničním návštěvníkům jsou zdvořilí, uhlazení, i když hodně nepřístupní. Zachovávejte oční kontakt během konverzace, avšak vyvarujte se výrazné gestikulace při řeči. Používejte velmi slušný, i když přímý styl komunikace. Iniciativa, návrhy řešení, argumentace v obchodním jednání mohou vycházet i ze strany zahraničního obchodního partnera, protože Švédové jsou velmi opatrní a váhaví, což někdy působí až dojmem, že nechtějí nebo nedovedou rychle rozhodnout. „Lugnt och fint“ („v klidu a správně“) říkají si Švédové, když mají něco rozhodnout. Chtějí znát co nejvíce informací, pak teprve určí směr. Snaží se dělat co nejméně zbytečných chyb, šetří časemi energií, což se jim ještě z dob Vikingů osvědčilo jako předpoklad přežití. Jestliže chtějí někoho povzbudit, říkají: „neházej sekeru do jezera“. Vyjednávači mají obvykle rozhodovací pravomoci, tj. mohou rozhodnout sami bez konzultace s nadřízenými. Švédští manažeři jsou spíše tvůrci konsenzů než tvůrci rozhodnutí, což vyplývá i z poměrně velkého rovnostářství zakořeněného ve švédské společnosti již po staletí.

V jednání jsou obvykle velmi korektní, reální a seriózní. Je však těžké je přesvědčit, obchodně bývají nepružní. Neradi ztrácejí čas, od svého partnera očekávají věcné, rychlé a dobře připravené jednání. Zajímají je fakta a z obchodu plynoucí výsledky. Nadsázku nesnášejí. V nabídce se nesmí přehánět ani projevovat přílišné nadšení – důležitá je střízlivost. Mají pověst nepřekonatelných vyjednávačů, ale ne přemlouvačů. Švédové totiž zpravidla nemají smysl pro smlouvání, vždy však budou vyjednávat pro sebe výhodnější podmínky obchodu a důsledně prosazovat své zájmy. Pokud jsou Švédové v roli kupujícího, bude je více než samotná cena výrobku EXW zajímat cena včetně zajištění dopravy, všech poprodejních a doprovodných služeb, zajištění kvalitního okamžitého servisu, rychlost dodávek, propagace atd. Kupující se většinou více zajímají o schopnost exportéra přesně vyrobit a dodat než o předvedení samotného vzorku výrobku.

Pro úspěch jednání je nezbytné umět zodpovědět všechny položené otázky včetně velmi detailních dotazů technických. Přesto, že se řídí heslem „čas jsou peníze“, tráví Švédové rozebíráním různých situací a podrobností mnohem více času než jiné národy. Švédští obchodníci jako kupující vyžadují vždy stoprocentní a kompletní splnění všech závazků. Vždycky trvají na dodávce na čas, dodání všech sjednaných položek, vynikající kvalitě zboží. Kvalita výrobků v jednotlivých dodávkách nesmí kolísat. Požadují veškerý servis spojený s výrobkem, jako jsou opravy nebo uvedení výrobku do provozu či pravidelné údržby, okamžitě. Písemným kontraktům mohou předcházet předběžná písemná ujednání. Nepovažuje se za nezdvořilé stanovit termín pro vyřešení nějakého problému, přijetí určitého rozhodnutí nebo sdělení definitivního stanoviska. Švédové jsou velmi čestní a dokáží pracovat tvrdě. Přesto, že rozhodování bývá pomalé, samotná realizace obchodu je rychlá a přesná. Vše sjednané či slíbené, ať už písemně nebo ústně (na jednání i mimo jednání), se musí bezpodmínečně přesně dodržet. Švédové se málokdy rozčilují, jejich heslem je „Tag det lugn“ („jen klidně“). Při jednání s českými partnery nesnáší typicky české „ano, ale…“.

Firmy mají obvykle jednoduchou a týmově orientovanou strukturu s malým počtem úrovní řízení. Výsledkem je jednoduchý a přímý rozhodovací proces. Relativně malý význam přikládají osobnímu postavení. Ve firmách ani v organizacích si nezakládají na velké hierarchii. Kolegové a spolupracovníci si tykají a oslovují se křestními jmény. Vzrušené debaty či porady nejsou časté a kritika je vždy neosobní a diplomatická. Švédové se snaží řešit problémy neformálním a pragmatickým způsobem. Pracovníci jsou obvykle informováni o tom, co se ve firmě děje, plánuje či jaká jednání probíhají apod. Jsou více vtaženi do děje, a tím i více motivováni k práci. Zaměstnanci jsou povyšováni ne podle věku či délky působení ve firmě, ale podle aktuálních výsledků. Nutno však podotknout, že se dnes do určité míry preferuje mládí. Následkem toho jsou mladí muži či mladé ženy často vidět ve vedoucích funkcích.

Švédové žijí dneškem, nehromadí majetek, jsou však poměrně egoističtí. Jsou velmi důvěřiví, protože nemají v povaze jednat nečestně. Dnes po velkém přílivu turistů a přistěhovalců již věří lidem méně. Pokud je někdo zklame, většinou u nich již nemá šanci.

Výrazně se liší i přístup švédských firem k otázkám životního prostředí. Mezi dvěma stejnými výrobky má vždy větší šanci ten, který je šetrnější k životnímu prostředí. „Ekologická tvář“ podniku je jedním z důležitých ukazatelů měřících vyspělost a úroveň firmy. Je běžnou praxí, že podstatným faktorem při posuzování kvality partnera není jen úroveň jeho výrobku nebo poskytovaných služeb, ale také jeho přístup k dané věci z hlediska ekologie. Necitlivý vztah firmy k těmto problémům může mít velmi negativní dopad na její konkurenceschopnost. Firma označená jako poškozovatel životního prostředí nemá žádnou šanci na úspěch.

Ukázka z knihy Mezinárodní obchodní a diplomatický protokol vydané nakladatelstvím Grada Publishing. Autoři: Gullová Soňa

Tisknout Vaše hodnocení:

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek