Jak správně uspořádat účetnictví? Originály smluv tam nepatří

29. 3. 2017 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Podnikatelé by měli do podkladů pro účetnictví umístit buďto kopie smluv, nebo odkaz na jejich umístění v rámci vnitropodnikového systému ukládání dokumentů. S nástupem elektronických faktur by měly firmy kontrolovat, zda vystavené dokumenty obsahují všechny prvky zaručující jejich autentičnost.

Správně uspořádat účetnictví může být těžší úkol, než se na první pohled může zdát. Řada podnikatelů a menších firem například řeší, kde mít originály smluv. Ať už personálních, s dodavateli a podobně.

U smluv o pracovním poměru se musí rozhodovat, zda je umístit ve specializovaném šanonu pro personalisty, nebo je naopak začlenit do složek s účetnictvím za daný rok, kdy byla pracovní smlouva uzavřena. Pokud například firmy realizují projekt hrazený z veřejných peněz, požaduje často poskytovatel dotace, aby originály všech smluv, včetně pracovních, byly ve složce týkající se daného projektu. Podnikatelům pak jde z protichůdných požadavků hlava kolem.

Účetnictví je nástroj řízení firmy

Jak tedy tuto komplikovanou situaci vyřešit? „Správné je každé účetnictví, které jednak splní požadavky zákona, to jest bude správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a zaručí trvalost účetních záznamů. Zároveň je nutno vnímat účetnictví zejména jako nástroj řízení. Uspořádání bude správné tedy tehdy, zaručí-li efektivní finanční řízení té které společnosti,“ upozorňuje Libor Vašek, předseda Komory certifikovaných účetních.

Podle jeho slov neexistuje žádné „nařízené“ uspořádání, co má být založeno ve kterém šanonu. „Je-li řeč o smlouvách, smlouva zpravidla není účetním dokladem. Například smlouva kupní obsahuje závaznou dohodu o nákupu zboží. Účetní doklady však začnou vznikat následně – příjemka zboží při jeho dodání, faktura na úhradu přijatého zboží. Případně jejich vznik může být potenciální při naplnění určitých podmínek – dobropis při reklamaci, vyúčtování smluvní pokuty či úroků z prodlení,“ doplňuje Libor Vašek.

Smlouva tedy není samotný účetní doklad. „Je však nepochybné, že její existence zcela jistě zabezpečí právě zákonem požadovanou průkaznost účetního záznamu. I jednoduchý obchodní případ může trvat delší časový úsek a založit několik účetních operací, které se promítnou do různých agend. V praxi však řada smluvních vztahů trvá i několik let. Vzpomeňme smlouvy nájemní, rámcové kupní, příkazní smlouvy poradců či advokátů nebo i pracovní a manažerské smlouvy,“ vypočítává Libor Vašek.

„Evidence smluv u účetních případů by založila spíše nepřehlednost nebo by zahltila účetní agendu zcela nepřiměřeným množstvím kopií. Lze doporučit, aby účetní doklad obsahoval přímý odkaz na existenci smlouvy a ideálně spisové číslo, pod nímž je smlouva v účetní jednotce vedena. Zde vycházíme z faktu, že by podnikatelé neměli podcenit význam účetních a dalších vnitropodnikových směrnic, které účetní legislativa na několika místech předpokládá,“ zdůrazňuje Libor Vašek opatření, které u mnoha živnostníků a malých firem není samozřejmostí. 

Důležité jsou vnitřní směrnice

Jednou ze základních vnitřních směrnic je podle něj určení oběhu účetních dokladů. To vyjasňuje kompetence a systém uložení písemností. „Mějme na paměti, že smlouva má řadu dalších významných funkcí než být účetním dokladem,“ dodává Libor Vašek.

To potvrzují také další odborníci. „Záleží na organizaci oběhu dokladů dané firmy. Zde musím zdůraznit, že pro daňové účely platí, že poplatník má možnost prokazovat svá tvrzení, která uvádí do daňového přiznání, libovolnými důkazními prostředky, které nejsou získány v rozporu se zákonem. Nikde není stanoveno, jakými doklady by měl podnikatel prokazovat například daňovou uznatelnost svých nákladů. Z praxe a judikatury však vyplývá, že pokud doloží daný případ takzvaně ‚papírově‘, to jest fakturou, objednávkou či smlouvou, měl by své důkazní břemeno v tak říkajíc "prvním kole" unést,“ zmiňuje Jiří Nesrovnal, člen Prezidia Komory daňových poradců ČR a  vedoucí Sekce daň z příjmů právnických osob.

Z toho podle něj vyplývá, že není důležité, kde jsou případně uvedené doklady uloženy, ale to, aby je byl podnikatel, v případě daňové kontroly, schopen správci daně předložit. „Není nutné vytvářet několik kopií smluv, pokud bude poplatník schopen i po několika letech zjistit, kde se příslušné doklady nacházejí. Musím ale upozornit, že pouze doklady pro daňové řízení nestačí. Je nutné také prokázat a doložit, že výdaj byl vynaložen za dodávku, která byla uskutečněna tak, jak o ní hovoří předložené doklady a že tento výdaj podnikatel využil v rámci svého podnikání,“ zdůrazňuje Jiří Nesrovnal.

„A to je právě to ‚druhé kolo‘, kdy v případě oprávněných pochybností správce daně o pravdivosti skutečností uvedených v těchto dokladech přechází důkazní břemeno zpět na stranu podnikatele. Podnikatel pak může dané skutečnosti prokazovat například dalšími písemnými doklady, výpověďmi svědků, fotodokumentací a podobně,“ připomíná Jiří Nesrovnal.

„Je dobré, aby byl podnikatel připraven i na toto ‚druhé kolo‘ a měl alespoň rámcovou představu, jak a kde bude opatřovat tyto další případné důkazy a to minimálně u významných položek svého účetnictví. V otázce nastavení systému oběhu dokladů doporučuji spolupracovat s daňovým poradcem,“ konstatuje Jiří Nesrovnal.

Pro projekty více kopií smluv

 „Běžná praxe je, že originály pracovních smluv jsou ve mzdovém oddělení a originály účetních dokladů v účetnictví. Obchodní smlouvy se zakládají u zodpovědné osoby, nebo na jiném vyhrazeném místě. Pokud jsou originální doklady nutné i pro projekt placený z veřejných peněz, je vhodné pořizovat více originálů,“ připojuje Blanka Štarmanová, daňová poradkyně společnosti TaxVision a portálu www.eDane.cz

S elektronizací veřejné správy je v současnosti běžné podání finančnímu úřadu datovou schránkou. Přílohy takových podání pak tvoří naskenované kopie písemností a není-li podezření na shodu s originálem je takové podání zpravidla dostačující. „Požadavek na předložení originálu je od kontrolního orgánu naprosto legitimní. Není však zásadní ‚z jaké složky‘ originál pochází. Originální písemnost byste si vždy měli odnést zpět do své dispozice,“ popisuje Libor Vašek.

Požaduje-li úřad doklad s platností originálu, mohou firmy předat buď ověřenou kopii, nebo při kontrole originál smlouvy a úřad si případně pořídí kopii sám a pro své potřeby shodu osvědčí.

„Osobně bych se neklonil k tomu, aby smlouvy byly založeny u účetních dokladů. V přímé dispozici by je tedy měl mít přímo statutární orgán, případně jím pověřený pracovník. Je však jen žádoucí, aby měl účetní možnost se s obsahem smluv seznámit, neboť jen tak může účetní operaci správně zachytit. Jako podklad je pak plně dostačující kopie. S možnostmi dnešní techniky je ideálním řešením elektronické úložiště, kde budou moci všichni odpovědní pracovníci se skeny smluv pracovat,“ radí Libor Vašek, jak doklady co nejlépe uspořádat.

„Obvyklé je také ukládání dokladů v elektronické formě, tedy naskenované doklady, například finanční úřady většinou nemají problém s předkládáním účetních dokladů, které jsou vytisknuté právě z elektronického úložiště,“ doplňuje Blanka Štarmanová.

I když se řadu let mluví o elektronizaci, účetní podklady k daňovému přiznání jsou obvykle stále tvořeny tlustým šanonem, případně mnoha šanony plnými tiskopisů. I v této oblasti však dochází ke změnám.

„Všichni poplatníci, kteří mají datovou schránku, jsou povinni podávat daňové přiznání elektronicky. V případě papírové formy podání dostanou pokutu dva tisíce korun. Datovou schránku mají ze zákona zřízenou všechny korporace, fyzické osoby si ji mohou zřídit dobrovolně, zřízení datové schránky je zdarma,“ vysvětluje Blanka Štarmanová.

Elektronizace nastupuje

„Daňová přiznání tedy ve valné většině existují jako elektronický dokument. Pak záleží na každém zpracovateli, jakým způsobem shromažďuje podklady pro zpracování daňového přiznání. Ve větších kancelářích již probíhá i proces zpracování přiznání výhradně elektronicky a papírové dokumenty téměř nevznikají. Například v TaxVision dostáváme většinu podkladů pro zpracování přiznání emailem nebo jinou cestou v elektronické formě a zpracované přiznání stejně zasíláme zpět,“ zmiňuje Blanka Štarmanová.

Zcela  “digitalizovanou” daní je pak DPH. „Všichni plátci musí podávat tyto dokumenty pouze elektronicky: přiznání včetně příloh, kontrolní hlášení, ale také přihlášku k registraci nebo oznámení o změně registračních údajů.  Je tedy možné potvrdit, že trend jednoznačně směřuje k elektronizaci,“ doplňuje Jiří Nesrovnal.

I s doklady v elektronické podobě však souvisí některá úskalí. „Obecně nelze vyloučit ani zasílání faktury emailem, kdy  praxe dokazuje, že je tak často postupováno. Takové faktury je možné uchovávat i elektronicky s tím, že je nezbytné zabezpečit v případě kontroly pro správce daně čitelnost a věrohodnost původu těchto dokladů a také to, že nemohlo dojít ke změně jejich obsahu,“ upozorňuje Jiří Nesrovnal.

„Zde vidím určité omezení, kdy například z hlediska DPH je nutné  zachování čitelnosti a především věrohodnosti původu a neměnnost obsahu daňových dokladů. Rezervy jsou spíš na straně podnikatelů, protože ne vždy využívají elektronické nástroje, jako je podpis, pečeť, značku, časové razítko, které by uvedené požadavky zabezpečily,“ zdůrazňuje Jiří Nesrovnal.

Náskok mají podle něj větší firmy využívající software pro spisovou službu a archivaci. „Touto cestou však mohou jít i menší a střední podnikatelé, pokud se pro to rozhodnou. K dispozici jsou, i celoevropské, standardy typu ISDOC nebo EDI, se kterými umí pracovat i programy pro drobné podnikatele. Na webu jsou pak zdarma k použití e-faktury jako iDoklad, SuperFaktura a další,“ vyjmenovává Jiří Nesrovnal.

Podnikatelé by tak podle něj měli sledovat, zda elektronické dokumenty, se kterými pracují, splňují všechny požadavky. „Z tohoto hlediska, pokud je zaslána například faktura e-mailem bez zaručeného elektronického podpisu, je nutné pamatovat na to, že by se poplatník mohl dostat do problémů, kdyby se ukázalo, že údaje na takto zaslané faktuře, kterou má k dispozici, nesouhlasí s údaji u smluvního partnera, který ji vystavil,“ uzavírá Jiří Nesrovnal.

Dalibor Dostál

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek