Jak připravit zapamatovatelnou prezentaci?

20. 9. 2010 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Kapitoly článku

Dokument informuje o tom, jak připravit stručný, srozumitelný a zapamatovatelný obsah prezentace a jak postupovat při vytváření myšlenkové mapy. Mimo jiné se dozvíte například jaké typy informací dávat do úvodu, hlavní části a závěru prezentací, jak si připravit scénář prezentace či jak využít tzv. Ishikawa diagram.

Převzato z knihy „Obchodní a manažerská prezentace“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2010.

Definujte cíl prezentace. Co je cíl a co prostředek?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Proč je definování cíle tak důležité?
  • Jak se liší cíl a prostředek?

Obvykle si sami zadáváme (možná ještě častěji nám někdo jiný zadá) přípravu prezentace s tím, že má pojednávat o věci „ABC“. Pozor! To je past, do které můžeme snadno spadnout a „pohřbít“ prezentaci i sebe samé. Nikdy nezačínejme stavbu prezentace otázkou „CO“ – co tam všechno dám, abych naplnil zadané téma. Téma nemůže být dobrým východiskem. V zásadě lze rozlišit dvě základní metody stavby prezentace: zaprvé se jedná o metodu „pejska a kočičky“. Druhou je metoda „kritéria cíle“. Podívejme se na ně blíže.

Metoda „pejska a kočičky“

Spočívá v tom, že začneme uvažovat o tom, „co všechno tam dáme“. Zpravidla máme dost nápadů a pokud jsme jen trochu analytičtí, začínáme si je „lineárně“ zapisovat a říkáme si přitom: „to je dobré“, „...a tohle by je mohlo zajímat“, „...a to také je zajímavé“, „...a co kdybych k tomu ještě přidal“, „...a v tomhle jsem silný a mohu jim k tomu říci řadu detailů“. Jednoduše řečeno, postupujeme obdobně, jako když pejsek s kočičkou vařili dort. Dali tam všechno, o čem si mysleli, že to bude dobré, i když to nakonec pejsek odnesl. Vy však chcete, aby vaše prezentace „voněla“ a účastníkům přišla vhod a na závěr vám řekli „bylo to dobré a užitečné“.

Metoda „kritéria cíle“

V čem spočívá? V tom, že nezačínáme otázkou „CO“, ale „PROČ“.

Nejdříve si položíme tyto základní otázky:

  • Proč připravuji prezentaci?
  • Čeho chci dosáhnout?
  • Kdo budou účastníci? Jak chci, aby se cítili? Co pro ně bude užitečné?
  • Jak chci, aby reagovali? Co si mají z tréninku odnést?

Jakmile si položíme uvedené otázky, jsme připraveni definovat cíl prezentace. Může to být jeden hlavní cíl nebo hlavní cíl s několika podcíli. Nevymýšlejte jich mnoho. Platí zde, že „mnoho zajíců, myslivcova smrt“. Soustřeďte se skutečně jen na podstatný cíl a nejlépe dva až tři podcíle. Zkuste si nyní zpracovat koncepci prezentace. V této fázi je možná lépe nesedět u počítače či poznámkového bloku, ale stoupnout si k tabuli (ideálně k SmartBoardu) nebo flipchartu a zaznamenat cíl(e) jako střed „myšlenkové mapy“ (viz dále) nebo jako hlavu „Ishikawa diagramu“ (viz dále). Potom již postupně logicky řadíme jednotlivé prvky (části) prezentace, které vnitřně uspořádáváme podle vybraného „strukturotvorného schématu“. Vždy, když se rozhodneme, že zařadíme určitý prvek, zeptáme se: „Potřebuji nutně tento prvek k dosažení cíle prezentace? Musí tam nutně být? Nemohu ho vynechat, aniž bych tak ohrozil dosažení definovaného cíle?“. To je základní princip stavby kurzu s využitím metody „kritéria cíle“. Proč je tak užitečná? Tato metoda pro nás představuje „pevný bod“, jehož se můžeme přidržet vždy, když si nejsme jisti, zda to či ono má být v obsahu prezentace. Představuje postup, který nás vede k pragmatickému pojetí prezentace, ke stručnosti, věcnosti a přímočarosti. Nástroje k jejímu využití jsou různé, my se podíváme na „myšlenkovou mapu“ a na tzv. „rybí kost“ nebo jinak řečeno „Ishikawa diagram“.

Využití metody myšlenkové mapy

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Proč by měl cíl prezentace splňovat kritérium SMARTER?
  • Jaké jsou metody grafického znázornění cíle a logického postupu k jeho naplnění?
  • K čemu slouží myšlenková mapa?
  • Jak vytvořit myšlenkovou mapu?

Co je myšlenková mapa? Její principy a výhody

Představte si, že vás čeká důležitá prezentace – nového produktu, projektu, výstupů za minulý rok atd. Jedná se o téma, které sice znáte, ale podobnou prezentaci děláte poprvé. Jak budete postupovat?

Obvykle si vezmeme papír a na něj zapisujeme myšlenky, jež nás napadají, řádek po řádku, zleva doprava. Výsledkem bývá plně popsaný papír, v němž se příliš nevyznáme a s obtíží rozeznáváme vzájemnou propojenost mezi jednotlivými částmi prezentace. Tomuto způsobu zápisu se říká lineární zápis.

Máme však ale i jiné možnosti přípravy prezentace – grafickou, a tudíž názornější formu. Často je využívána metoda tzv. myšlenkových map (Mind Mapping) či jiná forma grafického znázornění myšlenkových pochodů (např. Ishikawa diagram). Myšlenkové mapy umožňují tvořivý přístup k tvorbě prezentace. Pomocí hlavní bubliny, ve které je definován cíl prezentace, a na ní navazujících dalších bublin s částmi prezentace můžeme kreativně přidávat a členit různá témata a podtémata a propojovat je mezi sebou.

Nejdůležitější otázka: „Proč?“ Jak ověřit správné určení cíle?

Než začneme tvořit myšlenkovou mapu, musíme znát – jak jsme si již řekli výše – cíl naší prezentace, tj. čeho chceme dosáhnout. Na začátku knihy jsme si stanovili, že cílem prezentace je získání souhlasu, přesvědčení auditoria, motivace k akci atd. Předání informací slouží jen jako pouhý nástroj k dosažení cíle. Cíl prezentace musíme tedy vymezit na úplném počátku. V případě „otestování“ správně stanoveného cíle prezentace můžeme využít „test“ SMARTER, kterým manažeři ověřují, zda správně zadali úkol. Zeptáme se, zda cíl, který jsme definovali, je dostatečně...

  • S – Specifický (konkrétní),
  • M – Měřitelný (z hlediska výsledku),
  • A – Akceptovaný (účastníky prezentace),
  • R – Realizovatelný (jak prezentujícím, tak účastníky),
  • T – Termínovaný (zde máme na mysli „time management“ prezentace),
  • E – Exciting (zajímavý a motivující pro účastníky),
  • R – Registered (zapsaný na snímku, rozdaném materiálu či na flipchartu).

Od správně a co nejpřesněji definovaného cíle se potom odvíjejí všechny body prezentace, způsoby interakce, využití pomůcek atd.

Jak postupovat při vytváření myšlenkové mapy?

Jakmile máme zakreslenou uprostřed papíru „bublinu“ s definovaným cílem naší prezentace, můžeme začít navazovat dalšími „bublinami“, s nezbytnými tematickými okruhy. Je důležité, aby všechny doplňující bubliny logicky navazovaly na hlavní bublinu, v níž je zapsán cíl prezentace – to znamená, že v prezentaci by neměla být žádná část, která nás nevede přímo k cíli. Myšlenková mapa (viz obrázek „Příklad myšlenkové mapy“) v sobě obsahuje „kritérium cíle“ – pomáhá nám rozpoznat, co je důležité a nezbytné a co můžeme v prezentaci oželet, neboť to k dosažení stanoveného cíle nezbytně nepotřebujeme.

Příklad myšlenkové mapy

Obr. Příklad myšlenkové mapy

Vždy důsledně rozlišujte:

  1. co musíte říci,
  2. co můžete říci (pokud budete mít čas a účastníky to bude zajímat),
  3. co byste možná rádi řekli, ale s trochou sebezapření od toho upustíte a prezentaci to nijak neublíží, spíše naopak.

Na internetu je možné najít řadu volně dostupných softwarových programů, které podporují vytváření myšlenkových map. Stačí do vyhledávače zadat heslo „Mind Mapping“ a vybrat si daný program z nabídky výsledku vyhledávání.

Osm praktických zásad k využívání techniky „Mind Mapping“:

  • Začněte svou mapu nakreslením (znázorněním) cíle/podstaty svého tréninku.
  • Používejte barvy, obrázky, symboly a kódy.
  • Užívejte klíčových slov/symbolů.
  • Propojte klíčová slova čárami vycházejícími z centrální podstaty.
  • Pište hůlkovým písmem.
  • Pište jedno slovo ke každé čáře.
  • Připojujte volně, pak uspořádejte.
  • Využijte tzv. „kritérium cíle“.

Ishikawa diagram Co to je a jak jej využít?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Co je to Ishikawa diagram?
  • Jak může pomoci při koncipování prezentace a v jejím průběhu?
  • Jak připravit Ishikawa diagram?

Co je „rybí kost“ čili Ishikawa diagram?

Ishikawa diagram je jednoduchou metodou, která slouží k systematickému hledání příčin určitého problému. Jedná se o grafickou pomůcku, která ve spojení se strukturovaným brainstormingem pomáhá shromáždit a utřídit myšlenky jednotlivce nebo týmu. Můžeme ji využít jak při přípravě prezentace, při tvorbě její koncepce, tak i v průběhu prezentování ke shromažďování nápadů a názorů účastníků s cílem analyzovat problém nebo specifikovat kroky nezbytné k jeho řešení.

Jak „rybí kost“ vypadá?

Skutečně připomíná kostru ryby. Na konci páteře je hlava, tj. název problému k řešení. Příčiny problému se pak dělí na hlavní, které tvoří základ kostry, sekundární, terciální atd. Příčiny se stručně pojmenují a graficky se znázorňují jejich souvislosti a význam. Hlavní kosti kostry představují hlavní příčiny, menší kosti a kostičky zastupují vedlejší či odvozené příčiny.

Výhody použití

Výhody použití můžeme shrnout takto:

  • jednoduchost,
  • systematický přístup k řešení problémů,
  • strukturovaný grafický výstup pro další zpracování,
  • nekonfliktní spolupráce při jeho sestavení.

Pravidla brainstormingu při sestavování diagramu

Pokud využíváme Ishikawa diagram v průběhu prezentace nebo při její týmové přípravě, je ideální zapojit do hledání podstaty problému a jeho přičinných souvislostí metodu „brainstorming“. Vysvětlete účastníkům, k čemu brainstorming slouží (generování návrhů, nápadů), a postupujte následovně:

  • podporujte spontánní tvorbu nápadů všech zúčastněných,
  • nediskutujte a nehodnoťte jednotlivé nápady,
  • vytvořte pozitivní a nekonfliktní atmosféru,
  • kvantita je (v tomto případě) důležitější než kvalita, kvalitní nápad může být kreativním vyústěním zdánlivě nesmyslných či nereálných pokusů,
  • zapisujte všechny nápady v původní formulaci na flipchart či tabuli,
  • zabezpečte účast všech členů,
  • zabraňte negativním neverbálním reakcím na jednotlivé nápady,
  • všechny konstruktivní a smysluplné návrhy účastníků využijte k definování problému a jeho příčin a ke konstrukci „rybí kosti“.

Tři závěrečná doporučení k využití „Ishikawa diagramu“:

  1. Využijte jednoduchost a názornost „rybí kosti“. Pomůže vám promýšlet souvislosti a důsledky problémů a navrhovat podstatná opatření k jejich eliminaci.
  2. Začnete vždy od hlavy, definujte problém! Potom jděte k hlavním kostem v kostře. To jsou hlavní příčiny problému. Ty se zpravidla skládají z řady méně důležitých souvisejících příčin.
  3. Odkryjte tak celou síť (v tomto případě kostru) příčin a následků a na základě toho ukažte, kde je problém a jaké navrhujete řešení.

Neprezentujte „charakteristiky“, ale „užitky“

V této podkapitole se dozvíte odpověď na následující otázky

  • Jaký je rozdíl mezi charakteristikou, výhodou a užitkem?
  • Proč prezentovat účastníkům užitek?

Proč účastníkům sdělit užitek?

Úspěch prezentace nezávisí pouze na jednom faktoru, ale mnoha dalších, které nám pomohou působit sebejistě, profesionálně, vzbudí a udrží pozornost účastníků. Jedním z těchto faktorů je pojmenování užitku prezentace pro účastníky. Prezentující často popíší obsah prezentace, ale zapomínají na to, že lidé především rádi slyší, co konkrétně jim samotným daná prezentace přinese.

Rozdíl mezi užitkem, výhodou a charakteristikou

Vždy se při přípravě prezentace zamyslete nad tím, co daná prezentace přinese jejím účastníkům. Co by vás, kdybyste seděl/a v auditoriu, zaujalo a motivovalo k větší pozornosti. Abychom mohli užitek definovat, je důležité uvědomit si rozdíl mezi charakteristikou, výhodou a užitkem.

Parametry – vlastnosti, charakteristiky návrhu, úkolu, produktu apod. Každý návrh, úkol, produkt, služba má určité vlastnosti, na nichž se shodnete se všemi, kdo o dané „věci“ s vámi hovoří a danou „věc“ znají.

Příklad: jablko má určitou váhu, barvu, velikost, chuťové vlastnosti, cenu atd.

Otázka ovšem zní: neunavíte účastníka prezentace dlouhým výčtem charakteristik jablka, zasvěceným výkladem o jednotlivých odrůdách, nemocech a škůdcích, když on sám není pěstitelem, ani nemá velkosklady na jablka, ani nijak zvlášť o jablka vlastně nestojí? Je jen běžným konzumentem, který dokonce často dá přednost tropickým plodům. Je prostě laik, který vašemu příliš detailnímu povídání o vlastnostech jablek ani moc nerozumí. Možná bude lépe sestoupit z výšin odborných charakteristik dané věci o stupeň níže – k objasnění jejích výhod.

Výhody – vyplývají z vlastností návrhu, úkolu, produktu, služby v porovnání s jiným návrhem, úkolem, produktem, službou. Přijme-li
účastník prezentace to, co mu doporučujete, navrhujete či nabízíte, může tím získat výhody, které by mu jinak unikly.

Příklad: jablko je v porovnání s jiným ovocem levnější, dobře stravitelné, obsahuje hodně zdraví prospěšných látek, lze je velmi dlouho uchovávat, dobře se konzervuje atd.

Otázka ovšem zní: potřebuje účastník právě ty výhody (možná dokonce tržní výhody jablka), o nichž se zmiňujete? Nebude lepší z mnoha výhod vybrat právě ty, které účastníka prezentace mohou zvlášť zajímat?

Užitek – zatímco výhody jsou univerzální, užitky jsou individuální, týkají se specifické potřeby konkrétního člověka, účastníka prezentace.

Příklad: pro maminku bude mít jablko užitek v tom, že dobře působí na zažívání. Její dítko přestane mít průjmy, jimiž trpí po konzumaci exotického ovoce. Maminka ušetří pleny a čas a konečně si zajde ke kadeřnici. Pro obchodníka s ovocem bude užitkem to, že v případě jablek má zaručenou pravidelnou dodávku z nedalekého skladu a nestane se – tak jako nedávno v případě mandarinek ze Španělska – že přijdou zmrzlá a bude jich muset polovinu vyhodit. Díky tomu ušetří zdlouhavé reklamace a nikdo mu nezačne nadávat jako ta paní od vedle. Pro důchodkyni bude užitkem to, že jablka nejen méně stojí, ale dokonce jsou pro staré lidi i mnohem zdravější, a tak se dožije vnučky, která se brzy narodí a na kterou se již těší.

Pokud hledáme užitek dané prezentace pro její účastníky, musíme vycházet ze znalosti účastníků – jaká mají očekávání, znalosti, potřeby atd. Obecně lidé slyší na ušetření času, peněz, zjednodušení práce, vyvarování se problémů a chyb, zvýšení prestiže či získání mocenské pozice v dané společenské (např. firemní) struktuře. Užitek můžete také nechat pojmenovat samotnými účastníky. Prostě se jich v úvodu prezentace zeptejte, proč na vaši prezentaci přišli, co si chtějí odnést.

Shrnutí – pár závěrečných připomenutí

  • Nezahlťte prezentaci charakteristikami, parametry, technickými detaily.
  • Vždy přemýšlejte o tom, jaký užitek může prezentace přinést účastníkům.
  • Na úvod prezentace zjistěte, jaký „užitek“ zúčastnění od vaší prezentace očekávají, a na závěr ověřte, zda prezentace splnila z hlediska užitku pro účastníky svůj účel.

Co dát do úvodu, hlavní části a závěru?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Jak můžete využít princip složek a souborů pro větší přehlednost a srozumitelnost vaší prezentace?
  • Jaké prvky patří do úvodu?
  • Jak strukturovat hlavní část a na co v ní nezapomenout?
  • Jak připravit efektivní, motivující a aktivizující závěr?

Princip složek a souborů

Jak vytvářet složky, jak je naplňovat, čistit, uzavírat? Představte si, že pracujete na počítači a potřebujete rychle uložit nějaký soubor. Pokud nevíme, do jaké složky soubor uložit, často ho narychlo přesuneme na plochu počítače. Pokud tímto způsobem postupujeme opakovaně, zanedlouho máme plochu plnou různých souborů, a když potom nějaký konkrétní hledáme, nemůžeme ho ve změti ostatních najít.

Podobným způsobem postupují i nezkušení prezentující. V úvodu prezentace nevytvoří v hlavách účastníků složky, nevysvětlí strukturu prezentace, ale rovnou ukládají „soubory“ informací, jak se jim to hodí – bez jasného pořadí a bez logických vztahů a návazností. Na konci prezentace mají v lepším případě účastníci uloženo plno informací, ale nevyznají se v nich. Těžko se k nim ve své mysli vrátí, obtížně je prakticky využijí. Aby si účastníci prezentaci pamatovali, aby měli v hlavách jasnou strukturu a dokázali si zpětně informaci vybavit, je nutné, abychom při prezentaci postupovali následujícím způsobem:

  1. V úvodu prezentace je potřeba v hlavách účastníků vytvořit a pojmenovat „složky“. To znamená, že jim představíme strukturu prezentace, tzv. hlavní body, o nichž budeme v průběhu hovořit.
  2. V hlavní části potom s již vytvořenými složkami pracujeme. Postupně do nich „vkládáme“ potřebné informace v logických uskupeních a před uzavřením každé složky a otevřením nové rekapitulujeme, zdůrazňujeme to nejdůležitější a zeptáme se účastníků, jestli je vše srozumitelné. Po získání jejich souhlasu můžeme složku uzavřít a přejít k další. Přechod od jedné složky k druhé musí být dostatečně jasný. Můžeme to zkusit třeba slova: „Tolik k této části a nyní
  3. přejdeme k...“.
  4. V závěru prezentace složky znovu uspořádáme, zrekapitulujeme nejdůležitější body ze všech částí (uděláme „rekapitulaci rekapitulací“), ověříme porozumění a teprve potom prezentaci jako celek ukončíme.

Jak připravit úvodní část prezentace?

Na co nezapomenout v úvodu? Uvědomte si, že velká část účastníků si dělá předběžný úsudek o prezentacích hned na jejich začátku. Mozek vytváří podvědomě alternativní hypotézy typu „bude to asi dobré“, „tak tohle si nejsem jist“ a „tohle určitě nebude stát za nic“. Tyto (podvědomé) hypotézy, které významně ovlivňují výsledné (vědomé a racionální) hodnocení prezentace, jsou formulovány v prvních vteřinách a minutách prezentace. Proto velmi záleží na tom, jak začnete, jaká je vaše image, jak zvládnete P-O-P (pozdrav-oslovení-představení), zda vyvoláte pozornost a získáte zájem (například pěknou úvodní „bombičkou“). Hned na začátku vytvořte správný vztah, například tím, že nenásilnou a nedeprimující formou účastníky zapojíte. („Pokud máte zájem, pozorně poslouchejte. Kdo bude schopen na závěr odpovědět na otázku, kterou položíme, získá některý z připravených upomínkových dárků.“). Na začátku udělejte dobrý dojem, ale také získejte autoritu. Jak? Například tím, že jasně vysvětlíte, co je cílem prezentace, co může přinést účastníkům, jak budete postupovat. Pro pozdější zvládání obtížných situací je také důležité stanovit pravidla, která si necháte účastníky odsouhlasit. Obvyklá pravidla se týkají oslovování (vykání/tykání), vypnutí mobilních telefonů, prostoru pro dotazy, časového rozvrhu, přestávek, rozdávaných materiálů atd.

Úvodní „bombička“

Důležitou součástí úvodu je „Icebreak(er)“. Není „povinnou figurou“ prezentace, ale pokud se vám povede, uvolní se atmosféra a celá prezentace bude živější, interaktivnější. Jaké jsou zásady dobré úvodní bombičky či icebreakeru? Když již máte promyšlenou „bombičku“, položte si následujících deset otázek:

1. Upoutá pozornost?
Ano: 1b. Ne: 0b.
2. Je to něco, co nečekali? Je to vtipné?
Ano: 2b. Ne: 0b.
3. Vztahuje se k předmětu (cíli) tréninku?
Ano: 2b. Ne: 0b.
4. Nedotkne se někoho nemile?
Ano: 0b. Ne: 2b.
5. Zapamatují si to?
Ano: 2b. Ne: 0b.
6. Je v tom podobenství, příměr?
Ano: 1b. Ne: 0b.
7. Je v tom „jasná zpráva“?
Ano: 2b. Ne: 0b.
8. Jedná se ve zkratce o to, co budeme dále trénovat?
Ano: 2b. Ne: 0b.
9. Není to tak trochu „otřepaný vtip“?
Ano: 0b. Ne: 1b.
10. Budou si o tom vyprávět ještě za týden, měsíc?
Ano: 2b. Ne: 0b.

Pokud vaše odpovědi dosahují skóre 10 a více bodů, jste na správné cestě a zamýšlenou „bombičku“ uplatněte.

Co patří do hlavní části?

Důležité je vytvořit na začátku prezentace jakousi „trasu“ prezentace, po které se v hlavní části pohybujete. Účastníci musí mít onu trasu stále před očima, aby viděli, jak vámi naplánovaná „cesta“ prezentace postupuje, kde právě jste a kam povede další etapa. Trasa prezentace musí být logická. Nikdo nepochopí, proč – obrazně řečeno – cesta z Prahy do Vídně vede přes Lipsko. Programové body probírejte v logickém sledu, nepřeskakujte a nenechte se odvést z cesty. Mluvte jasně a názorně. Pomocí interakce s účastníky rozvíjejte zájem, udržujte pozornost a ověřujte souhlas. Pravidelně rekapitulujte, držte se cíle a zbytečně neodbíhejte. Chcete-li, aby vás účastníci „brali“, vyzařujte energii a dávejte verbálně i neverbálními prvky (řečí těla) najevo, že to, o čem mluvíte, je vaše „hobby“.

Strukturotvorná schémata

Hlavní část prezentace je zpravidla složena z několika částí, tematických bloků. Na různé obsahy těchto bloků se hodí rozličná schémata, která nám pomáhají vytvořit dobrou strukturu prezentace. Zde jsou některá, která se mohou hodit:

  • Schéma problém-řešení je výborné, když prezentujeme návrh projektu, inovace, postupu apod. Je to schéma, které vyhovuje manažerům a obecně pragmatickým lidem. Stručně popíšeme podstatu a příčiny existujícího problému a potom přejdeme k možnostem jeho řešení. Dobré je, když navrhneme alternativy řešení a necháme auditorium vybrat s ohledem na specifické potřeby jednotlivců, skupin, firem apod.
  • Schéma minulost-budoucnost je výborné například tehdy, když chceme prezentovat nějakou vizi, která má přesah do budoucnosti. Mezi minulost a budoucnost lze ještě vsunout přítomnost. Logika výkladu je průzračná: „tak takhle to bylo v minulosti, takto to děláme dnes a do budoucna počítáme s tím, že...“.
  • Schéma obecné-konkrétní představuje klasický přístup, jenž spočívá v logice obecného a zvláštního, celku a části, systému a detailu. Je to schéma, které akceptují analytici, ale pro extroverty a někdy i pragmatiky je příliš akademické, málo odrážející reálné, viditelné procesy a situace. Nicméně k pochopení principu na straně jedné a konkrét-
  • ní aplikace či dané periferie na straně druhé je velmi užitečné.
  • Chronologické schéma je například vhodné pro prezentaci výsledků, kterých společnost dosáhla v posledních letech, a obecně pro prezentaci různých časových řad reflektujících nějaký vývoj v čase. Zvláště se hodí, pokud prezentujeme finanční ukazatele, které lze hodnotit především při porovnání na intervalově korektní časové ose (údaje v horizontu měsíc, rok apod.).
  • Schéma pořadí podle důležitosti se hodí tehdy, když jinou „logiku“ pro uspořádání již nenalézáme. Například když se struktura prezentace skládá z několika vzájemně nesouvisejících věcí.
  • Schéma: téma/cíl-D1-D2-tvrzení spočívá v tom, že nejdříve uvedeme, co je smyslem našeho vystoupení, potom poskytneme emotivně podbarvený důkaz (příhodu ze života – D1), následuje racionální důkaz (data, fakta – D2) a končíme tvrzením. Kombinací D1 a D2 zaujmeme odlišné typy účastníků: extroverty osloví názorný příklad, příběh ze života („měkké informace“), pro analytičtější účastníky bude podstatné, že uvedeme jednoznačná a logicky uspořádaná „tvrdá data“.

Podstatné je, abychom se vždy dostatečně zamysleli, jaké schéma logicky odpovídá dané prezentované otázce. Dobrý výběr logického schématu je velmi důležitým prvkem uživatelsky vstřícného způsobu prezentování. Nelitujme času na zdánlivě „neproduktivní“ pauzu, ve které hledáme logické schéma daného bloku prezentace.

Co patří do závěru?

Celou „trasu“ prezentace a všechny důležité body a myšlenky doveďte do konce. Na závěr nezapomeňte na shrnutí nejdůležitějších bodů. Zrekapitulujte především to, co chcete, aby si účastníci zapamatovali. Zvláště závěrečná část by měla být motivující k nějaké akci, kterou chcete prezentací vyvolat. Může to být podpis kontraktu, ale možná jen to, že účastník začne působit intenzivně na svého šéfa, který může rozhodnout o navázání spolupráce právě s vaší společností. Závěrečná „bombička“ bude tím, co vytvoří asociaci mezi zábavným koncem a vážnějším meritem prezentace.

Jak formulovat závěrečné doporučení?

Jak (ne)má vypadat závěrečné doporučení, návrh, výzva? Častým neduhem prezentací je, že vlastně v jejich závěru přesně nevíme, co od nás prezentující chce. Místo jasného pragmatického závěru, který by měl jednoduše, stručně a srozumitelně říci, co z prezentace plyne, co se má stát nebo co mají účastníci udělat, se její závěr změní v nepřehlednou a širokou deltu původně sevřeného toku myšlenek. „Mlžení“ někdy vyplývá z obavy říci si přímo, o co nám v prezentaci jde. Jindy to je důsledek slabé dovednosti formulovat závěrečné doporučení, návrh, výzvu. Jak na to?

Bez ohledu na to, zda máme na mysli skutečnou egyptskou pyramidu nebo pyramidu závěrečného doporučení, návrhu či výzvy (obrázek „Pyramida závěrečného doporučení, návrhu řešení“),
platí, že:

  • Na špičce stojí pouze jeden vrcholový „kámen“, jedna základní myšlenka. Nesnažme se vršit na pomyslný vrchol pyramidy více „kamenů“, myšlenek, mnoho slov, snadno se „zřítí“. Jedna věta, která jednoduše a přesně oznámí, co se má stát, je to, co musíme předem promyslet a zformulovat.

Příklad: „Nepouštějte se do stavby domu, dokud si neurčíte, jak chcete nyní a v budoucnu žít, bydlet.“

  • Vrcholový „kámen“ – myšlenka je podporován/a nejméně dvěma dalšími „kameny“, podpůrnými myšlenkami, závěry.

Příklad: „Pokud budete mít vše promyšleno, zpracujte plán stavby.“ „Plán si nechte schválit na stavebním úřadu.“ „Ověřte, zda plánovaným parametrům odpovídají inženýrské sítě.“

  • To, co dělá pyramidu tak pevnou, je vrstva „kamenů“, které se vzájemně podporují. Tato vrstva analyzuje a interpretuje „tvrdá data“.

Příklad: „V případě, že se budete řídit výše uvedenými doporučeními, ušetříte peníze za materiál, dopravu...“ „Včas stihnete stavbu dokončit.“ „Získáte přidělovanou státní podporu...“

  • Základními stavebními kameny „myšlenkové pyramidy“ jsou data (fakta).
  • Pod pyramidami jsou obvykle ukryta rozsáhlá sklepení. Také v případě našich prezentací bychom měli mít stavbu řeči postavenou na nevyřčených základech detailních informací, které využíváme jen v rámci eventuálních „analytických“ dotazů a námitek vůči našemu návrhu či doporučení.

Pyramida závěrečného doporučení, návrhu řešení

Obr. Pyramida závěrečného doporučení, návrhu řešení

Shrnutí – pár závěrečných připomenutí

  • Díky principu složek a souborů budou účastníci vnímat prezentaci jako přehlednou a srozumitelnou a snadněji si zapamatují její obsah.
  • Úvod prezentace je důležitý pro vytvoření dobrého prvního dojmu – navažte vztah s účastníky, definujte užitek prezentace, nastavte pravidla a představte strukturu prezentace.
  • Hlavní část musí být jasně strukturovaná. Nezapomeňte rekapitulovat, ověřovat porozumění a zřetelně oddělovat jednotlivé části. Nebojte se také interakce s účastníky.
  • Nepodceňte závěr prezentace. Zdůrazněte nejdůležitější body, ověřte porozumění a motivujte k akci.

Jak připravit scénář prezentace?

Na jaké otázky vám poskytne odpovědi tato podkapitola

  • Proč připravit podrobný scénář prezentace?
  • Co je to krizový scénář?
  • Není lepší být dobrým improvizátorem než se detailně zabývat přípravou?

Od koncepce prezentace ke scénáři

Myšlenková mapa (případně jiná metoda) nám dobře posloužila k rozvržení struktury prezentace, k eliminaci zbytečných věcí, které by prezentaci zatížily a nutně je nepotřebujeme k dosažení stanoveného cíle. Nyní musíme zpracovat postup prezentace podrobněji, promyslet a poznamenat si vše, co budeme využívat (materiály, snímky, vzorky apod.) a hlavně celý postup uzpůsobit času, který na prezentaci máme. Lze pokračovat i na myšlenkové mapě s pomocí flipchartu nebo tabule, ale praktičtější bude scénář v PC, jenž může mít tabulkový formát (např. Excel) – viz tabulka „Příklad scénáře prezentace“. Co všechno by měl jednoduchý scénář prezentace obsahovat?

  • čas: promysleme a vyzkoušejme, kolik času na daný bod vyžadujeme. Např.: potřebujeme tři minuty, zapíšeme čas od 9.05 do 9.08,
  • akce: obsahové vymezení konkrétního bodu, například „seznámení s cíli“,
  • prostředky: jaké materiály, snímky, vzorky apod. k danému bodu potřebujeme,
  • interakce: jakou odezvu vyvoláme a jakým způsobem,
  • instrukce, poznámky, připomenutí.
Příklad scénáře prezentace
Čas Akce, činnost, téma Prostředky, metody Interakce Instrukce
9.05 – 9.08 Seznámení s cíli 1. Snímek č. 3
2. Flip – zápis
Ověřit užitek otázkou... Zapsat návrh na flipchart
9.08 – 9.12 Úvodní „bombička“ Hádejte, kolik... Snímek č. 4
Hlasovací karty
Nechat všechny tipovat... V případě, že...
... ... ... ... ...

Scénář není nutnou podmínkou dobré přípravy prezentace, ale zvláště začátečníkům nebo v případě, že připravujeme zcela novou a nevyzkoušenou prezentaci, se nám vyplatí. Zejména nám pomůže k dobrému „time managementu“. Nutí nás podrobně uvažovat o každém kroku prezentace a zvažovat, zda předpokládaný čas na daný krok bude dostačující. Další výhodou je, že prezentaci vidíme „před sebou“ na papíru a jasně se ukazuje, zda v jejím průběhu dostatečně střídáme metody, myslíme na zapojování účastníků, rekapitulování apod.

Je tam vše, co tam má být?

Díky scénáři můžeme snadno zkontrolovat, zda v obsahu prezentace fungují všechny prvky, které dělají prezentaci konzistentní a úplnou. Co vše budeme kontrolovat? Zde je jednoduchý „checklist“, který nám pomůže:

Úvod prezentace

  • P-O-P (pozdrav-oslovení-představení),
  • seznámení s cílem,
  • zjištění potřeb, očekávání a ověření užitku pro účastníky,
  • upřesnění programu, postupu,
  • upřesnění času (konec, přestávka apod.),
  • nastavení pravidel (jak s telefony, notebooky, kdy dostanou materiály apod.),
  • bombička (úvodní „mazací“ bombička, která smaže starosti, s nimiž účastníci přišli, uvolní místo pro prezentované informace).

Hlavní část prezentace

  • vytvoření „složek“, logických struktur v mozku účastníků, do kterých dále budou ukládány prezentované informace,
  • dosazení jednotlivých bloků hlavní části prezentace do „strukturotvorných“ schémat či vzorců (například „problém-řešení“, „minulost-budoucnost“ apod.),
  • využívání názorných příkladů, vizuálních prostředků apod.,
  • oddělování částí,
  • ověřování porozumění,
  • rekapitulace po jednotlivých tematických blocích.

Závěr prezentace

  • rekapitulace celé prezentace,
  • čistící otázka („Je ještě něco, co je důležité k tomu, abyste mohli zvážit, posoudit, rozhodnout...“),
  • ověření, zda prezentace splnila očekávání účastníků,
  • uvedení kontaktu na prezentujícího,
  • motivace a výzva k akci („Ukázali jsme si, kde lze ušetřit a získané peníze využít na..., „Jsem přesvědčen, že vám to pomůže k...“, „Závěrem přeji...“),
  • jak dál, co bude následovat? („Jsem rád, že jste se rozhodli pro naši technologii, dalším krokem bude zaškolení vašich IT specialistů...“),
  • závěrečná bombička (odlehčení na závěr si účastníci zapamatují a možná vzpomínka na závěrečný bonmot bude tím, co připomene prezentaci i za delší dobu),
  • poděkování a pozdrav.

Co je to krizový scénář?

V případě, že si nemůžeme být zcela jisti, že vše půjde hladce podle scénáře (a to je bohužel téměř vždy), vyplatí se udělat „krizový scénář“. Není to nic složitého: hledáme „úzká“ a „slabá“ místa naší prezentace. Co se může stát?

  • Místo předpokládaných dvanácti účastníků přišli na prezentaci jen dva anebo právě naopak, čekali jsme dva a on tam je plný sál,
  • Chtěli jsme začít diskusí o jejich zkušenostech, ale jsou tam lidé, kteří s tím žádné zkušenosti nemají,
  • Vše máme pěkně připravené na snímcích v PowerPointu, ale slíbený dataprojektor tam není,
  • Všechno funguje, jak má, ale najednou vypnuli proud, připravená videa jsou k ničemu,

Takových a obdobných situací bychom asi dokázali vyjmenovat desítky. Není možné být vždy připraven na všechno, ale přeci jen je dobré se zamyslet a říci si, jaké problémy jsou v daném případě pravděpodobné a mohly by naši prezentaci zásadně poznamenat. Ve vztahu k těmto komplikacím si vytvořme scénář – plán protiopatření, v němž bude řečeno, co uděláme, když v sále zasedne jiný počet účastníků, než jsme očekávali, když nám najednou vypnou proud nebo tam nenajdeme dataprojektor. Pokud dopředu promýšlíme řešení krizových situací, nejsme, v případě, že k nim dojde, nervózní a fakt, že víme, co v takové situaci dělat, nám pomáhá k jejímu rychlému a někdy pro účastníky nepozorovatelnému překonání či vyřešení.

Improvizace nebo pečlivá příprava?

Možná si po přečtení předcházejících rad, které se týkají obsahové přípravy prezentace, řeknete, že často jsou lepší dobré improvizační schopnosti než detailní příprava, která nakonec selže v důsledku něčeho nepředvídatelného. Pravda je, že nic se nemá přehánět, a to platí i o přípravě prezentací. Není snad nic horšího než velmi detailně, fakticky doslovně připravená prezentace, kterou její autor nakonec raději přečte, aby nějaké důležité slůvko neopomněl. Na druhou stranu jako stejně tristní hodnotíme improvizované prezentace, kdy nám je jasné, že prezentující si teprve před námi a někdy i s námi upřesňuje, proč vůbec začal mluvit.

Nejúspěšnější prezentace jsou ty, které jsou dobře připravené, ale přitom příprava (scénář) ponechává současně prostor pro improvizaci, flexibilitu a autentické reagování na názory, postoje a návrhy z auditoria. Jednoduše řečeno: dobře se improvizuje tomu, kdo se dobře připraví. Dobré jsou zdánlivě lehce improvizované prezentace, za nimiž však stojí hodiny tvrdé přípravy.

Shrnutí – pár závěrečných připomenutí

  • Jakmile máte ujasněnou koncepci prezentace, můžete začít vytvářet scénář. Ve scénáři již pracujeme s časem. Jednotlivé body koncepce přenášíme do harmonogramu scénáře.
  • Pokud jste dobře v koncepci prověřili, co je priorita a co spíše jen podružná věc, kterou jste postavili „mimo hru“, nebude přenesení koncepce do scénáře problém. Pokud by se přesto na realizaci celé koncepce nenašlo v časově omezeném scénáři dost místa, musíte se vrátit ke koncepci (myšlenkové mapě) a uvažovat, co lze ještě redukovat, vypustit.
  • Kromě standardního scénáře promyslete i alternativní „krizový scénář“, který by měl dát odpověď na otázky typu „co se stane, když...“, tedy když do prezentace vstoupí něco nebo někdo, čímž rozbije vaše původní záměry.

Ukázka z knihy Obchodní a manažerská prezentace vydané nakladatelstvím Grada Publishing.
Autor: Kabátek Aleš, Lošťáková Olga.

Tisknout Vaše hodnocení:

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek