Jak získat dotaci ze strukturálních fondů



Základní kroky spojené s podáním žádosti o dotaci z fondů EU:

1. Vytvoření podrobného projektového záměru
2. Nalezení příslušného operačního programu a v něm konkrétní oblasti podpory pro váš projektový záměr
3. Zpracování žádosti o dotaci
4. Výzva k předkládání žádostí o dotaci
5. Kontrola žádosti a přílohy
6. Hodnocení a výběr žádostí
7. Realizace projektu
8. Žádost o platbu a monitorovací zpráva
9. Udržitelnost projektu

Vytvoření podrobného projektového záměru

Napadla vás aktivita uskutečnitelná ve vaší obci, škole, podniku, neziskové organizaci apod., na niž byste rádi dostali podporu z Evropské unie? Obecně platí, že z fondů EU se podporují projekty veřejně prospěšné, které přispějí ke zlepšení sociálního a ekonomického prostředí v členských zemích a jejich regionech. Nejde v žádném případě o samoúčelné finanční injekce do neziskového sektoru, soukromých firem a obcí, krajů či jakýchkoli jiných subjektů. Právě naopak – příjemci musí vždy prokázat a konkrétně doložit obecnou prospěšnost svého záměru.

Obecná prospěšnost je zde však chápana v širším smyslu, nejen jako sociální aktivity. Proto se rozhodně ze získávání podpory z evropských fondů nevylučují soukromé firmy žádající dotace např. na novou technologii, vzdělávání zaměstnanců apod. Všichni žadatelé však musejí doložit v projektové žádosti společenský přesah plánovaných aktivit jejich projektu. U soukromých firem často jde např. o podporu zaměstnanosti v regionu.

Nalezení příslušného operačního programu a v něm konkrétní oblasti podpory pro váš projektový záměr

V první fázi je třeba si zjistit, který operační program by ve vašem případě pro získání dotace připadal v úvahu. V sekci Operační programy 2007-2013 najdete charakteristiky každého z nich. Řídit se lze podle sféry vaší činnosti (tématické OP) nebo podle míst, kde realizujete své aktivity (regionální operační programy, programy pro Prahu a programy přeshraniční spolupráce).

Kromě podporovaných aktivit je nezbytné sledovat typ oprávněného žadatele / příjemce (např. malý a střední podnik), místo realizace projektu, výši a formu poskytované podpory, schopnost finančního spoluzajištění ze strany žadatele atd. dle specifických podmínek a požadavků daného dotačního programu.

Váš projekt musí být v souladu se záměry operačního programu, z něhož chcete čerpat prostředky. Podrobnosti o cílech OP, podmínkách a vymezení podporovaných aktivit se dozvíte na internetových stránkách operačního programu, a to v programovém dokumentu a detailněji v dokumentu nazvaném Prováděcí dokument nebo Implementační dokument, které jsou vydávány jednotlivými řídicími orgány a jež jsou snadno dostupné na příslušných webových stránkách (viz záložka Operační programy 2007-2013 či Kontakty). Doporučujeme tyto materiály pozorně prostudovat.

Zpracování žádosti o dotaci

Projektová žádost představuje klíčový dokument, který rozhodne o tom, zda budete se snahou získat finance z evropských fondů úspěšní či nikoli. Vaším průvodcem při její tvorbě budou příručky pro žadatele a další metodické pokyny připravené odpovídajícím operačním programem. Zároveň jsou k dispozici konzultace s pracovníky řídicího orgánu či zprostředkujícího subjektu daného operačního programu, semináře, konference atd. V přípravné fázi se nebojte klást dotazy, abyste do projektové žádosti zařadili vše potřebné.

Žádosti musejí být vyplňovány v elektronické podobě. Většina operačních programů k tomu využívá internetovou aplikaci BENEFIT. OP Životní prostředí ale připravil pro žadatele elektronické prostředí BENE-FILL a OP Podnikání a inovace eAccount. Všechny vyjmenované aplikace jsou k dispozici na adrese http://www.eu-zadost.cz/stromFormularu.aspx

Výzva k předkládání žádostí o dotaci

Operační programy přijímají projektové žádosti v rámci tzv. výzev, tedy časově vymezených úseků určených k podání žádosti o dotaci. Pro váš úspěch je klíčové sledovat, jaké výzvy právě probíhají a také jaké jsou plánovány na nejbližší období.

Tyto informace vyhledáte dle různých kritérií v sekci Výzvy. Radou vám budou nápomocni samozřejmě také pracovníci řídicích orgánů. Informace o výzvách včetně jejich harmonogramu jsou zveřejněny na webových stránkách operačních programů. Využít můžete též každý měsíc vydávaný dokument Přehled otevřených výzev.

Časové „okno“ výzvy bývá otevřeno po několik týdnů až měsíců. U složitějších projektů toto období nemusí vždy postačovat pro podrobné zpracování projektové žádosti. Doporučuje se tedy si projektovou žádost připravit s předstihem.

Kontrola žádosti a přílohy

Před podáním žádosti o dotaci ve stanoveném termínu výzvy je nezbytné žádost pečlivě zkontrolovat, a to nejen její logickou provázanost, ale také formální náležitosti vč. všech příloh (nedoložení všech požadovaných příloh bývá častou chybou žadatelů o dotace, která může vést k vyřazení žádostí). Je vhodné využít možností konzultace s pracovníky příslušného řídícího orgánu či zprostředkujícího subjektu pro vybraný operační program.

Přílohy, které mohou být požadovány k projektové žádosti:

Logický rámec

Přehledný materiál popisující krátce záměry projektu, dané do souvislosti s konkrétními činnostmi a výstupy jeho aktivit.

Studie proveditelnosti

Studie proveditelnosti slouží k posouzení uskutečnitelnosti a životaschopnosti projektu. Popisuje finanční stránku všech aktivit a hodnotí efektivitu vynaložených prostředků. Většinou má rozsah 20-50 stran. Tento dokument je závazný a cíle v něm stanovené budou muset být dosaženy, jinak hrozí odebrání dotace. Pro projekty méně nákladné nebo tzv. měkké (neinvestiční) se požaduje zjednodušená studie proveditelnosti. U dražších, zpravidla investičních projektů musí být standardní studie proveditelnosti.

Analýza nákladů a přínosů (CBA

Metodika pro vyhodnocení, co pozitivního projekt přináší a co si naopak bere jak po finanční stránce, tak po stránce společenské. Zkratka pochází z anglického pojmu Cost-Benefit Analysis.

Rozpočet projektu

Je nezbytný pro každou žádost o získání prostředků z fondů Evropské unie. Jeho význam tkví mimo jiné v tom, že se z něj vychází při závěrečném vyúčtování.

Tento seznam příloh slouží jen k celkové orientaci, protože konkrétní požadavky si určuje každý operační program samostatně.

Hodnocení a výběr žádostí

Kompletní žádost musíte odevzdat na příslušném místě do výzvou stanoveného termínu. V průběhu hodnocení projektu jsou nejprve zkontrolovány veškeré formální náležitosti žádosti a je rozhodnuto, zda je projekt pro daný program přijatelný. V další fázi jsou doručené žádosti hodnoceny na základě předem stanovených hodnotících a bodovacích kritérií. Ta bývají součástí informací pro danou výzvu nebo jsou uvedena v programovém dokumentu OP. O výsledcích hodnocení jsou žadatelé písemně informováni.
V případě, že váš projekt byl úspěšný, bude s vámi uzavřena smlouva o financování, která stanovuje nejen výši dotace, ale i povinnosti, které z jejího přidělení pro žadatele vyplývají. V této chvíli se ze žadatele stává příjemce podpory.

Realizace projektu

Hlavním těžištěm celého projektového cyklu je samotná realizace projektu, která se musí řídit všemi platnými postupy, neboť projekt je hrazen z veřejných zdrojů, a musí se dodržovat pravidla stanovená pro projekty financované ze strukturálních fondů. Především se jedná o dodržování předpisů pro výběr dodavatelů, dále pravidel pro povinnou publicitu, zásad pro vedení a uchování dokladů vztahujících se k projektu a monitoring projektu. Potřebné informace jsou uvedeny v příručce pro příjemce.

Nelze opomenout také to, že realizace vašeho záměru musí vést ke splnění předem vytyčených cílů projektu, tzv. monitorovacích indikátorů projektu. Tyto ukazatele a hodnoty jsou uvedeny v žádosti a žadatel je při jejím zpracování sám volí a vyplňuje. Výběr ukazatelů a uvedené hodnoty jsou pro každý projekt závazné. Je třeba důkladně zvážit, zda je reálné je dosáhnout i udržet po vyžadovanou dobu.

Na co si dát pozor při realizaci:

Administrativa

Při uvádění projektu v život si musíte také najít čas na přípravu monitorovacích zpráv, které dokládají, co a jak jste již provedli a jak plníte indikátory nastavené vámi samotnými v projektové žádosti. Vedle toho je třeba vyhotovovat i žádosti o platbu. Finanční prostředky jsou vypláceny buď po skončení projektu nebo po jeho jednotlivých etapách, které byly předem naplánovány ve studii proveditelnosti a dalších součástech projektové žádosti.

Financování

Náklady projektu se až na výjimky proplácejí žadatelům zpětně. Po dobu realizace projektu nebo přinejmenším její části jej musíte financovat z vlastních zdrojů či bankovní půjčkou.

Zajištění udržitelnosti projektu

Ve většině případů evropské normy vyžadují, aby výsledky dosažené projektem nějakou dobu přetrvaly, tento termín (=udržitelnost projektu) bývá nejčastěji pět let, ale může se lišit dle požadavků OP.

Veřejná podpora

V EU obecně platí zákaz podpory podnikání z veřejných rozpočtů, která by mohla ovlivnit obchod mezi členskými státy. I evropské fondy toto pravidlo dodržují, ale v jejich rámci existují výjimky vyplývající ze Smlouvy o fungování EU, které se běžně využívají (bloková výjimka, pravidlo de minimis – umožňuje dát jednomu příjemci veřejnou podporu do výše 200.000 eur v průběhu tří let – aj.)

Přesto je důležité vědět, zda váš projekt tzv. zakládá nedovolenou veřejnou podporu, i když se na něj vztahuje výjimka. Projekty zakládající a nezakládající veřejnou podporu se totiž liší způsobem financování. Projekty zakládající veřejnou podporu mají zpravidla hrazeno nižší procento nákladů a svůj zisk z udělené dotace odečítají.

Pro stanovení, zda projekt zakládá veřejnou podporu není rozhodující, je-li realizátorem projektu podnikatel, nezisková organizace nebo územní samosprávný celek. Určující je aktivita vztahující se k realizaci projektu.

Tři základní znaky nedovolené veřejné podpory:

• Je poskytnuta z veřejných prostředků.
• Přináší výhodu pro daný podnik, obci, neziskovou organizaci apod., pokud se zabývá činností, pro niž existují konkurenti a v jejímž rámci dochází k hospodářské soutěži.
• Jejím poskytnutím se negativně ovlivňuje hospodářská soutěž a narušuje se či hrozí narušení obchodu mezi členskými státy EU.

Žádost o platbu a monitorovací zpráva

Po ukončení fyzické realizace projektu (nebo jednotlivých etap projektu) předkládá příjemce dotace žádost o platbu a monitorovací zprávu; následuje administrativní a fyzická kontrola projektu; jsou-li dodrženy všechny předem stanovené podmínky daného operačního programu, je příjemci proplacena dotace.

Udržitelnost projektu

Následující tři až pět let po obdržení dotace (závisí na podmínkách programu) je příjemce povinen udržovat výsledky projektu a pravidelně o nich informovat poskytovatele dotace prostřednictvím monitorovacích zpráv. V případě porušení této podmínky se žadatel zavazuje vrátit část či celou dotaci.