Organizační struktura



Převzato z knihy „Management“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2011.

Řídicí i výkonná činnost probíhající v organizacích je realizována v prostředí, které je určitým způsobem zorganizováno. V terminologii teorie systémů je organizování možno chápat jako vytváření struktury systému, tedy jako definování prvků systému a zejména vztahů mezi těmito prvky.

Na tak složitém objektu, kterým organizace bezesporu je, ať už se jedná o malý podnik či velkou nadnárodní společnost, univerzitu, úřad či nemocnici, je možné a účelné definovat cestou účelové abstrakce různé systémy. Jde o vnímání organizace z různých hledisek.

Může se jednat například o technický systém, kdy si všímáme pouze technické stránky organizace, tj. strojů, zařízení a dalších technických prvků a vztahů mezi nimi. Nebo může jít o systém smluvních vztahů, tak jak na organizaci nahlíží institucionální ekonomie.

Pro náš účel je třeba definovat na organizaci systém řízení a zabývat se takovými aspekty, jako je dělba práce, kooperace, koordinace, nadřízenost, podřízenost, pravomoc, odpovědnost apod.

Každý systém má svoji strukturu a vykazuje určité chování. Obecně platí, že struktura systému je relativně stabilní, chování systému je dynamické, představuje pohyb v rámci struktury. Platí rovněž, že struktura předurčuje chování. U dynamických systémů však navíc platí, že tento vztah není pouze jednosměrný, ale že chování systému zpětně ovlivňuje a mění strukturu systému.

Hovoříme-li v terminologii teorie managementu o organizační struktuře, pak máme na mysli strukturu systému řízení organizace. U této struktury je třeba cestou účelové abstrakce rozlišovat:

• strukturu procesní, která je definována jako soubor činností a sekvenčních, dále též informačních či hmotně-energetických vztahů mezi těmito činnostmi,
• strukturu útvarovou, která je definována jako soubor pracovních míst a mocenských, dále též informačních či hmotně-energetických vztahů mezi těmito pracovními místy.

Obr. Vymezení organizační struktury

Cílů organizace, jimiž je produkce výrobků či poskytování služeb, je dosahováno prostřednictvím činností, zorganizovaných do podoby procesů. Zdroji pro realizaci těchto procesů jsou lidé (zaměstnanci) vybavení technikou a informacemi, zorganizovaní do útvarů. V tomto smyslu je procesní struktura primární, kdežto útvarová struktura sekundární.

Procesní struktura

V organizaci se provádí velké množství, zpravidla značně složitě propojených, činností, které směřují, resp. by měly směřovat, ke společnému cíli. Množina těchto činností a sekvenčních, informačních či hmotně-energetických vztahů mezi nimi představuje, jak už bylo výše zmíněno, procesní strukturu organizace.

Určující jsou procesy, nikoliv útvary. Organizace neexistuje kvůli útvarům, ale útvary existují kvůli naplňování cílů organizace. Existence útvarů je tedy oprávněna pouze do té míry, do jaké tyto útvary efektivně zabezpečují realizaci procesů vedoucích k naplňování těchto cílů. Začínat reorganizaci od analýzy útvarů, aniž by byla provedena analýza procesů, což se v praxi bohužel v nejednom případě děje, je metodicky nesprávné a může vést ke špatným řešením.

Analyzovat procesní strukturu je však obtížnější než analyzovat strukturu útvarovou. Procesní struktura je složitá a obtížně rozpoznatelná. Je podstatně abstraktnější než struktura útvarová. Zatímco útvar je víceméně stabilním prvkem hmotné podstaty, který „je vidět“, činnost jako součást procesní struktury je možno definovat až na základě určité míry abstrakce. Jinými slovy vyjádřeno: útvar, to jsou určití lidé, vybaveni určitými prostředky, nalézající se na určitém místě (v kanceláři, dílně, laboratoři apod.). Naproti tomu činnost je méně uchopitelná. Činnost je to, co tito lidé, popřípadě stroje a zařízení jimi ovládané, dělají. Vzniká dojem, že útvary představují jakousi „statiku“ dané organizace, zatímco činnosti jsou její „dynamikou“, tedy něčím, co je svou povahou jedinečné, neopakovatelné, v čase se neustále měnící. Ve skutečnosti tomu tak ale není. I činnosti seskupené do procesů mají svoji „statiku“, tj. stabilní postupy svého vykonávání, tedy přesněji řečeno svoji strukturu.

Zatímco prvkem, tedy dále nedělitelnou částí útvarové struktury, je pracovní místo obsazené jedním člověkem, procesní struktura takové jasné omezení maximální míry podrobnosti nemá. Je do jisté míry věcí usance, jak jednotlivé činnosti vymezíme, tedy „jak budou veliké“ a jak je propojíme do procesů. Nicméně volba přiměřené rozlišovací úrovně je velmi důležitá. Zvolíme-li příliš hrubou rozlišovací úroveň, pak se obraz procesní struktury stává triviálním. Naopak při volbě příliš podrobné rozlišovací úrovně se daný obraz může snadno stát zcela nepřehledným.

S tím souvisí volba přiměřené úrovně obecnosti, s jakou budou procesy a v nich obsažené činnosti definovány (vyjádřeny). Toto definování musí být provedeno tak, aby bylo relativně stabilní, tedy aby bylo v delším časovém období obecně platné, tedy platné pro všechny jednotlivé, reálně nastávající situace.

Obr. Znázornění procesu

Schéma na obrázku „Znázornění procesu“ představuje příklad jednoho z možných znázornění procesu. Primárním pořádacím principem je sekvence (následnost) jednotlivých činností procesu. Pomocí obdélníků jsou znázorněny činnosti (A1, A2, A3) s označením útvaru (X, Y, Z), ve kterém se realizují. Místo větvení procesu je znázorněno kosočtvercem (R) a je spjato s binárním rozhodováním (ano – ne) vůči stanovené podmínce. Šipky se symboly (V1, …, V6) značí informační vstupy/výstupy do/z jednotlivých činností.