Podnikový etický kodex aneb další aspekt řízení podniku

24. 2. 2017 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Kapitoly článku

Etické kodexy různých forem i délek napomáhají vytváření příznivého klimatu v podniku za předpokladu, že jsou nejen vystaveny na jejich webových stránkách, ale především tehdy, je-li s nimi aktivně pracováno. Etika v podnikání není přežitým tématem, naopak v dnešní době velmi aktuálním.

Někteří klienti při poptávce zboží nebo služeb toto kritérium zohledňují a vybírají takové společnosti, které etické hodnoty dodržují, a jejichž zaměstnanci se na základě takových hodnot chovají. Etický kodex a jeho správná implementace může i zvýšit obchodní společnosti zisky a přispět ke zkvalitnění interních vztahů.

Podrobný obsah:

Úvod, historie

Etickým kodexem rozumíme soubor obecných i konkrétních pravidel jednání a chování a jejich použití v praxi jak uvnitř mezi členy určité skupiny, tak navenek ve vztahu ke klientům, k zaměstnancům, k veřejnosti či k jiným zájmovým skupinám. Etický kodex má za cíl zlepšovat vztahy v určité organizaci a zvyšovat efektivitu a produktivitu jejích členů.

Rozlišujeme etické kodexy profesní, oborové anebo podnikové. Jedním z nejznámějších a nejstarších etických kodexů je lékařský etický kodex, a to slavná Hippokratova přísaha, avšak tento „kodex“ z dnešního pohledu řadíme mezi profesní etické kodexy. Prakticky každá profesní skupina (architekti, právníci, lékárníci, aj.) má svůj etický kodex.

Dále je možné se setkat s oborovými nebo odvětvovými etickými kodexy – tedy například s kodexy novinářů, úředníků, ale existuje také kodexy, které jsou vytvářeny různými asociacemi či sdruženími, např. etický kodex odpovědných výrobců piva, apod.

V tomto článku bude pozornost věnována podnikovému etickému kodexu. Tento nástroj spadá do oboru etiky v podnikání (business ethics) a pochází z angloamerického podnikatelského prostředí, kde se můžeme setkat s označeními „code of ethics“ nebo „code of conduct“. Etika v podnikání je oborem, zaměřujícím se na jedné straně na interakci mezi etikou a ekonomikou, a na straně druhé na naplňování každodenních povinností v podnikatelské činnosti.

Etické kodexy, základní nástroje etického řízení, jsou sice rozšířenější u větších zahraničních korporací, ale můžeme se s nimi setkat i u malých podniků. Logicky se pak takové etické kodexy mohou lišit svým rozsahem a škálou záležitostí, které upravují, každopádně své opodstatnění mají u podniku jakékoli velikosti a zaměření.

Etický kodex je vhodné podpořit i jinými nástroji a opatřeními, které s jeho zavedením přímo souvisí a podporují jeho funkce, o čemž je podrobněji pojednáno níže v části s názvem „Etický kodex a navazující nástroje etiky v podnikání“.

Ačkoliv je etický kodex vnitřním předpisem, bývá opodstatněně zveřejňován a prezentován navenek, nejčastěji na webových stránkách konkrétní společnosti. Zveřejnění by však nemělo být jediným cílem, etický kodex pouze jako formální dokument vyvěšený na webu společnosti neplní své funkce – neměl by být jen souborem prázdných slov. Pokud totiž není dodržování jeho zásad aktivně vyžadováno a není-li řádně představen zaměstnancům, postrádá jeho existence smysl.

Na druhou stranu však, jak již bylo řečeno, etický kodex podporuje dobrou prezentaci podniku navenek a může být vizitkou a rozhodujícím třídícím faktorem pro případnou spolupráci s odběrateli nebo k oslovení klientů.

Prvním mezinárodním etickým kodexem v podnikání byl dokument mezinárodní organizace „Caux Round Table“, sdružující vedoucí představitele v oblasti byznysu a etiky v podnikání, s názvem Principy odpovědného podnikání (CRT Principles for Responsible Business), které jsou světovou vizí etického a odpovědného chování podniků a vyjadřují standard, vůči němuž může být chování podniků poměřováno. Tento dokument může být také východiskem pro tvorbu vlastního etického kodexu.

Za jeden z prvních podnikových etických kodexů je také uváděn proslulý etický kodex společnosti Johnson & Johnson již z roku 1943, který byl původně pouze jakousi deklarací a je používán v aktualizované podobě všemi společnostmi tohoto holdingu dodnes.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Benefity etických kodexů, proč zavádět etický kodex?

Samozřejmě není možné očekávat, že pouhým vydáním etického kodexu a jeho umístěním na podnikové webové stránky se ti, jichž se etický kodex týká, stanou automaticky morálnějšími, avšak díky jeho správné operacionalizaci si jeho adresáti budou etické zásady více uvědomovat a tento dokument jim bude sloužit jako jakýsi návod k rozhodování.

Nad rámec toho ze strany podniků, které zavedly etický kodex, jednoznačně vyplývá, že se jejich postavení na trhu zlepšilo, zhoršení výsledků se naopak téměř nevyskytuje. Na základě níže uvedených benefitů však lze uzavřít, že řádné zavedení etického kodexu do praxe je zpravidla změnou k lepšímu.

Přínosy etického kodexu a jeho správného použití představují konkurenční výhodu i zvýšení reputace, kterou mnoho klientů považuje za důležité kritérium při výběru služeb nebo zboží. Etické kodexy také přináší větší důvěryhodnost klientů a větší atraktivitu pro potenciální smluvní partnery a investory a celkově navenek zlepšují pověst podniku, v důsledku čehož zvyšují jeho ziskovost i produktivitu.

Etický kodex rovněž ukazuje snahu podniku jednat v souladu nejen s právními předpisy, ale i etickými normami a zásadami společenské odpovědnosti podniku, a může tak chránit podnik při obvinění z neetického nebo nezákonného jednání a napomoci při řešení sporných situací.

Kromě již zmíněného vnějšího marketingového významu, činí v oblasti personální dodržování zásad etického kodexu práci v podniku pro zaměstnance příjemnější, tudíž přispívá k jejich loajalitě, důvěře v management a větší pracovní efektivitě. Ulehčuje získávání a hlavně udržení kvalitních zaměstnanců, kteří jsou na dodržování etických norem citlivější.

Etický kodex tudíž jasně stanovuje pravidla a principy etického jednání zaměstnanců a vedení podniku ve vztahu k sobě navzájem i navenek vůči smluvním stranám a okolí a je vodítkem pro každodenní rozhodování členů podniku. Jelikož lidé zejména při rozhodování ve stresu, pod tlakem a s nedostatečnými informacemi mají v eticky nejasných situací tendenci k jednodušším a pro ně pohodlnějším řešením, etický kodex jim ukazuje, jak se zachovat. Tím, že zakotvuje etické standardy podnikové kultury, zlepšuje pracovní prostředí v podniku a zkvalitňuje pracovní morálku zaměstnanců.

Nesporným benefitem je také zlepšení a zjednodušení komunikace, a to jak se smluvními partnery, tak s participujícími skupinami i mezi členy podniku.

Z globálního pohledu může zavádění etických kodexů napomoci ke zvýšení transparentnosti podnikatelského prostředí a k omezení zásahů státu tím, že sníží neetické podnikatelské praktiky jako např. výskyt korupce a další.

Proces tvorby etického kodexu

Etický kodex by měl odpovídat individuálním potřebám konkrétního podniku, proto se nedoporučuje pouze okopírovat etický kodex jiné společnosti anebo použít jen obecný vzor bez dalšího. Samozřejmě je ale dobré se inspirovat, jedním z oficiálních zdrojů je například „Kodex správy a řízení společností založený na principech OECD“ (více informací na stránkách Ministerstva financí) obsahující doporučení pro správu a řízení společností, s přílohou s názvem „Vzor Etického kodexu podnikání“, případně i dalšími kvalitními etickými kodexy jiných obchodních společností, avšak je třeba zdůraznit, že by mělo jít spíše o jakousi osnovu nebo námět.

Následně by měl být etický kodex individualizován a proces jeho sestavování by měl probíhat s ohledem na odborné znalosti etiky v podnikání a odpovídat všem specifikům konkrétního podniku. Je možné případně využít služeb a konzultací specialistů na tvorbu etických kodexů.

Při začleňování etiky do systému řízení je nutné si uvědomit konkrétní reálné etické problémy daného podniku a navrhnout systém změn a kontroly účinnosti etického programu. Do tvorby etického kodexu je vhodné zapojit i zúčastněné osoby jako zaměstnance, případně dodavatele, a to formou rozhovorů nebo společných diskuzí či dotazníků a následného zpracování názorů a připomínek do samotného textu kodexu, anebo mohou tyto osoby navrhnout formulace některých jeho ustanovení.

Z etického kodexu by mělo být patrné, že očekávané etické jednání od zaměstnanců podniku mohou tito zaměstnanci očekávat i od vedení. Neměl by platit „dvojí metr“, ale naopak stejná morální pravidla pro všechny členy podniku, bez rozdílu jejich postavení. Například pokud se od členů podniku předpokládá dodržování určitých pravidel, tak by na druhou stranu neměli být nuceni provádět obchodní činnost, která je v rozporu s právními nebo etickými normami stanovenými v kodexu. Kromě toho je předpokladem, aby management etický kodex stoprocentně dodržoval, jelikož by měl jít svým zaměstnancům příkladem.

Některé etické kodexy podniků kladoucích velký důraz na etiku také po zaměstnancích požadují, a to s ohledem na důraz na celkovou integritu člověka, dodržování standardů etického chování i v soukromém životě, jelikož zastávají názor, že zaměstnanci i mimo pracoviště reprezentují podnik a vyžadují, aby tato reprezentace byla rovněž na vysoké etické úrovni. Z toho důvodu může být osobní morálka a důvěryhodnost zaměstnanců pečlivě zkoumána a neetické chování v soukromí se proto i na pracovišti může posuzovat přísně, jelikož může poškozovat „goodwill“ podniku.

Při sepisování etického kodexu je vhodné pečlivě zvolit jazykový styl. Je totiž rozdílné a jinak působí, když je myšlenka formulována pozitivně („Dbáme na dodržování zákonů a etických zásad.“) anebo negativně („Je zakázáno porušovat zákony a etické zásady.“) Pozitivní vyjádření předmětu sdělení, a to jazykem srozumitelným pro všechny adresáty etického kodexu, je proto v případech, kdy je to možné, více žádoucí.

Jaké obsahové náležitosti by neměly být v etickém kodexu opomenuty?

I když se etický kodex každého podniku bude lišit, je možné zobecnit náležitosti, které etické kodexy zpravidla obsahují, a je příhodné, aby se v nich nacházely.

Lze doporučit, aby etický kodex vzal v potaz oblast společenské odpovědnosti podniků (někdy je uváděno pod zkratkou CSR vyplývající z anglického corporate social responsibility) – taková společnost směřuje od pouhého dodržování právních předpisů k odpovědnému chování především v ekonomické, sociální a environmentální oblasti.

Etický kodex a zásady v něm uvedené lze rozdělit do těchto oblastí:

  • preambule/úvod – obsahující proslov majitelů podniku nebo vedení, představení vize, mise a hodnot podniku;
  • podnik – zásady chování a jednání podniku ve vztahu ke smluvním stranám a partnerům, zaměstnancům, vlastníkům a managementu, investorům, dodavatelům i ke společenskému okolí podniku;
  • zaměstnanci, dodavatelé, vlastníci – chování těchto osob především ve vztahu k podniku a jiným osobám;
  • řízení v oblasti lidských zdrojů – spravedlivý přístup k zaměstnancům a smluvním partnerům;
  • forma kontroly – dodržování etického kodexu a možné sankce;
  • kontakty.

Typické obsahové okruhy, nejčastěji se vyskytující v etických kodexech, jsou následující:

  • představení firemní politiky a zásad jednání, marketingové aktivity podniku,
  • interní a externí komunikace,
  • závazek respektování právních předpisů,
  • odpovědnost ve vztahu k životnímu prostředí a odpovědnost sociální (dopady podnikových činností na životní prostředí a okolní subjekty),
  • vztahy se zainteresovanými skupinami,
  • úroveň kvality zboží a služeb,
  • pracovní prostředí, bezpečnost práce, zdraví zaměstnanců,
  • osobní růst a rozvoj zaměstnanců,
  • pravidla obchodního jednání (přijímání a dávání darů, aj.),
  • způsob řešení konfliktů,
  • střety zájmů a jejich zamezení,
  • problematika diskriminace a sexuálního obtěžování,
  • korupce a úplatkářství,
  • rovný a spravedlivý přístup k zaměstnancům při jejich přijímání, hodnocení, odměňování, vzdělávání, povyšování nebo poskytování informací,
  • zacházení s majetkem společnosti,
  • zneužívání a využívání informací, ochrana podnikového know-how a zásady mlčenlivosti, důvěrnost osobních informací,
  • whistleblowing, reklama, lobbing, konflikt zájmů a další.

Vhodnou součástí etického kodexu bývá i tzv. etický test, čímž se rozumí jakási „první pomoc“ spočívající v několika krátkých klíčových otázkách, které na sebe logicky navazují a vedou adresáty k dosažení eticky nejlepšího řešení nastalé eticky problematické nebo nejasné situace. Takový etický test může být pro rozhodování zaměstnanců šikovnou pomůckou.

Další z možností, jak lze etický kodex koncipovat, je po úvodních ustanoveních do jeho textu začlenit konkrétní otázky a odpovědi ohledně eticky sporných témat, které dobře a výmluvně demonstrují, jak se mají adresáti etického kodexu chovat.

Nedílnou součástí etického kodexu by měly být informace o tom, na koho a jakým způsobem se obracet se svými dotazy, problémy a podněty vztahujícími se k obsahu etického kodexu, a to ať už prostřednictvím určité kontaktní osoby anebo speciální telefonické linky.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Zavedení etického kodexu do praxe

Nejen již zmíněný a popsaný proces tvorby etického kodexu, ale i proces a způsob jeho implementace, tj. zavádění do praxe, jsou stejně důležité, ne-li důležitější, než etický kodex samotný. Kromě toho je vhodné stanovit i způsob kontroly jeho dodržování.

Co se týče sdělení a předání etického kodexu zaměstnancům, je vhodné zvolit důstojnou formu, lze doporučit například předání na pracovní poradě, nebo slavnostněji při shromáždění celého podniku. Je možné připravit i potvrzení o přijetí a převzetí etického kodexu zaměstnancem.

Následně je zcela na úvaze vedení podniku, zda etický kodex na webových stránkách podniku zveřejní nebo nezveřejní, avšak toto lze spíše doporučit, jelikož etický kodex obsahuje i prezentaci hodnot a vizí podniku a zveřejněním podnik dává i navenek najevo, že se etika stala nevyhnutelnou součástí jeho činnosti.

Distribuce etického kodexu by měla být vhodným způsobem zajištěna i pro klíčové dodavatele, obchodní partnery a vlastníky a etický kodex by měl být podnikem vnímán jako jeden ze strategických vnitřních dokumentů.

Za účelem přijetí principů a požadavků etického kodexu zaměstnanci se doporučuje uspořádat dle velikosti podniku osobní rozhovor, etický výcvik nebo workshop, který zaměstnance s obsahem kodexu dopodrobna seznámí, zejména s důvody a cíli jeho existence a pravidly sankcionování a poskytne odpovědi na případné pochybnosti nebo nejasnosti s etickým kodexem spojené.

Účelem je, aby zaměstnanci etický kodex vnímali jako přínos, pomůcku a benefit, ne jako nadbytečný a ignorovaný dokument. Při přijímání nových zaměstnanců je samozřejmě dobré uchazeče v rámci přijímacího řízení s etickým kodexem důsledně seznámit.

Jak již bylo zmíněno, etický kodex měl být pro jeho účinnost vynutitelný a obsahovat i kontrolní mechanismy, tedy jednoznačně stanovovat způsoby kontroly dodržování etických zásad a sankce za případná porušení. Samozřejmě by se mělo jednat o postihy etického charakteru, tedy např. veřejné odsouzení prostřednictvím upozornění, osobního pohovoru, veřejné omluvy, otevřené diskuze, zveřejnění porušení, aj.

Dodržování kodexu se může promítat i v hodnocení zaměstnanců. Jelikož je dodržování etického kodexu zejména pro zaměstnance povinné, je vhodné jej zakotvit i smluvně, například prostřednictvím doložky o přijetí a dodržování zásad etického kodexu.

Jelikož je podnikání dynamické, i etický kodex by měl reflektovat změny v charakteru podniku a měl by být pravidelně aktualizován a přizpůsobován novým poměrům a změnám tak, aby zcela odpovídal aktuální situaci v podniku. Etický kodex není statickým dokumentem, ale k jeho efektivnímu fungování je bezesporu nutná pravidelná revize, která by měla být prodiskutována i se zaměstnanci, případně s jinými zájmovými skupinami.

Možná rizika nedůsledného přístupu k etickému kodexu

  • Zaměňování etického kodexu s jinými firemními dokumenty – etický kodex není pracovním řádem, ani pouhým souborem hodnot, principů nebo vizí podniku, ačkoliv tyto bývají zmíněny v úvodní části. Etický kodex by však měl poskytnout také návod ke správnému řešení eticky exponovaných situací.
  • Etický kodex pouze jako marketingový nástroj – dobrý marketing je pro podnikání důležitý, avšak etický kodex by se měl především stát vodítkem každodenního rozhodování a řešení problémů, tj. měl by být řádně implementován a důsledně používán.
  • Nepochopení ze strany zaměstnanců – pokud není etický kodex členy podniku pochopen, vysvětlen a užíván v praxi, nebo o něm zaměstnanci v krajním případě ani nevědí, nemůže kvalitně plnit svoji funkci, jelikož pouhý text kodexu vyvěšený na webu podniku nebude pravděpodobně fungovat tak, jak se od něj očekává.
  • Přílišná obecnost – jak již bylo zmíněno, etický kodex má být vypracován s ohledem na jedinečnost konkrétního podniku tak, aby obsahoval obecná i konkrétní ustanovení s uvedením příkladů.
  • Ignorování pravidelné revize etického kodexu – etický kodex má reflektovat jakékoli nastalé změny ve fungování podniku.
  • Chybějící vynutitelnost – není-li etický kodex vynutitelný prostřednictvím sankcí, je pouhým představením hodnot podniku a není plně účinný.

Etický kodex a navazující nástroje etiky v podnikání

Etický kodex je tradičním a nejvyužívanějším nástrojem etiky v podnikání, sloužícím k zavedení etických principů do fungování podniku. Je ovšem vhodné jej doplnit v závislosti na velikosti společnosti také dalšími nástroji etiky v podnikání, kterými jsou minimálně vzdělávání (semináře nebo diskuze) v oblasti etiky nebo etické „hotlines“.

Etické telefonní linky, které mohou fungovat zpravidla 24 hodin denně, jsou zřizovány, aby se na ně zaměstnanci mohli zcela svobodně (případně i anonymně) obracet se svými podněty či připomínkami, přičemž umožňují zaměstnancům hovořit i o záležitostech, které nechtějí oficiálně zveřejnit anebo jsou pro ně stresující.

V malém podniku se pravděpodobně neuplatní funkce ombudsmana / ředitele pro etiku anebo jiného zaměstnance pro etiku, etický či sociální audit, nebo etická diskusní fóra. Etické bilancování nebo osobní rozhovor však mohou fungování etického kodexu účelně podpořit u společnosti jakékoliv velikosti. O formě a míře institucionalizace etiky, tedy o tom, jaký nástroj nebo opatření je pro daný podnik vhodné, rozhoduje za případné spolupráce se zájmovými skupinami vedení podniku.

Vzdělávání a výcvik v oblasti etiky bývá realizován za účelem prohlubování znalostí managementu nebo zaměstnanců v oblasti etiky (poukázání na význam etických pravidel, vysvětlení různých morálních principů a norem, řešení podstaty etických dilemat a hlavně také vysvětlení a představení cílů a fungování etického kodexu aj.), a to vše za účelem, aby každý člen podniku poznal svá práva a povinnosti a mohl samostatně rozlišit správnost svého jednání a nést za ně odpovědnost. Realizace probíhá mimo jiné prostřednictvím etických seminářů, workshopů nebo diskusních fór, online výukových programů, stáží, apod.

Etický kodex dodavatelů

Některé větší společnosti, které si cení své pověsti v oblasti dodržování etických zásad, mají jako součást etického kodexu také sekci o dodavatelích, případně kromě etického kodexu „své“ společnosti používají také zvláštní etický kodex pro své dodavatele nebo jiné třetí strany. Jeho obsahem bývá především požadavek, aby třetí strany, včetně všech jejich zaměstnanců, jednaly v souladu s etickým kodexem.

Etické kodexy pro dodavatele a jiné smluvní strany ve svém úvodu specifikují, na jaké osoby se takové kodexy vztahují a dále vysvětlují, jaké chování je očekáváno ze strany dodavatelského řetězce a třetích stran. Rovněž obsahují většinou výčet zásad z oblasti společenské odpovědnosti, trvale udržitelného rozvoje, environmentální aspekty, zásady přijímání darů, pracovněprávní problematiku a problematiku korupce, rovných příležitostí, ochrany duševního vlastnictví, apod.

Velké korporace také od svých potenciálních smluvních partnerů a dodavatelů mohou vyžadovat, aby ohlásily veškerá podezření ohledně porušování právních předpisů a zásad příslušného etického kodexu. Neobvyklé nebývá ani vyhrazení si práva kontrolovat a sledovat dodržování kodexu u třetích stran a přijetí určitých opatření v případě jeho nedodržování.

Pokud určitý podnik má zájem jakkoli spolupracovat s obchodní korporací, která má takový speciální etický kodex a dodržování etických zásad a morálních pravidel v něm uvedených po svých dodavatelích vyžaduje, měl by zásady takového etického kodexu přijmout za své a při spolupráci, poskytování služeb nebo při jiných aktivitách ve vztahu k takové korporaci je dodržovat, jelikož sankcí za nedodržování etických kodexů dodavatelů může být v krajním případě i odstoupení od smlouvy ze strany takové korporace a ukončení obchodního vztahu s dodavatelem, který etický kodex pro něj určený nedodržuje.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Shrnutí a závěr

Je možné říci, že názor o neslučitelnosti etiky a ekonomiky je překonán a obchodním společnostem se etické chování vyplatí, jelikož na etické otázky je všeobecně kladen čím dál větší důraz. Také pokud si podnikatel chce odpovědět na zdánlivě zcela ekonomické otázky typu – co a jak vyrábět, jakým způsobem prodávat a koho zaměstnat – je nevyhnutelné takové otázky zvážit právě i z etického hlediska.

Zavedení etického kodexu do fungování podniku může mít dozajista řadu výhod. Z pohledů klientů etický kodex zvyšuje důvěryhodnost a dobrou pověst podniku, který tím lépe působí na zákazníky. Na druhé straně, co se týče vnitřních poměrů podniku, správně uchopený etický kodex může přispět ke zlepšení podnikové kultury a zvýšení efektivity a odpovědnosti zaměstnanců a jejich pocitu sounáležitosti, což v konečném důsledku přispívá k celkové větší produktivitě podniku.

Jaká forma, jazykové vyjádření nebo obsah budou pro konkrétní etický kodex zvoleny, záleží zcela na vedení a majitelích podniku, přičemž naplnění funkce a úlohy etického kodexu lze jistě dosáhnout jak prostřednictvím dokumentu v rozsahu jedné strany, tak i skrze rozsáhlý etický kodex. Vždy záleží na specifikách a z nich plynoucích požadavcích daného podniku.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Přehled všech témat Právního průvodce

Tisknout Vaše hodnocení:

Štítky článků

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek