Povinnosti zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění

1. 10. 2016 | Zdroj: Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ)

Zaměstnavatelem se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění.

Identifikační kód

*

Kód životní situace

*

Pojmenování (název) životní situace

Povinnosti zaměstnavatelů při provádění důchodového pojištění

Základní informace k životní situaci

Zaměstnavatelem se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu, který zakládá účast na důchodovém pojištění.

Zaměstnavatelé jsou povinni při provádění důchodového pojištění vést potřebné záznamy o skutečnostech rozhodných pro nárok na dávky důchodového pojištění, jejich výši a výplatu a předkládat je příslušným orgánům sociálního zabezpečení.

Změny ve skutečnostech rozhodných pro nárok na dávku a jeho trvání a pro výši a výplatu dávky jsou zaměstnavatelé povinni písemně hlásit, není-li určeno jinak, do 8 dnů. Na výzvu orgánů sociálního zabezpečení jsou zaměstnavatelé povinni podat hlášení a předložit záznamy ve lhůtě určené tímto orgánem, a není-li lhůta určena, do 8 dnů od doručení výzvy.

Základem pro včasné a správné plnění těchto a dalších úkolů je kvalitně vedená podkladová evidence.

Hlavní povinnosti zaměstnavatelů:

  1. vedení podkladové evidence pro účely důchodového pojištění,
  2. vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění,
  3. součinnost zaměstnavatele v řízení o důchod,
  4. plnění ohlašovací a oznamovací povinnosti.

Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí obsahovat tyto údaje:

  • příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, pohlaví, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění,
  • rodné číslo,
  • vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění,
  • vyměřovací základ pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení za příslušná rozhodná období podle zvláštního zákona,
  • dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo jiného člena domácnosti, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu,
  • dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci,
  • záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 zákona o důchodovém pojištění, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popř. číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti,
  • jde-li o obchodní společnost, za období před rokem 2014 seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést; to platí obdobně pro družstvo,
  • nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění, údaje o jeho pojištění v cizině,
  • dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.

Zaměstnavatel dále vede evidenci o:

  • náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech,
  • zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácel před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech,
  • dobách uvedených v § 16 odst. 4 větě druhé písm. a), d) a e) zákona o důchodovém pojištění, pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popř. jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky.

Zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří pracují v zaměstnání v hornictví se stálým pracovištěm pod zemí v hlubinných dolech, má povinnost pro účely stanovení důchodového věku vést o těchto zaměstnancích:

  • jejich seznam
  • evidenci o směnách, v nichž bylo zaměstnání v hlubinném hornictví po převážnou část směny vykonáváno pod zemí v hlubinných dolech,
  • název povolání, které vykonává zaměstnanec v zaměstnání v hlubinném hornictví, a popisy pracovních činností, které vykonává zaměstnanec v těchto povoláních; při zpracování těchto popisů a označení názvu povolání se používají pracovní činnosti a názvy povolání obsažené v Národní soustavě povolání, přičemž se zároveň uvede, že pracoviště tohoto zaměstnance má charakter stálého pracoviště pod zemí v hlubinných dolech,
  • záznam o dni dosažení nejvyšší přípustné expozice.

Uvedený zaměstnavatel má v souvislosti s vedením těchto údajů povinnost vystavovat na žádost zaměstnance potvrzení o údajích, které se týkají směn, a dni dosažení nejvyšší přípustné expozice na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen vystavit toto potvrzení občanu na jeho žádost, a to do 30 kalendářních dnů od obdržení této žádosti. Dále je zaměstnavatel povinen vystavit občanu toto potvrzení a stejnopis potvrzení předložit České správě sociálního zabezpečení, a to do 30 kalendářních dnů po skončení zaměstnání v hlubinném hornictví.

Zaměstnavatelé jsou dále povinni uschovávat mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Zaměstnavatelé jsou také povinni vést pro každého občana, který je účasten důchodového pojištění, evidenční list důchodového pojištění (dále též "evidenční list" či "ELDP"). Obecné zásady o vedení a předkládání evidenčních listů upravuje ustanovení § 38 a 39 zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Zaměstnavatel vede evidenční list za jednotlivý kalendářní rok (pro každý kalendářní rok se vede vždy nový evidenční list).

Evidenční list vede zaměstnavatel od 1. ledna kalendářního roku nebo ode dne vniku účasti občana na důchodovém pojištění, pokud účast na pojištění vznikla po prvním lednu, a ukončuje se dnem 31. prosince kalendářního roku nebo dnem skončení účasti, skončila-li tato účast před 31. prosincem.

Do evidenčního listu se zapisují za každý kalendářní rok po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů, nejpozději však do 31. ledna následujícího kalendářního roku:

  • identifikační údaje zaměstnavatele,
  • jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
  • druh výdělečné činnosti,
  • doba účasti na důchodovém pojištění,
  • doba důchodového pojištění,
  • vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
  • doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle § 16 odst. 4 písm. a), d) a j) zákona o důchodovém pojištění vylučují,
  • doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Zaměstnavatel je povinen vyhotovit stejnopisy evidenčního listu; jeden stejnopis předkládá občanovi k podpisu a založí do své evidence a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení.

Způsoby předkládání evidenčních listů

Evidenční listy předkládají zaměstnavatelé České správě sociálního zabezpečení:

Na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení je zdarma k dispozici softwarový nástroj - viz program na e - Podání ELDPinternetová aplikace ePortál ČSSZ. Tyto nástroje umožní přímé vyplnění údajů ELDP na obrazovce počítače a provedení tisku potřebných údajů do originálního tiskopisu, nebo umožní elektronický přenos údajů ELDP do České správy sociálního zabezpečení přes síť Internet prostřednictvím určené elektronické adresy podatelny VREP ve formě datové věty anebo prostřednictvím datové schránky pro e - Podání (za podmínek viz výše), a dále umožní tisk dvou stejnopisů i v barevném provedení (pro zaměstnavatele a pojištěnce).

ELDP se předkládají do evidence České správy sociálního zabezpečení prostřednictvím OSSZ/ PSSZ/ MSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, případně prostřednictvím OSSZ/ PSSZ/ MSSZ dle rozhodnutí České správy sociálního zabezpečení.

Zaměstnavatel je povinen předložit evidenční list do 30 dnů:

  • ode dne zápisu údajů do evidenčního listu; skončilo-li zaměstnání před 31. prosincem a je nepochybné, že občan nejpozději do 3 měsíců opět ve stejném kalendářním roce do zaměstnání u stejného zaměstnavatele vstoupí, nemusí být evidenční list předložen a lze pokračovat v záznamech na dřívějším evidenčním listu,
  • ode dne svého zániku.

Evidenční list je zaměstnavatel povinen předložit orgánu sociálního zabezpečení vždy na základě jeho výzvy, a to do 8 dnů ode dne obdržení výzvy.

Při úmrtí občana se předkládá evidenční list:

  • na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
  • do 3 měsíců od úmrtí, nebyl-li evidenční list vyžádán dle předchozí odrážky.

Zůstane-li občan v zaměstnání i poté, co požádal o invalidní důchod, založí pro něj zaměstnavatel nový evidenční list.

Stejnopisy evidenčních listů jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat po dobu 3 roků po roce, kterého se týkají, případně 3 kalendářní roky po roce, kdy byly vyhotoveny.

Zaniká-li zaměstnavatel bez právního nástupce před uplynutím výše uvedené doby, je povinen zajistit úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí zákonem stanovené doby a písemně oznámit OSSZ/ PSSZ/ MSSZ, kde jsou záznamy a doklady uloženy.

Od 1. ledna 2009 byli zaměstnavatelé povinni vést ELDP i pro výdělečně činné poživatele starobních důchodů, pokud tito byli kdykoli v minulosti nebo v roce 2009 účastni důchodového pojištění v cizině.

Od 1. ledna 2010 jsou zaměstnavatelé povinni vést ELDP pro všechny poživatele starobního důchodu.

Od 1. ledna 2007 sepisuje žádosti o přiznání dávky důchodového pojištění (důchodu) pouze OSSZ/ PSSZ/ MSSZ, příslušná podle trvalého pobytu občana. Žádost o důchod lze podat nejdříve 4 měsíce před požadovaným dnem přiznání důchodu.

Zaměstnavatel je povinen do 8 dnů, kdy obdržel výzvu OSSZ/ PSSZ/ MSSZ sepisující žádost o důchod, sdělit písemně skutečnosti potřebné pro vyplnění této žádosti, a to na k tomu určeném tiskopisu.

Na výzvu OSSZ/ PSSZ/ MSSZ zaměstnavatel uvádí, zda:

  • provádí z příjmů žadatele o důchod srážky na základě soudního nebo správního výkonu rozhodnutí, konkurzu nebo dohody o srážkách z příjmu uzavřené podle občanského zákoníku,
  • trvá pracovně právní vztah žadatele o starobní důchod ke dni, od něhož občan žádá o přiznání tohoto důchodu, a na jakou dobu byl tento vztah sjednán, je-li podmínkou výplaty starobního důchodu sjednání pracovněprávního vztahu na dobu určitou,
  • vyplácí náhradu mzdy, platu nebo odměny nebo snížený plat (sníženou odměnu) v době prvních 14 kalendářních dnů (pro období od 1. ledna 2014) dočasné pracovní neschopnosti nebo karantény a datum vzniku této neschopnosti nebo datum, od něhož byla nařízena karanténa.

Zaměstnavatel měl do 31. prosince 2009 povinnost ohlásit, vstoupil-li k němu do zaměstnání poživatel starobního důchodu, který podle předpisů o důchodovém pojištění nesplňoval při výkonu výdělečné činnosti podmínky pro výplatu tohoto důchodu.

Od 1. ledna 2010 se tato povinnost zaměstnavatele vztahuje prakticky výlučně na poživatele předčasných starobních důchodů.

Od 1. ledna 2009 již zaměstnavatelé, oproti stavu platnému do 31. prosince 2008, nejsou povinni pro účely důchodového pojištění podávat na předepsaném tiskopisu hlášení o nástupu do zaměstnání poživatele plného nebo částečného invalidního důchodu. Nadále je však v těchto případech zaměstnavatel povinen podávat "Oznámení o nástupu do zaměstnání" pro účely nemocenského pojištění.

Kdo je oprávněn v této věci jednat (podat žádost apod.)

V této věci je oprávněn jednat zaměstnavatel.

Jaké jsou podmínky a postup pro řešení životní situace

Řádné vedení podkladové evidence, vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění, poskytování součinnosti v řízení o důchod, plnění oznamovací povinnosti při zaměstnávání důchodců.

Jakým způsobem můžete zahájit řešení životní situace

V okamžiku vzniku zaměstnavatele musí tento začít plnit povinnosti při provádění důchodového pojištění.

Na které instituci životní situaci řešit:

Česká správa sociálního zabezpečení – OSSZ/PSSZ/MSSZ

Kde, s kým a kdy životní situaci řešit

Kontakty na jednotlivá pracoviště OSSZ/ PSSZ/ MSSZ naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Jaké doklady je nutné mít s sebou

Podklady pro provádění mzdové agendy (např. pracovní smlouvy, mzdové listy atd.).

Jaké jsou potřebné formuláře a kde jsou k dispozici

Evidenční listy důchodového pojištění se České správě sociálního zabezpečení předkládají elektronicky, příp. na papírových tiskopisech

Česká správa sociálního zabezpečení uveřejnila na svých internetových stránkách následující interaktivní formuláře:

  • Formulář ELDP09
  • Formulář ELDP12

Při vyplňování ELDP je nutné použít formulář platný pro dané období a zároveň postupovat podle Všeobecných zásad pro vyplňování ELDP, které jsou k dispozici na OSSZ/ PSSZ/ MSSZ nebo na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Tiskopisy pro účely důchodového pojištění v papírové podobě jsou k dispozici na OSSZ/ PSSZ/ MSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, případně na OSSZ/PSSZ/MSSZ určené rozhodnutím České správy sociálního zabezpečení.

Jaké jsou poplatky a jak je lze uhradit

Správní ani jiné poplatky nejsou stanoveny.

Jaké jsou lhůty pro vyřízení

Lhůty pro plnění jednotlivých povinností jsou uvedeny v textu v bodě 04.

Kteří jsou další účastníci (dotčení) řešení životní situace

Dalšími účastníky jsou zaměstnanci.

Jaké další činnosti jsou po žadateli požadovány

Řádné plnění povinností v oblasti pojistného na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti a při provádění nemocenského pojištění.

Elektronická služba, kterou lze využít

Elektronické podání lze učinit ve formě datové zprávy (e - Podání), ve formátu, struktuře a tvaru určeném Českou správou sociálního zabezpečení zveřejněném na úřední desce České správy sociálního zabezpečení, zasláním do:

Podmínky a pravidla pro předávání evidenčních listů v elektronické podobě naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Podle kterého právního předpisu se postupuje

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů

Jaké jsou související předpisy

Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů

Jaké jsou opravné prostředky a jak se uplatňují

Proti rozhodnutí o pokutě za neplnění povinností v důchodovém pojištění může zaměstnavatel podat odvolání k příslušnému pracovišti České správy sociálního zabezpečení, a to do 15 dnů ode dne doručení rozhodnutí.

Jaké sankce mohou být uplatněny v případě nedodržení povinností

Za nesplnění nebo porušení povinností stanovených v důchodovém pojištění může příslušná OSSZ/ PSSZ/ MSSZ uložit zaměstnavateli pokutu až do výše 100 000 Kč.

Při opakovaném nesplnění nebo porušení povinností až do výše 500 000 Kč.

Nejčastější dotazy

Odpovědi na nejčastější dotazy naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Informace o popisovaném postupu (o řešení životní situace) je možné získat také z jiných zdrojů a v jiné formě

Česká správa sociálního zabezpečení

Související životní situace a návody, jak je řešit

Za správnost návodu odpovídá útvar

Česká správa sociálního zabezpečení – oddělení komunikace

Popis je zpracován podle právního stavu ke dni

01.01.2016

Popis byl naposledy aktualizován

01.10.2016

Datum konce platnosti popisu

Bez časového omezení

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek