Proces Plánování projektu

6. 5. 2011 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Definice předmětu projektu je základem komunikace mezi projektovým týmem a zákazníkem projektu i pro věcnou komunikaci uvnitř týmu. Plán projektu naproti tomu naopak slouží především pro komunikaci uvnitř projektového týmu a mezi projektovým týmem a managementem společnosti, která je kontraktorem (dodavatelem projektu). Některé jeho části jsou otevřeny pro komunikaci se zákazníkem - bývají to milníky harmonogramu projektu, komunikační plány, plány řízení změn a někdy i rozpočet projektu.

Převzato z knihy „Projektový management“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2011.

Skupina procesů Plánování projektu užívá strategických výsledků předchozí skupiny Iniciace a zahájení projektu a přetváří je do formy taktického plánu pro realizaci projektu. Plánování podrobí schválený projektový záměr detailnímu rozboru z pohledu:

  • času,
  • nákladů,
  • technologií,
  • metodologií a
  • pracovních zdrojů.

Jeho výstupem jsou dva podrobné a závazné dokumenty:

  • Definice předmětu projektu,
  • Plán projektu.

Popis procesu

Cílem procesní skupiny Plánování projektu je definice hlavních faktorů a sestavení plánových dokumentů projektu. Ve své podstatě se jedná o zpřesnění výstupů předchozí fáze - strukturování globálního cíle do dílčích položek a konkrétních výstupů, rozdělení pracovních témat a produktů do dílčích částí, definice vnitřních rozhraní subsystémů, příprava metodik a inventarizace znalostí a dovedností budoucích členů projektového týmu, identifikace potřebných zdrojů a definice rizik a předpokladů omezení jejich dopadů. Činnosti procesu vrcholí v sestavení realistického časového rámce a rozpočtu projektu a přípravě detailních plánů na realizaci projektu.

Hlavními plánovými dokumenty, na jejichž zpracování se procesní skupina soustředí, jsou:

  • Definice předmětu projektu, která poskytuje všechny definice potřebné k popisu předmětu projektu a je základem komunikace mezi projektovým týmem a zákazníkem projektu i pro věcnou komunikaci uvnitř projektového týmu.
  • Plán projektu, který naopak slouží především pro komunikaci uvnitř projektového týmu a mezi projektovým týmem a managementem společnosti, která je kontraktorem (dodavatelem projektu). Některé jeho části jsou otevřeny pro komunikaci se zákazníkem - většinou to bývají milníky harmonogramu projektu, komunikační plány, plány řízení změn a v případě některých typů kontraktů je to i rozpočet projektu.

Na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“ jsou uvedeny dílčí procesy v jejich orientační návaznosti.

Vstupní a výstupní dokumenty jednotlivých procesů jsou obsahem tabulky „Vstupy a výstupy procesu Plánování projektu“. Podrobnosti k jednotlivým dokumentům a pokyny k jejich vytvoření jsou obsahem následujících částí této kapitoly.

Při studiu těchto diagramů a doprovodných tabulek je potřeba mít na paměti následující skutečnosti:

  • Procesy skupiny Plánování mohou být znovu spouštěny po celou dobu realizace projektu - jejich hlavní a nejintenzivnější užití nastává v hlavní plánovací fázi projektu, ale zároveň každá změna existujícího a schváleného Plánu projektu ve kterékoliv z dalších fází vyvolá nové sledy plánovacích činností, většinou však již v menším rozsahu a zasahujících pouze vybrané části plánu a rozpočtu projektu; diagram na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“ je obecně platný pro všechny plánovací aktivity v průběhu životního cyklu projektu.
  • Jednotlivé činnosti a dílčí procesy procesní skupiny Plánování mohou probíhat souběžně a jejich dokončení může být podmíněno kteroukoliv z dalších rozpracovaných částí - souběhy jednotlivých plánovacích kroků mohou v teoretickém pohledu působit určitou nepřehlednost, pro manažera projektu je pak důležité, aby při ukončení této fáze byly naplněny všechny požadované kapitoly podle logických struktur plánu a rozpočtu projektu; časové souběhy a návaznosti nejsou součástí diagramu na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“.
  • Výstupní dokumenty procesní skupiny Plánování zpravidla nejsou výsledkem jediného průchodu procesním modelem, jak je znázorněn na obrázku „Diagram procesní skupiny Plánování projektu“; konečné podoby plánu a rozpočtu projektu bývá dosaženo až po optimalizaci prvního návrhu, a to z hlediska všech hlavních parametrů projektu - definice jeho předmětu, nákladů a času potřebného na jeho realizaci; optimalizační smyčky nejsou součástí uvedeného procesního diagramu.
  • V seznamech vstupních a výstupních dokumentů u jednotlivých podprocesů jsou uvedeny pouze nejdůležitější dokumenty a jejich součásti; seznamy se mohou lišit rovněž podle požadavků podnikových metodik.

Diagram procesní skupiny Plánování projektu

Obr. Diagram procesní skupiny Plánování projektu

Vstupy a výstupy procesu Plánování projektu
PodprocesVstupyVýstupy
Vytvoření Plánu řízení projektu
  • Zakládací listina projektu
  • Předběžná definice předmětu projektu
  • procesy řízení projektů
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • plán řízení projektu
Plánování Definice předmětu projektu
  • Zakládací listina projektu
  • Předběžná definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • plán řízení předmětu projektu
Vytvoření Definice předmětu projektu
  • Zakládací listina projektu
  • Předběžná definice předmětu projektu
  • plán řízení předmětu projektu
  • soubor podnikových procesů
  • schválené změnové požadavky
  • Definice předmětu projektu
  • Plán projektu
  • plán řízení předmětu projektu – aktualizace
  • požadavky na změny
Vytvoření Podrobného rozpisu prací
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení předmětu projektu
  • soubor podnikových procesů
  • schválené změnové požadavky
  • Definice předmětu projektu – aktualizace
  • podrobný rozpis prací (WBS)
  • výklad pojmů WBS
  • Plán projektu
    • plán řízení projektu – aktualizace
  • požadavky na změny
Definice činností
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • podrobný rozpis prací (WBS)
  • výklad pojmů WBS
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • seznam činností
    • popis činností
    • seznam milníků
  • požadavky na změny
Vytvoření sledu činností
  • Definice předmětu projektu
  • seznam činností
  • popis činností
  • seznam milníků
  • schválené změnové požadavky
  • Plán projektu
    • harmonogram – síťový diagram
    • popis činností – aktualizace
    • seznam milníků – aktualizace
  • požadavky na změny
Odhad potřeby zdrojů pro činnosti
  • seznam činností
  • popis činností
  • seznam disponibilních zdrojů
  • plán řízení projektu
  • soubor podnikových procesů
  • schválené změnové požadavky
  • Plán projektu
    • požadavky na zdroje pro krytí činností
    • popis činností – aktualizace
    • detailní rozpis zdrojů
    • kalendář zapojení zdrojů
  • požadavky na změny
Odhad trvání činností
  • Definice předmětu projektu
  • seznam činností
  • popis činností
  • detailní rozpis zdrojů
  • kalendář zapojení zdrojů
  • plán řízení projektu
  • registr rizik
  • odhady nákladů činností
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • odhady trvání činností
    • popis činností – aktualizace
Plánování lidských zdrojů
  • plán řízení projektu
  • požadavky na zdroje pro krytí činností
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • role a odpovědnosti
    • organizační struktura projektu
    • plán obsazení projektu
Návrh harmonogramu
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • registr rizik
  • seznam činností
  • popis činností
  • harmonogram – síťový diagram
  • požadavky na zdroje pro krytí činností
  • detailní kalendář zapojení zdrojů
  • odhady trvání činností
  • soubor podnikových procesů
  • Plán projektu
    • harmonogram projektu
    • požadavky na zdroje pro krytí činností – aktualizace
    • popis činností – aktualizace
    • plán řízení projektu – aktualizace
  • požadavky na změny
Plánování řízení rizik
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • plán řízení rizik
Identifikace rizik
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • plán řízení rizik
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • registr rizik
Kvalitativní analýza rizik
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení rizik
  • registr rizik
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • registr rizik – aktualizace
Kvantitativní analýza rizik
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • plán řízení nákladů
  • plán řízení rizik
  • registr rizik
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • registr rizik – aktualizace
Plánování odezvy na rizika
  • plán řízení rizik
  • registr rizik
  • Plán projektu
    • registr rizik – aktualizace
    • plán řízení projektu – aktualizace
  • dohody a kontrakty pro snížení rizik
Odhad nákladů
  • Definice předmětu projektu
  • podrobný rozpis prací (WBS)
  • výklad pojmů WBS
  • plán řízení projektu
  • plán řízení podle harmonogramu projektu
  • plán obsazení projektu
  • registr rizik
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • odhady nákladů na činnosti
    • podpůrné informace k odhadům nákladů
    • plán řízení nákladů
  • požadavky na změny
Návrh rozpočtu projektu
  • Definice předmětu projektu
  • podrobný rozpis prací (WBS)
  • výklad pojmů WBS
  • odhady nákladů na činnosti
  • podpůrné informace k odhadům nákladů
  • kalendář zapojení zdrojů
  • kontrakt/smlouva
  • plán řízení nákladů
  • Plán projektu
    • rozpočet projektu
    • požadavky na financování projektu
    • požadavky na změny
    • plán řízení nákladů – aktualizace
Plánování kvality
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • plán řízení kvality
    • základní požadavky na kvalitu
    • ukazatele kvality
    • kontrolní seznam měření kvality
    • plán zlepšení procesů
    • plán řízení projektu – aktualizace
Plánování komunikace
  • Definice předmětu projektu
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • plán řízení projektu
  • role a odpovědnosti
  • organizační struktura projektu
  • plán obsazení projektu
  • Plán projektu
    • komunikační plán
Plánování nákupů a subdodávek
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • registr rizik
  • dohody a kontrakty pro snížení rizik
  • požadavky na zdroje pro krytí činností
  • harmonogram projektu
  • odhady nákladů činností
  • základní kalkulace nákladů
  • podrobný rozpis prací (WBS)
  • výklad pojmů WBS
  • soubor podnikových procesů
  • podniková pravidla a metodiky
  • Plán projektu
    • plán řízení subdodávek
    • rozhodnutí o způsobu pořízení
    • popis požadovaného plnění
  • dohody a kontrakty pro nákup a subdodávky
  • požadavky na změny
Plánování subkontraktů
  • Definice předmětu projektu
  • plán řízení projektu
  • registr rizik
  • dohody a kontrakty pro snížení rizik
  • požadavky na zdroje pro krytí činností
  • harmonogram projektu
  • odhady nákladů činností
  • základní kalkulace nákladů
  • plán řízení subdodávek
  • rozhodnutí o způsobu pořízení
  • popis požadovaného plnění
  • Plán projektu
    • popis požadovaného plnění – aktualizace
  • dokumentace k nákupu subdodávek
  • hodnotící kritéria výběru sub/dodavatele

Výše uvedené diagramy a popisy procesů jsou z důvodu jasnosti a přehlednosti seřazeny do jediného toku s větvením bez uvedení případných zpětných vazeb. V praxi se často stává, že nelze ukončit práci na Definici předmětu projektu a začít sestavovat Plán projektu, aniž by nebylo nutno se z nějakých důvodů vrátit zpět - vyhotovení těchto dvou hlavních projektových dokumentů bývá simultánním procesem, ve kterém bývá Definice předmětu projektu jen pár kroků před Plánem projektu a současně s jeho postupným dokončováním může doznat drobných i větších úprav.

Odpovědnost za naplnění činností, které jsou součástí této projektové fáze, je rozdělena mezi podnikový management, liniové manažery a manažera budoucího projektu následovně:

  • odpovědnost top managementu:
    • vykonat potřebná strategická rozhodnutí,
    • zprostředkovat jednání mezi manažerem projektu a liniovými manažery,
    • rozhodovat v kritických okamžicích,
    • zajistit komunikaci s top managementem zákazníka projektu, pokud se jedná o projekt na základě kontraktu,
  • odpovědnost manažera projektu:
    • formulovat dílčí cíle projektu,
    • navrhnout hlavní milníky, pokud nejsou specifikovány zadáním,
    • definovat požadavky na zajištění zdrojů projektu,
    • sestavit hlavní pravidla a předpoklady,
    • definovat časový a nákladový rámec, případně další podmínky a omezení,
    • navrhnout základní operační a administrativní procedury,
    • shromáždit požadavky na reporting,
  • odpovědnost liniových manažerů, která může být v časti přípravy podkladů delegována na specialisty:
    • vytvořit popis úloh tak, aby bylo možno splnit cíle a milníky projektu projektu,
    • předložit časové požadavky na splnění úloh projektu a přidělit zdroje s ohledem na rozpočet projektu,
    • navrhnout základní technické procedury a předložit požadavky na použití technologií,
    • porozumět rizikům a identifikovat opatření pro jejich eliminaci.

Podle hospodářského sektoru, typu projektu a zvyklostí ve společnosti může být toto obecné rozdělení odpovědností pro potřeby konkrétního projektu upraveno.

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek