Riskantní IT byznys

3. 8. 2015 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Technologie nejsou pouze hardware a software. Představují mnohem širší síť produktů, služeb a procesů vyžadujících neustálé investice. Jak je ovládnout a nenechat se jimi ovládat? Kdy a do čeho investovat? Optimalizovat IT investice pomůže kvalitní řízení aplikačního portfolia.

Ve všech moderních firmách, počínaje korporacemi a konče malými a rozvíjejícími se společnosti, mají IT oddělení dvě hlavní funkce: taktickou a strategickou. Zatímco taktickým úkolem je pomáhat provozovat byznys, strategickým úkolem by měla být neustálá transformace podnikání. Podmiňovací způsob zde není použitý náhodně. Většina firem se v IT oblasti soustřeďuje primárně na taktické úkoly, ty strategické často řeší ad hoc, na poslední chvíli, nebo dokonce „když už hoří" a s pomocí excelových tabulek.

Přitom jedním z hlavních rozdílů mezi úspěšnými a ztrátovými společnostmi je poměr času, který věnují provozu nebo transformaci svého podnikání. Samozřejmě pokud chce IT oddělení získat rozhodující hlas při řízení společnosti, musí ukázat, jak na technologiích vydělávat, nejen si peníze brát nebo (v tom nejhorším možném případě) i prodělávat. Není neobvyklé, že IT projekty trvají příliš dlouho, jsou nákladné, mnohdy plné chyb a nedosahují požadovaných obchodních cílů, pro které byly navržené.

Řízení IT portfolia je složitý proces, jenž vyžaduje soubor podrobných postupů, které probíhají nepřetržitě a vzájemně. Jejich cílem je usnadnit řízení portfolia prostřednictvím rozhodování, výběru, stanovení priorit, saldování, realizace úkolů, získávání benefitů a zpětné vazby z výsledků pro neustálé zlepšování procesů. Jen zlomek firem, nemluvě o IT odděleních, má vždy dostatečné zdroje pro uspokojení všech svých potřeb. A nutno dodat, že i v těch nejlepších časech růstu.

Markantnější je to samozřejmě v době stagnace nebo úpadku, o krizi nemluvě. Různá oddělení společností paralelně vyvíjejí tlak na vedení, jež se potýká s otázkou, jak zajistit, že budou schválené a financované právě ty projekty, které budou poskytovat nejvyšší hodnotu. Účelné rozdělování zdrojů vyžaduje nastavení priorit procesů a argumenty, které podpoří rozhodování vedení (nejen) při rozdělování finančních prostředků.

Zaměření na APM

Mnoho společností nahromadilo v průběhu posledních let nesčetné množství aplikací, jež jsou těžkopádné, nefunkční nebo z různých jiných důvodů dále nepoužitelné. Řízení aplikačního portfolia (angl. Application Portfolio Management, zkráceně APM) jim může pomoci optimalizovat plánování IT investice.

APM by mělo sledovat obchodní hodnotu, technickou kvalitu a náklady, které jsou spojeny s fungováním produkčních kódů. Řízení aplikačního portfolia dnes představuje pro IT manažery nezbytnost. Dává jim odpovědi na otázky, zdali jsou používané aplikace v dobré technologické kondici a podporují obchodní strategii společnosti, jak nákladný je jejich vývoj, testování, provozování, zlepšování a udržování, nebo naopak jaká rizika můžou představovat pro obchod, a koneckonců, zdali má smysl do nich investovat nebo je z provozu vyřadit.

Obměna technologií v praxi

Podívejme se nyní na praktický příklad z české firmy, jež je součástí nadnárodní korporace. Ta po mnoha letech úspěšného budování technologické infrastruktury a nasazování aplikací jak v mateřské, tak v dceřiných společnostech začala v roce 2005 intenzivněji řešit otázku optimální obnovy technologického prostředí s ohledem na životní cyklus. Cílem bylo eliminovat omezení prostředí postaveného převážně ještě na Windows 2000 při nasazování nových aplikací a současně získat konkurenční výhodu v prostředí s co nejdelší životností.

IT oddělení se proto rozhodlo hledat strategii, která by společnosti pomohla snížit náklady na obměnu celého prostředí s více než 10 000 stanicemi, 500 severy a 350 aplikacemi. Současně se blížila doba nutné obměny poloviny stanice a serverů a také se plánovalo stěhování do nové budovy. Všechny tyto faktory vzájemně souvisely a poskytovaly dostatečný argument pro podporu těchto změn i u vedení společnosti.

Nicméně problémem velkých společností při podobných akcích je nejen doba potřebná na migraci celého prostředí, ale i doba nutná na přípravu a otestování všech aplikací. Ta s jejich počtem neúměrně roste. Toto vše pak významně zkracuje efektivní dobu použitelnosti takového prostředí, ať už s ohledem na podporu dodavatelů softwaru nebo hardwaru. K řešení nakonec přispěla výjimečná příležitost podílet se společně s Microsoftem na přípravě nového OS Windows Vista.

Příprava prostředí šla i přes problémy danými novou architekturou a zabezpečením poměrně rychle. V průběhu jednoho roku bylo připraveno prostředí s kompletní stanicí. Zatímco korporace testovala a plánovala další kroky, Microsoft v té době připravoval uvedení Windows Vista na trh. Následně dělilo společnost od pilotního nasazení projektu s B2B uživateli pouze několik týdnů čekání na finalizaci češtiny.

Plošné nasazení vyžadovalo půlroční přípravu všech instalací aplikací a jejich otestování s uživateli. Ve stejné době bylo nutné vyřešit způsob nasazení přibližně 10 % nekompatibilních, avšak pro byznys nezbytných aplikací a otázky částí aplikací, které sice byly v novém operačním systému plně funkční, ale nebyla k nim ze strany dodavatelů ve spojení s Windows Vista ještě poskytována podpora.

Vše se zdárně vyvíjelo, podporováno ze strany uživatelů velkým zájmem o nové prostředí. O vydařenosti Windows Vista se tehdy nepochybovalo a vedení IT do implementace šlo s tím, že do plošného nasazení bude vše správné fungovat, a s představou, že jsou na začátku životního cyklu prostředí s perspektivou podpory deseti let.

Výdaje na IT

Podle analytické společnosti Gartner Worldwide byly v roce 2014 pouze na údržbu firemního softwaru celosvětově vynaloženy prostředky ve výši 97 miliard dolarů a toto číslo by se mělo do roku 2018 zvýšit o více než 20 % na 118 miliard dolarů. Letos v roce 2015 budou firemní výdaje na IT stoupat kontinuálně. Meziročně by mělo dojít k růstu o 2,4 % na celkových 3,8 bilionu dolarů.

IT společnosti budou investovat zejména do podnikového softwaru, zařízení, IT služeb, systémů datových center a do telekomunikačních služeb, napříč všemi geografickými oblastmi.

Je to už skoro deset let od začátku ekonomické krize a pro výrobce a poskytovatele softwarových a hardwarových služeb se proto bezesporu jedná o pozitivní zprávy. Pro jejich odběratele to znamená, že si sáhnou hlouběji do kapsy. A je pouze na nich, jak začnou o nákladech na IT uvažovat, zdali jenom v taktické, nebo i ve strategické rovině.

Nekončící boj

Příběh obměny technologické infrastruktury zdaleka nekončí. Naopak, dochází ke změně směru dalšího vývoje - rozhodnutí projekt přerušit a využít všech zkušeností k vybudování společného globálního prostředí v rámci celoevropské skupiny, kam patřila i česká společnost a její dceřiné firmy. Byla to velká výzva. Na druhou stranu to přineslo zásadní dopady do již připraveného projektu. Uživatelské prostředí se najednou rozrostlo z 10 na 60 tisíc a původní počet aplikací se ztrojnásobil.

Pro IT oddělení to znamenalo znovu od základu procházet a nově nastavit společné standardy, bezpečnost a způsoby instalace, paralelně řešit organizační změny, procesy a samotnou správu, včetně rozdílné firemní kultury. Z původního lokálního projektu se stala ohromná kontinentální sněhová koule. Vybudovat společné základní prostředí nebylo až tak složité. Komplikace začaly s přípravou aplikací. Především jejich rozdílná schopnost pracovat v novém prostředí a řešení celého jejich životního cyklu zaměstnávaly v zahraniční centrále a v její české společnosti desítky IT specialistů.

Mimořádně náročná byla rovněž migrace. Bylo potřebné pečlivě vybírat ucelené skupiny uživatelů, kteří mohli být migrováni v konkrétní okamžik, s ohledem na připravené a otestované aplikace. To vše vedlo k celkovému oddálení obměny prostředí, které se mezitím dostalo do nepodporované fáze životního cyklu. Ukončená rozšířená podpora Windows 2000 musela být nahrazena nákladnou zákaznickou podporou od firmy Microsoft. I tak ale chyběly nové bezpečnostní opravy a uživatelé začali mít se svým webovým prohlížečem na některých externích stránkách problémy. Vázla také podpora dodavatelů aplikací.

Přes ohromné úsilí probíhala migrace pomaleji, než bylo potřeba. Při závadách hardwaru vyvstal další problém. Nový hardware již nepodporoval staré verze systémů a instalací a nové prostředí nebylo možné z důvodů nepřipravených aplikací pro část uživatelů stále nasadit. IT oddělení proto muselo pro tyto případy hledat osm let staré stanice vyřazované při migracích. Mnohem kritičtější to bylo s notebooky. Do obtížné situace se dostali rovněž IT vývojáři, kteří museli neustále zohledňovat staré prostředí.

Konečně, po sedmi letech od prvního rozhodnutí, byla v roce 2012 migrace všech uživatelů úspěšně dokončena. Bohužel s tím skončila i hlavní fáze technické podpory Windows Vista. Začal nový závod s časem a cílem vytvořit nové prostředí dříve, než skončí podpora toho současného. Co nejlevněji, samozřejmě.

A jakou největší zkušenost si z toho procesu odneslo vedení českého IT oddělení? Přes všechna zdržení a problémy s tím spojené pomohla migrace sjednotit IT v rámci celé mezinárodní skupiny a zvýšila jeho celkovou efektivitu. Zároveň upozornila na fakt, který byl zřejmý již v průběhu projektu: jak důležité je správně plánovat životní cyklus celého prostředí a především aplikací a nakolik důležitost a průběh těchto procesů ovlivňuje velikost společnosti.

Kde korporace udělala chybu?

Uvedený příklad není v IT branži nikterak ojedinělý. „Migrační a upgrade projekty často spadají do kategorie Risk, Audit, či dokonce Legal. Tím se zvyšuje jejich pravděpodobnost odsouhlasení k exekuci na úkor obchodně rozvojových projektů. Bohužel často na poslední chvíli a s výrazným dopadem na IT lidské zdroje", potvrzuje expert na IT strategické plánování Radek Švarz.

Vedení společnosti nebo manažeři z netechnologických oddělení běžně předpokládají, že migrace aplikací nebo upgrade technologií lze zvládnout v rámci rozpočtu operační údržby. Nicméně svojí náročností mají migrace a upgrade většinou dopad do kapitálových nákladů (angl. CAPEX) a konkurují tím rozpočtu pro rozvoj byznysu.

Zároveň budoucí nutná migrace aplikace na nové technologie nebývá započtená do celkových nákladů vlastnictví (angl. TCO) aplikace a závisí na metodice a parametru období pro výpočet těchto nákladů. Vedení společností se pak v případě migrací nebo upgrade soustřeďuje na hlavní systémy, jejichž náklad obnovy a údržby představuje extrémně vysoké (a tedy významné) procento nákladů do IT. V případě bank se například jedná o hlavní transakční či klientské systémy.

„Ve velké společnosti jsou stovky dalších aplikací, náklady na údržbu na každou jednotlivou drobnou z nich jsou relativně minimální. V případě technologie s končící podporou je pak ohrožena spousta těchto aplikací najednou, kde leckteré z nich vykonávají kritickou funkci, například pro reporting v rámci regulovaného odvětví. Nemluvě o tom, že aplikace používající stejné technologické platformy následně vytvářejí kumulované špičky v rizicích do stejného okamžiku," upozorňuje Švarz.

Tato špička je podporovaná obvyklou tendencí jednotlivých oddělení odkládat migrace na co nejvzdálenější termín. Špička je příznakem toho, že společnost ztrácí přehled přes celé své aplikační portfolio a schopnost dlouhodobě plánovat.

Za posledních několik desítek let, ruku v ruce s rozvojem moderních technologií, společnosti celosvětově investovaly do hardwaru a softwaru nesčetné množství finančních prostředků. Tato oblast představuje jedno z nejdynamičtějších odvětví, které se rozvíjí díky přičinění lidí, přesto ho lidé mnohdy neumějí účelně a efektivně řídit. O to více se zde proto vytváří prostor a potřeba pro existenci nástrojů, jež by ve společnostech dokázaly pomoci co nejvíce automatizovaně řídit rostoucí množství používaného softwaru.

Plánované aktualizace

Analýza aplikačního portfolia (Application Portfolio Analysis, APA) je důležitá pro každý podnik, a to bez ohledu na jeho velikost, technologické prostředí nebo průmyslovou oblast. Existuje mnoho důvodů, proč tuto analýzu provádět, zároveň je ale pro firmu důležité neustále sledovat technologickou kondici používaného softwaru. Získat přehled o technologickém portfoliu vaší firmy a zjednodušit si jeho řízení můžete například pomocí platformy Dataviso. Ta procesy automatizuje a řeší prostřednictvím plánovače infrastruktury.

Databáze, kterou platforma spravuje, je unikátní i v celosvětovém měřítku. Obsahuje více než 16 000 softwarových produktů od různých výrobců. Díky tomu umí plánovač poskytovat aktuální informace o datech expirační podpory, které jsou potvrzeny přímo od dodavatelů softwaru. V současné době se Dataviso soustředí na vytváření nových partnerství se špičkovými globálními výrobci softwaru s cílem zajistit to, aby databáze zahrnovala všechny relevantní dodavatele a informace o životních cyklech softwaru.

Převzato z časopisu Connect. Autorka článku: Jana Filová, Inovační, marketingový a startup expert

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek