Velké společnosti posílají neúsporné faktury, plýtvají tak peníze malým firmám

16. 3. 2016 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Vyúčtování nutí k plýtvání tonerem v tiskárnách a také papírem. Obsahují nepotřebné tučné prvky nebo vynechané místo. Zbytečné náklady malých firem jdou do tisíců korun ročně.

Pravidelné vyúčtování posílají dodavatelé služeb, jako jsou telefonní operátoři, webhosting a podobně, stále častěji v elektronické podobě. Vytištění faktur je tak na podnikatelích a firmách, které za služby platí. Doklady v tištěné podobě totiž musejí přiložit do účetnictví.

Podoba faktur dodavatelských firem ovšem často nutí zákazníky při tisku zbytečně plýtvat za papír i tonery do tiskáren. Řada faktur totiž nesmyslně obsahuje prvky vyžadující velkou spotřebu barvy v tiskárně, jako jsou například tučné rámečky kolem textů, písma s velkou plochou výplní nebo grafiku s několika barvami. Častým zlozvykem velkých firem vystavujících faktury je také zbytečné vynechávání místa. 

Například vyúčtování zasílané telefonním operátorem O2 má celkem tři strany. Druhá strana je přitom téměř prázdná a obsahuje pouze dva řádky s informací, na které webové stránce najdou zákazníci průvodce vyúčtováním. Jen kvůli tomu tak musí živnostníci místo na jeden tisknout fakturu na na dva listy.

Prázdná stránka plýtvá papírem

U dodavatele domén a webhostingu společnosti Ignum je zase na faktuře vynecháno mnoho místa, výsledná částka platby se pak obvykle zobrazí až na druhé straně, a podnikatelé tak musejí zbytečně využívat oboustranný tisk.

Dodavatelé služeb přitom tvrdí, že se podobou faktur pro své zákazníky zabývají. „Snažíme se redukovat náklady spojené s papírovým vyúčtováním. Všichni zákazníci mají možnost dostávat zpoplatněnou, tištěnou fakturu za 19 korun, nebo přejít na bezplatnou elektronickou formu vyúčtování. Faktura je pak zaslána jednoduše na email,“ popisuje Kateřina Mikšovská z tiskového oddělení O2, jak se společnost snaží omezovat tištění faktur vlastními náklady a jejich rozesílání poštou.

„Stále více našich zákazníků navíc využívá zobrazení faktury a historii vyúčtování v aplikaci Moje O2 prostřednictvím mobilu, tabletu nebo počítače. Dlouhodobě klesající trend v objemu rozeslaných obálek tuto skutečnost potvrzuje. Naše firma má zájem na tom, aby se chovala ekologicky, proto zákazníky podporujeme v maximálním využívání elektronického vyúčtování,“ dodává Kateřina Mikšovská.

Jenže právě podoba elektronicky rozesílaných faktur zvyšuje náklady na tisk u zákazníků. „Podoba faktur je pro všechny zákazníky stejná. Snahou O2 je poskytovat zákazníkům na faktuře informace tak, aby všem vyhovoval jak obsah, tak i forma,“ popisuje Kateřina Mikšovská.

Změny k lepšímu se však zákazníci přece jen dočkají. „Připravujeme v tomto roce přechod na oboustranný tisk faktur a přehlednější vzhled. Zejména oboustranný tisk nepochybně výrazně zlevní náklady spojené s tiskem faktur. Stále významnější nákladovou položku než samotný tisk ale samozřejmě představuje poštovné,“ upozorňuje Kateřina Mikšovská.

Pro zajímavost, jen za rok 2015 rozeslalo O2 necelých 30 milionů faktur, a to včetně elektronického vyúčtování. Z toho zhruba 14,5 milionu obálek a 15,3 milionů elektronických. Úspory na životním prostředí, ale i nákladech firmy tedy mohou být v O2 obrovské. Při uvedeném množství jen zbytečný list papíru navíc vyjde odběratele operátora celkem na téměř dva a půl milionu ročně (při ceně 85 korun za balení kancelářského papíru s 500 listy).

U operátora přetrvává i další nedostatek, na který upozorňují živnostníci několik let, a to posílání dvou faktur v případě souběžného využívání mobilní služby a pevné linky. Zatím totiž operátor na každou službu vystavuje zvláštní fakturu.

„Možnost sjednocení vyúčtování za mobilní i fixní služby je pro nás jednou z priorit, která je plánovaná na podzim tohoto roku. Jedná se o náročnou technickou změnu, během které je třeba zpracovat obrovský objem dat a zároveň zjednodušit a propojit komplex nejrůznějších historických systémů ještě z dob Českého telekomu, Eurotelu a Telefóniky,“ zdůrazňuje Kateřina Mikšovská.  

Z konkurentů, kteří na trh vstoupili později, podobnou historickou zátěž nemusí řešit Vodafone, který je schopen vyfakturovat všechny služby na jednom vyúčtování. Naopak T-Mobile u podnikatelů řeší podobný problém jako O2. Vzhledem k integraci bývalého T-Systems či GTS zatím kvůli odlišným fakturačním systémům putují faktury k zákazníkům v separátních obálkách.

Na zbytečné volné místo na faktuře a nutnost pak tisknout další stránku kvůli jednomu řádku upozorňují podnikatelé také u společnosti Ignum, která se zabývá registrací webových stránek a webhostingem, tedy poskytuje prostor pro internetové stránky firem. Firma přesto tvrdí, že se faktury snaží optimalizovat.

 „Při konstrukci dokladů se snažíme pracovat s místem tak, aby se u nejběžnějších objednávek vše vešlo na jednu stránku. Na žádost zákazníků připravujeme seskupení objednávek na jeden doklad za delší časové období, to by mělo pomoci všem, kdo naše služby využívají na denní bázi,“ konstatuje Jaroslav Štětina, výkonný ředitel Ignum.

„Zároveň podepisujeme elektronickým podpisem přímo doklady generované v PDF, ne celé e-maily. Je tak možné tyto PDF dokumenty uložit na disk, mít je stále podepsané s možností se k nim kdykoli vrátit,“ dodává Jaroslav Štětina. Při nutnosti tisknout tyto doklady do účetnictví však toto zjednodušení podnikatelům příliš nepomůže. 

Společnost ročně zasílá kolem 150 000 daňových dokladů a přibližně stejné množství výzev k platbě. Základem jsou elektronické faktury, tištěné doklady zasílá na vyžádání, jejich množství se pohybuje v jednotkách kusů měsíčně.

Zelené písmo nebylo nejúspornější

V zahraničí se snaží firmy přizpůsobit úsporám i zvolený druh písma. Podle tvaru písem se totiž značně liší množství spotřebovaného toneru.

Před šesti lety v této souvislosti způsobilo rozruch písmo Absolut Green, které na trh uvedl Greenpeace. Písmo bylo unikátní tím, že každé písmeno vypadalo podobně jako ementál, nebylo plné. Podle Greenpeace mělo ušetřit při tisku zhruba 30 procent toneru.

Test, který pro český server Ekolist.cz provedl Matouš Mihaliček, učitel počítačové grafiky na pražské Střední uměleckoprůmyslové škole, však ukázal, že na trhu jsou úspornější druhy písem. Třeba písmo Times New Roman bylo oproti fontu Absolut Green šetrnější o 24 procent

Například malá firma, která za rok spotřebuje při tisku deset tonerů HP Q3960A  v ceně 2564 korun za kus, utratí za tisk s využitím písma Absolut Green 31 793 ročně, zatímco s použitím písma Times New Romana jen 25 640 korun za rok. Roční úspora tak dosáhne 6153 korun.

Kromě množství barvy je Times New Roman úspornější také ve vykrytí papíru. V případě, že je přesně jedna strana dokumentu popsaná písmem Times New Roman, přeteče stejný text v písmu Absolut Green na další stranu a spotřebuje se o jednu stranu papíru navíc.

Dalibor Dostál

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek