Videokonference: Jak najít nejvhodnější řešení?

13. 2. 2016 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Pro podnikatele správné využití videokonferencí znamená výrazné zvýšení efektivity, úsporu nákladů a času, ale také zlepšení komunikace ve firmě, mezi pobočkami, s dodavateli i s jinými firmami.

Podstatný je přínos videokonferencí především tam, kde část lidí potřebuje být mobilní a řešit pracovní záležitosti odkudkoli. Technologie nás v současné době obklopují ze všech stran, mohou pomáhat, ale i ztrpčovat život. Správně zvolený systém pro videokonferencing může výrazně změnit a zjednodušit fungování firem. Přinášíme vám proto 9 důvodů, proč o pořízení videokonferenčního řešení uvažovat.

Spolehlivost:

Stihnete domluvené schůzky bez ohledu na počasí, dopravní problémy nebo jiné zásahy „vyšší moci“. Pokud navíc zvolíte profesionální videokonferenční řešení s garantovanou kvalitou služby, nepříjemně vás nepřekvapí ani výpadek spojení nebo nespolehlivá technika.

Zvýšení produktivity:

V mnohých firmách zjistili, že díky využití videokonferencí značně zkrátili trvání meetingů a schůzek. Zvažte, jak dlouhou dobu opravdu potřebujete k vyřešení pracovních záležitostí a kolik času věnujete společenské konverzaci.

Standardní pracovní schůzka trvá 45 minut, průměrná délka videohovorů je 15 až 20 minut. A není třeba se nutit do hovoru, abyste vyplnili hodinu, která je na osobní schůzku většinou plánovaná.

Efektivita:

Můžete být téměř ve stejnou dobu na dvou místech na opačných koncích světa, nebo republiky. Navíc šetříte čas, prostředky i energii a nervy, protože nemusíte cestovat.

Úspora času:

Nemusíte čekat na další účastníky schůzky, kteří cestují z různých míst, abyste se sešli na jednání. Proč jsou velké společnosti často pomalé a nepružné při realizaci změn? Protože rozhodnutí se oddalují, čeká se, až se setkají všichni lidé, kteří k problému mají co říct.

Zlepšení morálky zaměstnanců:

Buďme upřímní – cestování je únavné. A lidé potom potřebují čas, aby se zotavili, a zvlášť při dlouhých cestách chvíli trvá, než překonají změnu časových pásem.

Úspora peněz:

Je třeba dodávat více? Letenky a náklady na pronájem automobilů, taxi nebo výdaje na služební vozy, parkovací poplatky, ubytování, stravování – to vše vynásobeno počtem cestujících lidí, a to několikrát za měsíc.

Lepší zabezpečení informací:

Držte si svá firemní tajemství in-house. Čím méně se mimo firmu hovoří o konkrétních projektech a nabídkách, tím je menší šance, že se citlivé informace dostanou k nepovolaným uším.

Pohodlí:

U moderních videokonferenčních systémů není žádný problém připojit do hovoru další zaměstnance, a to bez dalších nákladů. Navíc většinou stačí pouze kliknout – žádné složité instalace a žádosti o navýšení kapacity přenosu.

Moderní systémy typu Lifesize Cloud mimoto umožňují připojení dalších účastníků bez ohledu na to, kde jsou – i z chytrých telefonů, tabletů a mobilních počítačů.

A ještě jednou zvýšení produktivity:

Že už to tu jednou bylo? Videokonference mohou tak výrazně zjednodušit fungování firmy, že tuto skutečnost uvádíme ještě jednou.

Jejich využívání s sebou nese pružné řešení neočekávaných problémů, zrychlení procesu rozhodování, zvýšení efektivity, méně času stráveného na cestách, úsporu času na zotavení po cestování, více času na konkrétní pracovní úkoly a v neposlední řadě i zlepšení pracovních vztahů a komunikace ve firmě; navíc odpadá bariéra tvořená vzdáleností poboček, pokud jde o firmu, která působí na více místech.

Nepodceňujte technická specifika

Pro využití videokonferencí je stěžejní, aby systém nezatěžoval uživatele technickou náročností. Pouze tak se při jeho využívání mohou plně soustředit na svou činnost. Možnost vstupovat do videokonferencí prostřednictvím tabletů nebo mobilních telefonů poskytuje uživatelům volnost.

Navíc je nelimitují vysoké pořizovací náklady. Vysoká úroveň zabezpečení je ale podmínkou – šifrovaná komunikace prostřednictvím cloudového řešení je v současnosti nejlepším řešením, které navíc nijak nezatěžuje uživatele služby.

Podstatná je i vysoká kvalita obrazového přenosu, která není v případě videokonferencí zbytečným luxusem – navodí totiž přirozenější atmosféru a bezprostřednost jednání. A pak také zprostředkuje téměř osobní kontakt s mluvčím.

Nejdůležitější je ale zvolit videokonferenční systém, který bude opravdu vyhovovat potřebám dané společnosti. Firmy se často zdráhají uvažovat o jeho pořízení, protože nerozumí dané problematice a bojí se technické i finanční náročnosti.

Na adrese www.smartvideo.cz je k dispozici mikrosite s vysvětlením základních principů, popisem různých typů videokonferenčních řešení a s dalšími radami pro ty, kteří se v této oblasti chtějí zorientovat. Je zde srozumitelně vysvětleno, jak dnes videokonference mohou fungovat, co je a není pro jejich využívání potřeba, jaké jsou jejich přednosti.

K dispozici je výčet a objasnění základních pojmů a technologií, dokonce i rádce, pomocí kterého lze zjistit, jaké řešení vyhovuje potřebám dané firmy a co je možné od něj požadovat a očekávat, a to včetně orientační kalkulace nákladů. Jedním z moderních videokonferenčních systémů, který v poslední době získal řadu ocenění od odborníků i uživatelů, je Lifesize.

K jeho unikátním vlastnostem patří vysoký uživatelský komfort a jednoduchost ovládání, možnost propojit ho s obecně užívanými plánovacími nástroji typu Outlook nebo Google Calendar, bezproblémové připojení z nejmodernějších mobilních zařízení typu Android a iOS nebo vlastní videoarchiv typu YouTube s velmi intuitivním ovládáním.

Videokonference slouží i k náboru zaměstnanců

Zcela novou oblastí, kde videokonference a video obecně získává na významu, je nábor nových pracovníků. „S tím, jak se změnily nároky na vybavení, které využívání videokonferencí vyžaduje, mění se i způsoby jejich využití,“ říká Andrej Hronec, ředitel společnosti Audiopro, která nabízí videokonferenční řešení Lifesize.

„Novým fenoménem je využití videokonferenčních řešení při náboru nových pracovníků. Přijímací řízení to velmi zefektivní a zrychlí, kreativní využití nových technologií může být navíc faktorem, který přiláká do společnosti zajímavé a talentované lidi,“ doplňuje.

Využití videokonferencí usnadní nábor nových pracovníků, zefektivní a zlevní přijímací proces. V prvním kole jsou většinou kandidáti posuzováni na základě zaslaného životopisu a potom kontaktováni telefonicky, dříve než přijdou na osobní pohovor.

Obojí se dá také zvládnout v rámci počátečního videorozhovoru, během kterého získá HR manažer o příslušném uchazeči lepší povědomí, než když se ho snaží odhadnout na základě životopisu a reakcí v telefonickém rozhovoru.

„Zajímavým aspektem je také to, že nápadité využití moderních technologií, jakým využití videotechnologií v náborovém procesu určitě je, hraje významnou roli při zatraktivnění firmy jako zajímavého potenciálního zaměstnavatele,“ říká Zuzana Lincová, ředitelka Profesia.cz, a dodává: „Zkušenosti zahraničních firem ukazují, že především tzv. generace Y, na kterou v současné době firmy při hledání mladých talentů cílí, preferuje zaměstnavatele, kteří jim připadají inovativní, pokrokoví, nezkostnatělí a používají jim vlastní komunikační prostředky.“


Převzato z časopisu Komora
Autor článku: Martin Kalivoda

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek