Životní cyklus a fáze projektů



Převzato z knihy „Management rizik projektů“ vydané nakladatelstvím Grada Publishing v roce 2011.

Management projektů, stejně jako management rizik projektu lze chápat jako proces (nebo podproces), který je podle jedním z ostatních podnikových procesů. Při managementu rizik musí subjekty účastnící se procesu managementu rizik rozumět vazbě na ostatní podnikové procesy mimo projektový management i procesy při přípravě a managementu projektu. Přirozeným rámcem pro zkoumání vazeb a procesů pro oblast projektového managementu je životní cyklus projektu (Project Life Cycle – PLC) a velmi důležitý je strukturovaný pohled na PLC. Životní cyklus projektu je uváděn jako prostředek k definování začátku a konce projektu a jeho fází. Forma definice životního cyklu se liší podle odvětví, ale i v rámci stejného odvětví bývá různá pro různé organizace a podniky. Jako příklady jsou uváděny odlišné formy životního cyklu projektů pro vojenský, farmaceutický a softwarový průmysl.

Fáze projektu definuje v obecné formě na základě teoretické definice fází životního cyklu systému aplikované na projekt jako:

• koncepce,
• proveditelnost,
• předběžné plánování,
• detailní plánování,
• provedení,
• testování a předání do provozu.

Při managementu projektů se v jednotlivých fázích projektu mění i přístup k rizikům, v závislosti na tom, kolik informací již o projektu je k dispozici a do jaké míry se pokročilo v provádění projektu.

Na obrázku „Fáze projektu z pohledu různých autorů a pro různá odvětví“ je uvedeno členění projektu do fází (etap) podle různých autorů (PMBOK 2008, PMBOK 2000, PMI, Kerzner, Chapman, Ward, Forsberg), obecně i pro některá odvětví. Fáze navzájem si odpovídající podle času průběhu projektu (shora dolů) jsou k sobě v obrázku vertikálně přiřazeny. Význam fází projektu spočívá v tom, že umožňují lepší kontrolu nad průběhem projektu, po skončení fáze je možné další pokračování projektu přehodnotit, použití fází umožní také sledovat hlavní ukazatele projektu a finanční vyjádření rizika. Fáze na sebe navazují a úspěšné uzavření jedné fáze je obvykle potřebné pro zahájení fáze další. Fáze se mohou i překrývat, musí se však definovat vzájemné návaznosti. Z obrázku jsou zřejmé odlišné přístupy autorů z hlediska detailu i vlivy specifik různých odvětví.

Pro účel práce s fázemi při managementu projektů a jejich rizik pro externí projekty dodávky zákazníkovi byly fáze projektu propojeny s fázemi obchodního procesu:

• příprava projektu,
• zpracování nabídky,
• podání nabídky,
• v případě úspěchu získání kontraktu.

Pro tento účel byl při využití poznatků z literatury a zejména z vlastní zkušenosti z řízení podniku zpracován životní cyklus projektu do originálního schématu, uvedeného na obrázku „Vztah fází zakázky, projektu a životního cyklu produktu“.

Životní cyklus projektu probíhá ve čtyřech fázích: koncepce, plánování, provedení a ukončení, resp. ve dvou základních fázích: plánování a realizace a respektuje reálný průběh projektu v podniku. V obrázku jsou zároveň vyznačeny fáze z pohledu zakázky (prodej, realizace, záruční servis) a životního cyklu produktu, pokrývající životní cyklus projektu a dále přesahující do servisu a končící likvidací produktu.

Jako začátek projektu pro účely této knihy budeme chápat koncepci, vznikající u externího projektu již u zákazníka, přičemž cílem aktivního marketingu je již v této době se zákazníkem spolupracovat a koncepci projektu co nejvíce ovlivnit. Začátek procesu zakázky je posunut do doby, kdy je záměr zákazníka identifikován jako potenciální obchodní příležitost a je nutné rozhodnout o zpracování nabídky, resp. o vynaložení prostředků na spolupráci se zákazníkem v koncepční fázi projektu. Součástí koncepční fáze je obvykle studie proveditelnosti, na jejímž základě je možné se rozhodnout o pokračování další fází, obsahující plán. Na konci fáze vytváření koncepce je připravena základní specifikace produktu a jsou obvykle navrženi potenciální klíčoví dodavatelé.

zpět na začátek

Obr. Fáze projektu z pohledu různých autorů a pro různá odvětví

Obr. Vztah fází zakázky, projektu a životního cyklu produktu

zpět na začátek

Fázi plán je ve vztahu k okamžiku vstupu do závazného vztahu se zákazníkem účelné rozdělit na dvě části. V rámci první části (plán 1) se připraví hrubý návrh technického řešení, rozpočty, časové a kapacitní plány v oblasti inženýringu, nákupu, výroby a montáže a je podána nabídka, která je diskutována a upřesňována se zákazníkem, a připraví se podpis kontraktu. Ve druhé části (plán 2) již probíhá detailní plánování na základě podmínek kontraktu.

Ve fázi vlastního provedení projektu probíhá vývoj, TPV (technická příprava výroby), výroba, nákup, montáž a ověření požadovaných vlastností dodávaného produktu. V závěrečné fázi ukončení je produkt předán zákazníkovi, je provedena závěrečná fakturace a proběhne vyhodnocení výsledků projektu po stránce finanční i věcné a vyhodnocení průběhu projektu a práce projektového týmu, včetně rozhodnutí o odměnách týmu podle pravidel motivačního systému. Do této fáze je třeba zahrnout ještě garanční provoz, po jehož ukončení se zpracuje celkové vyhodnocení projektu se zahrnutím garančních nákladů. Důvodem zahrnutí garančního provozu do fáze ukončení projektu je to, že teprve v garančním provozu se potvrdí kvalita dodaného výrobku a ověří se, zda plánované náklady na záruční opravy byly správně odhadnuty. To platí tím více, čím vyšší inovace dodávaného výrobku byla provedena.

Z pohledu rizik je rozhodující okamžik přijetí závazku vůči zákazníkovi. K tomu dochází v okamžiku podpisu kontraktu, nebo i při podání závazné nabídky, kdy je obvykle nutné za dodržení nabídky do určité omezené výše finančně ručit (bid bond). Před podáním nabídky je již nutné mít provedenou rizikovou analýzu a určeny rezervy na rizika, aby bylo možné reálně posoudit výsledek projektu.

Rizika a jejich dopady je tedy nutné odhadnout v době, kdy o řešení projektu nejsou ještě detailní informace – to je také jeden z důvodů, pro který je třeba mít propracovanou metodiku analýzy a řízení rizik, aby se při podání nabídky na jedné straně nezanedbaly významné negativní dopady a na druhé straně nestanovila rizika přehnaně vysoko, což může vést k odmítnutí obchodního případu.

Výše uvedené fáze projektu se týkají projektu pro externího zákazníka. V případě interního projektu (vývoj, investice, IT, restrukturalizace nebo organizační změny) se postup liší v tom, že:

• Ve fázi koncepce se rozhoduje, jaký je účel projektu a zda očekávané přínosy jsou dostatečné pro to, aby byly zpracovány detailní podklady (studie proveditelnosti) pro schválení projektu.
• Nezpracovává se nabídka, ale studie proveditelnosti s výpočtem návratnosti vložených prostředků (efektivity vložených prostředků, obvykle na bázi NPV, IRR).
• O realizaci projektu se rozhoduje na základě výsledků studie, v případě omezených zdrojů se volí projekty s nejvyšší efektivitou, interním zákazníkem projektu je sponzor projektu, tedy vedoucí pracovník určitého útvaru, který bude výsledky projektu převážně využívat a z jehož rozpočtu je projekt hrazen (u investice např. Výroba, u vývoje Technika v úzké vazbě s Marketingem apod.).
• Po schválení projektu vedením podniku jsou zpracovány detailní plány a je přistoupeno k realizaci – zde obsah závisí na typu projektu.
• Po ukončení je výsledek přebírán sponzorem projektu.
• Vyhodnocení se provádí na základě stupně dosažení plánovaných výsledků.
• Záruka nabývá významu zejména tehdy, když se na řešení projektu podílí externí dodavatelé, a dále při vyhodnocení výsledků projektu např. po roce provozu.

Rozčlenění projektu do fází rovněž umožňuje po vyhodnocení výsledků fáze přehodnotit zadání, zdroje nebo harmonogram projektu. Přechod z fáze do fáze představuje průchod „bránou“ (gate), která se „otevírá“ po vyhodnocení fáze a rozhodnutí o pokračování, tento princip patří k základním nejlepším praktikám. Platí to zejména pro projekty výzkumu a vývoje a pro složité projekty. V takových případech se může fáze rozdělit i do více fází (dílčích fází) nebo projekt do dílčích projektů, a tím se počet bran zvyšuje. U projektů vývoje, které mají vysoký stupeň novosti, se na konci fáze rozhoduje i o náplni další fáze. U projektů vývoje nových produktů je klíčová fáze tvorby koncepce produktu, je třeba si uvědomit i přímou vazbu na strategii podnikání celé firmy.

Vztah fází managementu projektu a fází managementu rizik bude dále diskutován v rámci kapitol pojednávajících o metodice managementu rizik a jejích fázích.

Ukázka z knihy„Management rizik projektů“vydané nakladatelstvím Grada Publishing.
Autor: Korecký Michal, Trkovský Václav

zpět na začátek