Čerpat tzv. "evropské" peníze mohou zájemci nejen ze strukturálních fondů Evropské unie, ale také v rámci komunitárních programů.Jejich zaměření směřuje především na oblast vzdělání, vědu a výzkum, malé a střední podnikání a mnohé další oblasti. Podstata komunitárních programů spočívá v podpoře spolupráce mezi různými typy subjektů v jednotlivých členských státech Evropské Unie.
- Komunitární programy – rady a postupy k eliminaci chyb
- Pokyny specifické pro konkrétní programy
- Resumé – postup při podávání žádosti o projekt
Komunitární programy – rady a postupy k eliminaci chyb
Komunitární programy
Nejen ze strukturálních fondů Evropské unie, ale také v rámci komunitárních programů mohou zájemci čerpat „evropské" peníze. Komunitární programy podporují vzdělávání, vědu a výzkum, malé a střední podnikání a mnohé další oblasti.
Komunitární programy slouží k podpoře spolupráce mezi různými typy subjektů v jednotlivých členských státech Unie.
V případě komunitárních programů nejsou zdroje předem přidělovány konkrétní zemi, jako je tomu u strukturálních fondů, nýbrž jsou vypisovány výzvy k podávání návrhů projektů. Kvalita jednotlivých projektů je posléze hodnocena v Bruselu, finanční prostředky totiž přiděluje přímo Evropská komise. U projektů financovaných v rámci komunitárních programů se předpokládá mezinárodní spolupráce, např. s takzvanými třetími zeměmi a mimoevropskými státy. Žadatelé o dotaci v rámci těchto programů však musejí mít – ve většině případů – projekt spolufinancovaný také z jiných zdrojů. Každý by si měl při přípravě uvědomit svoji roli v projektu, svůj podíl na celkovém rozpočtu a možnosti ovlivnit uskutečnění záměru. Vzhledem k obvyklé mezinárodní spolupráci je taková analýza základním předpokladem úspěšného uvedení projektu v život. Skladba i obsah komunitárních programů se průběžně upravuje podle aktuálních priorit Evropských společenství. Výzvy k předkládání projektů (calls for proposals) jsou přizpůsobeny konkrétnímu typu programu a jsou průběžně zveřejňovány na příslušných webových stránkách komunitárních programů. Projekty posléze posuzuje nezávislá odborná komise.
Cílem a smyslem této publikace je přiblížit zájemcům o finanční dotaze z komunitárních programů strukturu programů, upozornit na nejčastější chyby při zpracování projektů a poskytnout důležité tipy a triky pro přípravu žádostí. Součástí brožury je i představení několika programu oblastí vzdělávání, kultury, mládeže, vědy a výzkumu.
Přehled komunitárních programů EU naleznete:
- Na webových stránkách Evropské komise
- Na webových stránkách Středočeského kraje
- Na Portálu veřejné správy ČR
- Na webových stránkách Hospodářské komory
- Na webových stránkách EurActiv.cz – komunitární programy
Přehled aktuálních výzev k předkládání projektů naleznete:
- V úředním, každodenně vydávaném, Věstníku Evropské unie.
- Na webových stránkách Welcome Europe.
- Na webových stránkách CORDIS.
- Na webových stránkách Zastoupení Středočeského kraje v Bruselu. Ke každému akčnímu programu existují v ČR experti, kteří poskytují konzultační služby. Kontaktní místa v ČR jsou uvedena u každého akčního programu.
Např.:
- Sedmý rámcový program (7RP) pro vědu a výzkum: Technologické centrum Akademie věd ČR.
- EUREKA – evropská spolupráce v oblasti aplikovaného a průmyslového výzkumu a vývoje: Ministerstvo školství mládeže a tělovýchovy ČR.
Důležité Informace
Projekty evropské dimenze podporují instituce EU. K plánování a realizaci těchto projektů poskytuje Evropská komise značné finanční prostředky. Dále podporuje ty záměry, které jsou zajímavé pro komunální subjekty.
Důležitá je vlastní iniciativa. Je třeba si vyžadovat a pravidelně studovat informační materiály a brožury. Důležitými zdroji informací jsou příslušné orgány Evropské komise, jakož i celoevropské databáze s aktuálními údaji o dotačních nástrojích EU a lhůtách platných pro veřejné soutěže.
Kompetentními kontaktními partnery jsou i národní koordinační střediska. Poradenských služeb využijte především před tím, než budete formulovat návrh svého projektu. Nejprve se informujte o tom, zda Váš záměr odpovídá cílům a obsahovému zaměření programu, vyžádejte si přesné informace o kontaktních partnerech, způsobu podání žádosti, o lhůtách, výběrových kritériích, dotazech partnerů i o finančních podmínkách. Můžete tak ušetřit spoustu času, peněz a vyhnete se tak i případnému zklamání.
Dotační programy sledují nadnárodní účely a návrhy musejí být tudíž odpovídajícím způsobem zaměřeny. Proto by měl každý projekt obsahovat daný počet účastníků z různých států, které jsou uvedeny v nabídce („Call“). Uchazeči by měli navíc vykazovat určitou míru finanční a profesionální důvěryhodnosti.
Kdo se může ucházet o dotaci EU
Požadavky jsou orientovány vždy podle charakteru nabídky na různé skupiny, např. na podniky, obce, vědecké a kulturní instituce, někdy i na individuální osoby.
Rozlišují se tři skupiny uchazečů o projekt:
Koordinátoři
V každém projektu musí jeden z účastníků fungovat jako koordinátor. Měl by mít k dispozici předchozí znalosti z oblasti projektového managementu. Tento subjekt je totiž jako jediný odpovědný za uskutečnění projektu vůči Komisi.
To znamená, že koordinátor přijímá peněžní prostředky vyčleněné Komisí, odpovídá za jejich korektní odevzdávání partnerům a nese i trestněprávní odpovědnost v případě jejich zneužití. Koordinátor navíc musí mít vždy možnost předložit Komisi zprávu o momentálním stavu realizace projektu.
Partneři
Příspěvek partnerů lze realizovat jakýmkoli způsobem. Výše dotace je rozdílná a závisí na smlouvách uzavřených s koordinátorem. Partneři, stejně jako koordinátor, mají povinnost předkládat veškerou dokumentaci a faktury, které se týkají jejich projektu.
Spolufinancující subjekty
Finančně přispívají k realizaci projektu, nepatří k cílové skupině, pokud ovšem nejsou současně partnery! Aktivní účast spolufinancujících subjektů na realizaci projektu není potřebná.
Rada:
Nečekejte na oficiální zveřejnění výzvy k podání návrhů ve věstníku EU. Pokuste se získat bližší informace již ve fázi plánování některé z dotačních iniciativ Evropské komise a zpracujte odpovídající návrh projektu.
Všeobecné požadavky týkající se dotací EU
- Prioritně je podporován dodatečný počet aktivit v rámci nadnárodního partnerství (síťové struktury), výměna osvědčených postupů, praktických metod a šíření informací (konference, semináře, workshopy, studijní návštěvy, praxe apod.).
- Financování projektů ze strany Evropské komise je koncipováno zpravidla jako společné financování. Předpokládá se proto vlastní finanční účast. Předběžné financování projektových návrhů se zpravidla nerealizuje.
- Projekt se musí shodovat s cíli a obsahovým zaměřením programu (je třeba dbát na přesné znění dotačního programu EU, při formulaci je třeba toto znění doslovně použít).
- Projekt by měl určitě mít evropskou "přidanou hodnotu": Neměl by být realizován pouze na národní úrovni. To znamená, že výsledky projektu musí mít širší dopad na evropskou společnost nebo konkrétní cílové skupiny v evropském měřítku.
- Výhodná je spolupráce s co možná největším počtem projektových partnerů (nadnárodní dimenze projektů).
- Podporovány jsou projekty inovačního charakteru. Ty mají zajistit podporu celoevropského vývoje osvědčených metod a postupů.
"PLUSOVÉ" BODY získáte, pokud zajistíte:
- Účast různých aktérů (veřejné/soukromé instituce, podniky, vzdělávací zařízení).
- Neobvyklou kombinaci účastnických zemí (partnerství s členskými státy nebo se třetími zeměmi), partnery z rozvojových regionů a trvalost spolupráce (síťová struktura).
Předmět dotací a jejich výše
- Výzkum, technologie, telekomunikace
- Kultura, aktivity na komunální úrovni, média, e-iniciativy
- Veletrhy, mezinárodní agenda
- Životní prostředí, energie, doprava
- Vzdělávání, mládež, ostatní otázky
Základní pravidlo EU k poskytování dotací
EU finančně podporuje nevratné příspěvky až do výše 50 % dotovaných projektových nákladů. To, o jakou maximální částku podpory lze zažádat, do jakých dotačních kategorií tyto částky spadají a jaké existují výjimky z těchto předpisů, lze zjistit v příslušných dokladech o nabídkách a veřejných soutěžích.
Obsah výběrového řízení:
- Stručný popis opatření
- Minimální požadavky
- Řízení týkající se žádosti a lhůty
- Výběrová kritéria
- Způsoby spolufinancování
- Pokyny k formulářům s vysvětlivkami
- Adresu k vyžádání potřebných formulářů žádosti
Rada:
U projektů menšího rozsahu spolu se stávajícími projektovými partnery z jiných členských států EU započítejte přípravnou dobu dva až čtyři týdny, u větších projektů půl roku až jeden rok.
Obsah žádosti
- Formulář s údaji o organizaci a struktuře žadatele
- Popis projektu včetně harmonogramu
- Plán financování
- Prohlášení projektových partnerů
- Specifické a (podle charakteru nabídky Evropské komise) dodatečně uvedené dokumenty (doklad o IČ podniku, seznam spolupodílníků, životopisy atd.)
Rada:
Šanci, že bude projekt vybrán, podstatně zvyšuje přehledná a atraktivní prezentace projektu (tj. stručné, přesné a jasné výroky, grafické modely).
Průběh plánování projektu
- Zpracování projektového záměru
- Prvotní kontrola v tom smyslu, zda projekt odpovídá „záměrům Evropské unie“ a zda jsou pro něj dostatečné (finanční) zdroje
- Stažení podkladů pro podání žádosti na internetu, resp. navázání kontaktu s příslušnými vnitrostátními a mezinárodními orgány
- Opětovná kontrola v tom smyslu, zda se obsah projektu shoduje s požadavky, které jsou uvedeny v podkladech k žádosti
- Vyhledání partnera – zpracování plánu financování
- Vyplnění žádosti v souladu s pokyny
- Podání návrhu včetně další kontroly obsahových nebo formálních chyb.
Nejčastější chyby v žádostech
Administrativní chyby:
Zasílání poštou:
U příjmu žádostí rozhoduje poštovní razítko nebo datum doručení podkladových materiálů. Projekt bude odmítnut i v případě, že bude zaslán expresní službou, pokud nebude žádost doručena včas.
Zasílání elektronicky:
Elektronickou přihlášku si lze stáhnout na webové stránce nabídky. Žadateli je udělen kód a tak může veškeré podklady předložit těsně před skončením uzávěrky. Dojde-li ovšem ke zpoždění (třeba jen o 1 minutu), projekt je automaticky zamítnut.
Časté nedostatky:
- Nejsou přiloženy dokumenty nebo certifikáty (ekonomická situace, informace o zaměstnancích apod.)
- Nejsou připojeny podpisy
- Rukou psané / nečitelné žádosti
- Chyby v resumé
- Formulář žádosti není vyplněn kompletně
- Otázky nejsou dostatečně zodpovězeny
- Skutečná doba realizace projektu se neshoduje s předepsanou minimální dobou projektu.
Obsahové chyby:
- Nejasné vysvětlení cílů a koncepcí projektu
- Nedostatečné nebo špatné popsání očekávaného efektu
- Sporná důležitost pro cílovou skupinu
- Nejde o projekt jako takový, nýbrž o pokračování ve stávající aktivitě
- Nevhodná a nedostatečná příprava ke stanovenému cíli
- Nedostatečný nebo špatně koncipovaný vztah projektu k nabídce
- Nedostatečné nebo nevhodné metody / přístupy k realizaci projektu
- Nedostatečná nebo špatně popsaná realizace projektu
- Špatně rozvržený nebo nerealizovatelný harmonogram
- Nerealizovatelný rozpočet a špatné ohodnocení finančních prostředků
- Nedostatečně vyplněný Plán financí. Chybí údaje týkající se požadovaných dotací EU (výše možné dotace EU je většinou kategorizována, je obsažena v popisu projektu, resp. v popisu finančních požadavků)
- Uvedení koordinačních středisek, která nejsou schopna zaručit multisektorální a/nebo nadnárodní spolupráci
- Nevhodně zvolený koordinátor projektu
- Příliš strohé nebo neuvedené důležité zkušenosti partnerských organizací
- Příliš malé nebo neuvedené povědomí o evropské agendě (záměry)
- Nedostatečné, nebo chybějící šíření, transfer a výměna výsledků a zkušeností
- Nedostatečné nebo neuvedené plány týkající se pokračování v projektu
- Nedostatečné nebo vůbec žádné údaje o tom, jaký bude mít projekt další dopad
- Příliš stručný popis projektu
Rada:
Před podáním projektu dejte projektovou dokumentaci k nahlédnutí třetí nezúčastněné osobě a ověřte si tak její srozumitelnost. Další možností je navázat přímý kontakt s oddělením příslušného generálního ředitelství Evropské komise a v případě, že ve věci budou nějaké nejasnosti týkající se směrnic, věc telefonicky řešit.
Pokyny specifické pro konkrétní programy
KULTURA 2007
- Program akce KULTURA 2000; zahájen k 31. prosinci 2006
- Priority: podpora mobility kulturních pracovníků a uměleckých děl, jakož i podpora mezikulturního dialogu; zahájení programu pro všechny kulturní úseky; integrace zemí západního Balkánu
- Doba realizace projektu "KULTURA 2007" je sedm let (2007 – 2013); program je dotován celkovým rozpočtem ve výši 400 mil. EUR
Časté chyby (Retrospektiva 2006)
- Účastníci projektu nemají – jak předepisují směrnice – minimálně 5 % finanční účast na celkových nákladech projektu
- Není dosaženo požadovaného počtu členských států zapojených do projektu (minimálně tři členské státy v případě jednoletých projektů, pět členských států u projektů trvajících několik let)
- Rozpočet projektu není vyrovnaný, tj. příjmy neodpovídají očekávaným výdajům
- Návrh projektu není podán ve stanoveném termínu
- V případě překladů literatury nebylo dbáno na to, že musí jít minimálně o čtyři, maximálně o deset děl, na které lze poskytnout dotaci, přičemž se musí vždy vycházet z originálního textu
- V oblasti dotací ve třetích státech byla částka určená na příspěvky činící minimálních 50.000 EUR, resp. maximálních 150.000 EUR překročena nebo jí nebylo dosaženo a činila více než 50 % celkových nákladů na projekt.
Další informace:
ENPI – European Neighbourhood Partnership Instrument (od roku 2007)
Od roku 2007 byly programy MEDA (spolupráce pro jižní Středomoří), TACIS (program zahraniční pomoci pro východní země a Rusko), stejně jako EIDHR (tematický program Evropské iniciativy pro demokracii a lidská práva) nahrazeny jedním společným nástrojem ENPI.
ENPI obsahuje:
- Zřízení systému na podporu udržitelného rozvoje a kompatibilitu s politikou a standardy EU
- Vytvoření pomocných prostředků Společenství při vytváření prostoru blahobytu a dobrých sousedských vztahů. Podpora spolupráce a pokračující hospodářské integrace mezi Evropskou unií a partnerskými zeměmi, zejména k posilování realizace dohod o partnerství a spolupráci, asociačních dohod či jiných již uzavřených nebo budoucích dohod
- Další podpůrná opatření se týkají např. politického dialogu nebo reforem, harmonizace právních či administrativních předpisů atd.
- Technická podpora ze strany TAIEXu, odboru pro výměnu informací a technickou podporu na Generálním ředitelství pro Rozšíření Evropské komise. Novým členským státům, kandidátským zemím, jakož i zemím západního Balkánu má být poskytnuta podpora v souladu s cíli Evropské komise v oblasti zavádění, používání a realizace zákonodárství Evropské unie. Dále k tomu patří dlouhodobé twinningové projekty orgánů členských států EU.
- Finanční dotace na celkové období 2007 – 2013 činí 11,181 mld. EUR
95 % zdrojů bylo poskytnuto pro:
- národní nebo mezinárodní programy k poskytování pomoci partnerské zemi.
- podporování regionální nebo místní spolupráce mezi alespoň dvěma partnerskými zeměmi, na nichž se mohou podílet i členské státy
5 % zdrojů bylo poskytnuto pro:
- programy přeshraniční spolupráce – spolupráci mezi více členskými státy na jedné straně a na druhé straně s více partnerskými zeměmi – která se realizuje na obou stranách vnějších hranic Společenství.
Chyby u návrhů projektů TACIS (Retrospektiva 2006)
Asi čtvrtina podaných žádostí nebyla v důsledku formálních nedostatků zpracovávána. Nejčastější chybou bylo to, že spolu s žádostí nebyly podány všechny požadované dokumenty (např. tzv. "supporting paper", tedy tzv. doprovodná dokumentace). Na základě velkého počtu předložených projektů nemají hodnotící orgány často možnost informovat předkladatele projektů o těchto formálních chybách.
Většina žádostí se odmítá z důvodu nedodržení obsahových kritérií:
- Předložené programy neodpovídají cílovému programu
- Navrhované programy se týkají projektů, které již byly uskutečněny, které již probíhají nebo představují pokračování již ukončeného projektu
- Vybraný projektový partner není vhodný pro realizaci programu
Rada:
Pokud se vyskytnou pochybnosti v tom smyslu, zda se partnerská města k danému záměru hodí, klidně kontaktujte příslušnou delegaci, abyste si mohli vyjasnit, zda se vybraný partner skutečně pro váš záměr hodí. Doporučujeme také zaslat projektový záměr příslušnému orgánu Komise předem z důvodu získání předběžného ohodnocení plánovaného projektu. Ušetříte si tak zbytečně vynaložený čas a peníze.
Další informace:
Evropa pro občany
Tento program navazuje na předchozí program 2004 – 2006 zaměřeného na podporu aktivního evropského občanství. Pro období 2007 – 2013 jsou k dispozici finanční prostředky ve výši 215 mil. EUR.
Cílem programu Evropa pro občany je přiblížit Evropskou unii občanům členských států a zároveň občany podpořit, aby byli aktivnější ve veřejném životě a rozhodovacím procesu a uvědomili si svá práva a povinnosti. Určitá témata mají u tohoto programu přednost, protože mají pro rozvoj aktivního evropského občanství zvláštní význam. Stálá témata: Budoucnost Evropské unie a její základní hodnoty (např. 50. jubileum Římských smluv, oslavy 9. května – Den Evropy), aktivní evropské občanství: účast a demokracie v Evropě, interkulturní dialog (např. Evropský rok mezikulturního dialogu 2008), blahobyt člověka v Evropě: zaměstnání, sociální soudržnost a udržitelný rozvoj. Dopad politiky EU na společnost.
Informace podává exekutivní agentura pro vzdělávání, audiovizuální prostředky a kulturu:
BOUR
- Avenue du Bourget 1
- B-1140 Bruxelles
- e-mail: eacea-info@ec.europa.eu
Akce 1: Aktivní občané pro Evropu (následný program partnerství měst)
Aktivity, které se orientují nebo podporují přímé kontakty mezi evropskými občany, a to v rámci partnerství měst, anebo v rámci občanských projektů a podpůrných opatření Poskytnutí 45 % finančních prostředků.
Přehled o poměru podaných a přijatých žádostí u partnerství měst v průběhu minulých let:
- 2001: 2164, z toho bylo přijato 995; 50 % nesplňovalo podmínky dotace
- 2002: 2401, z toho bylo přijato 1306; 13 % nesplňovalo podmínky dotace
- 2003: 2136, z toho bylo přijato 1328; 12 % nesplňovalo podmínky dotace
- 2004: 1942, z toho bylo přijato 1455; 10 % nesplňovalo podmínky dotace
- 2005: 2296, z toho bylo přijato 1405; 11 % nesplňovalo podmínky dotace
- 2006: 2464, z toho bylo přijato 1258 (k dispozici pouze dosavadní údaje)
Podrobnosti týkající se předkládání návrhů naleznete na http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/index_en.htm
Rada:
Při podávání žádostí týkajících se partnerství měst je třeba dbát zejména na následující body:
- Podklady lze zasílat pouze poštou a nikoli faxem
- Je třeba přiložit vyvážený předběžný plán nákladů ve formě tabulky
- Pořadatel musí pokrýt alespoň 50 % nákladů na projekt
- Žádost musí předložit hostující, nikoli pozvané město
- Požadovaná finanční pomoc nesmí v žádném případě překročit 50 % celkových nákladů na projekt
Rada:
- Zejména by měla být zdůrazněna souvislost projektu s evropskou agendou
- Aktuální program k předkládání projektů: podpora aktivního evropského občanství a pomoc při setkávání občanů. Projekty, jež se týkají této záležitosti, jsou podporovány po dobu (doposud) 21 dní.
Akce 2: Aktivní občanská společnost v Evropě:
Strukturální podpora institucí, jež se zabývají novými myšlenkami a úvahami o Evropě, nebo podpora nadnárodních projektů. Opatření se dělí na tři kategorie: Strukturální podpora výzkumných ústavů, které se zabývají evropskou veřejnou politikou (think-tanks), strukturální podpora organizací civilní společnosti na evropské úrovni a podpora iniciativ organizací civilní společnosti. Vynaložení 31 % poskytnutých finančních prostředků.
Akce 3: Společně za Evropu
Akce mající vysoký dopad na veřejnost, studie nebo nástroje k šíření informací, které se týkají evropských občanů.
Akce 4: Tzv. „Aktivní evropské vědomí o minulosti"
Podporují se opatření k udržení a péči nejdůležitějších míst a archivů v souvislosti s deportacemi a památkou obětí nacismu a stalinismu.
Veškeré formuláře žádostí, jakož i další informace naleznete na http://eacea.ec.europa.eu/citizenship/index_en.htm.
Poznámky a rady:
Projekt má více šancí na přijetí, pokud má jasnou strukturu (červenou niť!), lze jej snadno pochopit, má i jasnou strukturu projektového managementu (něco z toho spadá do kompetence vedoucího projektu, něco také do kompetence podporujícího partnera), pokud je napsán přehledně, neobsahuje žádné rozpory a je srozumitelný. Vyskytnou-li se v souvislosti s projektem nějaké obsahové nebo formální problémy, kontaktujte co nejdříve kontaktní osobu v Bruselu, abyste předešli možnému pozdějšímu zamítnutí (kontaktní osoba u Call). Výzva udává pouze minimální kritéria, a proto lze doporučit, abyste splnili více náležitostí k získání pozitivní odpovědi od Komise. Příklad: minimální počet účastníků (čím více partnerů pro svůj projekt můžete získat, tím lépe – ovšem pouze do té míry, kdy lze jejich činnost ještě dobře koordinovat). Jsou-li uvedeny "guidelines for proposals" (směrnice pro předkládání návrhů), je třeba je dodržovat naprosto přesně.
Resumé – postup při podávání žádosti o projekt
- Nenechejte se odradit objemem přípravných prací před podáním projektu!
- Naprosto přesně dodržte kritéria pro uchazeče.
- Projekt jasně strukturujte.
- Kontaktujte národní agentury.
- Zohledněte evropskou dimenzi.
- Dbejte na vhodnost projektových partnerů.
- Myslete na vlastní finanční spoluúčast.
- Prostudujte si předchozí projekty.
Pokračování dokumentu: Přehled komunitárních programů EU
Text připravilo Zastoupení Středočeského kraje v Bruselu.
