Česká „datovka pro exportéry“ zkracuje administrativu při vývozu zboží

Zná to každá spediční firma, která převáží zboží do zahraničí. Zasílání nezbytných firemních dokumentů pro ni znamená nemalé náklady. Například dopravce, u kterého je vyžadováno zasílání faktur, takzvaných CMR listů a dodacích listů v originální podobě, musí na tyto účely vynaložit několik desítek až stovek tisíc korun ročně.

Primárně pro ně česká společnost GDDS vyvinula pod stejnojmennou zkratkou systém, znamenající Global dokument delivery system. Tento jednoduchý a přehledný program může přinést pro dopravce úsporu nákladů i času. Také na straně příjemce dokumentů odpadá následné skenování a další časově náročná administrativa. 

Firma vznikla v červnu roku 2018, u jejího zrodu stáli autoři projektu Petr Smékal a Marcel Vojtek. Zatímco Petr Smékal podniká řadu let v různých oblastech na globální úrovni, Marcel Vojtek působí od roku 1990 v oblasti autodopravy a spedičních služeb. „Právě zkušenosti s podnikáním spediční firmy, tedy náklady na poštovné, časové prodlevy, náklady na administrativu a náklady na papírový odpad, nás přiměly hledat úspory na straně zákazníků i dopravců,“ vysvětluje Petr Smékal jednatel společnosti GDD software.

Fakturu odběratel nezapře

Aplikace pomáhá řešit i jiný problém. „Dalším podnětem byla i rozšířená praxe posouvání splatností, nebo i zapírání přijetí faktury a ostatních dokumentů. Toto vše jsme v projektu zohlednili. Po průzkumu trhu, kdy jsme nenašli podobnou službu, jsme se rozhodli vytvořit a následně uvést na trh tento produkt. Celou koncepci systému fungování jsme následně vytvořili ve spolupráci s externími IT společnostmi,“ pokračuje Petr Smékal.

Vzhledem k mezinárodnímu rozsahu projektu byla jeho příprava náročná. “Na začátku bylo náročné vyhledání vhodné externí IT společnosti, které nám zabralo několik týdnů různých jednání a formulování úplného konceptu tak, jak jsme chtěli, aby fungoval. Asi úplně nejtěžší pak bylo vše nastavit právně tak, aby celý systém fungoval v souladu se všemi platnými právními předpisy EU, abychom mohli náš produkt nabídnout pro globální využití,” konstatuje Petr Smékal.

Datovka pro exportéry

Systém je jakousi „datovou schránkou“ pro dopravní společnosti vyvážející do zahraničí. Všechny dokumenty zasílané přes systém GDDS jsou opatřeny unikátním certifikačním otiskem s identifikací odesílatele, který svým prohlášením potvrzuje, že veškeré dokumenty jsou s platností originálu. Předností používání GDDS je i časová úspora doručení dokumentů.

„V dnešní praxi se většinou dostanou potvrzené dodací listy nebo CMR listy k odesílateli zásilky, tedy nejčastěji výrobci, někdy i za týden nebo dokonce několik týdnů. V případě GDDS se jedná o hodiny, maximálně dny. Tak dochází k rychlejšímu dokončení obchodního případu. Navíc pro výrobce, tedy odesílatele zboží, který dokumenty jen přijímá, je jediným nákladem pro používání programu jen krátký čas strávený při registraci,“ popisuje Petr Smékal.

Pro dopravce znamená systém finanční úsporu nákladů vynaložených na doručování dokumentů ve výši až 70 procent. Aplikace také snižuje spotřebu papíru, není spojena s nárůstem SPAMu, tedy nevyžádané pošty, a nevyžaduje instalaci žádného programu.

„V době, kdy se v celé EU volá pro větší digitalizaci všech procesů, je program společnosti GDDS velmi zajímavým řešením a také malým příspěvkem pro ochranu životního prostředí,” podotýká Petr Smékal.

Pro dopravce i výrobce

Typickým zákazníkem nové služby jsou dopravci, ale také všechny výrobní, obchodní a spediční společnosti, které spolupracují s externími dopravci. „Dále to jsou všechny společnosti, které potřebují mít přehled, že jimi zaslaný dokument byl v daném čase doručen,“ pokračuje Petr Smékal.

V současné době společnost zaměstnává 12 pracovníků, obrat za první měsíce fungování dosáhl již několika milionů korun. Podle zakladatelů společnosti má obor velkou perspektivu pro uplatnění. „Naší vizí je poskytnout všem uživatelům přehledné, jednoduché a funkční prostředí, které jim ušetří nejen finanční prostředky, ale i spoustu času. Ten mohou věnovat ostatním firemním záležitostem. Věříme a jsme pevně přesvědčeni, že v rámci digitalizace je náš produkt logickým krokem pro společnosti, které chtějí držet krok s dobou,“ uzavírá Petr Smékal.

Dalibor Dostál