Datové schránky



Úkony prováděné pomocí datové schránky

Prostřednictvím datových schránek je možno činit úkony vůči orgánům veřejné moci a dále prostřednictvím datové schránky lze přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) od orgánů veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě.

Datovou schránkou však nelze orgánu veřejné moci zaslat dokumenty, u kterých zákon nebo povaha dokumentu vylučuje jeho převedení do elektronické podoby.

Jsou to tyto dokumenty, které musí být orgánu veřejné moci zasílány výhradně v listinné podobě:

  • je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy;
  • jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit (jde např. o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby);
  • jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost;
  • není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu;
  • je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka;
  • v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil;
  • jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam;
  • pokud dokument nesplňuje technické náležitosti stanovené vyhláškou č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů.

Přípustné formáty příloh datové zprávy jsou pak stanoveny výčtem ve vyhlášce č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. Datová zpráva obsahující přílohu v jiném než možném formátu nebude vůbec adresátovi doručena, ale bude okamžitě po odeslání provozovatelem zničena, což má být dle ministerstva zejména ochrana proti šíření virů a obdobných programů.

Zasílání zpráv prostřednictvím datové schránky

Doručování zpráv do datové schránky je preferovaný způsob doručování zpráv v případě, že není doručováno přímo orgánem veřejné moci na místě. Doručení prostřednictvím datové zprávy nesmí vylučovat povaha dokumentu.

Povinnost komunikovat prostřednictvím datové zprávy má především orgán veřejné moci. Ten, pokud hodlá zaslat adresátovi poštovní zásilku, vždy má povinnost zaslat zásilku formou datové zprávy do datové schránky pokud ji má adresát zřízenou a pokud povaha dokumentu nevylučuje jeho doručení do datové schránky. Pokud ji adresát zřízenou nemá, doručuje se na poštovní adresu klasickou listovní zásilkou.

Soukromé subjekty většinou nemají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky s orgány veřejné moci a mohou dále jako dosud zasílat listovní zásilky klasicky poštou. Mohou se ale vždy rozhodnout, že zásilku doručí orgánu veřejné moci prostřednictvím datové zprávy. Výjimku přinesla novela z roku 2015, dle které jsou všechny subjekty, které mají zřízenou datovou schránku, povinny skrze ni komunikovat s finanční správou.

Datovou schránkou není možno komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, ale pouze s celým úřadem.

Okamžikem odeslání zprávy jsou ke zprávě připojeny údaje o odesílateli, odesílaných přílohách a době odeslání.

Práce s datovou zprávou po doručení do schránky

Majitel datové schránky má po doručení datové zprávy do schránky 10 dní na její vyzvednutí. Pokud si ji nevyzvedne, je zpráva 10. den považována za doručenou. Od doručení fikcí je zpráva ve schránce dále uložena po dobu 90 dnů. Po této lhůtě je automaticky smazána a k jejímu obsahu se již není možno dostat. Vyzvednutí datové zprávy je provedeno již okamžikem přihlášení se do schránky.

Pokud si ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, můžete požádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy odpadla překážka, která vám bránila úkon učinit).

Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, případně že nemohla být doručena z těchto důvodů: datová schránka adresáta neexistuje nebo je znepřístupněna nebo byla zrušena. Toto oznámení je označeno značkou ministerstva.

Česká pošta s. p. jakožto provozovatel systému nabízí placenou službu „Datový trezor“ který buď všechny, nebo vybrané zprávy přesune ze schránky na úložiště a garantuje jejich zachování po zaplacenou dobu. Zprávy, které budou oprávněnou osobou či administrátorem umístěny do datového trezoru, nebudou po uplynutí 90 dnů smazány a budou stále k dispozici. Podobné placené datové úložiště budou nabízet jistě i další subjekty. O placených službách spojených s datovými schránkami bude ještě pojednáno dále.

Do datové schránky jsou dodávány úřední listiny v elektronické podobě, které jsou opatřeny elektronickým podpisem odesílatele (orgánů veřejné moci). Pokud budete posílat dokument (např. odvolání k soudu), musíte označit vámi vytvořený dokument zaručeným elektronickým podpisem. Identifikátor datové schránky zaručuje integritu dokumentu. V datové schránce jsou obsaženy veškeré písemnosti, které jsou již vyplněné vašimi osobními údaji.

S datovou zprávou je možné dále manipulovat, a to tak že si ji kdokoliv může vytisknout, včetně příloh, které obsahuje. Taková listinná podoba však není považována za „konverzi“ (převod) dokumentu do listinné podoby s tím, že by se na takovou listinu nahlíželo jako na originál dokumentu, nýbrž jen za prostou kopii. Pro převod datové zprávy do listinné podoby je nutno „zkonvertovat“ dokument u notáře, advokáta, nebo v místě Czech POINTu.

Poštovní datová zpráva

Jak již bylo uvedeno výše, datové schránky mohou být využívány mimo komunikaci s orgány veřejné moci také k zasílání zpráv soukromých subjektů mezi sebou. Tato služba je provozována rovněž Českou poštou s.p. pod názvem „Poštovní datová zpráva“ prostřednictvím webové aplikace a na rozdíl od klasických datových zpráv je její užití zpoplatněno.

K využití této funkce je nezbytné, aby měl příjemce zprávy v datové schránce přijímání datových zpráv od jiných fyzických či právnických osob povoleno. Náklady za doručení Poštovní datové zprávy nese odesílatel.

Konverze dokumentů

Konverze dokumentů znamená úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Konverzí dokumentů je také proces opačný, tedy úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu.

Zákon rozlišuje konverzi na žádost a konverzi z moci úřední. Konverzi z moci úřední provádí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Konverzi na žádost provádí kontaktní místa veřejné správy a dále advokáti.

Kontaktními místy veřejné správy jsou místa označená zkratkou Czech POINT. Konverzi tedy mohou provádět následující instituce:

  • notáři,
  • advokáti,
  • krajské úřady,
  • matriční úřady,
  • obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis,
  • zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem,
  • držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky.

Konverze je zpoplatněna dle počtu stran konvertovaného dokumentu.

Konvertovaný dokument se označí doložkou, která obsahuje údaje o konvertovaném dokumentu – tedy zejména o počtu stran, okamžiku konverze a další skutečnosti ve vztahu k dokumentu, např. informace o osobě, která konverzi provedla a která odpovídá za soulad konvertované verze s originálem.

Subjekt provádějící konverzi postupuje následujícím způsobem:

Při konverzi dokumentu z elektronické do listinné podoby subjekt provádějící konverzi:

  • ověří platnost kvalifikovaného elektronického razítka vstupu, je-li jím konvertovaný dokument opatřen,
  • ověří platnost uznávaného elektronického podpisu, je-li jím vstup podepsán, platnost uznávané elektronické pečetě, je-li jí vstup zapečetěn, nebo platnost uznávané elektronické značky, je-li jí vstup označen,
  • bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi provede úplné převedení dokumentu, připojí k výstupu doložku..

Při konverzi dokumentu z listinné podoby do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výsledný dokument svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výsledný dokument opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

Konverze prováděná advokátem probíhá obdobně, jako ověřování podpisu advokátem na listině. Zájemce o konverzi buď zašle do datové schránky advokáta datovou zprávu, kterou si bude chtít zkonvertovat nebo ji přinese na flash disku. Advokát za použití programu pro konverzi dokument vytiskne a opatří doložkou o provedení konverze. Taková listina pak má stejné účinky jako originál zprávy zaslané do datové schránky.

Konverze se neprovádí u následujících dokumentů:

  • je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy;
  • jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, jde zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby;
  • jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost;
  • není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o:prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu;
  • je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka;
  • v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil;
  • jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam;
  • pokud dokument nesplňuje stanovené technické náležitosti.

Tyto listiny a dokumenty tak nemohou být převedeny z listinné podoby a je třeba je zasílat orgánům veřejné moci v listinné podobě jako doposud.

O provedené konverzi vede subjekt, který konverzi provedl evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje:

  • pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí,
  • datum provedení konverze,
  • konkrétní označení konvertovaného dokumentu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo,
  • údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře nebo údaj o osvobození od správního poplatku.

Údaje o provedených konverzí jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.

Konverzí není potvrzena správnost a pravdivost údajů obsažených na původní listině, ani jejich soulad s právními předpisy. Konvertovaný dokument je pouze elektronickou kopií své listinné podoby. Skutečnost, aby nedocházelo k podvodům a k vyhotovování elektronických verzí padělaných a pozměněných listin má zajistit právě to, že konverzi mohou provádět pouze vybrané instituce a subjekty.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Pravidelné novinky e-mailem