Podnikový etický kodex aneb další aspekt řízení podniku

Zavedení etického kodexu do praxe

Nejen již zmíněný a popsaný proces tvorby etického kodexu, ale i proces a způsob jeho implementace, tj. zavádění do praxe, jsou stejně důležité, ne-li důležitější, než etický kodex samotný. Kromě toho je vhodné stanovit i způsob kontroly jeho dodržování.

Co se týče sdělení a předání etického kodexu zaměstnancům, je vhodné zvolit důstojnou formu, lze doporučit například předání na pracovní poradě, nebo slavnostněji při shromáždění celého podniku. Je možné připravit i potvrzení o přijetí a převzetí etického kodexu zaměstnancem.

Následně je zcela na úvaze vedení podniku, zda etický kodex na webových stránkách podniku zveřejní nebo nezveřejní, avšak toto lze spíše doporučit, jelikož etický kodex obsahuje i prezentaci hodnot a vizí podniku a zveřejněním podnik dává i navenek najevo, že se etika stala nevyhnutelnou součástí jeho činnosti.

Distribuce etického kodexu by měla být vhodným způsobem zajištěna i pro klíčové dodavatele, obchodní partnery a vlastníky a etický kodex by měl být podnikem vnímán jako jeden ze strategických vnitřních dokumentů.

Za účelem přijetí principů a požadavků etického kodexu zaměstnanci se doporučuje uspořádat dle velikosti podniku osobní rozhovor, etický výcvik nebo workshop, který zaměstnance s obsahem kodexu dopodrobna seznámí, zejména s důvody a cíli jeho existence a pravidly sankcionování a poskytne odpovědi na případné pochybnosti nebo nejasnosti s etickým kodexem spojené.

Účelem je, aby zaměstnanci etický kodex vnímali jako přínos, pomůcku a benefit, ne jako nadbytečný a ignorovaný dokument. Při přijímání nových zaměstnanců je samozřejmě dobré uchazeče v rámci přijímacího řízení s etickým kodexem důsledně seznámit.

Jak již bylo zmíněno, etický kodex měl být pro jeho účinnost vynutitelný a obsahovat i kontrolní mechanismy, tedy jednoznačně stanovovat způsoby kontroly dodržování etických zásad a sankce za případná porušení. Samozřejmě by se mělo jednat o postihy etického charakteru, tedy např. veřejné odsouzení prostřednictvím upozornění, osobního pohovoru, veřejné omluvy, otevřené diskuze, zveřejnění porušení, aj.

Dodržování kodexu se může promítat i v hodnocení zaměstnanců. Jelikož je dodržování etického kodexu zejména pro zaměstnance povinné, je vhodné jej zakotvit i smluvně, například prostřednictvím doložky o přijetí a dodržování zásad etického kodexu.

Jelikož je podnikání dynamické, i etický kodex by měl reflektovat změny v charakteru podniku a měl by být pravidelně aktualizován a přizpůsobován novým poměrům a změnám tak, aby zcela odpovídal aktuální situaci v podniku. Etický kodex není statickým dokumentem, ale k jeho efektivnímu fungování je bezesporu nutná pravidelná revize, která by měla být prodiskutována i se zaměstnanci, případně s jinými zájmovými skupinami.

Možná rizika nedůsledného přístupu k etickému kodexu

  • Zaměňování etického kodexu s jinými firemními dokumenty – etický kodex není pracovním řádem, ani pouhým souborem hodnot, principů nebo vizí podniku, ačkoliv tyto bývají zmíněny v úvodní části. Etický kodex by však měl poskytnout také návod ke správnému řešení eticky exponovaných situací.
  • Etický kodex pouze jako marketingový nástroj – dobrý marketing je pro podnikání důležitý, avšak etický kodex by se měl především stát vodítkem každodenního rozhodování a řešení problémů, tj. měl by být řádně implementován a důsledně používán.
  • Nepochopení ze strany zaměstnanců – pokud není etický kodex členy podniku pochopen, vysvětlen a užíván v praxi, nebo o něm zaměstnanci v krajním případě ani nevědí, nemůže kvalitně plnit svoji funkci, jelikož pouhý text kodexu vyvěšený na webu podniku nebude pravděpodobně fungovat tak, jak se od něj očekává.
  • Přílišná obecnost – jak již bylo zmíněno, etický kodex má být vypracován s ohledem na jedinečnost konkrétního podniku tak, aby obsahoval obecná i konkrétní ustanovení s uvedením příkladů.
  • Ignorování pravidelné revize etického kodexu – etický kodex má reflektovat jakékoli nastalé změny ve fungování podniku.
  • Chybějící vynutitelnost – není-li etický kodex vynutitelný prostřednictvím sankcí, je pouhým představením hodnot podniku a není plně účinný.

Etický kodex a navazující nástroje etiky v podnikání

Etický kodex je tradičním a nejvyužívanějším nástrojem etiky v podnikání, sloužícím k zavedení etických principů do fungování podniku. Je ovšem vhodné jej doplnit v závislosti na velikosti společnosti také dalšími nástroji etiky v podnikání, kterými jsou minimálně vzdělávání (semináře nebo diskuze) v oblasti etiky nebo etické „hotlines“.

Etické telefonní linky, které mohou fungovat zpravidla 24 hodin denně, jsou zřizovány, aby se na ně zaměstnanci mohli zcela svobodně (případně i anonymně) obracet se svými podněty či připomínkami, přičemž umožňují zaměstnancům hovořit i o záležitostech, které nechtějí oficiálně zveřejnit anebo jsou pro ně stresující.

V malém podniku se pravděpodobně neuplatní funkce ombudsmana / ředitele pro etiku anebo jiného zaměstnance pro etiku, etický či sociální audit, nebo etická diskusní fóra. Etické bilancování nebo osobní rozhovor však mohou fungování etického kodexu účelně podpořit u společnosti jakékoliv velikosti. O formě a míře institucionalizace etiky, tedy o tom, jaký nástroj nebo opatření je pro daný podnik vhodné, rozhoduje za případné spolupráce se zájmovými skupinami vedení podniku.

Vzdělávání a výcvik v oblasti etiky bývá realizován za účelem prohlubování znalostí managementu nebo zaměstnanců v oblasti etiky (poukázání na význam etických pravidel, vysvětlení různých morálních principů a norem, řešení podstaty etických dilemat a hlavně také vysvětlení a představení cílů a fungování etického kodexu aj.), a to vše za účelem, aby každý člen podniku poznal svá práva a povinnosti a mohl samostatně rozlišit správnost svého jednání a nést za ně odpovědnost. Realizace probíhá mimo jiné prostřednictvím etických seminářů, workshopů nebo diskusních fór, online výukových programů, stáží, apod.

Etický kodex dodavatelů

Některé větší společnosti, které si cení své pověsti v oblasti dodržování etických zásad, mají jako součást etického kodexu také sekci o dodavatelích, případně kromě etického kodexu „své“ společnosti používají také zvláštní etický kodex pro své dodavatele nebo jiné třetí strany. Jeho obsahem bývá především požadavek, aby třetí strany, včetně všech jejich zaměstnanců, jednaly v souladu s etickým kodexem.

Etické kodexy pro dodavatele a jiné smluvní strany ve svém úvodu specifikují, na jaké osoby se takové kodexy vztahují a dále vysvětlují, jaké chování je očekáváno ze strany dodavatelského řetězce a třetích stran. Rovněž obsahují většinou výčet zásad z oblasti společenské odpovědnosti, trvale udržitelného rozvoje, environmentální aspekty, zásady přijímání darů, pracovněprávní problematiku a problematiku korupce, rovných příležitostí, ochrany duševního vlastnictví, apod.

Velké korporace také od svých potenciálních smluvních partnerů a dodavatelů mohou vyžadovat, aby ohlásily veškerá podezření ohledně porušování právních předpisů a zásad příslušného etického kodexu. Neobvyklé nebývá ani vyhrazení si práva kontrolovat a sledovat dodržování kodexu u třetích stran a přijetí určitých opatření v případě jeho nedodržování.

Pokud určitý podnik má zájem jakkoli spolupracovat s obchodní korporací, která má takový speciální etický kodex a dodržování etických zásad a morálních pravidel v něm uvedených po svých dodavatelích vyžaduje, měl by zásady takového etického kodexu přijmout za své a při spolupráci, poskytování služeb nebo při jiných aktivitách ve vztahu k takové korporaci je dodržovat, jelikož sankcí za nedodržování etických kodexů dodavatelů může být v krajním případě i odstoupení od smlouvy ze strany takové korporace a ukončení obchodního vztahu s dodavatelem, který etický kodex pro něj určený nedodržuje.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.




• Oblasti podnikání: Právo, právní služby | Služby