Základní registry veřejné správy

Přínosy a využití základních registrů

Přínosem využívání základních registrů je pro subjekty údajů zejména ta skutečnost, že subjekt nemusí  opakovaně sdělovat data a informace o své osobě ani vyplňovat velké množství údajů na formulářích nebo při úředním styku, jelikož jsou referenční údaje vedeny v základních registrech. Na druhé straně si úředníci tato data nemusí neustále prověřovat a ověřovat.

Zavedením základních registrů do praxe získala veřejnost kontrolu nad veškerými svými údaji a nad nakládáním s těmito osobními údaji. Subjekty údajů mají přehled o tom, jaké základní údaje jsou o nich vedeny a kdo a proč k daným údajům přistupuje a využívá je. Za účelem zjištění způsobu a četnosti využití údajů vedených v základních registrech má proto subjekt údajů právo požádat o výpis s takovými informacemi na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT, a to bezplatně jednou za rok.

Držitelé datových schránek obdrží zmíněný výpis každý rok automaticky do datové schránky, nad rámec toho o něj mohou rovněž kdykoliv požádat prostřednictvím formuláře aplikace Czech POINT@home. Vlastníkům datových schránek tak stát tuto službu poskytuje zcela zdarma.

Z pohledu komerčního užití základních registrů je nutné poznamenat, že základní registry jsou vytvořeny a určeny výhradně pro orgány veřejné moci, s výjimkou veřejně přístupných dat z Registru územní identifikace, adres a nemovitostí nebo z Registru osob.

Subjekt údajů však má rovněž možnost „zmocnit“ třetí osoby a instituce, a to i třetí osoby z komerčního sektoru, které budou s jeho přímým souhlasem a v jím přesně stanoveném rozsahu informovány o aktuálních, k subjektu údajů se vztahujících datech, vedených v základních registrech (především o změně jeho základních údajů), čímž může být neustálé opakované sdělování nových údajů ze strany subjektů údajů nejrůznějším institucím (i komerčním a soukromoprávním) překonáno.

Komerční subjekty nebudou mít k základním registrům přímý přístup, ale bude jim prostřednictvím datové schránky sděleno, k jakým případným změnám údajů došlo.

Výpisy ze základních registrů

Fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby mohou o výpisy ze základních registrů žádat prostřednictvím datové schránky na portálu veřejné správy nebo osobně na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

Jakákoliv osoba může žádat:

  • o veřejný výpis údajů z registru osob (tento výpis obsahuje v případě právnické osoby všechny referenční údaje, jelikož všechny údaje o právnických osobách jsou dle zákona o základních registrech veřejné).

Pouze subjekt údajů nebo jeho zákonný zástupce nebo jeho zmocněnec (na základě subjektem údajů udělené plné moci s úředně ověřeným podpisem) může žádat:

  • o výpis údajů z registru obyvatel,
  • o neveřejný výpis údajů podnikající fyzické osoby z registru osob,
  • o výpis o využívání údajů v registru obyvatel,
  • o záznam o využívání údajů v registru osob,
  • o změnu údajů při zjištění nesouladu v registru obyvatel (pokud došlo ke změně, obdrží fyzická osoba Výpis referenčních údajů automaticky do datové schránky),
  • o změnu údajů při zjištění nesouladu v registru osob (pokud došlo ke změně, obdrží podnikající fyzická nebo právnická osoba Výpis referenčních údajů automaticky do datové schránky),
  • o poskytnutí údajů z registru obyvatel třetí osobě a odvolání tohoto poskytnutí údajů (žádá pouze fyzická osoba).

Jak již bylo uvedeno, subjektům údajů, které jsou držiteli datových schránek, jsou výpisy zasílány bezplatně.

Zabezpečení proti zneužití dat a informací

K referenčním údajům obsaženým v základních registrech mají přístup striktně pouze oprávněné osoby podle svých rolí a přidělených agend.

Jak již bylo zmíněno v části pojednávající o přínosech a využitích základních registrů, třetí osoby nemohou mít k informacím o subjektech údajů přímý přístup, ale informace o subjektech údajů jsou jim zasílány prostřednictvím datových schránek.

Identifikátory fyzických osob

Bezpečnost osobních údajů obsažených v základních registrech spočívá ve zdrojovém identifikátoru fyzické osoby (ZIFO) a agendových identifikátorech fyzických osob (AIFO). Oba tyto identifikátory jsou neveřejné a je jimi zabezpečeno ztotožňování údajů o jednotlivých subjektech.

Zdrojový identifikátor fyzické osoby je generován Úřadem pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) a veden striktně pouze v evidenci zdrojových identifikátorů fyzických osob. Ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby nelze dovodit osobní ani jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Správcem evidence zdrojových identifikátorů fyzických osob je podle zákona o informačních systémech veřejné správy Úřad pro ochranu osobních údajů.

Agendový identifikátor fyzické osoby je jednoznačně přiřazen záznamu o fyzické osobě v příslušném agendovém informačním systému nebo základním registru a je odvozen ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby a kódu agendy. Orgány veřejné moci mají pro identifikaci fyzické osoby v rámci své agendy přidělený agendový identifikátor fyzické osoby.

Tento identifikátor je užíván výlučně k jednoznačnému určení fyzické osoby pro účely výkonu agendy, pro kterou byl přidělen, nesmí být přidělen více fyzickým osobám. Z agendového identifikátoru nelze odvodit zdrojový identifikátor fyzické osoby a nelze z něj ani dovodit osobní nebo jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Ve všech jednotlivých agendových informačních systémech jsou údaje shromažďovány a vedeny tak, aby ztotožnění s konkrétní osobou obecně nebylo možné a docházelo k němu pouze v případě oprávněných dotazů.

Domněnka správnosti zapsaných údajů

Pro naplnění zamýšlené úlohy základních registrů, tj. stát se zdrojem důvěryhodných údajů, je nezbytné uplatnění principu ochrany dobré víry v jejich pravdivost, resp. správnost, která je garantována státem.

Základním principem zákona o základních registrech je tak princip správnosti, podle něhož jsou referenční údaje považovány za správné, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o jejich správnosti.

Má se za to, že referenční údaje vedené v základních registrech jsou přesné, správné a důvěryhodné, orgány veřejné moci tudíž dále neověřují jejich správnost a platnost. Úředníci tak nesmí po občanovi požadovat doložení referenčních údajů, pokud jsou již v registrech zanesené.

Reklamace údajů v základních registrech

Ten, kdo je oprávněn daný referenční údaj získat ze základního registru, může správnost referenčního údaje zpochybnit v případě, že je schopen prokázat jeho nesprávnost, nebo má-li jiné oprávněné pochybnosti o jeho správnosti. Reklamaci je možné realizovat skrze vyplnění příslušných formulářů.

Proces reklamace údajů v základních registrech lze obecně shrnout do tří kroků. Nejprve občan nebo podnikatel doručí podnět orgánu veřejné moci, který s daným údajem pracuje, čímž vzniká oprávněná pochybnost o správnosti evidovaného údaje a orgán veřejné moci o tomto spraví příslušného editora.

Poté editor zpochybněného zapsaného referenčního údaje označí tento údaj jako nesprávný a ověří správnost evidovaného údaje, přičemž podle výsledku svého ověření údaj buď opraví, nebo reklamaci zamítne. Po dobu, kdy je referenční údaj editorem označen jako „nesprávný“, má údaj pouze informativní hodnotu. V poslední fázi označení o nesprávnosti editor odstraní, tj. neprodleně poté, co správnost údajů ověří.

O tom, jaký údaj je správný, mohou být teoreticky vedeny i soudní spory. Logicky pokud se jedná o údaje označené jako nesprávné nebo o údaje, které nejsou referenčními údaji, nebo existuje-li pochybnost o správnosti daných údajů, orgán veřejné moci je oprávněn po občanech doložení těchto údajů požadovat.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner DKS LEGAL.

Přehled všech témat Právního průvodce




• Témata: Právní průvodce | Právo
• Oblasti podnikání: Právo, právní služby | Služby