Základní registry veřejné správy

Přínosy a využití základních registrů

Přínosem využívání základních registrů je pro subjekty údajů zejména ta skutečnost, že subjekt nemusí  opakovaně sdělovat data a informace o své osobě ani vyplňovat velké množství údajů na formulářích nebo při úředním styku, jelikož jsou referenční údaje vedeny v základních registrech. Na druhé straně si úředníci tato data nemusí neustále prověřovat a ověřovat.

Zavedením základních registrů do praxe získala veřejnost kontrolu nad veškerými svými údaji a nad nakládáním s těmito osobními údaji. Subjekty údajů mají přehled o tom, jaké základní údaje jsou o nich vedeny a kdo a proč k daným údajům přistupuje a využívá je. Za účelem zjištění způsobu a četnosti využití údajů vedených v základních registrech má proto subjekt údajů právo požádat o výpis s takovými informacemi na kontaktním místě veřejné správy Czech POINT, a to bezplatně jednou za rok.

Držitelé datových schránek obdrží zmíněný výpis každý rok automaticky do datové schránky, nad rámec toho o něj mohou rovněž kdykoliv požádat prostřednictvím formuláře aplikace Czech POINT@home. Vlastníkům datových schránek tak stát tuto službu poskytuje zcela zdarma.

Z pohledu komerčního užití základních registrů je nutné poznamenat, že základní registry jsou vytvořeny a určeny výhradně pro orgány veřejné moci, s výjimkou veřejně přístupných dat z Registru územní identifikace, adres a nemovitostí nebo z Registru osob.

Subjekt údajů však má rovněž možnost „zmocnit“ třetí osoby a instituce, a to i třetí osoby z komerčního sektoru, které budou s jeho přímým souhlasem a v jím přesně stanoveném rozsahu informovány o aktuálních, k subjektu údajů se vztahujících datech, vedených v základních registrech (především o změně jeho základních údajů), čímž může být neustálé opakované sdělování nových údajů ze strany subjektů údajů nejrůznějším institucím (i komerčním a soukromoprávním) překonáno.

Komerční subjekty nebudou mít k základním registrům přímý přístup, ale bude jim prostřednictvím datové schránky sděleno, k jakým případným změnám údajů došlo.

Výpisy ze základních registrů

Fyzické osoby, podnikající fyzické osoby a právnické osoby mohou o výpisy ze základních registrů žádat prostřednictvím datové schránky na portálu veřejné správy nebo osobně na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT.

Jakákoliv osoba může žádat:

  • o veřejný výpis údajů z registru osob (tento výpis obsahuje v případě právnické osoby všechny referenční údaje, jelikož všechny údaje o právnických osobách jsou dle zákona o základních registrech veřejné).

Pouze subjekt údajů nebo jeho zákonný zástupce nebo jeho zmocněnec (na základě subjektem údajů udělené plné moci s úředně ověřeným podpisem) může žádat:

  • o výpis údajů z registru obyvatel,
  • o neveřejný výpis údajů podnikající fyzické osoby z registru osob,
  • o výpis o využívání údajů v registru obyvatel,
  • o záznam o využívání údajů v registru osob,
  • o změnu údajů při zjištění nesouladu v registru obyvatel (pokud došlo ke změně, obdrží fyzická osoba Výpis referenčních údajů automaticky do datové schránky),
  • o změnu údajů při zjištění nesouladu v registru osob (pokud došlo ke změně, obdrží podnikající fyzická nebo právnická osoba Výpis referenčních údajů automaticky do datové schránky),
  • o poskytnutí údajů z registru obyvatel třetí osobě a odvolání tohoto poskytnutí údajů (žádá pouze fyzická osoba).

Jak již bylo uvedeno, subjektům údajů, které jsou držiteli datových schránek, jsou výpisy zasílány bezplatně.

Zabezpečení proti zneužití dat a informací

K referenčním údajům obsaženým v základních registrech mají přístup striktně pouze oprávněné osoby podle svých rolí a přidělených agend.

Jak již bylo zmíněno v části pojednávající o přínosech a využitích základních registrů, třetí osoby nemohou mít k informacím o subjektech údajů přímý přístup, ale informace o subjektech údajů jsou jim zasílány prostřednictvím datových schránek.

Identifikátory fyzických osob

Bezpečnost osobních údajů obsažených v základních registrech spočívá ve zdrojovém identifikátoru fyzické osoby (ZIFO) a agendových identifikátorech fyzických osob (AIFO). Oba tyto identifikátory jsou neveřejné a je jimi zabezpečeno ztotožňování údajů o jednotlivých subjektech.

Zdrojový identifikátor fyzické osoby je generován Úřadem pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ) a veden striktně pouze v evidenci zdrojových identifikátorů fyzických osob. Ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby nelze dovodit osobní ani jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Správcem evidence zdrojových identifikátorů fyzických osob je podle zákona o informačních systémech veřejné správy Úřad pro ochranu osobních údajů.

Agendový identifikátor fyzické osoby je jednoznačně přiřazen záznamu o fyzické osobě v příslušném agendovém informačním systému nebo základním registru a je odvozen ze zdrojového identifikátoru fyzické osoby a kódu agendy. Orgány veřejné moci mají pro identifikaci fyzické osoby v rámci své agendy přidělený agendový identifikátor fyzické osoby.

Tento identifikátor je užíván výlučně k jednoznačnému určení fyzické osoby pro účely výkonu agendy, pro kterou byl přidělen, nesmí být přidělen více fyzickým osobám. Z agendového identifikátoru nelze odvodit zdrojový identifikátor fyzické osoby a nelze z něj ani dovodit osobní nebo jiné údaje o fyzické osobě, jíž byl přiřazen. Ve všech jednotlivých agendových informačních systémech jsou údaje shromažďovány a vedeny tak, aby ztotožnění s konkrétní osobou obecně nebylo možné a docházelo k němu pouze v případě oprávněných dotazů.

Domněnka správnosti zapsaných údajů

Pro naplnění zamýšlené úlohy základních registrů, tj. stát se zdrojem důvěryhodných údajů, je nezbytné uplatnění principu ochrany dobré víry v jejich pravdivost, resp. správnost, která je garantována státem.

Základním principem zákona o základních registrech je tak princip správnosti, podle něhož jsou referenční údaje považovány za správné, pokud není prokázán opak nebo pokud nevznikne oprávněná pochybnost o jejich správnosti.

Má se za to, že referenční údaje vedené v základních registrech jsou přesné, správné a důvěryhodné, orgány veřejné moci tudíž dále neověřují jejich správnost a platnost. Úředníci tak nesmí po občanovi požadovat doložení referenčních údajů, pokud jsou již v registrech zanesené.

Reklamace údajů v základních registrech

Ten, kdo je oprávněn daný referenční údaj získat ze základního registru, může správnost referenčního údaje zpochybnit v případě, že je schopen prokázat jeho nesprávnost, nebo má-li jiné oprávněné pochybnosti o jeho správnosti. Reklamaci je možné realizovat skrze vyplnění příslušných formulářů.

Proces reklamace údajů v základních registrech lze obecně shrnout do tří kroků. Nejprve občan nebo podnikatel doručí podnět orgánu veřejné moci, který s daným údajem pracuje, čímž vzniká oprávněná pochybnost o správnosti evidovaného údaje a orgán veřejné moci o tomto spraví příslušného editora.

Poté editor zpochybněného zapsaného referenčního údaje označí tento údaj jako nesprávný a ověří správnost evidovaného údaje, přičemž podle výsledku svého ověření údaj buď opraví, nebo reklamaci zamítne. Po dobu, kdy je referenční údaj editorem označen jako „nesprávný“, má údaj pouze informativní hodnotu. V poslední fázi označení o nesprávnosti editor odstraní, tj. neprodleně poté, co správnost údajů ověří.

O tom, jaký údaj je správný, mohou být teoreticky vedeny i soudní spory. Logicky pokud se jedná o údaje označené jako nesprávné nebo o údaje, které nejsou referenčními údaji, nebo existuje-li pochybnost o správnosti daných údajů, orgán veřejné moci je oprávněn po občanech doložení těchto údajů požadovat.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Přehled všech témat Právního průvodce




• Témata: Právní průvodce | Právo
• Oblasti podnikání: Právo, právní služby | Služby