English version
Nepřeberné množství dokumentů, spisů a listin vyprodukuje během své existence prakticky každá firma. Jakmile splní svůj účel, stávají se nadbytečnými, ovšem platná legislativa nedovoluje jejich okamžitou likvidaci. Ze zákona jsou stanovené povinné lhůty pro uchování příslušných dokumentů v čitelné podobě, přičemž doba archivace se dle typu dokumentu pohybuje zhruba od 3 do 30 let.
Po tuto dobu je třeba mít všechny dokumenty utříděné a uložené tak, aby bylo možné v nich jednoduše a snadno vyhledávat. Podnikatelé se přitom často neorientují v tom, po jak dlouhou dobu mají jednotlivé typy dokumentů uchovávat. I když je tématem posledních let digitalizace, většina firem archivuje dokumenty stále v papírové podobě. A tak podle velikosti podniku musí mít na podobné účely vyčleněnou speciální místnost či sklad. A neobejdou se bez šanonů a archivačních krabic.
Protože i ten největší prostor se jednou naplní, měl by být v každé firmě někdo pověřený tím, aby měl přehled, které dokumenty již podnik pro případ kontroly nepotřebuje a předal je ke skartaci. Takový přehled se přitom v legislativě na jednom místě nedá najít. Povinnosti, lhůty a sankce provázející úschovu různých druhů dokumentů upravuje zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a spisově službě, případně o dani z přidané hodnoty.
„Pravidla pro archivaci dokumentů vychází z několika předpisů na národní úrovni. Jedná se především o zákon o účetnictví, zákon o archivnictví a spisové službě nebo zákon o zadávání veřejných zakázek. Pro příjemce evropských dotací jsou pak závazná pravidla, která vychází z obecného nařízení Evropské komise (EK; článek 140). Ten ukládá povinnost uchovávat dokumenty tři roky od konce roku, kdy došlo k předložení účtů na EK, ve kterých byl zahrnut daný výdaj,“ vysvětluje Vilém Frček, z odboru komunikace ministerstva pro místní rozvoj.
Špatné inkousty znamenají pokutu
Mezi dokumenty se zákonnou dobou archivace 5 let patří například účetní doklady, účetní knihy, inventurní soupisy, účtový rozvrh, odpisové plány, přehledy a účetní záznamy, jimiž jednotka dokládá formu vedení účetnictví. Naproti tomu účetní závěrka, výroční zpráva nebo daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH se archivují po dobu 10 let.
Pro podnikatele, kteří mají zaměstnance, je třeba hlídat archivaci u dokumentů z oblasti personalistiky. Například stejnopisy evidenčních listů se uchovávají 3 roky, mzdové listy a účetní záznamy s údaji potřebnými pro účely důchodového pojištění mají tuto lhůtu dokonce 30 let.
Je přitom nutné, aby zůstala zachována čitelnost dokumentů, věrohodnost a neporušitelnost obsahu. U některých typů inkoustů se stává, že časem vyprchají a v šanonech zbydou jen prázdné listy papíru. Pokud přijdete na to, že důležité doklady podezřele blednou, je třeba zavčasu udělat kopie. Na tuto skutečnost již doplatilo mnoho poplatníků, kterým správce daně při kontrole zjistil nevyhovující stav dokumentu. V takovém případě může finanční úřad zpochybnit uplatněný nárok na odpočet DPH a daň vyměřit znovu.
I když se většina dokumentů zpracovává na počítačích elektronicky, právě kvůli archivaci je bylo často nutné vytisknout a skladovat. Pro většinu dokumentů totiž platila povinnost uchovávat je v originálním vyhotovení v písemné podobě. To se ale postupně mění.
„Doklady se uchovávají buď ve formě originálů, nebo ověřených kopií originálů. Využít lze i běžné nosiče dat, na kterých jsou elektronické verze originálních dokladů nebo dokladů existujících pouze v elektronické podobě. Monitorovací systém MS2014+ je od začátku koncipován tak, aby umožňoval příjemcům evropských dotací archivaci elektronicky – je tak plně v souladu s politou e-cohesion,“ doplňuje Vilém Frček.
Digitální nosiče s ručením omezeným
Jenže i snaha o archivaci na digitálních nosičích s sebou často nese problémy. Nahrané nosiče totiž přestanou po určité době fungovat. U některých typů je přitom očekávaná životnost kratší, než potřebná doba archivace.
Typická doba životnosti pevného disku se pohybuje v rozmezí 5 až 10 let, zatímco paměťové karty, USB disky a SSD disky vydrží běžně mezi 3 až 10 lety. Ve srovnání s tím mají standardní Blu-ray, DVD nebo CD nosiče průměrnou životnost více než 25 let.
Výrobci paměťových nosičů proto pro archivaci vyvinuli speciální typy, které vydrží více než tisíc let. „Očekávaná životnost je mnohem delší než u jiných digitálních metod ukládání dat,“ říká Chris Chalder ze společnosti Verbatim, která vyvinula archivační blu-ray MDISC s kapacitou 100 GB. Firma uvádí, že po 1000 letech archivace při teplotě 25 °Celsia a padesátiprocentní relativní vlhkosti může z 100 000 disků tohoto typu selhat nanejvýš jeden.
Dalibor Dostál
