Většina menších firem nesleduje náklady na poštu, mohou ušetřit desetitisíce ročně

28. 8. 2015 | Zdroj: BusinessInfo.cz

motiv článku - Většina menších firem nesleduje náklady na poštu, mohou ušetřit desetitisíce ročně Podnikatelé většinou nedokáží odhadnout výši nákladů spojených s poštovným. Mnohdy také nezapočítávají výdaje související se mzdou pracovníka, který má ve firmě korespondenci na starosti. Elektronizace vyřizování pošty může podnikům ušetřit peníze.

Většina podnikatelů se nestará o to, kolik je stojí odesílání dopisů. Poštu odesílají postaru přes poštovní přepážku, a malými položkami jim tak utíkají velké peníze. Zjistil to výzkum společnosti ČP Cloud mezi 212 živnostníky a malými firmami.

Ten ukázal, že „papírová“ komunikace je stále velmi rozšířena mezi většinou podniků. Celkem 78 procent podnikatelů alespoň občas pošle dopis, přičemž desetina pošle měsíčně více než 50 dopisů, 18 procent od 10 do 50 dopisů a polovina do 10 dopisů. Přitom 79 procent podnikatelů buď vůbec nebo jen částečně eviduje náklady, které jsou s tím spojené.

Pokud podnikatelé náklady na písemnou korespondenci sledují, zajímá je především poštovné, což uvedla pětina dotázaných. Pouze 18 procent podnikatelů bere v potaz i personální náklady – tedy to, že dopis musí někdo dát do obálky, odnést na poštu, vést evidenci odeslané korespondence a archivovat dopisy i doklady k nim. Přitom 7 procent podnikatelů využívá na vyřizování pošty tři a více zaměstnanců, 18 procent uvedlo dva zaměstnance a tři čtvrtiny firem jednoho pracovníka.

Náklady tvoří známky i pracovníci

„Překvapilo nás, že podnikatelé mají velmi nejasnou představu, kolik je vlastně stojí odesílání jejich pošty. Odhad nákladů na jeden dopis se pohyboval od několika korun až po stokorunu. Většinou sledují pouze poštovné, případně papír a obálky, ale opomíjejí činnosti, které jsou se zpracováním pošty spojené – jako je třeba čas pracovníků. A právě na těch se dají ušetřit nemalé peníze,“ komentoval poznatky průzkumu Daniel Bartek, generální ředitel ČP Cloud.

Lépe jsou na tom velké firmy, které u velkých objemů korespondence náklady sledují. „Podobně jako v případě dalších oblastí správy společnosti, i korespondence je v rámci ČEZ podrobena přísné kontrole nákladů. Ty v posledních letech v důsledku přijatých úsporných opatření trvale klesají a pohybují se v řádech jednotek milionů korun,“ vysvětluje Hana Krbcová, ředitelka ČEZ Korporátní služby.

„Vedle kroků organizačních, jako byla například centralizace podatelen, se zabýváme rozvojem technologických řešení, jako jsou například datové schránky, umožňujících převádění velké části korespondence do elektronické podoby,“ doplnila Hana Krbcová.

Další postupy vedoucí k úsporám našly společnosti působící ve finanční oblasti. „Máme například k dispozici biometriku, prostřednictvím které vyřizujeme smlouvy o stavebním spoření a úvěrové žádosti a kterou se snažíme rozšířit i na další oblasti. Každoročně navíc optimalizujeme pravidelné roční výpisy z účtů, abychom neposílali například pět obálek, ale aby vše bylo v jedné,“ říká Jitka Jechová, tisková mluvčí Raiffeisen stavební spořitelny.

Firmám, které se náklady na korespondenci zabývají, se tyto snahy vyplácejí. „Personální služby patří mezi odvětví s nejvyššími náklady na administrativní činnosti - korespondence, tisk, papír. Snažíme se, aby naše procesy byly co možná nejefektivnější a náklady co možná nejnižší. Proto máme s většinou klientů uzavřenou dohodu o elektronické fakturaci. Toto opatření nám snížilo náklady na korespondenci o cca 50 procent a náklady na tisk o 45 procent. Dalším krokem, na kterém v současné chvíli pracujeme, je elektronizace personální agendy pro všech 12 000 zaměstnanců,“ dodává Jiří Halbrštát, marketingový manažer personální agentury ManpowerGroup.

Ignorovat papírový dopis? Nesnadné

Jednou z dalších možností pro firmy může být aplikace ČP Cloud, kterou vytvořila soukromá společnost CP cloud ve sdružení s Českou poštou. Odbourává nutnost donášení pošty na přepážku a šetří tak firmě personální náklady s tím spojené. V Německu, Nizozemsku či na Slovensku jsou podobné služby běžné a provozují je jak poštovní společnosti, tak specializované firmy.

Aplikace umožňuje odesílat papírové dopisy z počítače podobně jako e-mail a navíc vede také zabezpečený archiv a evidenci dopisů, adresáře a dokáže v případě potřeby prokázat obsah odeslaných zásilek. Cena jednoho dopisu začíná na 11,90 Kč bez DPH a zahrnuje všechny služby včetně poštovného, papíru, obálky, barevného tisku, kompletace, archivu i evidence. Příjemce pak dostane dopis odeslaný elektronicky v papírové podobě.

Není bez zajímavosti, že již od roku 1994 Česká pošta provozuje tzv. PostServisy, které se zabývájí poskytováním komplexních služeb v oblasti zpracování listovních zásilek. Pod jejich hlavičkou nabízí službu nazvanou Hybridní pošta, což je právě elektronické „podání zásilek“, tisk dokumentů, jejich vkládání do obálek a průběžné předávání hotových zásilek do poštovní přepravy, včetně zajištění a skladování materiálu a ochrany předaných dat. Projekt byl financován i díky podpoře evropských fondů PHARE. Jak se serveru BusinessInfo.cz podařilo zjistit, faktické fungování služby ČP Cloud zajišťují právě PostServisy České pošty.  

V každém případě platí, že papírový dopis je v mnoha ohledech důležitou formou korespondence. Poštovní služby jsou regulovány, podléhají poštovnímu tajemství a umožňují jasně prokázat, že dopis byl odeslán a přijat druhou stranou. Toto dokážou v elektronické formě jen datové schránky – ty však fungují prakticky jen pro komunikaci se státní správou, firmy a občané je využívají pro vzájemnou komunikaci minimálně.

Dopis také zvyšuje pravděpodobnost, že bude otevřen a přečten. „Ignorovat papírový dopis není snadné. E-mail smažete jedním tlačítkem. Dopis musíte rozbalit, roztrhat a vyhodit do koše,“ uzavírá Daniel Bartek.

Dalibor Dostál

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek