Covidová doba posunula české firmy dopředu, pohnuly s digitalizací

Mnoho firem nebylo ještě před třemi lety připraveno na vyřizování různých druhů dokumentů nebo komplexní správu interních procesů v digitální podobě. To se v covidové době změnilo.

Podle průzkumu společnosti Millennium, člena skupiny Soitron Group, se české firmy vydávají správnou cestou. Mnohé z nich jsou ale stále konzervativní a digitalizaci se brání.

Ilustrační fotografie

Průzkum byl provedený na vzorku 300 českých a 200 slovenských největších firem, jejichž předmětem podnikání není IT nebo finanční zaměření, a zároveň mají obrat alespoň 500 milionů korun (počet zaměstnanců je vyšší než 200 respektive 150).

Komplexnější procesy se stále řeší e-mailem

V České republice se otázkou digitalizace interních procesů zabývá 90 % firem, na Slovensku 88 % podniků. Týká se to dokumentů, smluv, žádanek nebo office managementu.

Naopak více jak 60 procent složitějších a komplexnějších procesů organizace stále řeší e-mailovou komunikací nebo písemně. Ty jednoduché jsou z více než 50 % digitalizované, a to v obou zemích.

Ukazuje se, že právě při složitějších procesech Slovensko zaostává za Českem.

„Existuje několik důvodů, proč firmy stále řeší některé procesy primárně e-mailem či papírově. Mezi nejčastější příčiny patří chybějící strategie pro digitalizaci, nedostatečné kapacity interních zaměstnanců, a v neposlední řadě i potřebné investice. Mnohé podniky proto netuší, jak začít,“ komentuje Katarína Vydrová, CEO CZ & Enterprise Business Lead společnosti Millennium.

Malé a střední podniky čekají krušné roky. Kdo investoval do digitalizace procesů, přežije snáz

Digitalizace přináší peníze

Téměř pětina velkých firem digitalizaci smluv v rámci vztahu mezi dodavatelem a odběratelem nevyužívá. Pokud společnost spravuje danou agendu primárně e-mailovou komunikací nebo výměnou dokumentů prostřednictvím různých úložišť, vystavuje se nebezpečí.

Podniky totiž ztrácejí přehled nad jednotlivými procesy, zvyšuje se riziko chybovosti, společnosti nedisponují historií a v konečném důsledku nemají pod kontrolou jednotlivé kroky obchodní spolupráce.

„Digitalizace primárně zefektivňuje společnostem čas a čas jsou peníze. Například připomínkování smluv může trvat i o polovinu kratší dobu, než je zažito. Případně nástroj pro schvalování interních objednávek dokáže zkrátit tento proces z několika dní na několik minut. Díky těmto zefektivněním se snižuje i vytíženost zaměstnanců, kteří jsou osvobozeni od stereotypních činností a mohou se věnovat dalším pracovním úkolům,“ doplňuje Katarína Vydrová.

Překážkou je konzervativní myšlení

Je všeobecně známo, že firmy s konzervativnějším prostředím jsou méně otevřené ke změnám oproti moderním progresivním podnikům. Ochota vynaložit čas a investice do rozvoje je u nich menší.

„Přestože neztrácejí byznys kvůli nesprávně nastaveným procesům, s efektivním řízením mohou snadněji získávat nové zákazníky. Zastaralé procesy způsobují společnostem stagnaci,“ uvádí Katarína Vydrová.

S digitalizací ve firmách se setkáváme především v oddělení zakázek, právním, finančním, obchodním či podpory. Nejčastěji mají firmy vyřešenou digitalizaci schvalování interních objednávek a faktur, připomínkování smluv či činnosti spojené s obchodním procesem

Katarína Vydrová, Millenium

Na začátku je nejdůležitější nastavit dlouhodobou strategii digitální transformace a postupnými kroky ji zavádět skrze jednotlivá oddělení. Jelikož digitalizace přináší i nové uvažování nad byznysovými procesy, je v neposlední řadě velmi důležité, aby změny spojené s digitalizací byly přijaty všemi.

Mezi nejčastěji digitalizované dokumenty spadají firemní šablony. Vyřešené je má 91 % českých a 84 % slovenských firem. Naopak nejméně dokumentů v digitalizované podobě se nachází v oblasti HR (jde o zaměstnanecké smlouvy a s nimi spojenou dokumentaci). V Česku je to 70 procent a na Slovensku dokonce jen 60 procent.

„S digitalizací ve firmách se setkáváme především v oddělení zakázek, právním, finančním, obchodním či podpory. Nejčastěji mají podniky vyřešenou digitalizaci schvalování interních objednávek a faktur, připomínkování smluv či činnosti spojené s obchodním procesem,“ vysvětluje Vydrová.

Málo odborníků v ČR, Slovákům chybějí peníze

V obou zemích rezonují jako nejčastější příčiny, které brzdí digitalizaci, problémy s automatizací dokumentů – převod papírových dokumentů do digitální formy, s tím spojené otázky dostatečného úložiště a zachování legislativní formy (bezpečnost).

Návratnost není v případě digitalizace vždy to nejdůležitější

Na druhém místě je to složitost firemních procesů a různorodost používaných systémů. Poslední nejčastější důvod se v obou zemích liší: v tuzemsku je to nedostatek odborníků a na Slovensku nedostatek financí.

Výsledky také ukazují na to, že 20 procent firem v Čechách a 32 procent podniků na Slovensku nemá digitalizaci procesů ve svých rukou – nejčastější příčinou je rozhodnutí zahraniční mateřské firmy, nebo že už ho využívají formou outsourcingu.

Z průzkumu je evidentní, že digitalizací se nezabývá jen malý počet oslovených firem. Slovenské společnosti uvádějí jako hlavní finanční důvody. V Česku převažuje jako „blokátor“ digitalizace váhavost managementu.

Stejný podíl firem v ČR a SR uvádí, že nemají samostatný systém pro práci s dokumenty. V rámci celofiremní kooperace a na management dokumentu
využívají platformu jako například Microsoft 365, která poskytuje široké spektrum aplikací jako Microsoft Teams, SharePoint, Office nebo cloudové služby.

Agilní přístup přinese další rozvoj

Rychlý vývoj IT řešení a vysoká konkurence na trhu ukazují, že digitalizace je dnes už klíčovým tématem v mnoha organizacích. Jde zejména o české a slovenské podniky, které ve svém oboru patří mezi ty špičkové a nejmodernější IT řešení jsou součástí jejich dlouhodobého strategického programu digitální transformace.

Konkurenceschopnost firem jde ruku v ruce s digitalizací. Ten, kdo si chce udržet silné postavení na trhu, musí být otevřen moderním technologiím.

„Digitalizace již není novým trendem, ale běžným standardem. Digitální podniky se totiž staly základem úspěchu. Trendy, které jsou nastoleny za poslední období, budou hrát prim i v následujících letech. Nárůst cloudových řešení, rychlé a flexibilní low-code, no-code řešení, vzestup umělé inteligence či automatizace procesů budou určovat směr podnikání. Firmy budou i nadále vyhledávat nástroje podporující hybridní práci,“ popisuje Katarína Vydrová.

V dnešní době již realizace projektů v této oblasti netrvá měsíce, protože s využitím agilního přístupu a platformy společnosti Microsoft lze řešení dodat v poměrně krátké době. Podniky by proto měly začít s digitalizací co nejdříve.

Redakčně upravená tisková zpráva FleishmanHillard