„Zavedení softwarového robota pro obsluhu datové schránky nám ušetřilo dvě třetiny úvazku asistentky,“ říká Jan Kotala, daňový poradce a jednatel společnosti EKP Advisory. Digitalizace a automatizace se ale neobejdou bez dobrého plánu.

„Digitalizace samozřejmě pomáhá, ale vždycky říkám, že musí být promyšlená. Nestačí jen koupit software, je potřeba jasně nastavit procesy a informační toky. U nás tomu interně říkáme jízdní řád a samozřejmě podle něj jedeme,“ říká Jan Kotala, který se digitalizací účetních oddělení zabývá dlouhodobě.

Účetnictví se podle něj skládá ze tří navazujících fází – zpracování dokladů (DMS systémy jako například Wflow), ERP systémů a následného reportingu. „U firmy s tržbami nad 10 milionů korun už není možné řídit podnik podle pocitu. Manažeři potřebují mít data pohromadě a přehledně – k tomu slouží reporting, ideálně například v Power BI,“ vysvětluje Kotala.

Robot je kolega, ne hrozba

Zkušenost ukazuje, že digitalizace není jen pro velké podniky. Například robotizace odesílání datových zpráv pomocí nástroje AutomationDock ušetřila v EKP Advisory práci asistentce o zhruba 15 hodin týdně. K tomu firma využívá i cloudové účetní systémy, docházkové aplikace nebo digitální vytěžování faktur.

Třetina českých firem má téměř nulovou míru digitalizace

„Díky digitalizaci můžeme mít plně funkční finanční a mzdovou účtárnu nejen v Praze, ale i v Jihlavě nebo ve Svitavách,“ uvádí Jan Kotala. První vlaštovkou u nich byla digitalizace dokumentů přes Wflow v roce 2019. Od té doby firma nasadila online reporting a softwarové roboty pro automatické odesílání datových zpráv.

Ačkoliv umělá inteligence dokáže faktury číst s nízkou chybovostí, stále je podle Kotaly nezbytná lidská kontrola. Přesnost je vysoká, ale chyby kolem deseti procent jsou stále realitou.

„Stroje jsou rychlejší, ale kontrolu musí dělat člověk, ideálně asistentka, která je levnější než účetní. AI například často nepozná, jestli je to šestka nebo devítka.“ Jan Kotala má i netradiční přístup ke starým fakturám, ve své sbírce má dokonce fakturu z roku 1890. „Rámuji je a věším na zeď – jako připomínku, že papír do účetnictví dnes už nepatří,“ usmívá se.

Redakčně upravená tisková zpráva EKP Advisory