English version
Účetnictví je stále „papírový“ obor, postupně ale dochází ke změně. Jak v Česku probíhá digitalizace účetnictví?
Účetní doklady se tisknou, zakládají do šanonů, účetní si odškrtávají na papírových seznamech, zda vše zkontrolovali… To je jednou z největších výzev digitalizace účetnictví – zbavit se papírů, zajistit doklady v elektronické podobě a nahrazovat rutinní činnosti novými nástroji.
Manuální účetní práce je zdlouhavá, a tak se často stává, že účetní výstupy má klient s měsíčním zpožděním nebo i později. Snadný a neomezený přístup k datům je ale v současnosti základem pro podnikání. Digitální účetnictví se dá zpracovávat online, vystavené faktury může do účetnictví importovat robot v okamžiku vzniku, stejně jako například skladové pohyby. Dnes je běžné napojení na banky a online sledování pohledávek. To vše může přinést digitální účetnictví.
Z mého pohledu je klíčová změna v nastavení myšlení a vnímání toho, co je v našem oboru potřeba. Jde o celkovou automatizaci, o propojování klientského systému s účetním.
O jak náročné proceduře z hlediska času a personálu se bavíme?
Jak jsem zmínila, nejnáročnější je změna mentální – člověk, který se chce do digitalizace pustit, musí úplně jinak přemýšlet. Musí opouštět zajeté stereotypy, hledat inovativní řešení, nebát se selhání. My účetní jsme navíc většinou hodně konzervativní, sami nemáme změn moc rádi. Spousta změn je pouze procesních – například obeslat dodavatele, ať faktury v elektronické podobě zasílají na jeden konkrétní e-mail. To stojí pouze zlomek času jednoho člověka.
Pokud má ale celá firma kompletně přejít na digitální účetnictví, je to určitě delší a složitější proces…
Z naší zkušenosti víme, že za necelý rok jste schopni transformovat celou vaši společnosti od základů – nastavit procesy, nasadit nové technologie, zaškolit lidi, zvýšit marži, vytvořit nové produkty. Ideální je mít v týmu člověka, který se celé transformaci bude věnovat. Nemusí to být na celý úvazek, ale změna by měla být jeho hlavním úkolem. Osobně bych doporučila najít si odborného konzultanta, který pomůže s komunikací celého projektu do týmu. Pro digitalizaci potřebujete mít angažovaný tým, který celou změnu pochopí, přijme a ideálně podpoří.
Jsou české firmy digitálně zralé? Technologické transformaci se nevyhne nikdo
Kdo je v tomto ohledu v tuzemsku hybatelem změn? Vidíte je spíše u velkých hráčů, nebo jde transformace spíš zespoda od menších firem, kde bývá jednodušší změny prosadit?
Největší změny a transformace stále převažují u větších firem s technologickým zázemím, které mají ale zároveň tak trochu myšlení startupů – mají dost finančních a technických prostředků na to, aby změny mohly provést, zároveň je ale nebrzdí korporátní prostředí s neflexibilními pravidly. K samostatným účetním a do menších kanceláří se digitalizace dostává jen pozvolna.
Představme si, že mám firmu a chci přejít na digitální účetnictví. Jak začít? Na koho se obrátit?
Určitě je lepší nebýt na změnu sám a najít si nějakého partnera, který má zkušenosti v oblasti digitální transformace. Měl by to být někdo, kdo vám najde řešení na míru. Na trhu je několik firem, které to dělají dobře. Prvním krokem by měla být analýza současného stavu, vydefinování vize a představení projektu do vašeho týmu. Na podobnou problematiku se ale zaměřuje i řada konferencí nebo seminářů, ať už jsou zpoplatněné, nebo zcela zdarma. Najít dneska informace o tom, jak digitalizovat, je celkem snadné. A na trhu už se vyskytuje spousta aplikací, je potřeba si jen chytře a dobře vybrat. I když samozřejmě taková aplikace není úplně samospásná – sama účetnictví do digitálního světa nepřevede.
Může v tomto procesu pomoci umělá inteligence?
Umělá inteligence už účetním pomáhá. V Česku máme skvělé lidi, kteří vytvářejí skvělá řešení. My už pět let využíváme umělou inteligenci, která za nás vytěžuje údaje z faktur, a ve spojení s dobře udělanou integrací na účetní software už jsou doklady pořizovány bez zásahu člověka. Jiné umělé inteligence jsou schopné budgetovat, účtovat. Všechny tyto nástroje by měly postupně nahradit rutinní práci účetních a měly by jim uvolnit ruce k jejich odborné práci, k poradenství, na které tak dlouho studovali. Účetní se mohou více zaměřit na konzultační činnost, kdy s klienty rozebírají výsledky nebo nastavují komunikaci mezi jejich provozním a účetním systémem.
Máme konkrétní zkušenosti s firmami, kterým jsme po zavedení digitálních procesů byli schopni poskytnout data v reálném čase a identifikovat například špatně nastavené marže.
V souvislosti s digitalizací se také často skloňuje bezpečnost dat. Účetnictví je v tomto smyslu velmi exponovanou oblastí. Jsou aktuální řešení dostatečná?
Nic není stoprocentní, ale přínosy digitálního účetnictví proti rizikům převažují. Ale je potřeba nepodceňovat tuto oblast a klást na ni důraz. Nejrizikovějším je vždy chování zaměstnance, ne technologie samotná. Je potřeba se vzdělávat v této oblasti, pravidelně školit své zaměstnance a neustále je testovat. Investice do této oblasti by měla mít každá společnost, nejen účetní, automaticky ve svém rozpočtu.
Jak je na tom stát a jeho podpora legislativních úprav, které by motivovaly firmy k převodu účetnictví do digitálního prostředí?
Od roku 2024 bude účinná novela zákona o účetnictví, která reaguje na digitalizaci. Novela zákona staví na rovno účetnictví vedené fyzicky i elektronicky. Ponechává volnější prostor způsobu, jakým zajistíte integritu účetního dokladu. Reaguje na rychle se rozvíjející IT oblast a připravuje se na to, že nebude potřeba s každým novým IT řešením měnit zákony. Archivaci dokladů v digitální podobě bude mít však nařízený pouze veřejný sektor, a to od roku 2026 z důvodu transparentnosti a environmentálního dopadu. Ze zkušenosti ze zahraničí víme, že jsou efektivní prostředky, které digitalizaci velmi napomáhají, což je třeba jednotný datový formát faktury.
K těm ale máme ještě dost daleko…
Ano, ale věřím, že se jich v budoucnosti dočkáme. Jsme hodně byrokratická země, naše daně jsou vcelku složité a rozsáhlé, například máme neskutečné množství účetních systémů. V rámci Evropy jsou vepředu severské země, ale třeba i Polsko už nově zavádí digitální faktury. Jednotný formát tam budou mít k dispozici všichni.
Naše řešení This App propojuje umělou inteligenci od společnosti Rossum na účetní software PREMIER. Letos se mohou naši klienti těšit na něco úplně nového
Říkáte, že účetní nestuduje vysokou školu, aby přepisoval faktury. Kde tedy vidíte pozici účetního v digitálním světě?
Účetní má znalosti a schopnosti k tomu, aby se stala nebo stal pro klienta finančním ředitelem, business konzultantem, risk managerem a s trochou technického vzdělání třeba i datovým analytikem, projektovým manažerem a implementátorem technologií. Roboti nevezmou práci lidem, kteří je budou umět ovládat, nastavovat a kteří je budou umět využít. To je třeba mít na paměti.
jap
