Nový zákon je účinný od 1. ledna 2026. Hlavní povinnosti včetně zasílání jednotného měsíčního hlášení nicméně musejí tuzemské firmy plnit až od 1. dubna 2026.

Do dubna 2026 by měli zaměstnavatelé kvůli změně registrací zaměstnanců a zasílání zmíněných měsíčních hlášení upravit své mzdové softwary.

„Zatímco dosud museli zaměstnavatelé posílat více než dvě desítky formulářů několika různým úřadům, nově zůstane pouze u jednoho,“ shrnuje daňový poradce Michal Dvořáček.

„Zjednodušení je znatelné, končí duplicity a podnikatelé ocení sjednocení hlášení. Neznamená to ale, že stát vyřešil vše. Například zdravotní pojišťovny zůstávají mimo systém. Navíc přibývá údajů, které bude potřeba úřadům pravidelně hlásit,“ dodává poradce. 

Z leden až březen 2026 nebudou zaměstnavatelé posílat výkazy pojistného (viz níže), ale dopošlou měsíční hlášení, a to v období duben až červen 2026.

Do budoucna přinese Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ) menší administrativní zátěž, výrazné zjednodušení vykazování a příslušné instituce budou mít k dispozici kvalitnější a detailnější informace, které stát nebude muset opakovaně vyžadovat.

„Uvědomujeme si však, že každá změna představuje pro zaměstnavatele určitou zátěž, zejména v počáteční fázi. Přechod proto bude postupný a zaměstnavatele včas a srozumitelně informujeme,“ uklidňuje vrchní ředitelka sekce sociálního pojištění a nepojistných dávek Ministerstva práce a sociálních věcí ČR Iva Merhautová.

Do roku 2025 vypadal systém tak, že z firem putovalo například potvrzení o zdanitelných příjmech k Finanční správě, výkaz o úplných nákladech práce na adresu ČSSZ, informace a statistiky o průměrném výdělku (ISPV) Ministerstvu práce a sociálních věcí, dokumenty o osobě se zdravotním postižením na Úřad práce či evidenční listy důchodového pojištění na adresu ČSSZ.

Od dubna už budou firmy posílat pouze jeden souhrnný dokument, a to jednou měsíčně na MPSV.

Formuláře, které jsou základem pro datovou větu (strukturovaný XML soubor) JMHZ

Efektivní sběr dat. Nehrozí zmatky?

Stát chce sbírat data ve velkém a efektivně. Nový systém teoreticky znamená méně zmatků, v praxi ale i u jednoho zaměstnance půjde o desítky údajů, o kterých bude muset mít přehled. V případě zpoždění navíc hrozí podnikům citelné pokuty.

Výhradně elektronické hlášení se bude podávat jednou měsíčně, a to vždy do 20. dne následujícího měsíce. V případě, že půjde o víkend tak do prvního následujícího pracovního dne.

Nejvíce informací zajímá ČSSZ, Finanční správu ČR a Úřad práce, další data z JMHZ využijí ČSÚ či MPSV. Všechna data nicméně poputují do integrovaného systému Ministerstva práce a sociálních věcí (MPSV). Jejich příjem a kontrolu zajišťuje Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ). 

Co bude hlášení obsahovat?

• Souhrnná část – základní informace o firmě a finanční údaje. 
• Pojistná část – odvody na sociální a zdravotní pojištění. 
• Individualizovaná část – informace o každém zaměstnanci zvlášť (nástup, odchod, neschopenka, rodičovská dovolená…) 

Stovky údajů

„Každý z úřadů (MPSV, ČSSZ, ČSÚ, ÚP a FS ČR) si nadefinoval informace, které potřebuje pro výkon státní správy v dané oblasti. Celkem se jedná až o 400 údajů,“ upozorňuje Monika Lodrová z poradenské společnosti BDO. Státní správa tak bude mít nově k dispozici individualizované údaje o zaměstnancích, a to na měsíční bázi.

V tuto chvíli je pro zaměstnavatele klíčové, aby si na ePortálu ČSSZ zkontrolovali, že v našem registru mají skutečně řádně přihlášené všechny zaměstnance nebo naopak nepřebývají bývalí zaměstnanci

František Boháček, ČSSZ

Zejména by se mělo jednat o informaci o příjmech zaměstnanců, sražených zálohách na daň, uplatněných slevách, pojistném, provedených opravách odvodů, výsledků ročního zúčtování záloh na daň a podobně.

Zároveň bude JMHZ obsahovat souhrnné údaje za zaměstnavatele jako jsou celkové pojistné, celkové sražené zálohy či počet zaměstnanců, a to opět na měsíční bázi.

Připravte se včas

Všichni zaměstnavatelé mají už jen deset týdnů, aby se důkladně na změnu povinností připravili. Z přesnějších a jednotných dat mají těžit i firmy – například v oblasti statistik, plánování či komunikace s úřady. Mnoho podniků samozřejmě začalo s přípravami s předstihem.

Do 1. dubna potřebují zaměstnavatelé upravit mzdové softwary kvůli změně registrací zaměstnanců a zasílání měsíčních hlášení.

SPECIÁL: Změny pro podnikatele od roku 2026

„Pro menší zaměstnavatele, kteří nebudou chtít investovat do úprav mzdového softwaru, bude dostupná možnost využít elektronickou aplikaci portálu ČSSZ. Ruční vyplnění však může být poměrně náročné,“ doplňuje Monika Lodrová.

Čas do konce března by měli podnikatelé využít k ověření, zda mají u České správy sociálního zabezpečení evidovány správně všechny své zaměstnance, za které budou měsíční hlášení posílat. V první fázi po účinnosti bude totiž nezbytné doplnit několik nových údajů.

„V tuto chvíli je pro zaměstnavatele klíčové, aby si na ePortálu ČSSZ zkontrolovali, že v našem registru mají skutečně řádně přihlášené všechny zaměstnance nebo naopak nepřebývají bývalí zaměstnanci. Pokud by tak neučinili, tyto odchylky by každý měsíc způsobovaly chybová hlášení,“ doplňuje ústřední ředitel České správy sociálního zabezpečení František Boháček.

Firmy by se měly zaměřit na kontrolu onboardingového procesu, včetně přípravy související dokumentace/registrace zaměstnance před nástupem do práce.  Důležitá je také prověrka povinně vedených evidencí (případně jejich stavu) podle zákoníku práce, protože s nahráním dat do systému odpadá možnost jakýchkoli dodatečných „papírových oprav”, kterými někteří zaměstnavatelé mohli dosud dohánět nedostatky.

Evidence zaměstnavatelů a zaměstnanců: nový režim 

Spolu s hlášením zákon zavádí i nové evidence. Povinnosti se rozšiřují o přihlašování zaměstnavatelů, účtárenských jednotek i zaměstnanců do systémů. Na vše jsou nastavené konkrétní lhůty. 

Evidence zaměstnavatelů (od 1. 1. 2026) 

• Povinná registrace každého zaměstnavatele – nejpozději dva pracovní dny před nástupem prvního zaměstnance. 
• Přihlašují se i jednotlivé mzdové účtárny. 
• Změny v evidovaných údajích je třeba nahlásit do osmi dní. 

Evidence zaměstnanců (od 1. 7. 2026) 

• Každý zaměstnanec musí být přihlášen před nástupem do práce (již nyní platí povinnost hlásit nástup cizinců předem, jinak se jedná o tzv. nehlášenou práci). 
• Při ukončení nebo nenastoupení je nutné nahlásit změnu do osmi dní, stejné je to v případě změn údajů (například úraz, nemoc z povolání)

Jakub Procházka