I malé a střední podniky musejí digitalizovat. Jinak nepřežijí

Ukazují to výsledky nedávného průzkumu společnosti Microsoft, který se zabýval úrovní digitální kultury v českých podnicích. Anketa jasně prokázala výhody, jež firmám digitalizace přináší.

Lidé v digitalizovaných firmách pracují chytřeji, efektivněji a více přemýšlejí o inovacích. Digitální transformace výrazně zvyšuje efektivitu firmy v oblastech jako účetnictví, vyplácení mezd nebo HR.

V roce 2018 přitom vykazovaly české podniky ve srovnání s evropskými téměř o 20 procent nižší úroveň osvojení moderních technologií.

Firmy stále „jedou papírově“

„V IT infrastruktuře nebo IT specialistech za světem výrazně nezaostáváme, ba naopak. České podniky poměrně hodně využívají digitální nástroje pro prodej svých produktů nebo služeb. Tedy směrem ven k zákazníkům digitální jsou. Horší už to je v opačném směru,“ popisuje Lucie Češpivová, majitelka společnosti Smart Management Advisory.

„Pro svou vlastní správu firmy často žádný digitální software nevyužívají a jedou takzvaně papírově. Podle dat Českého statistického úřadu jen 29 procent podniků do 100 zaměstnanců využívá digitální firemní nástroje pro sdílení informací mezi různými firemními odděleními (data za rok 2021),“ dodává.

Společnosti, které neprošly digitální transformací, jsou přitom zranitelnější právě v době krizí.

Lucie Češpivová to potvrzuje: „Naštěstí si to zástupci podniků postupně začínají uvědomovat, a právě nyní v krizové době o digitalizaci více přemýšlejí a také na nás se častěji obrací. Předsudky u nich ovšem vidíme stále, protože se často obávají, jak moc bude proces zdigitalizování složitý, jestli se s novými nástroji zaměstnanci i management naučí pracovat, zda budou jejich data v bezpečí a podobně.“

Digitalizace přitom není jen o naskenování papírových dokumentů, jak si ji zástupci mnoha podnikatelských subjektů mylně vykládají. Především je o digitálních procesech, zjednodušení práce a také o důkladném auditu pracovních postupů.

„Berme digitalizaci jako příležitost, jak si uklidit. Zjistíme, že některé věci děláme a ani nevíme proč,“ vyzývá majitelka Smart Management Advisory.

A na co by se firmy měly při digitalizaci zaměřit, aby zůstaly konkurenceschopné a jejich byznys byl co nejefektivnější?

Odborníci především upozorňují, že se transformaci rozhodně nevyhnou. „Nic jiného jim nezbývá, protože druhá strana s nimi čím dál tím více bude komunikovat digitálně, s papírem si nevystačí. Ale jsme společnost konzervativní a ke změnám přistupujeme pomalu. Proto doporučuji firmám, aby digitalizovaly postupně krok za krokem, agendu za agendou. Na trhu máme dnes modulová řešení, která přesně tento postup umožňují,“ popisuje Lucie Češpivová.

Velké podniky jsou o krok napřed

Malým a středním podnikům v Česku dnes chybějí především centrální systémy řízení, které by dokázaly zautomatizovat vnitřní procesy. Velké firmy a především nadnárodní koncerny jsou v tomto ohledu o několik kroků napřed.

Velké podniky, tedy obvykle ty s více než 100 zaměstnanci, si už dnes bez digitálních nástrojů „neškrtnou“.

„V současnosti není reálné všechny procesy a zakázky u velké firmy uhlídat bez digitálního softwaru. Ještě je to částečné pochopitelné u malých firem o pár lidech, kde stále dokážete mít dobrý přehled o všem dění jen s excelem, emailem, papírem a tužkou. Ale i malé firmy řeší obrovské množství byrokracie. Proto i malým podnikům doporučuji digitalizovat právě proto, aby pak více nepapírovaly místo vlastního podnikání,“ obrací se na podnikatele Češpivová.

České i slovenské podniky jsou konzervativní. Ke změnám přistupují opatrně a pomalu. Management se většinou obává, že zaměstnanci ani vedení nebudou umět nový digitální nástroj ovládat, že bude moc složitý a jeho implementace příliš drahá a komplikovaná.

Postupujte krok za krokem

„Pak je tu také zažitá falešná představa, že digitální softwary jsou jen robustního typu. Podniky si myslí, že si koupí velký, složitý a drahý systém a pak z něj využijí jen část. Ale dnes si mohou pořídit modulární software, digitalizovat jen část své agendy a postupně nabalovat agendy další. A tohle řešení rozhodně není drahé,“ uklidňuje majitelka Smart Management Advisory (SMA).

Chytré softwarové platformy dnes firmám nabízejí nástroje pro efektivní řízení administrativy a HR, zajišťují bezpečnost firemních dat, spravují všechny vnitřní firemní procesy, zakázky a personální záležitosti, hlídají pracovně právní záležitosti, případně vedou evidenci firemního majetku. Náklady na back office snižují až o desítky procent. To vše vede ke zvýšení efektivity práce. Prostřednictvím softwaru se dá navíc řídit více firem najednou.

Na trhu jsou aktuálně stovky takových produktů. Jedním z nich je i software MySmartplace společnosti SMA.

„Firmám nabízíme modulární řešení MySmartplace. Samy si mohou vybrat, jaký modul chtějí používat, ať již je to Zakázkový systém, Personální agenda, Evidence majetku nebo Správa úkolů a další. Naše „Chytré místo“ se dá ovládat odkudkoliv, stačí internetové připojení,“ přibližuje Lucie Češpivová.

Centrální mozek firmy

Jak bylo zmíněno výše, zejména menší podniky se obávají, že jsou tato řešení příliš nákladná, a to zejména v době, kdy se dostávají s rostoucími cenami pod tlak a řeší, jak zajistit běžný chod firmy.

„Díky digitálnímu řešení ale podniky naopak ušetří. Obvykle se jim totiž náklady na provoz back office sníží až o 50 % a zvýší se efektivita práce. A neznamená to hned propouštění zaměstnanců, kteří by neměli co dělat. Firmy je využijí na jinou práci se skutečnou přidanou hodnotou, což papírování rozhodně není,“ popisuje.

Velikou výhodou těchto systémů je především to, že má vedení data k dispozici odkudkoliv a kdykoliv. Z jednoho místa může kontrolovat například výnosnost několika zakázek, a to u více svých firem.

Takové nástroje jdou podle Lucie Češpivové „naproti skloubení pracovního a osobního života“. Dřív bylo nepředstavitelné, aby personalista pracoval na home office, dnes má všechny potřebné dokumenty na pár kliků dostupné z počítače, a to z pohodlí svého domova.

„Výhod je nespočet, protože takové systémy skutečně fungují jako mozek firmy, protože na nutné a opakující se úkony vás upozorní a vy si je nemusíte hlídat. Nepropásnete tak žádné důležité termíny. Máte čas na kreativní práci,“ dodává majitelka SMA.

O čtvrté průmyslové revoluci se začalo mluvit zhruba před dvanácti lety. Kam se tedy digitální transformace v Česku i ve světě posunula během posledních dvou dekád?

Podle Lucie Češpivové je vidět obrovský pokrok v tom, jaká řešení jsou na trhu: „Jestliže to kdysi byli robustní systémy, které se složitě implementovaly a firmy si nemohly moc vybírat, jaký segment svého podniku chtějí digitalizovat, dneska už jsou na trhu řešení modulární. Velikým rozdílem také je, že jsou velmi otevřené a dají se napojit prakticky na jakýkoliv moderní systém.“

A co kyberbezpečnost?

V souvislostí s digitalizací a využíváním moderních technologií se stále častěji mluví také o zajištění bezpečnosti dat a kyberbezpečnosti celkově.

Z nedávného průzkumu pro poradenskou skupinu Moore Czech Republic vyplývá, že zhruba pětina firem v tuzemsku čelila v posledních třech letech kybernetickému útoku. Zásadní dopad na fungování podniku mělo 21 procent útoků.

„Informační a komunikační technologie jsou běžnou součástí chodu většiny podniků. V posledních letech výrazně vzrostlo riziko jejich napadení, během kterého může dojít nejen ke zneužití informací, ale také k celkovému ochromení firmy,“ varoval ředitel společnosti DoxoLogic Martin Listopad.

Hrozba kybernetických útoků, které mohou mít mnoho podob, by se neměly podle odborníků podceňovat. „Většina společností řeší problém kyberbezpečnosti až reaktivně, poté, co nastane nějaký problém. Základem je co nejdříve kompletně zabezpečit přístup k elektronickým datům a zajistit ochranu před jejich neoprávněnou manipulací,“ říká Martin Listopad.

Podle Lucie Češpivové by se ale firmy neměly při zvažování o výběru digitálního softwaru o bezpečnost svých dat obávat.

„Co se týká kyberbezpečnosti, je na tom Česká republika poměrně dobře. Vlastně je jedno, v jaké formě svá data máte, papír je zneužitelný stejně jako digitální záznam. Dnešní digitální softwary pro řízení firem jsou nicméně na takové úrovni, že zajišťují vysokou míru zabezpečení dat,“ dodává.

Jakub Procházka