Jak na home office?

Ve webové a grafické agentuře Beneš & Michl bylo v první polovině letošního roku v souvislosti s koronavirem zavedeno celoplošné pravidlo. V neděli 15. března jsme v úzkém kruhu kolegů provedli online poradu, kde jsme se rozhodli, že se celá firma přesune na home office. Do této doby jsme ve firmě „pracovali na dálku“ jen jeden den v týdnu. 

A od pondělí jsme začali naplno. Přes noc jsme rozeslali pozvánky na celofiremní online poradu, kde jsme vysvětlili stav a dali všem možnost si během dopoledne zařídit své pracovní prostředí. Pomohli jsme nastavit VPN (vzdálený přístup) a rozvezli jsme grafické stanice všem domů. Od 13. hodiny jsme byli všichni připraveni pokračovat v rozdělané činnosti.

Nucený režim 

S odchodem z kanceláří panovaly samozřejmě obavy, aby zaměstnanci nevypadli ze svého pracovního tempa, a proto byly v naší agentuře zavedeny denní porady – ráno a odpoledne. Tento krok dopomohl všem zaměstnancům „nalézt“ stejný pracovní rytmus, sladit veškeré agenturní činnosti. 

Výsledek pak překvapil: březen a duben byly naše „nejvýkonnější“ měsíce za poslední rok. Lidé byli efektivnější a práce se udělalo o deset procent více, než byl standard.  

S příchodem koronaviru se ovšem musel upravit nejen režim uvnitř v agentuře, ale i jednání navenek, s klienty. S nimi se od té chvíle zaměstnanci agentury viděli už jen online. Následkem toho se vytvořily nové, bližší vztahy. Sblížilo nás to s nimi. Najednou jsme o klientech věděli mnohem více – jak vypadají jejich děti, mazlíčci, ložnice – ano, i z ložnice nám klienti volali. 

S dubnovým rozvolňováním protikoronavirových opatření se nicméně zaměstnanci v agentuře rozhodli, a to i přes výhody práce z domu, vrátit v průběhu května do svých kanceláří. 

Dobrovolné rozhodnutí 

Koronavirus ohrožuje jedince, malé podniky i velké nadnárodní organizace. Současně však firmám ukazuje nové možnosti, tlačí je ke změně chování, fungování. My jsme si v průběhu jara otestovali, že v klidu dokážeme vše zvládnout na dálku. Proto jsme si napříč celou firmou odhlasovali, že navýšíme počet home office z jednoho dne na tři dny v týdnu.

Při trvalém zavádění home office je ovšem samozřejmě nutné brát v potaz nejen samotnou výkonnost, ale i další aspekt, firemní kulturu. I ta se na výkonu zaměstnanců podílí. S tím, aby nám nevymizela, jsme se dohodli, že se budeme jeden den v týdnu potkávat všichni v kanceláři. Vybrali jsme demokraticky úterý.

„Prezentovat a scházet se online bude v budoucnu jednodušší. Lidé už nebudou muset tolik cestovat, být osobně přítomni na každé schůzce. Ušetří se tím spoustu nákladů na cesty.“

Denní přehled o dění

V případě dobrovolného i nedobrovolného zavedení práce z domu je důležité dbát na komunikaci mezi zaměstnanci i na komunikaci mezi zaměstnanci a zaměstnavateli. Důležité je zohlednit zavedený rytmus, ve kterém byla firma zvyklá fungovat. 

Agentura Beneš & Michl se inspirovala svým březnovým rozhodnutím, kdy během vynuceného přechodu na home office zavedla denní status porady. A ty zachovala i později během svého již normálního fungování. 

Denní porady umožňují lídrům udržovat přehled o aktuálním dění ve svých týmech a zároveň, když je třeba, umožnují práci mezi jednotlivými kolegy delegovat. 

Nové firemní fungování 

V souvislosti s druhou vlnou koronaviru ale opět došlo ke změně. Znovu zavádíme celofiremní práci z domova, ke které už tentokrát nepřistupujeme s obavami. Víme, co nás čeká, víme, že to zvládneme. Jsme v tom zběhlí. Takže opět vše běží v módu home office a vůbec nám to nepřijde divné.

Věřím, že do budoucna se bude hodně firem chovat podobně. Umožní svým zaměstnancům home office „naplno“, tedy ne na jeden či dva dny. Bude jedno, kde zrovna jste. Odkud se zapojíte do firemního procesu. Zda sto, nebo tisíc kilometrů od kanceláře. Práce na dálku bude standardem pro všechny.   

Převzato z časopisu Profit. Autor článku: Jakub Michl, CEO, agentura Beneš & Michl.