English version
NYYLO a.s. je ústecká společnost zabývající se nákladní dopravou. Proč vůbec začít s digitalizací? A jaký by měl být první krok? Na to odpovídal předseda představenstva firmy Jan Sláma.
Vy jste začali digitalizovat vaše procesy ve firmě ještě před pandemií – co bylo tím popudem?
V roce 2018 jsme přešli na nový informační systém Helios Orange, který nabízí spousty pluginů mj. i pro dopravu. Vzhledem k tomu, že jsme byli čerstvě přestěhovaní do vlastního zázemí v průmyslové zóně a do toho jsme ještě měli nový systém, měl jsem obavy, jak další velkou změnu – přechod na paperless firmu budou vnímat moje kolegyně.
V tom mi hodně pomohla naše paní účetní, která toto téma nadhodila na jedné poradě a dala tomu dostatečně pozitivní promo, takže jsem se měl čeho chytit. Také jsme usilovali o ISO certifikaci, která má jasná pravidla pro oběh dokumentů v papírové podobě. Tím, že jsme je zrušili, jsme si ušetřili hromadu práce při tvorbě směrnic. Poslední příslovečnou kapkou byly poškrábané schody od firmy, která se nám starala o likvidaci archivu (smích).
Jak se vlastně digitalizuje ve firmě, která se zabývá hlavně nákladní dopravou?
Jak už bylo zmíněno výše, existují nástroje pro elektronické vedení zakázek, které mají propojení do účetnictví. Je to taková „chytrá“ obchodní složka, kde se nejprve naplánuje průběh přepravy po finanční stránce – došlé a vydané faktury. Při její realizaci se potom faktury nahrazují reálnými. Lze si do ni také ukládat korespondenci, jako jsou e-maily, nebo vpisovat poznámky o průběhu dopravy. Drtivá většina našich obchodních partnerů, jak dodavatelů, tak zákazníků, nám posílá dokumenty v elektronické podobě.
Váš byznys má velký přesah do Německa, podepsalo se na vašem fungování zavření hranic během pandemie?
Při prvním lockdownu vloni na jaře došlo k naprostému útlumu přeprav nejen v ČR, ale také v Německu a jinde v Evropě. Naštěstí na konci loňského léta se postupně vše začalo vracet do normálu. Drobné problémy nastaly letos, kdy vrcholila 3. vlna a na nějaký čas došlo k znovuzavedení hraničních kontrol, což se ale velice rychle vyřešilo.
Až pandemie odezní, vrátíte se do starého normálu před pandemií nebo už zůstanete v aktuálním nastavení? A proč?
Díky tomu, že jsme měli již před příchodem pandemie veškerou spediční činnost převedenou do elektronické podoby, mohli jsme doslova přes noc začít fungovat na dálku. Již v předpandemické době jsme měli vlastního IT specialistu, což se také ukázalo při práci z domova jako obrovská výhoda, jelikož máme při jakémkoliv problému přes vzdálený přístup možnost řešit vše na dálku bez delší časové prodlevy. Hodně jsme také investovali do zabezpečení a ochrany našeho IT.
Už dnes vidíme, že při dobře nastavené digitalizaci firmy lze spousty věcí řešit „na dálku“, proto umožníme využití home office ve větší míře než před pandemií. Bude to takový mix 2/3 v kanceláři, 1/3 home office. Budeme se spíš řídit potřebami kolegyň a kolegů, protože jsme se přesvědčili, že práce na dálku funguje, ale ne každému vyhovuje dlouhodobě např. z rodinných důvodů. Totéž platí o absenci sociálního kontaktu.
Co byste doporučil firmám, které teď začínají řešit digitalizaci – čím by měly jako první začít?
Většině lidí se nechce měnit něco, co je zaběhlé a co víceméně funguje. Proto je asi nejtěžší udělat rozhodnutí ke změně, která na určitou chvíli znamená více práce, která se ale určitě vyplatí. Bohužel jsem v našem okolí viděl několik firem, které náhlý příchod pandemie zaskočil nepřipravené a některé doslova ochromil, protože lidé neměli možnost pracovat z domova, museli být v karanténách atd.
Převzato z podkladů Inovačního centra Ústeckého kraje
