Kongresy? Budoucnost patří lidem, ne avatarům

A že tu není zmíněn konkrétní sektor? Není. Ta věta totiž platí pro všechny vertikály. Nicméně právě na MICE jsou možná nejvíce patrné šrámy posledních měsíců i pandemický posun myšlení.

Virtuální prostor se v průběhu koronavirové krize stal jedním z mála bezpečných míst na Zemi, alespoň co se fyzického zdraví týče. Zafungoval zprvu jako nouzová náhražka, ale nabídl výhody, na nichž založil ambice stát se trendem. Proto všechna zařízení, která chtějí přežít rok 2021, mají ve své nabídce videokonference a hybridní konference.

Hybridní neznamená levnější

Ta i ona forma má své opodstatnění, ale ani jedna z nich neznamená (zatím) konec eventů v jejich fyzické podobě. Ostatně, už před rokem to velmi trefně pojmenoval tehdejší předseda Asociace cestovních kanceláří ČR Vladimír Dolejš: „Má vize konání kongresů a konferencí v době pokoronavirové je taková, že se opět budou konat velké a střední akce za fyzické účasti účastníků, doplněné distanční účastí řečníků a dalších osob. Žádaní přednášející budou mít takto možnost kvalitně přednášet a diskutovat s účastníky v Evropě, Asii a Americe v průběhu jednoho dne, což je úžasná zpráva.“

K tomu dodává: „Na druhé straně ale nemohou virtuální akce úplně nahradit osobní setkání kongresových účastníků, protože lidé se chtějí nejen vzájemně vidět a slyšet, ale také osobně setkávat a poznávat.“ Současnost mu dává za pravdu. Inu, neformální síla kuloárových setkání je často důležitější než samotný obsah.

Když už byla řeč o výhodách, je dobré si uvědomit, že mají své meze. Představa, že virtuální konference nic nestojí, je naivní. Ano, technologie umožňují (u)šetřit na některých nákladech, jiné ovšem zase generují. Na hybridní konferenci bude stačit menší sál i méně velkorysý catering, méně nákladů si vyžádá přeprava účastníků i případný doprovodný program.

Ale bude potřeba zaplatit techniky, kamery, režii, střih, přenosové linky a kapacitu. A virtuálnímu prostoru je třeba uzpůsobit i scénář a podobu akce, jinak totiž vnímáte v sále a jinak doma v obýváku. Jinými slovy, struktura nákladů a nároků se změní, ale určitě se nezmenší. Už to samo o sobě je důvod nepouštět se do hybridních či virtuálních konferencí bez patřičných zkušeností, znalostí a schopností.

Ano, na interní pracovní konferenci či virtuální setkání menšího počtu účastníků bude zcela jistě stačit některá z běžně dostupných platforem (Skype, Zoom, Teams), nicméně akce, která má mít renomé, ta už vyžaduje sofistikovanější profesionální nástroje. Ostatně i firmy, které se organizováním eventů a konferencí zabývají na vysoce profesionální úrovni, se musely v uplynulém roce virtuálnu naučit, musely změnit koncept, směr i své zažité modely.

Rozšířené obzory i realita

O technologiích a jejich vlivu se totiž v MICE hovoří skutečně déle než deset let. Jenže tehdy byl v představách inovátorů jiný model – turistický průmysl byl na vrcholu, (český) svět si rozšiřoval obzory a učil se slova jako bleisure, workation nebo geofence. Pokud by se tento model stal realitou, účastnili bychom se dnes eventů na principu rozšířené reality.

Vypadalo by to následovně: Ubytování máte zajištěno prostřednictvím služby Airbnb v komfortně zařízeném bytu, s uvítacím dopisem najdete na stole i chytré hodinky a kouzelné brýle. Obé se okamžitě spáruje s vaším mobilem a ve vašem oblíbeném chatovacím programu vás v konferenční komunitě osobně uvítá organizátor konference – hned se můžete zapojit do některé z debat, hned můžete o své přítomnosti zpravit i své komunity na svých sociálních sítích.

Vydáte se na procházku městem a díky brýlím jste tu jako doma, ačkoliv jste zde úplně poprvé. Dozvíte se i se souvislostmi vše o každé pamětihodnosti, předem víte, co nabízí která restaurace, obchod či galerie. V průběhu dvoudenní konference máte k přednáškám v brýlích k dispozici veškeré podkladové a prezentační dokumenty i audio a video materiály, včetně kreativní prezentace komerčních partnerů akce.

Doprovodný program navíc snímá dron a záznam z něj máte k dispozici pro vlastní použití. Stejně jako máte k dispozici záznam celého svého pobytu v oněch kouzelných brýlích. Mimochodem, kdykoliv můžete kteroukoliv sekvenci na jeden klik streamovat.

Po celou dobu své účasti na konferenci se nikde nemusíte ničím prokazovat, nemusíte si kupovat žádné vstupenky a jízdenky, dokonce nemusíte nikde ani platit, hodinky a brýle si rozumí s vaším pasem i bankovním účtem. A samozřejmě ani nemusíte řešit žádné problémy, organizátor je vyřeší dříve, než si uvědomíte, že vůbec nastaly.

Skrytý půvab dat

Má to ovšem i svou druhou – mnozí by řekli odvrácenou – stranu. Chytré hodinky a kouzelné brýle totiž neinformují jen vás, informují i organizátora akce o každém vašem kroku, o každém vašem tweetu. Sofistikovaný systém pak všechny informace skládá dohromady a analyzuje. To, že stojíte ve frontě, tak zaručeně zjistí dříve než vy. Stejně tak ovšem systém ví, kde jste jak dlouho byli, co komu jste psali a řadu dalších detailů.

Organizátor pak tato data může využít ke zvýšení publicity své či své akce, ke zdokonalování sebe sama, případně ke zdokonalování metod, jak prodat příští akci právě vám, či ke zdokonalování vašeho vztahu ke značce, jíž byla akce zasvěcena. Budete-li s poukazem na GDPR nesouhlasit, patrně vás někdo poučí, že v propozicích akce, které jste podepsali, a tudíž s nimi souhlasili, bylo právo na využití dat z konference deklarováno chytře formulovanou větou na straně sedm vpravo dole.

Ať chceme, nebo nechceme, již dávno nastala doba datová. Jen to ještě neumíme tak úplně využít, někteří se tomu dokonce pošetile brání. V principu na tom ale není nic špatného. Za každým z nás zůstává totiž silně výmluvná datová stopa. Umět (a moci) ji přečíst znamená vědět více než ostatní, a tudíž mít významný náskok v tom lítém konkurenčním boji.

Současná snaha o všemožnou ochranu dat je jen předstupněm k modelu jejich řízeného využití. To, co se dnes děje tak trochu partyzánsky, bude se zítra dít cíleně a dle pravidel. Poskytovatelé dat pak budou za jejich sdílení patřičně odměňováni.

V hlavní roli zážitek

Některé studie zmiňují, že již dnes žijeme ve virtuálním světě více než dvacet procent času. V průběhu let se má tento podíl zvyšovat a již současná generace prý zažije bod zlomu, kdy virtuální charakter bude mít nadpoloviční část našeho bytí. Časem se prý náš život stane životem avatarů.

Nic proti futurologickým vizím, ale zdá se, že realita si jde svou cestou, která se s tou načrtnutou míjí. Pokud se před lety diskutovalo o tom, zda MICE pod vlivem technologií zanikne či nikoliv, dnes jsou tyto debaty zapomenuty. Posledních dvacet měsíců ukázalo, že technologie mohou přinést nové rozměry, ale samospasitelné nejsou.

Ano, pomohly MICE přežít přechodnou dobu, kdy fyzické setkávání bylo v podstatě znemožněno. Ale právě díky tomu jsme velmi rychle odhalili jejich meze. Technologie jsou jistě skvělým doplňkem, ale mají-li nahradit reálný svět, vnímáme to jako omezení.

Jistěže je možné konferenci i slavnostní recepci uspořádat online – přednášky můžete sledovat v klidu z pohodlí domova a catering vám klidně doručí celé menu i s lahví sektu až domů. Ale popíjet bublinky a pojídat tapas s očima upřenýma na obrazovku není ta úplně nejpříjemnější podoba večera. V hlavní roli totiž stále zůstává zážitek, na tom ani pandemické intermezzo nic nezměnilo. Možná naopak, uvědomili jsme si, že zážitky prostě potřebujeme. A že zážitkem může být i obyčejné setkání se členy jakékoliv komunity pěkně postaru, tváří v tvář.

Ano, charakter eventů se mění, důraz na intenzivní prožitky a zážitky je ale možná ještě silnější než dříve. Koronavirová krize ve své podstatě nový impulz nepřinesla, jen reálnou zkušeností korigovala impulzy již existující a dramaticky urychlila všeobecné přijetí některých trendů. Svět MICE se nicméně bude muset vrátit k vizím, o nichž snil před deseti lety, a uchopit je s pandemickou zkušeností nově.

S vysokou pravděpodobností bude muset být aktivnější, kreativnější a tematicky i obsahově vyhraněnější. Osobní setkání ale zůstává, všem moderním možnostem i prognózám navzdory, stále nedostižné. Technologie ho nenahradí, ale mohou mu být významnou podporou.

Převzato z časopisu Komora. Autoři článku: Pavel Kovařík, Eva Mráčková a Petr Karban