Právo nebýt sešrotován. Umělá inteligence mění systémy správy lidských zdrojů

Právě jsem si popovídala s Arnoldem. Umí česky, slovensky, maďarsky, polsky, rusky, srbsky, a dokonce anglicky. Jde o docela chytrého robota s předpřipravenou sekvencí přibližně 30 konverzací, na základě kterých během pár krátkých online rozhovorů zjistí, co si lidi ve vaší firmě myslí a co by třeba rádi změnili.

Bylo to krátké a bylo to poprvé: textování se zvědavým HR robůtkem na internetu. Kdo fandíte Star Wars, můžete si místo Arnolda, který vznikl za podpory skupiny LMC, dosadit třeba C-3PO nebo R2D2 v jejich jednodušším módu. Arnold prozatím neumí intergalaktický standard, ale možná je to jen otázkou času. Seznámit se s ním letmo můžete zdarma, respektive po vložení e-mailové adresy. Cenu plnohodnotné verze, která přináší zpětnou vazbu o náladě zaměstnanců, si můžete zkalkulovat přímo na Arnoldově webu.

Využití umělé inteligence, například konverzačních robotů arnoldovského střihu, je jen jedním ze směrů, kudy se nové HR bude ubírat. A je to zábavné, velké, pestré a těžko vyčerpatelné téma. I téma závažné, jehož hloubku vystihují silné mediální headliny jako HR can change the world nebo HR can help create the future. Pravdivou podstatu dvou krátkých větiček dokresluje poznatek současného průzkumu IBM říkající, že aktuálně došlo k trvalému posunu v očekáváních zaměstnanců od jejich zaměstnavatelů, včetně lepší podpory jejich tréninku v oblasti fyzického a emočního zdraví nebo dovedností.

Je nadmíru důležité, aby se z HR nevytratil lidský prvek. Přeneseně, abychom na lidský kontakt nezapomněli, dokonce abychom jej cíleně pěstovali. Právě dnes máme v rukou technologie a nástroje (máme je v rukou doslova, neboť v tomto smyslu je řeč i o sociálních sítích ve smartphonu), které mohou změnit podstatu lidství. Nedávno o tomto tématu promluvil vysokoškolský pedagog a neurolog Martin Stránský, když řekl, že sociální sítě mění naše chování i mozek, kde se některá centra zmenšují. Ztrácíme empatii a začínáme se chovat jako počítače.

S citem pro člověka i pro robota

Faktem je, že Arnold rozhodně není sám. Inteligentní roboti se běžně používají už i v HR a některé průzkumy napovídají, že nám v budoucnosti mohou také šéfovat. Roboti už nabírají i vyhazují pracovníky a dokážou určit, kdo se chystá z firmy utéct. Mnoho z navazujících témat je na hraně etiky a na řadu firem se za využití robotů v HR procesu snesla kritika.

V kontrastu s tím ale rezonuje zkušenost HR konzultantů Future Workplace, což je poradenská a výzkumná firma v oblasti lidských zdrojů v USA. Když v roce 2019 ve spolupráci se společností Oracle vyzpovídali 8 370 zaměstnanců v 10 zemích světa, došli k překvapivému zjištění. „64 procent z dotazovaných by důvěřovalo v otázkách řízení firmy více inteligentním robotům než přímým nadřízeným. Celých 82 procent respondentů si myslelo, že roboti zastanou určité oblasti řízení firem lépe než lidé,“ říká Celina Bertallee, Senior PR Manager v Oracle.

AI mění vztah mezi lidmi a technologiemi v práci
Studie Future Workplace a Oracle, převzato z časopisu Komora

Otázkou je, nakolik tato procenta vypovídají o důvěře v pokrok a nakolik o nedůvěře vůči manažerům, tedy lidí vůči lidem (více v grafu). Ale zpět do České republiky. Na trhu je nyní řada možností, jak za pomoci technologií, aplikací, robotů chytrých i novorozených pracovat bezpečně ve všech oblastech HR; bez flashbacku několika dílů Terminátora, pohodlně, efektivně a vzdáleně, ať jde o náborový assesment, projektové řízení a workflow, digitalizaci dokumentů včetně zapojení samotných zaměstnanců do jejich správy. Mladším generacím tento trend vysloveně sedí a i menší firmy nacházejí zalíbení v úzkoprofilových aplikacích. Z těch populárních vybral headhunter a HR recruiter Matěj Matolín tyto: Trello, Slack, Face Match, BambooHR, Greenhouse a další.

Vedle aplikací jsou v nabídce robustní podnikové systémy pro komplexní personalistiku, například Vema, OKSystem, PS Help a mnoho dalších kvalitních projektů a samozřejmě moduly SAP.

Kdo přežije

Personalistika se mění a mění se i HR systémy. Jeden z obecných trendů je takový, že moderní HR systémy jsou postaveny na portálech pro zaměstnance.

Sofistikované personální systémy svou komplexností dokážou pokrýt celý zaměstnanecký cyklus se všemi jeho individuálními potřebami, a to odkudkoliv. Do systémové evoluce zasahuje i digitalizace, mobilita a využívání cloudových služeb.

Doposud bylo obvyklé, že jednou za 8 až 10 let musí organizace HR systém nově nasadit nebo vyměnit, což rozhodně není úkol na lusknutí prstů. V současnosti může být jen na českém trhu okolo 50 dostupných nástrojů, které parametry a funkce vhodného HR systému splňují. Jde i o velmi komplexní řešení se špičkovým know-how, ale úspěšnost výběru a implementace záleží i na nuancích samotných firem a také na jejich vizi budoucího stavu. Nic jednoduchého, přesto je zřejmé, že systémy obecně nám uvolní ruce. Společnost Talterra, která firmám nabízí organizaci výběrového řízení pro HR systém, se vybavila předpřipraveným seznamem více než 400 funkčních, technických a provozních požadavků. Uvádí, že dobu potřebnou k výběru systému zkrátí minimálně o 30 %, zejména díky šablonám dokumentů a jasným hodnoticím kritériím.

Na náročnost zavedení jakýchkoli systémů upozorňuje již dobře známé rčení, že firma, která přežije implementaci SAPu, přežije už všechno.

„Je to nadsázka, která dokresluje to, že implementace nových systémů na řízení chodu společnosti je spojena s revizí a redefinicí firemních procesů,“ uvádí své postřehy Jaroslava Rezlerová, prezidentka Asociace poskytovatelů personálních služeb a generální ředitelka ManpowerGroup, a doplňuje: „Software na podporu řízení by neměl být designován podle stávajícího způsobu fungování, ale podle chtěného, ideálního budoucího stavu. Nový systém by neměl konzervovat zastaralé procesy, ale měl by být krokem k efektivnějšímu řízení. Opravdu klíčové je mít dobře sestavený interní tým a skvělého konzultanta, kteří definují procesy a vytvoří zadání pro nastavení IT systému.“ Jinými slovy, na výběru značky řešení nezáleží zdaleka tolik jako na správném zadání. A pro něj musíte velmi dobře znát svoji firmu, její DNA a veškeré procesy obecně i do hloubky.

HR systémy v době covidové

Psát o trendech je velmi tenký led, spousta věcí se mění s nebývale rychlou kadencí. Příkladem je názor na práci z domova včetně online účasti na strategických firemních poradách. Ač se to v březnu zdálo pohodlné a časově efektivní, velmi brzy jsme zjistili, že kdo chce dělat kariéru, nemůže si dovolit prezentovat svůj názor jako online člen porady, která jinak probíhá za fyzické přítomnosti dalších manažerů. Můžete přicházet se sebechytřejšími podněty a protiargumenty, se sílou osobní přítomnosti kolegů budete jen velmi těžko soupeřit.

Moduly typického HR informačního systému
Časopis Komora

Pandemie přinesla dva protichůdné trendy i v oblasti zavádění nových systémů na řízení náborů, personální agendu a sledování výkonu zaměstnanců, jak je uvádí Jiří Halbrštát, manažer náboru a marketingu ManpowerGroup: „Hromadné využívání home office donutilo firmy investovat do prostředků pro vzdálenou práci, jako jsou telekonferenční aplikace, sdílení dokumentů, týmová práce, a samozřejmě investice do posílení kybernetické bezpečnosti,“ uvádí Halbrštát. Naopak v praxi podle něj jen ojediněle vidíme investice do nástrojů projektového řízení, aby manažeři dokázali lépe plánovat při vzdálené práci úkoly a hodnotit výkon zaměstnanců.

Manpower zároveň pozoruje oddálení investic u softwaru na řízení náboru, takzvaný applicant tracking systems (ATS). Je to jednak v důsledku snížení náborových aktivit a dále postojem, že pokud stávající systém stačil dosud, vydrží ještě další rok. „Při prezentacích našich průzkumů firmám v regionech se dotazujeme na nástroje, které firmy využívají pro řízení náboru. Úplně nejčastěji je to kombinace Excelu a základních nástrojů, které nabízejí pracovní portály pro správu online náboru,“ uvedl Halbrštát. Přitom možností je mnohem více.

Systémy i appky pro giganty i mini kolektivy

Pojďme se proto podívat na HR aplikace, které tak vyhovují mileniálům a jejich nástupcům z generace Z. Nejde o žádné hračky, které by zaměstnance odváděly od práce, mezi jejich druhy patří nábokonkrétnírový a personální systém, alternativy e-mailu či aplikace pro vzájemné vzdělávání. Začněme právě u ní. Na trhu bylo několik zajímavých počinů jako česká Mentee nebo Posli z dílny ruského vývojáře. Nyní je funkční nástroj IM-PROVE, který má velký přesah do dobrovolnictví. Je dobrý pro budování vztahů mezi lidmi a jeho podstatou je heslo: Každá dobrovolnická zkušenost tě posune dál a tím, že někomu pomůžeš, se také něco naučíš.

Neboli: Já něco umím, ty se to chceš naučit. Zcela reálný příklad, jaký užitek aplikace přináší, může být i z naší redakce: Sabina uměla skvěle vařit a vyšlo najevo i to, že má vlastní úspěšný blog; Petr vedl divadelní kempy a mohli jsme tak lépe pochopit, jak se trénuje pověstná „herecká paměť“.

Z dalších produktů trhu 3. tisíciletí by vás mohl zaujmout moderní ATS systém GREENHOUSE (ATS je systém pro sledování uchazečů, umožňuje elektronickou manipulaci s náborovými potřebami).

Správa kandidátů je tu na velmi dobré úrovni – vidíte například historii komunikace s uchazečem, můžete si nastavovat upomínky ke kandidátům, nastavit automatické alerty, využívat reporty. Nabízí desítky integrací i plugin k gmailu. Přestože jsou ATS systémy efektivním nástrojem, v Česku je využívá pár set největších firem nebo některé personální agentury.

Určitě jste také slyšeli o platformě Slack. Matěj Matolín píše, že v IT komunitě je Slack hodně populární a v některých firmách zcela nahradil e-mail. Vznikl jako vedlejší produkt při vývoji počítačových her, když si vývojáři udělali vlastní nástroj pro týmovou komunikaci a sdílení dat.

Wellbeing a benefity

Jakýkoliv proces, který lze v oblasti řízení lidských zdrojů zautomatizovat, je velkým přínosem pro personalisty. V činnostech HR oddělení je minimálně deset oblastí, které mohou být pomocí automatizace velmi zefektivněny. Jedná se o onboarding, zaměstnanecká data, docházku zaměstnanců, hodnocení zaměstnanců, offboarding, evidenci drobných nákladů, služební cesty, vzdělávání zaměstnanců, bezpečnost práce a evidenci úrazů, mimořádné odměny, zadávání nenárokových mzdových složek, benefity zaměstnanců.

Právě na poli benefitů je zajímavá konkurence, ze které budou profitovat zaměstnanci. „Benefity jako součást moderního HR systému jsou určitě něčím, co má společného jmenovatele, a tím je zaměstnanec,“ říká Tereza Knířová, manažerka komunikace Sodexo Benefity, a dodává, že moderní HR systémy by měly podporovat základní správu zaměstnaneckých benefitů a být snadno napojitelné na řešení jejich dodavatelů. Sodexo v současné době pracuje na vytváření API rozhraní, které umožní snadné napojení HR a ERP systémů na Sodexo aplikace. Knířová také připomíná, že integrace systému pro správu benefitů do firem ušetří personalistům mnoho času. Při sofistikovaném sdílení dat lze eliminovat ruční kontroly faktur s údaji o čerpání benefitů, uzavírání účtů v benefitním systému na základě ukončení pracovního poměru a podobně.

Ani benefitům se nevyhnuly trendové změny a nová nastavení firem se promítla do preferencí zaměstnaneckých výhod. Firmy se začaly mnohem více soustředit na zdraví a prevenci svých lidí, jak potvrdila Knířová. „Další ze změn letošního roku je výrazné zvýšení poptávky po digitálních řešeních. Na předních příčkách jsou v České republice elektronické stravenky. Zaměstnavatelé díky nim ušetří spoustu času s administrativou a zaměstnanci nemusejí řešit, jestli na ně někde vracejí,“ upozorňuje manažerka komunikace významné firmy ve službách pro kvalitu života.

Nepatříme do šrotu

Možná právě benefity v budoucnosti pojmenujeme jako způsob, kterým se firmy a HR specialisté podíleli na dobré fyzické i psychické kondici lidí. Díky tomu jsme přes všechny výhody technologií, systémů a robotů zůstali zdravými a aktivními bytostmi, nesešli pohodlím a neodsunuli sami sebe do šrotu. A jak na tom jsou s kondicí budoucí Arnoldové a roboti s vyspělou umělou inteligencí? Ben Goertzel, vývojář AI, který se zaměřuje na myslící stroje s obecnou kognitivní schopností na lidské úrovni, se nedávno vyjádřil v tom duchu, že pokud stvoříme robota schopného svobodného autonomního rozhodování, budeme mu muset přiřknout práva, která jeho svobodu budou chránit. Jedním z nich může být právo nebýt sešrotován.

Převzato z časopisu Komora. Autor článku: Hana Čermáková




• Oblasti podnikání: Software a ICT služby | Věda, výzkum a vývoj
• Teritorium: Česká republika