Kde jenom ta smlouva je? Elektronické systémy usnadňují práci s dokumenty

30. 8. 2019 | Zdroj: BusinessInfo.cz

Důležité smlouvy, ale i faktury a další firemní dokumenty je stále jednodušší spravovat v elektronické podobě. Ta usnadňuje nejen nalezení potřebné smlouvy, ale i práci s nimi. Moderní aplikace tak snižují podnikatelům administrativu.

Zná to každý, kdo pár let podniká. Ve chvíli, kdy potřebuje najít pro kontrolory či obchodního partnera důležitou smlouvu, není dokument ani po hodinách hledání v různých šanonech k nalezení. I sebedůmyslnější systém značení a ukládání se totiž často s přibývajícím množstvím „lejster“ stává nepřehledným.

Podobné problémy s administrativní zátěží pomáhají podnikatelům řešit moderní technologie. Od loňského roku je například zdarma ke stažení aplikace Debito, on-line správce všech dokladů, smluv, dokumentů a financí. Program fungující v mobilních telefonech zvládá také evidovat finanční účty a nastavit a hlídat rozpočet.

„Debito v sobě spojuje funkcionality aplikací od různých poskytovatelů, které řeší vždy jen úzký okruh potřeb. Jedna hlídá pojistky, druhá finance a další třeba archivaci a sdílení dokumentů. Debito řeší téměř veškerou agendu, kterou člověk potřebuje ke každodennímu životu,“ vysvětluje, k čemu je aplikace dobrá, její autor Tomáš Medřický ze společnosti Debito Technologies.

Dohled nad platností

Program ukládá a sleduje platnost dokladů a smluv. Uživatel vidí, dokdy mu například platí občanka, STK nebo záruka na televizi či boty a kdy je třeba jít na zdravotní prohlídku. „Pokud má uživatel Debito, má u sebe neustále k dispozici všechny možné doklady, smlouvy a k nim dokumenty a účty, Aplikace je tak neocenitelným pomocníkem v nejrůznějších životních situacích,“ popsal hlavní užitnou hodnotu aplikace Tomáš Medřický.

Aplikace hlídá smlouvy s dodavateli a včas oznamuje termíny, kdy je možné změnit dodavatele, aby nedošlo k automatickému prodloužení. „Debito uživatele včas upozorní, že dobíhá smlouva například na dodávku energií, pojištění nebo služeb operátora. A člověk si může ověřit, jestli má aktuálně výhodné podmínky. A pokud ne, prostě si vybere lepšího dodavatele,“ uvedl další velice užitečnou funkci aplikace Tomáš Medřický.

Debito také umožňuje správu financí. Informuje podnikatele, kolik zbývá doplatit za úvěr, leasing, a v nastaveném rozpočtu bilancuje příjmy a výdaje a vše zobrazuje v přehledných grafech.

Mezinárodní záběr

Česká aplikace má mezinárodní ambice. Je dostupná zdarma ve verzi pro iOS a Android také pro Slovensko, Polsko, Rusko, Ukrajinu, Rakousko, Německo, Francii, Španělsko, Velkou Británii, USA a Japonsko.

Podle tvůrců má Debito ohromný potenciál pro rozvoj a jeho limity dnes leží na horizontu umělé inteligence a strojového učení. „V současnosti intenzivně pracujeme na vyšších funkcích správy osobních dat v kombinaci s externími. Uživatelům budou řídit vztahy s dodavateli služeb i zboží a pomáhat optimalizovat finanční plány. Musíme si uvědomit, že náš život tvoří tisíce rozhodnutí každý den. A s využitím aplikace, která zpracuje a správně vyhodnotí v reálném čase ohromné množství dat, se snižuje riziko chyb, z nichž některé mohou být fatální,“ odhaluje Tomáš Medřický další vývoj a využití aplikace.

Systémy přibývají

Tak, jak přibývá dokumentů v elektronické podobě, přibývá také firem a programů, které se na elektronickou evidenci smluv a dokumentů zaměřují. Na rozdíl od některých bezplatných aplikací jsou však součástí placeného softwaru. Před časem například společnost Software602 ve spolupráci s firmou GTS vybudovaly centrální řešení pro elektronické schvalování a archivaci smluv ve společnosti Tesco Stores v České republice.

Přechod na elektronickou správu smluv znamená výrazné zefektivnění celého systému. Po nasazení řešení jsou smlouvy vytvářeny pomocí elektronických šablon, jsou prováděny automatické kontroly a rovněž schvalování probíhá elektronicky. Systém řídí schvalovací oběh, hlídá termíny, řeší zastupování a většina rutinní práce je automatizována. Papírové verze jsou vytvářeny pouze pro úkon podpisu schválené smlouvy. Hotové smlouvy jsou archivovány papírově a zároveň v elektronické podobě opatřené popisnými daty pro snadné dohledávání. Rovněž vytváření faktur je automatizováno.

Na oblast elektronické evidence smluv a dokumentů se zaměřuje také například program DOCU‑X DMS společnosti SocosIT. V jeho rámci jsou všechny dokumenty fyzicky uloženy v zabezpečeném úložišti na serveru. Tím je zajištěno, že k dokumentům nemá nikdo přímý přístup a není možné je tak modifikovat, odstranit nebo celé úložiště zkopírovat a odnést. Automatická správa verzí dokumentů stanovuje jasný systém ukládání dokumentů do složek s popisnými daty. Díky systému správy verzí mají firmy přehled o změnách v dokumentu. Každá verze dokumentu je uložena zvlášť s označením uživatele, data a času uložení a můžete si ji kdykoli zobrazit nebo se k ní vrátit. K dokumentům se přitom dostanou jen zaměstnanci s nastaveným přístupem. Před každým zobrazením dokumentu tak systém ověří, zda k požadovanému dokumentu má přihlášený uživatel oprávnění.

Funkce evidence smluv přidávají do programů také společnosti, které původně vyvíjely software pro jiné účely. To se týká například firmy QCM a jejího systému E-ZAK, který původně vznikl pro jako nástroj pro zadávání veřejných zakázek. Nová funkce v systému pak umožňuje interní evidenci všech smluv, objednávek a dokumentů v organizaci přehledně na jednom místě s možností volby oprávnění jednotlivých osob i zvolení režimu práce s dokumentem. Svůj software pro evidenci smluv dodávají také společnosti Gordic, Altus Vario nebo Atlas Consulting.

Klíčový je proces

Odborníci přitom zdůrazňují, že klíčovou součástí systémů pro správu dokumentů neboli Document Management System (DMS) je možnost pro uživatele jednoduše řídit celý životní cyklus dokumentů. „Přesto si v mnoha firmách stále plně neuvědomují, co je přidanou hodnotou DMS. Doufají, že když v lepším případě dokument uloží na centrální síťový disk a pak si posílají e-maily, mají vyhráno. To ovšem nemá s řízeným procesem nic společného,“ uvedl Miroslav Hampel ze společnosti myTeam v týdeníku Euro. Dokument podle něj musí být hned na začátku opatřen základními evidenčními informacemi, takzvanými metadaty, která pak usnadňují vyhledávání a práci s dokumenty. Bez nich je práce s archivovanými smlouvami a dokumenty chaotickým hledáním v adresářích, kde nalezení aktuální verze jednotlivých smluv či dokumentů může trvat celé dopoledne.  

Podnikání bez účetní

Digitální aplikace usnadňují živnostníkům také organizaci a zpracování účetnictví. Pro ty, kteří si při rozjezdu podnikání nemohou dovolit vlastní účetní ani platit externí firmu, je určena účetní aplikace iDoklad. Podnikatelé s ní zvládnou účetnictví s pomocí notebooku nebo chytrého telefonu. Obejdou se přitom bez zdlouhavého vyplňování tabulek a formulářů a nepotřebují ani zvláštní finanční znalosti.

Fakturační aplikace pracují se šablonami, které si pamatují vaše údaje a údaje klienta doplní automaticky podle obchodního rejstříku po zadání jeho IČ. Rychlost a jednoduchost ale neznamená, že se musíte omezit na základní předlohu faktury. „Propracovanější aplikace kupříkladu nabízejí výběr z několika podob faktur v české i cizojazyčné mutaci. Umožňují dále přednastavit své logo, podpis, QR kód i další texty,“ popisuje Tomáš Loukota ze společnosti Solitea, která aplikaci vyvinula.

Aplikace zvládá i účtování DPH podle pravidel daného státu i zpracování přenesené daňové povinnosti. „U pravidelných obchodních akcí dokáží aplikace odesílat fakturu samy podle zadaného vzoru, což vám může každý měsíc ušetřit spoustu času,“ dodává Tomáš Loukota. U faktur po splatnosti je pak možné nastavit automatické upozornění zákazníka.

Program zvládne daňové přiznání

Živnostníkům, kteří si všechny účtenky a faktury ukládají, navíc aplikace prakticky zpracuje i daňové přiznání. Při uplatňování paušálních příjmů aplikace podklady k daňovému přiznání dokonce sama vygeneruje. „Opravdu maximální zjednodušení umožňuje propojení fakturační aplikace například s vlastním e-shopem. V praxi se tak po přijetí objednávky klientovi automaticky například odešle faktura i v případě, že si objedná ve tři ráno a vy jste zrovna na dovolené,“ popisuje Tomáš Loukota.

Pomocí filtrů firmy v programu vidí nejen celkové informace o hospodaření podniku, ale také data o jednotlivých pobočkách nebo zakázkách. Tyto technologie umožňují také firmám zbavit se polic plných šanonů. Všechny účtenky i faktury zařadí do příslušné složky v aplikaci, kde je lze zpětně jednoduše a rychle vyhledat. Faktury a účtenky, které podnik obdrží jen v papírové podobě, stačí vyfotit nebo oskenovat.

Dalibor Dostál

Tisknout Vaše hodnocení:

Související články

Diskuse k článku

+ Nový příspěvek