Když Karin Fuentesová založila v roce 2019 společnost Digitoo, zaměřenou na digitalizaci a automatizaci účetnictví s pomocí umělé inteligence, měla už za sebou řadu zkušeností z oboru. Již předtím působila v různých firmách jako CEO a hlavní účetní, finanční ředitelka, ještě dříve začínala jako asistentka auditora a klasická účetní ještě při vysoké škole. Zároveň má výhodu v tom, že je i tak trochu „ajťák“.

Během svého působení v účetních a finančních pozicích si všímala, že její kolegové jsou velmi zahlceni operativou a přepisováním faktur. A kvůli tomu nemají kapacitu na učení se reálného účetního procesu, pochopení komplexnosti účetnictví a výkazů. Začala proto tyto postupy postupně automatizovat, ale nemohla najít řešení na automatizaci čtení faktur, které by dávalo smysl malým a středním podnikům. „Licence tehdy byly velmi drahé, od jednoho milionu korun,“ vzpomíná Karin Fuentesová.

Šetří čas účetním i manažerům

A tak se pustila do vývoje systému, který automatizuje účetní proces s pomocí umělé inteligence. Jeho součástí je víceúrovňový schvalovací proces s pravidly založenými na organizační struktuře konkrétní společnosti a historických datech. Pomocí automatického přeposílání lze Digitoo propojit s emaily, kde systém automaticky třídí příchozí poštu, rozpoznává faktury a odlišuje je od ostatních příloh. Do aplikace jsou nahrávány pouze relevantní doklady, ke kterým se zároveň ukládají veškeré související přílohy. U každé faktury je možné zobrazit i obsah původního e-mailu, čímž je zajištěna auditní stopa a úplná provázanost s dokladem.

„Jsme love brand. Účetní i manažeři nás milují, protože jim šetříme čas velmi jednoduchým způsobem. Jsme jako apple mezi systémy na automatizaci účetních procesů. Prakticky na klik se propojíte a můžete ihned automatizovat celý účetní proces,“ vypočítává Karin Fuentesová přednosti systému, u jehož zrodu stála.

Jak se podniká v regionech: Hlavní město Praha

Boj s generací Z

Náročný nebyl jen rozjezd startupu. „Upřímně bych řekla, že s růstem firmy přicházejí ještě větší výzvy než na samotném začátku. Dlouhodobě je nejtěžší najít správné lidi, kteří sdílejí naše hodnoty, jsou loajální a chtějí společně budovat firmu. Hodně také bojujeme s Gen Z nastavením, kdy jedou často hlavně za sebe a hledají svůj vlastní prospěch bez motivace dát zpět firmě,“ popisuje Karin Fuentesová.

Firma musela v počátcích zvládnout i technická úskalí. „Na začátku bylo velmi těžké překonat 90 procent přesnosti faktury. Dostávali jsme od prvních klientů dopisy ve stylu, že bychom měli platit my jim za to, že to používají…“ usmívá se zakladatelka startupu a navazuje: „Teď posílají love letters“.

Typickým zákazníkem firmy jsou středně velké podniky a středně velké korporace s velkým počtem zaměstnanců přesahujícím stovku pracovníků. Ale také účetní kanceláře ve střední Evropě, které zpracovávají tisíce účetních dokladů měsíčně a chtějí automatizovat účetní a schvalovací procesy pomocí umělé inteligence.

Mezi největší konkurenty startupu patří mezi velkými firmami společnost Rossum, ve středním segmentu pak firma Wflow. „Za nás je ale Wflow hodně zastaralé řešení a velmi robustní, náročné. My nabízíme stejné funkce ale jednoduše. Rossum se zaměřuje spíš na čtení a výměnu dokumentů,“ porovnává Karin Fuentesová.

Umělá inteligence nahrazuje zaměstnance

Projekt, na kterém se v současnosti podílí kolem pěti desítek lidí, nemá na rozdíl od mnoha jiných oborů problémy s dlouhodobým nedostatkem technických zaměstnanců. Právě díky tomu, že automatizuje a využívá AI agenty. Umělá inteligence pomáhá firmě nahrazovat juniorní zaměstnance, v Digitoo ji používají téměř ve všech odděleních.

Kromě automatizovaného zpracování faktur Digitoo také převádí papírové účtenky do digitální podoby pomocí umělé inteligence, která vytěží data s přesností až 97 procent. Doklad stačí vyfotit mobilem, naskenovat nebo přeposlat na unikátní e-mailovou adresu. Systém automaticky rozpozná dodavatele, položky i částky a připraví je k exportu do účetního programu.

Bohuslava Kutnerová: Účetní s digitalizací a AI o práci nepřijdou, jen o tu otrockou

Právě papírové účtenky přitom bývají pro řadu firem poslední překážkou, proč oddalují přechod svého účetnictví na plně digitální fungování bez jakýchkoli dokladů. Zatímco faktury chodí již řadu let běžně v elektronické podobě emailem, účtenky jsou stále papírové a vylepují se na listy zakládané do šanonů. Právě proto podnikatelé dlouhodobě volají po elektronickém řešení, které by například při platbě kartou automaticky zaslalo elektronickou podobu účtenky na email plátce bez nutnosti vystavování papírového dokladu. O podobném řešení mluví některé společnosti vydávající platební karty nebo tuzemská platforma ČeskoDigital.

Faktury zmizí z emailů

Podobný systém však zatím v praxi nevznikl a ani Digitoo na vývoji podobného nástroje nespolupracuje. „Snažíme se dívat na problematiku o krok dál a pracujeme na vlastních inovacích. Domníváme se, že podobné projekty samy o sobě často nemají dostatečnou sílu změnit způsob fungování firem v širším měřítku,“ podotýká Karin Fuentesová.

Další vývoj podle ní povede k vynechání posílání faktur do emailů. „Budoucnost vidím v přímé digitální komunikaci mezi firmami, kdy si budou účetní data předávat automaticky bez nutnosti následného vytěžování dokumentů pomocí AI,“ uzavírá Karin Fuentesová.

Dalibor Dostál