Digitální nevolnictví? Firmy se učí zvládat řízení zaměstnanců na dálku

Pandemie koronaviru covid-19 změnila vztahy mezi zaměstnanci a jejich nadřízenými revolučním způsobem. Stovky tisíc lidí se ze dne na den ocitly na home office, aniž s tím měli předchozí zkušenosti oni sami i jejich šéfové.

Zatímco firmy v prvních měsících po zavedení home office řešily především technickou stránku celého procesu, tedy potřebné programy, dostupnost a kvalitu připojení nebo zabezpečení dat, další klíčová témata zůstávala v pozadí. Jedním z nich byly nároky, jaké může klást firma na svého zaměstnance, pokud pracuje na dálku.

Až dosud totiž neexistovala v Evropské unii zvláštní právní úprava, která by specifikovala podmínky pro výkon práce z domova. Ve většině států tak práce z domova fungovala pouze na domluvě zaměstnavatele a zaměstnance. „Někdo mluví o flexibilní pracovní době, v praxi se však může jednat spíše o nekonečnou pracovní dobu, kdy je zaměstnanec k dispozici 24 hodin denně a sedm dní v týdnu, a to opravdu není dobře. Mizí tak rovnováha mezi soukromým a pracovním životem, která v konečném důsledku může vést k problémům v osobním životě nebo k vyhoření, a potažmo horším pracovním výkonům,“ přibližuje legislativu europoslanec Tomáš Zdechovský, který je místopředsedou výboru pro zaměstnanost a sociální věci a zároveň jeden ze zpravodajů legislativy.

Právo na odpojení

Evropský parlament proto letos projednával vznik směrnice, která by zaměstnancům garantovala právo neudržovat profesionální kontakty mimo pracovní dobu bez toho, aby se museli obávat negativních reakcí zaměstnavatele. Iniciativa vznikla již před vypuknutím pandemie koronaviru, s větším využíváním práce z domu je ale o to více aktuální. Jednou z důležitých částí směrnice je i takzvané právo na odpojení.

„Definovat právo na odpojení, které zaměstnancům umožní nevěnovat se non-stop pracovním úkolům, je proto rozhodně důležité. Samotná legislativa však bude vyžadovat rozsáhlou diskuzi mezi všemi stranami. Domnívám se totiž, že některá pravidla nelze určovat kolektivně, musíme respektovat individualitu a fakt, že každému zaměstnanci může vyhovovat něco jiného. A nemá smysl připravit legislativu, která bude rovnou obsahovat mnoho stran výjimek,“ doplňuje Tomáš Zdechovský.

Právě překotný nástup home office totiž vedl v mnoha firmách k nezvládnutí celého procesu. Manažeři tak často komunikují se zaměstnanci kdykoli je napadne, včetně večerních hodin nebo víkendů. Nemusí jít přitom jen o telefonování, ale také posílání emailů, SMS zpráv a stále častěji využívání různých sociálních sítí, jako je Skype, WhatsUp nebo Messenger. Ty zaměstnanci využívají primárně pro soukromé účely, takže je nemohou vypnout tak snadno, jako služební telefon nebo email, a jsou tak pro své nadřízené prakticky kdykoli k zastižení.

Práce z domova zůstane

Změny právní úpravy budou muset podle odborníků proběhnout i na národní úrovni. Mnoho firem během pandemie totiž zjistilo, že se jim zaměstnanci na home office vyplácejí. Práce z domova tak u řady z nich zřejmě změní organizaci práce a vztahy se zaměstnanci dlouhodobě.

„Zavádění home office se stává standardem, který pravděpodobně vydrží i po skončení pandemie. Mnoho firem si uvědomuje, že je pro ně tento systém lepší a výhodnější,“ říká Roman Burnus, manažer poradenské skupiny Grant Thornton Czech Republic. Průzkum provedený společností Profesia mezi personalisty v českých firmách ukázal, že velká část z nich, konkrétně 42 procent, předpokládá kombinaci práce z domova a na pracovišti i do budoucna. Potvrdil také, že téměř třetině lidí dlouhodobá práce z domova nevyhovuje. Překážkou je ale podle odborníků nynější legislativa. „Stávající právní úprava je naprosto nevyhovující a je třeba tuto problematiku vyřešit,“ dodává Roman Burnus.

Zaměstnavatel by měl podle něj zaměstnanci pracujícímu na home office poskytovat náhradu vzniklých výdajů, jejichž vyčíslení je ale mnohdy nedopočitatelné. „V případě náhrad za opotřebení vlastního majetku zaměstnance používaného pro výkon práce – jako například počítače, tiskárny, telefonu nebo nábytku – problém není. Výši náhrady je možné stanovit paušální částkou. Problém nastává u takzvaných povinných plnění zaměstnavatele na vytváření a dodržování pracovních podmínek pro výkon práce. Tam patří například připojení k internetu, elektřina nebo topení. Zde náklady paušalizovat nelze, přitom by to dávalo obrovský smysl,“ vysvětluje Roman Burnus. Výše náhrady se podle něj má kalkulovat na základě skutečně vynaložených výdajů, což je ale v praxi téměř nemožné.

Stres z online komunikace

Mnoha lidem přinesl home office zvýšený stres a potíže nejen kvůli neustálému digitálnímu tlaku ze strany nadřízených, nebo neuhrazeným nákladům za provoz z domova, ale i kvůli chybějícímu vhodnému vybavení pro dlouhodobou práci z domova. Neurovědecký výzkum, který organizovala společnost Dell ve spolupráci se společností Emotiv, která je významným hráčem v oblasti sledování aktivity mozku a neurovědy, například ukázal, že zaměstnanci vybavení kvalitní technikou mohou za pracovní dobu vykonat o neuvěřitelných 37 procent více práce. Dobrá technika může každou hodinu zaměstnancům ušetřit 23 minut, tedy 15 hodin za celý 40hodinový pracovní týden.

Zatímco koupit rychlejší notebook nebo modernější telefon nebylo pro zaměstnavatele často příliš velký problém, mnohem komplikovanější to bylo s nábytkem. Kvalitní židle nebo stůl, u kterého by se dalo plnohodnotně sedět osm nebo deset hodin denně, není samozřejmým vybavením mnoha domácností. Dlouhodobé vysedávání u jídelního stolu pro mnoho zaměstnanců představovalo zátěž pro tělo a zdraví, která se pomalu, ale dlouhodobě sčítala.

Jak vybudovat lepší postcovidové Česko?

To, že kvalita a druh využívaného nábytku mají přímý vliv na zdraví zaměstnanců, potvrdil průzkum společnosti Ahrend. Podle něj každý čtvrtý Čech u sebe v průběhu home office zaznamenal nějaký zdravotní problém. Nejčastěji si respondenti, kteří vykazovali nějaké obtíže, stěžovali na problémy se zády a páteří, celkem v 67 procentech případů, každý druhý se pak potýkal s bolestí za krkem nebo přibral na váze. „Kvalita ergonomie je při kancelářské práci naprosto zásadní. Setkáváme se s tím dnes a denně, lidé nemají často ani vhodné základní vybavení domácího pracoviště. Typickými problémy jsou například nevyhovující židle bez bederní podpory, monitor umístěný v nesprávné výšce nebo špatné okolní světelné podmínky. Často si neuvědomujeme, že vliv na naši práci a soustředění má i dostatečné větrání místnosti nebo okolní hluk,“ říká Jan Mergl, obchodní ředitel Ahrend pro Česko a Polsko.

Více než polovina respondentů uvedla, že jim nedostatečná kvalita nábytku a špatná ergonomie překáží v bezproblémové práci doma. Průzkum zjistil, že na specializovaném kancelářském nábytku pracovalo během home office jen 33 procent respondentů, většina jich pracovala na běžném  domácím vybavení, včetně pohovky, nebo dokonce postele.

Digitální komunikace přinesla mnoha zaměstnancům zvýšený stres. K hlavním úskalím virtuální komunikace patří zejména chybná interpretace zpráv, která může vést nejen k nepříjemné atmosféře mezi kolegy, ale také ke snížené efektivitě a produktivitě práce. Nepříjemnosti ovšem může přinést i nesprávně zvládnutá komunikace prostřednictvím videohovorů a videokonferencí, které dnes používá téměř každý zaměstnanec pracující z domova.

Neustálé přepínání

Zvolenou platformu je nutné opravdu dobře ovládat a zároveň je třeba myslet i na správné světlo a prostředí, které kamera snímá. Každý by si měl také uvědomit, že nevypadá zrovna slušně, když kamera zachytí, jak se účastník během hovoru snaží vyřídit email nebo odpovědět na SMS. Nezvládnutí těchto základů pak může vést i ke stresovým situacím. Dle nedávného průzkumu společnosti Adaptavist vyjadřuje obavy z pracovní komunikace na digitálních platformách až 38 procent respondentů. Určitě tomu nepřispívá ani skutečnost, že přibližně polovina pracovníků aktivně používá více než čtyři digitální kanály.

Přepínání mezi nimi, jejich neustálá kontrola a změna kontextu mají navíc negativní vliv i na produktivitu práce a schopnost soustředění. „Kurzy, které firmy svým pracovníkům nabízí, dokáží tyto obavy snadno rozptýlit. Poskytují návod na efektivní online komunikaci, představují prověřené postupy a zároveň účastníky učí, jak v rámci home office režimu dodržovat pracovní dobu a určité návyky,“ doporučuje Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která sdružuje společnosti působící v segmentu sdílených podnikových služeb.

Stále na příjmu?

Podle jeho slov čím déle lidé pracují z domácích kanceláří, tím větší mají tendenci být stále na přijmu a online, což se ale u rostoucího počtu lidí postupně stává zdrojem stresu. Je tedy nutné stále připomínat, že celodenní práce u počítače je náročná pro tělo i mysl a pravidelné přestávky a odpočinek mezi virtuálními schůzkami jsou víc než potřeba.

Právě chybějící odpočinek dlouhodobě výrazně snižuje efektivitu práce u zaměstnanců pracujících z domova. Často s tím souvisí i to, že dochází ke smazávání hranic mezi pracovním a osobním životem a absenci přímé sociální interakce. V době pracovní doby se pracovníci často nechají snadno rozptýlit domácími záležitostmi, mimo pracovní dobu zase mívají pokušení pokračovat v rozdělané práci. Ani jedno není ideální. „Z našich dat vyplývá, že mimo pracovní dobu vypíná notifikace na počítači či telefonu pouze necelá polovina lidí. Osobně doporučuji tato oznámení mimo práci vypínat, a mít tak nerušený prostor pro svůj soukromý život,“ říká Jonathan Appleton a dodává, že některé komunikační kanály a sociální platformy jsou navíc pracovníky hojně využívány jak k pracovní, tak i k soukromé konverzaci, což oddělení těchto hranic výrazně ztěžuje.

Dalibor Dostál




• Teritorium: Česká republika