Daň z přidané hodnoty je historicky nejmladší spotřební daní (už v roce 1993 nahradila původní daň z obratu) a dlouhodobě tvoří hlavní daňový příjem státní pokladny. V loňském roce vybral stát na DPH asi 620 miliard korun. Zároveň ale může pro své plátce představovat byrokratickou past.

Evidence k dani z přidané hodnoty se vede od počátku. Od roku 2016, kdy vláda zavedla kontrolní hlášení, nicméně obsahuje více povinných údajů. „Plátce DPH musí vést evidenci vždy, protože musí být schopen svůj nárok na přeplatky nebo povinnost platit daň prokázat,“ říká daňový poradce Michal Dvořáček.

Veškeré daňové doklady navíc musejí tuzemští podnikatelé v případě DPH archivovat, a to po dlouhou dobu (viz níže).

Ten, kdo DPH odvádí, je samozřejmě odpovědný za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a jejich čitelnost. Navíc musí kdykoli umožnit správci daně bez odkladu přístup ke zmíněným dokumentům.

Také svým klientům/zákazníkům jsou plátci DPH samozřejmě povinni vydávat daňové doklady. Pravidelně – jednou měsíčně či jednou za čtvrtletí – odevzdávají daňová přiznání, kontrolní a někteří i souhrnná hlášení.

Kontrolní hlášení sice omezilo daňové podvody a přineslo víc peněz do státní pokladny, znamená ale také více byrokracie. Podle Nejvyššího kontrolního úřadu výpadek z příjmů z DPH v posledních letech klesá. Postupně se snížil z 20 procent v roce 2012 na 14 procent v roce 2016 a po roce 2020 spadl dokonce pod 10 procent (v roce 2023 to bylo asi 8 procent, což je pod průměrem EU).

Kdo, kdy a proč platí DPH? Provedeme vás úskalími daňové legislativy

České podniky i podnikající fyzické osoby si ale přes sliby vlád, že se daňový systém zásadně zjednoduší, stále stěžují na přílišnou administrativní náročnost spojenou s povinnostmi vůči finanční správě.

Evidence plátce DPH

Evidence pro účely DPH musí ze zákona obsahovat veškeré údaje vztahující se k povinnostem plátce. Musí mít takovou podobu a uspořádání, aby z ní mohl podnikatel kdykoli sestavit daňové přiznání a obě hlášení.

Evidence samozřejmě bere v potaz příslušné sazby DPH. Od roku 2024 máme v Česku pouze dvě, dvanáctiprocentní (sníženou) a 21 procent (základní).

Daňová evidence u DPH musí obsahovat více údajů než prostá daňová evidence neplátce. Existují účetní programy, kde na všechny náležitosti pamatují dodavatelé softwaru a které vám samozřejmě správu vašich daní usnadní. Vedeme-li však daňovou evidenci k DPH v tabulkách, například v Excelu, musíme také sami evidovat všechny doklady.

Plátce daně z přidané hodnoty si vede evidenci „uskutečněných zdanitelných plnění“ (transakcí, při kterých se platí daň z přidané hodnoty). U plnění, která se uvádějí v kontrolním hlášení jednotlivě, je nutné evidovat i původní číslo daňového dokladu, DIČ odběratele a datum přiznání daně.

Vede si evidenci plnění, ze kterých bude uplatňovat nárok na odpočet z daně. U plnění s cenou nad 10 tisíc korun včetně DPH je třeba evidovat i původní číslo daňového dokladu, DIČ dodavatele a datum povinnosti přiznat daň. V kontrolním hlášení se tyto údaje uvádějí jednotlivě.

Týká se ho i přehled uskutečněných plnění, která jsou osvobozena od DPH nebo nejsou předmětem daně, stejně jako přehled obchodního majetku. Pokud pořizujete zboží z jiného členského státu EU, musíte vést i evidenci o hodnotě pořízeného zboží v jednotlivých zemích.

Vedení evidence pro DPH v praxi

DPH je možno evidovat v rámci knihy pohledávek a dluhů, nebo odděleně v členění na daň z přidané hodnoty na vstupu a výstupu. Zajímají vás:

• Daňové dluhy za každé zdaňovací období
• Nárok na odpočet a vrácení daně za zdaňovací období
• Zaplacené zálohy na daň
• Zúčtování

Připomínáme, že z daňové evidence pro daň z přidané hodnoty potřebují ti, kteří daň platí, získat také údaje pro daň z příjmů, a to i pro výdaje paušálem. Řada podnikatelů totiž stále využívá výdajový paušál, a proto si pro účely placení a přiznávání daně z příjmů nevedou daňovou evidenci, plátci DPH ovšem mají tuto povinnost vždy.

„I oni samozřejmě mohou paušální výdaje u daně z příjmů využívat, ale pokud platí daň z přidané hodnoty při nákupu, je jejich povinností vedení evidence a archivace tak, jak to stanovuje zákon o dani z přidané hodnoty,“ upozorňuje daňová poradkyně společnosti Crowe Andrea Kleinová.

Jak si usnadnit práci?

Zákon neříká, jaký nástroj máte na vedení daňové evidence použít. Podnikatelé často volí Excel, protože jsou s ním zvyklí pracovat. S vyplňováním údajů do excelové tabulky je ale dost práce. Využívání Excelu je navíc výrazně na ústupu.

Někteří využívají i online fakturační aplikace či účetní programy. Nejlepší variantou je sofistikovaný účetní software, který má nastaveny všechny potřebné nástroje pro daňovou evidenci. Pokud se v pravidlech něco změní, vývojáři účetní program upraví. Systém je jednodušší, plátci sami nemusejí hlídat změny a neustále mají k dispozici aktuální údaje.

Evidenci k DPH je nutné vést tak, abyste dokázali korektně sestavit přiznání, kontrolní hlášení a případně souhrnné hlášení. Musíte odděleně evidovat přijatá zdanitelná plnění (vstup) a uskutečněná zdanitelná plnění (výstup) s ohledem na data, částky a sazby daně

Michal Dvořáček, daňový poradce

Základní povinnosti: Měsíčně nebo čtvrtletně?

Potenciální plátci DPH se často ptají, jak často budou muset plnit své povinnosti vůči berňáku. Stejně jako v případě ostatních daní musejí pravidelně podávat daňová přiznání, a navíc se jich týkají i souhrnná či kontrolní hlášení.

Každý nemůže být čtvrtletním plátcem, přestože to má nesporné – především administrativní – výhody.

Zdaňovacím obdobím je tedy nejčastěji kalendářní měsíc. Každý nový plátce se totiž stává měsíčním plátcem ihned po registraci a automaticky. Pokud byl váš obrat za předcházející kalendářní rok vyšší než 15 milionů korun, máte měsíční zdaňovací období povinně ze zákona.

Měsíční plátce se nicméně může rozhodnout pro čtvrtletní zdaňovací období, pokud:

• jeho obrat za předcházející kalendářní rok nepřesáhl 15.000.000 korun
• není nespolehlivým plátcem
• není skupinou

„Pokud je zdaňovacím obdobím čtvrtletí, má to pro plátce jisté výhody včetně administrativních. Daň odvádí státu až po třech měsících, povinná přiznání, hlášení a podobně podává čtyřikrát namísto dvanáctkrát za rok,“ shrnuje Michal Dvořáček.

Ještě doplňme, že na čtvrtletní režim můžete přejít nejdříve po uplynutí dvou let od data registrace. Pokud jste například měsíčním plátcem od března 2025, můžete si o kvartální placení a přiznávání DPH zažádat až v lednu 2027. Podrobnosti najdete v textu Čtvrtletní nebo měsíční plátce DPH? Co se změnilo a kde hledat výhody na BusinessInfo.cz.

Přiznání a kontrolní hlášení

Už celou dekádu mají ti, kteří odvádějí daň z přidané hodnoty, povinnost podávat jednou za měsíc či za čtvrtletí kontrolní hlášení. Zapomenou-li, hrozí jim přísné postihy.

V té souvislosti byste neměli přehlédnout důležité změny, ke kterým došlo v zákoně o DPH v poslední době. Více si přečtěte v článku Pozor na změny v DPH, některé platí od roku 2026. Co musejí podnikatelé udělat? na BusinessInfo.cz

Připomínáme, že hlášení nenahrazují klasická přiznání, jsou pouze jejich doplňkem. Jedná se vlastně o kontrolní výkazy o všech přijatých i vydaných fakturách. Součástí kontrolního hlášení je kromě výše a základu daně například již zmíněné daňové identifikační číslo dodavatele a odběratele či den, kdy má plátce povinnost přiznat DPH (tzv. datum zdanitelného plnění). Spolu s ním podávají podnikatelé i klasické daňové přiznání za předchozí měsíc a doplácejí daň.

Kontrolní hlášení obecně podávají osoby registrované k DPH v tuzemsku jako plátci daně, přičemž není rozhodující, zda se jedná o tuzemský nebo zahraniční subjekt. Za skupinu spojených osob podává kontrolní hlášení zastupující člen.

Kdo a kdy má povinnost kontrolní hlášení podávat

Podrobnosti a pokyny k vyplnění KH najdete ve a href=“https://www.financnisprava.cz/cs/dane/dane/dan-z-pridane-hodnoty/kontrolni-hlaseni-DPH“ target=“_blank“ rel=“noreferrer noopener“>formuláři Kontrolní hlášení k DPH na internetových stránkách finanční správy. Už několik let musíte podávat kontrolní hlášení pouze elektronicky, a to ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně.

Firmy a ostatní měsíční plátci jsou povinni odesílat kontrolní hlášení jednou měsíčně. U podnikatelů (fyzických osob) je rozhodující lhůta, v níž podávají daňové přiznání. Znamená to, že kvartální plátci podají hlášení jednou za čtvrtletí. Ti, co odvádějí daň dvanáctkrát za rok, pak logicky jednou za měsíc, a to nejpozději do 25. dne od skončení zdaňovacího období.

Termín, dokdy je možné formulář odevzdat u čtvrtletních plátců, je opět stanoven nejpozději na 25. den po uplynutí příslušného čtvrtletí (pokud tato lhůta vycházela na sobotu či neděli, odevzdáte jej nejpozději první pracovní den po termínu). Budete-li tedy například platit DPH za červenec až září 2026, musíte vyplněný interaktivní formulář odeslat do pondělí 26. října.

Pokuty a sankce za prodlení nebo opominutí nejsou zanedbatelné. V případě, že dodáte kontrolní hlášení později než v řádném termínu, a to sami od sebe, aniž byste byli berními úředníky vyzváni, zaplatíte pokutu ve výši tisíc korun. Na deset tisíc se sankce vyšplhá, pokud formulář dodáte v náhradní lhůtě na vyzvání úřadu.

Kontrolní hlášení: Nepříjemná povinnost s tvrdými sankcemi

Nepodáte-li přiznání či hlášení elektronicky, hrozí vám dvoutisícová pokuta. Pokud „daňový subjekt nesplněním povinnosti učinit podání elektronicky závažně ztěžuje správu daní“, může navíc dostat penále až 50.000 korun. Třicet tisíc zaplatí podnikatel v případě, že nepodá KH ani po výzvě finančáku k opravě či doplnění kontrolního hlášení. Připomeňme, že od roku 2023 se snížila výše některých pokut pro OSVČ a společnosti s ručením omezeným, kde je fyzická osoba jediným společníkem, na polovinu.

Opět vždy do 25. dne po skončení zdaňovacího období (měsíce nebo čtvrtletí) podáváte také daňové přiznání k DPH. Jste-li plátcem, zapíšete do přiznání údaje z vaší daňové evidence pro DPH.

Ti, kteří dodávají zboží za hranice (a to osobám či firmám, které jsou registrované k dani v jiném státě EU), odevzdávají ještě takzvané souhrnné hlášení. Podrobnosti si přečtěte v paragrafu 102 zákona o DPH. Zjednodušeně řečeno: tato povinnost se týká takzvaných identifikovaných osob. Kdo a za jakých okolností se stává identifikovanou osobou?

Identifikované osoby DPH pouze vykazují a odvádějí státu, nemají jako plátci nárok na odpočet daně na vstupu, ale mají přiděleno DIČ. Přiznání podávají pouze v případě, že jim ve zdaňovacím období vznikne daňová povinnost a zapíší do něj jen přeshraniční plnění. Pokud nejste plátcem ani identifikovanou osobou, přiznání nepodáváte.

A ještě jedna cenná informace pro nové plátce: První přiznání k DPH využijí k tomu, aby si uplatnili odpočet na DPH ze zásob, pořízených nejvýše dvanáct měsíců před datem registrace. Mohou tak ale učinit pouze tehdy, mají-li příslušné daňové doklady. Více informací v § 79 Zákona o DPH.

Všechna základní podání pro účely DPH – registrace, daňové přiznání, souhrnné hlášení a konečně také kontrolní hlášení – se činí pouze elektronicky. Elektronickou formu upravuje zákon o dani z přidané hodnoty (paragraf 101a).

Pokud podnikáte z Česka a prodáváte jako plátce daně z přidané hodnoty na dálku zboží nebo služby odběratelům v EU, můžete využít zvláštní režim jednoho správního místa (OSS). Díky němu se nemusíte registrovat k DPH v každé zemi, kam prodáváte. Více si přečtěte v článku,

Pozor! Správcem daně zvláštního režimu pro všechny české plátce (bez ohledu na místní příslušnost) je Finanční úřad pro Jihomoravský kraj, Územní pracoviště Brno I.

Zvědavý finančák

S poměrně složitou administrativou se můžete setkat už při registraci k DPH (ať už jde o registraci povinnou či dobrovolnou). Především musíte vyplnit žádost k registraci plátce DPH a podat ji na finanční správu. Tento krok můžete provést také on-line v aplikaci finanční správy EPO.

Klikněte na Elektronická podání pro finanční správu. Zde můžete najít a prostudovat potřebné informace. Případně si přečtěte informace GFŘ k problematice registrace k dani z přidané hodnoty. Ze sekce Daňové tiskopisy přejděte na elektronický formulář. Formulář vyplňte a odešlete.

Finanční úřad po vás ovšem může chtít ještě další dokumenty a informace. Úředníci totiž čím dál důsledněji požadují, aby podnikatel doložil existující ekonomickou činnost i další podrobné informace nad rámec povinných.

Na závěr upozorňujeme, že v souvislosti s přijetím rozsáhlé novely zákona o DPH došlo od 1.1. 2025 k zásadním změnám v povinné registraci k dani. Do roku 2024 platilo, že zaregistrovat se k DPH musejí mimo jiné všichni ti, jejichž obrat překročí za uplynulých dvanáct měsíců dva miliony korun, novela upravila mimo jiné způsob počítání obratu a lhůty důležité pro výpočet.

Pokud váš obrat v současnosti v období od ledna do prosince překročí hranici dva miliony korun, stanete se plátcem DPH od 1. ledna následujícího roku. Pokud v daném kalendářním roce překročíte i další hranici obratu, to jest částku 2.536.500 korun (odpovídající 100 tisícům eur), stáváte se plátcem DPH hned od druhého dne po překonání tohoto limitu.

Jakub Procházka