Elektronické faktury letos začal přijímat stát. Pomůže jejich rozšíření také koronavirus?

Podle odborníků brání většímu rozšíření datových faktur větší informovanost podnikatelů, ale i pracovníků finančních úřadů. Z jejich strany jsou digitální nástroje občas zpochybňovány jako rovnocenná alternativa papírových dokumentů. 

Elektronické faktury existují již několik let, přesto je jejich rozšíření zatím poměrně malé. Letošní rok by však pro ně mohl být zlomový. Jednak je začne plně přijímat stát a další veřejné instituce, zároveň se kvůli pandemii výrazně prosazují digitální řešení i v oborech, kde se jim dosud nedařilo.

Elektronická faktura umožňuje import položek daňového dokladu do účetního systému. Její výhodou je časová úspora i omezení chybovosti při ručním přepisování faktur. Přesto je e-fakturace mezi českými firmami zatím využívána velmi málo, podle ministerstva financí jen v necelých 4 procentech  případů.

Prostřednictvím moderních účetních systémů je možné faktury posílat i přijímat s využitím elektronické výměny dat ve formátu ISDOC, respektive ISDOCX. Tato bezpapírová výměna umožňuje jejich rychlé a bezchybné zpracování. Zkrácením času stráveného nad účtováním faktur může firma ušetřené zdroje využít jinde. Automatický import pak eliminuje chybovost, která se může objevit při ručním zadávání a návazných platbách faktur.

Nejde o fakturu z e-mailu

Elektronická faktura tedy neznamená fakturu zaslanou elektronickou poštou. „Faktura například ve formátu PDF je pouze elektronickou verzí klasické papírové faktury. E-faktura má však podobu datového souboru, který si mezi sebou předávají účetní systémy. Papírová a elektronická faktura jsou přitom z hlediska legislativy naprosto rovnocenné,“ vysvětluje Gabriela Ivanco z poradenské  společnosti Mazars.

Možnosti pro využití elektronické fakturace se rozšiřují. Od dubna letošního roku mají podle Šárky Pavlasové z Odboru vnějších vztahů a komunikace Ministerstva financí ČR všechny instituce státní a veřejné správy povinnost přijímat a zpracovávat elektronické faktury odpovídající příslušné evropské normě.

„V resortu Ministerstva financí ČR jsme prozatím v roce 2019 obdrželi celkem 63 854 faktur, z toho elektronických faktur (formát ISDOC) bylo celkem 2 360. To představuje 3,7 procenta. Obdobné počty byly vykázány i za roky 2017 a 2018,“ uvádí Šárka Pavlasová. Podle odborníků však zřejmé výhody v budoucnu e-fakturaci zajistí širší využití. „Firmy postupně zcela jistě začnou na elektronickou fakturaci přecházet, a to hlavně z důvodu časové nenáročnosti a zefektivnění práce,“ věří Gabriela Ivanco.

Malá informovanost

„Důvodem nízkého využití elektronických faktur je fakt, že lidé o této možnosti často nevědí,“ vysvětluje Róbert Krupa ze společnosti Solitea, která dodává účetní a fakturační systémy. „Paradoxně je řádově vyšší obliba obdobné funkcionality u naší fakturační aplikace iDoklad. Vystavenou fakturu lze nasdílet jinému uživateli odkazem pro zobrazení v prohlížeči. Protistrana si následně může fakturu stáhnout, ale i naimportovat do své fakturační aplikace,“ dodává Róbert Krupa.

Praxe však ukazuje, že tato oblast elektronických faktur je pro firmy zajímavá, často jim ale chybí srozumitelné informace. „Když jsme letos v říjnu přišli s možností elektronické fakturace, zaznamenali jsme okamžitý zájem stovek podnikatelských subjektů. Je zřejmé, že po důkladném vysvětlení všech benefitů se firmy e-fakturace nebojí,“ popisuje Damir Duraković, generální ředitel nákupní aliance Axigon, která firmám poskytuje tankovací karty. „S našimi tankovacími kartami není třeba schraňovat jednotlivé účtenky například za palivo nebo za parkování. Veškeré transakce firma obdrží na jediné faktuře, kterou navíc již nemusí zadávat do systému ručně, nebo snad dokonce zbytečně tisknout,“ dodává Damir Duraković.

Malý rozsah používání elektronických faktur má podle odborníků i další příčiny. „Elektronické, tedy datové faktury využívají především velké firmy, které už přešly na digitalizaci účetnictví a maximálně využívají automatizace. Malých a středních firem, které využívají automatizované zpracování dat, zatím není tolik, což je škoda,“ vysvětluje Vladimíra Přibylová, členka výboru Komory certifikovaných účetních.

Začarovaný kruh

V této oblasti podle ní vznikl i určitý začarovaný kruh. „Málo dodavatelů je posílá, i když by někteří mohli – dobré účetní programy tuto variantu běžně nabízejí, protože je málo zákazníků přijímá. Zákazníkům – příjemcům faktur se zdá, že se nevyplatí nastavovat systém na zpracování elektronických dokladů, protože jim žádné nechodí,“ pokračuje Vladimíra Přibylová.

Velkou roli hraje i konzervativní přístup v malých firmách. „Obecně platí, že každá změna bolí. Pokud jsou někde zvyklí na papírovou formu dokladů, mají tak nastavené i procesy ohledně přijímání, schvalování a archivování dokladů. Pro takovou společnost je proces digitalizace vlastně ‚komplikace‘. I když v konečném důsledku při změně a nastavení nových procesů nakonec firma ušetří jak lidskou práci, tak čas. Znamená to vždy počáteční časovou ‚investici‘ a tu často firmy nejsou ochotny přijmout,“ doplňuje Jolana Pražáková, členka výboru Komory certifikovaných účetních.

To, že e-faktury začal přijímat stát, považují odborníci za krok správným směrem. „Ale kromě pasivního přijímání datových dokumentů by rozšíření pomohla spíše větší osvěta. Počet firem, které fakturují státu, a tudíž tuto možnost mohou využít, není zase tak vysoký,“ zmiňuje Vladimíra Přibylová.

Právě angažování veřejných institucí by mohlo být určitou „vlajkovou lodí“, která otevře elektronickým fakturám prostor také v soukromé sféře. „Pokud státní správa sama začne zpracovávat elektronické faktury, dá se čekat, že se postupně přidají i ostatní komerční subjekty. Realita je však jiná – podnikatelé jsou mnohem dál v implementaci e-faktur než stát. Za určitou brzdu lze označit i ne zcela jasnou legislativu, kdy ani pracovníci finančních úřadů nejsou často správně informováni o možnostech elektronických dokladů a jejich archivace,“ doplňuje Jolana Pražáková.

Tisknout není nutné. Stačí uložit

Právě ta může být pro firemní účetní nezvyklá. „Transformace datového souboru na papírový je možná. Ale pokud někdo vystavuje či přijímá a zpracovává datové doklady, tak se dá očekávat, že je také datově archivuje, tedy ukládá soubory,“ vysvětluje Vladimíra Přibylová.

Zároveň odborníci připouštějí, že pro firemní uživatele může tato oblast znamenat některé nejasnosti. „Archivaci e-dokladů zatím každý pojímá po svém. Pokud si vysvětlí zákon, ať už o účetnictví, o DPH a další, tím ‚nejpřísnějším‘ způsobem, vyjde ho elektronický archiv násobně dráž, než když vše vytiskne a uloží do šanonů. Pokud se k tomu ale přistoupí ‚selským rozumem‘, lze vše zvládnout správně a přitom efektivně. Problémem je však malá informovanost a nedostatečná ověřená praxe, která by odstranila některé sice nesprávné, ale hojně rozšířené pověsti, například že e-faktura je nepovolená a archivovat ji lze jen tak, že ji vytisknu a založím,“ podotýká Jolana Pražáková.

Osvěta je podle ní potřebná nejenom na straně soukromých podnikatelů, ale také na straně státu. Někdy jsou totiž elektronické nástroje zpochybňovány ze strany kontrolních orgánů. „Tuto informaci by měli mít také pracovníci Finančních úřadů. Byl by potřeba jasný impuls a informace, že to lze a že to Finanční úřad musí akceptovat. A za jakých podmínek. A přitom prakticky, ne s odkazem na vyhlášky, předpisy a zákony, z nichž řada je zastaralých nebo nesrozumitelných,“ zdůrazňuje Jolana Pražáková.

Popularitě elektronických faktur nepřispívá také to, že podnikatelé často netuší, kde je hledat. „Obecně platí, že na webových portálech, kde má zákazník nějaké svoje osobní přihlášení a nakupuje tam služby nebo zboží, bývá sekce, kde se doklady najdou. Firmy je pak neposílají ani papírově ani mailem a zákazník má možnost si je stáhnout. Jejich umístění je různé. Záleží na celkové uživatelské přívětivosti. Ve stejné sekci pak většinou bývají uloženy doklady jak v PDF tak i v datové podobě,“ zmiňuje Vladimíra Přibylová.

Koronavirus? Vyšší zájem ano, revoluce ne

Kvůli koronaviru zatím odborníci skokový nárůst elektronických faktur neočekávají. „Zpracování datových faktur, zejména na straně příjemce, vyžaduje softwarové vybavení a určitou změnu v celém oběhu dokladů. Koronavirus tak nijak zásadně nepřispěl k rozšíření datových faktur. Celkově tato doba však přiměla firmy, které dosud pracovaly striktně s ‚papírem‘, změnit přístup a začít více komunikovat elektronicky. Digitalizaci účetnictví a zpracování dokladů tato doba zřejmě prospěje,“ konstatuje Vladimíra Přibylová.

I příklady z praxe ukazují, že digitalizace účetnictví je na postupu. „Pro účetní pořádala Komora certifikovaných účetních webinář s názvem ‚Elektronický svět účetních a daňařů‘ a zájem o něj byl mimořádný. Je tak zřejmé, že účetní se o problematiku zajímají. Také státní správa byla nucena se v této době hodně posunout – řadu podpor podnikatelům již zpracovávala naprosto novým způsobem, který velmi dobře zvládli jak webové aplikace na žádosti, tak i plnění podnikatelům,“ upozorňuje Jolana Pražáková.

Vytěžení jako přechod od papíru

Přechodnou fází mezi papírem a plně elektronickými dokumenty je digitalizace papírových faktur a dalších dokumentů. Pro tento proces se používá termín „vytěžení“, neboli automatický přepis údajů z naskenovaných dokumentů. 

„Od roku 2015 jsme v České republice vytěžili přes dvacet jedna milionů stran. To jsou miliardy údajů, které nikdo nemusel ručně přepisovat do dalších systémů a tabulek, tisíce ušetřených hodin a miliony korun uspořených na nákladech. Ověřili jsme si, že pouhým zavedením vytěžování faktur dokážeme středně velké společnosti ušetřit za rok téměř tři sta tisíc korun,“ řekl Petr Atanasčev, ředitel produktového marketingu Konica Minolta Business Solutions Czech. Automatický přepis naskenovaných dokumentů podle něj firmám ušetřil více než 65 milionů korun.

Dalibor Dostál




• Oblasti podnikání: Daně, účetnictví, pojištění
• Teritorium: Česká republika