Koronavirus posílil práci z domova. Firmy se učí fungovat na dálku

Podniky musely ze dne na den zvládnout technické, bezpečnostní i právní komplikace, které s home office souvisí. Jeho kvalita závisí nejenom na programech a aplikacích, ale i schopnostech jednotlivých zaměstnanců a ohleduplnosti jejich rodinných příslušníků.

To, čemu se manažeři v předchozích letech často zarytě bránili, se v posledních týdnech stalo nutností. Kvůli epidemii koronaviru umožňují podniky zaměstnancům práci z domova a učí se fungovat na dálku.

Firmy, které home office umožňovaly již předtím, mají nyní výhodu. Naopak ty, které s tímto přístupem začínají až nyní, v době krize, mohou mít s jeho zvládáním potíže. Současná situace je náročná zejména pro manažery a ředitele firem, kteří nemají možnost osobně na tým dohlížet tak, jak jsou zvyklí při práci v kanceláři. Podle odborníků mají v podstatě dvě možnosti, jak se s touto situací poprat – buď začít své podřízené přísně kontrolovat, nebo jim dát svou důvěru a v práci je spíše podporovat a motivovat.

„Obecně tuto situaci vnímám jako test důvěry mezi zaměstnanci a zaměstnavateli, potažmo jejich nadřízenými. Jeden manažer může být nervózní a své lidi neustále kontrolovat, aby mu nebylo něco vyčteno od vrcholového managementu. A jiný to vezme jako výzvu, kdy bude se svým týmem udržovat rozumný kontakt, dokáže své lidi podpořit, zajímat se o ně i po nepracovní stránce a profitovat z toho mohou všichni,“ popisuje brněnský psycholog Tomáš Řepka.

Komunikace firmy se zaměstnanci by tak měla probíhat ne ve smyslu kontroly, ale spíše vyjádření podpory a zájmu o to, jak situaci zvládají. „Jde o to být pro ně co nejvíc lidský,“ dodává psycholog.

Výzva pro manažery

Velmi podobný přístup zvolilo vývojářské studio Futured, které má od poloviny března na home office sto procent zaměstnanců. „Z pohledu řízení to bylo ještě větší přenesení zodpovědnosti na týmy, případně jejich leadery. Máme velmi plochou linii řízení, která ale při řízení softwarového vývoje již počítá s odpovědností na denní bázi. Nicméně plnou zodpovědnost při práci na dálku jsme v takové míře ještě neuplatňovali. Snažíme se v této situaci napříč celou firmou podporovat u našich kolegů zejména disciplínu a morálku,“ říká Lukáš Strnadel, šéf Futured.

Firemní sociolog Vojtěch Bednář potvrzuje, že současná situace je velmi složitá zejména pro manažery. Podle něj je pro udržení výkonnosti důležitá nejen samotná kontrola a komunikace v pracovních týmech, ale také přidělování úkolů o různé náročnosti, a pokud možno také s různou dynamikou, pravidelná zpětná vazba a směřování zaměstnanců k dílčím cílům. „Po čase se u zaměstnanců může začít rozcházet výkonnost, což je jeden z vedlejších důsledků toho, že jsou na různých místech. Management by se měl snažit udržovat jejich vzájemnou komunikaci a v ideálním případě jim přidělovat takové úkoly, které vyžadují spolupráci,“ dodává firemní sociolog. 

Právě komunikace mezi členy týmů i napříč celou firmou je podle odborníků i oslovených podniků důležitá. Vnitrofiremní vztahy a kultura jsou pro jejich správné fungování nezbytné, a začnou-li upadat, může se to projevit i na výsledcích. Zejména v současné době by tak firmy neměly zanedbávat sociální kontakt, byť se bude uskutečňovat jen v online prostředí.

„Komunikace, kontakt, spojení s druhými, to všechno teď vnímám jako nejdůležitější faktor, aby krize dobře dopadla. Sociální izolace je už tak velké téma. Tím spíš teď, kdy jsme si ji nevybrali. V tomto směru mohou pro firmy sehrát důležitou roli manažeři interní komunikace, kteří mohou sbírat náměty a tipy, jak využít volný čas doma, a dostat je ke svým lidem. Mohou uspořádat online turnaj v nějaké hře, založit diskuzní fórum, skupinu na Facebooku pro sdílení podnětů a podobně,“ říká Tomáš Řepka.

Klíčové je technické zázemí

Mnohé firmy zjišťují, že jim současný model spolupráce se zaměstnanci vyhovuje. „Věnujeme se účetnictví a administrativě, není proto nutné, aby zaměstnanci docházeli do kanceláře. Všichni už skoro týden pracujeme z domova. Ochrana zdraví mých zaměstnanců je pro mě totiž prioritou. Pokud to není bezpodmínečně nutné, neměli by vycházet z domu,“ myslí si majitel účetní společnosti Tomáš Pokorný.

Podle něj se většina úkolů, které jeho zaměstnanci potřebují plnit, dá zvládnou bez problému online. „Fungujeme přes internet. Společné porady pořádáme přes službu Zoom, nejrůznější dokumenty si sdílíme přes Dropbox. Pokud potřebujeme, využíváme také Dokumenty Google. Různé ad hoc věci pak řešíme operativně přes telefon, nebo e-mailem,“ dodává Tomáš Pokorný.

Pro funkční home office je tak nutné kvalitní internetové připojení. „Zaměstnanci se díky internetu dostanou do firemních intranetů a dalších systémů. Schůzky pak bez problémů zvládnou přes Skype nebo podobné komunikační platformy. Není výjimkou, že taková jednání probíhají mezi desítkou lidí z různých koutů světa, aniž by některý z nich opustil svůj obývák a vystavil se tak nebezpečí nákazy,“ nastínil Lukáš Pazourek marketingový ředitel společnosti Netbox, která poskytuje internetové připojení.

Zvýšený zájem o aplikace

Výrobci programů evidují v posledních týdnech strmý nárůst zájmu o aplikace, které umožňují práci na dálku, komunikaci nebo sdílení informací. „V současné době zaznamenáváme okamžitý globální přechod na práci na dálku, který mění to, jak pracujeme a učíme se. Už nyní vidíme, jak se řešení, která umožňují práci a učení se z domu prostřednictvím telefonátů, videa a sdílení souborů, staly klíčovým prvkem tohoto přechodu. V používání Teams jsme zaznamenali rekordní nárůst. Aktuálně evidujeme více než 44 milionů uživatelů denně, přičemž jen za zhruba poslední týden narostl počet uživatelů o 12 milionů. Tito uživatelé v minulém týdnu denně uskutečnili v Teams více než 900 milionů minut online setkání a hovorů,“ říká Petr Váša, manažer divize Microsoft 365.

Kvůli krizové situaci společnost poskytla podnikům možnost bezplatné práce s jednou z klíčových aplikací pro práci na dálku. „Uvědomujeme si, že se v současné situaci práce na dálku začíná stávat standardem. Z tohoto důvodu jsme poskytli firmám, vzdělávacím i neziskovým organizacím několik možností, jak bezplatně využít Microsoft Teams. Uživatelé tak mohou obratem začít využívat video schůzky až pro 250 účastníků, živé události až pro 10 000 účastníků, nahrávání a sdílení obrazovky, chaty a možnost spolupracovat nad dokumenty v reálném čase,“ dodává Petr Váša.

V každé firmě přitom zvládají přechod na práci na dálku jinak. „Situace se v každé organizaci liší, každá se původně nacházela v jiné fázi adopce práce na dálku. Exaktní výzkumy nejsou k dispozici, ale na základě vlastní zkušenosti a toho, co slyším od kolegů a partnerů, je určitě jednou z nejčastějších výzev to, jak si lidé mohou zorganizovat svou práci, jak zůstat ve spojení a být efektivní. Potřeby každého se mohou lišit, univerzální návod neexistuje,“ upozorňuje Petr Váša.

Růst o 1000 procent

O tom, že koronavirus rozšířil práci na dálku na celém světě svědčí i globální data. Microsoft například zaznamenal nový denní rekord 2,7 miliardy minut schůzek v rámci aplikace Teams v jednom dni, což představuje nárůst o 200 procent z 900 milionů v polovině března. Uživatelé Teams si při schůzkách zapínají video dvakrát častěji, než tomu bylo před vypuknutím COVID-19. Počet videohovorů vzrostl v březnu o 1000 procent.    

Roste zájem také o bezplatné aplikace pro porady a přednášky. „Pár měsíců testuji různé nástroje na webináře, přednášky a živé online konzultace. Nakonec jsem skončil u aplikace Zoom, v níž od počátku roku pořádám webináře – své pravidelné online Fotokavárny,“ říká fotograf Jan Rybář. V současné situaci, kdy lektoři, kteří jinak školí „naživo“, hledají nové cesty, se rozhodl jim pomoct a sepsal v pár bodech návod, jak rychle začít. Výhodou aplikace je, že při trvání do 40 minut je zdarma. Hlavní výhoda Zoomu je ta, že na straně diváka nevyžaduje žádné přihlašování, zakládání účtů a podobně.

Nouzový stav a karanténa mění také práci advokátních kanceláří. Klientům radí více prostřednictvím emailů nebo skypových hovorů. Potvrzuje to například Koroporadna, kterou zřídila Unie rodinných advokátů. Za několik dní zodpověděla přes e-mailovou adresu Koroporadna@uracr.cz již více než 1000 dotazů.

„Lidé jsou stále vystresovanější a nervóznější, což je na dotazech vidět. Panické obavy z nakažení vedou matky tomu, že odmítají děti půjčovat otcům. Matky po nás žádají oporu pro své rozhodnutí, otcové požadují právní radu, jak sjednat nápravu okamžitě. Naše rady jsou stále stejné. Rodiče, neblbněte, zkuste se spolu domluvit, v případě karantény nabídněte častější kontakt s dítětem přes Skype, telefon či jiné technické prostředky,“ zmiňuje advokátka Daniela Kovářová.

Pozor na data

Práce z domova přitom může pro firmy znamenat i bezpečnostní a právní rizika. Bezpečnou práci s firemními daty by měl řešit zaměstnavatel, ale zejména menší firmy tuto oblast často podceňují. Než zaměstnanci s prací na dálku začnou, měli by si podle odborníků zkontrolovat, zda mají spolehlivé internetové připojení a vyřešené zálohování. Pokud využívají domácí počítač, měli by prověřit, že jeho zabezpečení je aktuální. „Je-li to jen trochu možné, nestahujte na tento počítač nic z podezřelých zdrojů, neinstalujte sem volně dostupné programy, zejména hry. Používejte prověřené komunikační kanály – ne každý nástroj pro on-line komunikaci je bezpečný. Uvědomte si, že budete vstupovat do firemních systémů a snažte se nebýt tím, kdo je ohrožuje,“ radí Jan Dvořák z Počítačové školy Gopas.

Navíc odborníci varují, že v době pandemie muselo s masovým využitím technologií pro vzdálený přístup začít mnoho firem, které je dosud nevyužívaly nebo je provozovaly v omezeném měřítku. Kvůli tomu jsou mnohá aktuální řešení šitá horkou jehlou a s bezpečnostními riziky.

Další velkou výzvou je podle něj součinnost s ostatními členy domácnosti – děti nejsou ve škole, práci z domova je třeba často skloubit s jejich výukou a přípravou jídla. Proto je nezbytné určit základní pravidla, stanovit „pracovní dobu“, po kterou zaměstnance na home office nikdo nesmí rušit. Jde i o konkrétní situace, jako je konferenční hovor nebo videokonference, do které by pracovníkům neměli ostatní členové rodiny vstupovat, procházet v pozadí ani jinak zasahovat.

Práce z domova má i některá právní úskalí. „Home office v sobě skrývá i problémy, které nemusí být některým zaměstnavatelům a zaměstnancům na první pohled zjevné. Vzhledem k nedostatečné úpravě v zákoníku práce je vhodné na tato úskalí myslet již od začátku a nastavit si nejen pravidla v rámci zaměstnavatele, například v interní směrnici upravující home office, ale adresovat alespoň některou z následujících oblastí i v dohodě se zaměstnancem, potažmo již v pracovní smlouvě. Dohoda by měla upravovat např. způsob zadávání a odevzdání práce, nebo způsob vedení evidence pracovní doby,“ komentuje Pavel Juřička, advokát Taylor Wessing Česká republika.

Pracovat doma neznamená za svoje

Důležitou částí, na kterou by se podle něj v žádném případě nemělo zapomenout, je refundace nákladů vzniklých zaměstnanci ve spojení s výkonem práce z domova. „Zaměstnavatel je povinen zajistit technické vybavení, například notebook, a uhradit náklady na služby spojené s výkonem práce, jako je energie, telekomunikační služby včetně internetového připojení a tak dále. Náklady na služby se hradí většinou paušálně, obvykle se vychází z kvalifikovaného odhadu spotřeby, a nesmí být zahrnuty do mzdy, jelikož nejsou odměnou za vykonanou práci,“ dodává Pavel Juřička.

Podniky přitom v těchto týdnech musí řešit na dálku nejenom vztahy a komunikaci se svými zaměstnanci, ale také zákazníky. „V zájmu zachování zdraví jsme uzavřeli prodejní kancelář. Pro případy, kdy s námi klienti potřebují podepsat smlouvu o smlouvě budoucí či jakékoliv další materiály, volíme vyslání kurýra, který vše potřebné vyzvedne na domluvené adrese,“ přiblížil Tal Grozner, šéf české pobočky Star Group, s tím, že se maximum agendy snaží tento developer vyřizovat online.

Příkladem jsou i klientské změny. „Vše vyřizujeme s našimi zákazníky přes Skype a další videokonferenční platformy. Komunikujeme také po telefonu a e-mailech,“ vysvětlil Tal Grozner, jak vše funguje ve chvíli, kdy se všichni snaží omezit mezilidský kontakt na minimum.

Pacient na druhé straně monitoru

Na dálku pracují často dokonce i lékaři. Například Oborová zdravotní pojišťovna umožnila svým smluvním lékařům předepisovat léčivé přípravky a zdravotnické prostředky i na základě elektronické konzultace lékaře s pacientem, tedy po telefonu, emailu, prostřednictvím videohovoru a podobně. OZP také praktickým lékařům pro děti i pro dospělé a ambulantním specialistům i zubařům umožní provádět některé typy vyšetření pacientů distančně, tedy bez fyzické přítomnosti pacienta v ordinaci – po telefonu nebo prostřednictvím podobných elektronických aplikací.

„Musíme v současné situaci lékařům ulevit. Pomoct jim s tím, aby pacienti chodili do ordinace osobně, jen pokud to je nezbytně nutné, a zároveň zohlednit, že konzultace po telefonu jsou obsáhlejší a náročnější. Nyní také nebude nutná osobní návštěva v ordinaci lékaře pro recept na další opakovaně předepisované léky. Obdobně budeme taková vyšetření hradit i ambulantním specialistům,“ vysvětluje Radovan Kouřil, generální ředitel Oborové zdravotní pojišťovny.

Podle odborníků přitom práce z domova i digitální komunikace se zákazníky v mnoha případech přežije současná karanténní opatření. A tam, kde se osvědčí, se může stát součástí fungování firem trvale.

Dalibor Dostál

Pravidelné novinky e-mailem