Jak na videokonference: Efektivní spolupráce na dálku – pro firmy i OSVČ

Telekonference jsme až donedávna znali převážně z vědeckofantastických filmů a románů. Každá taková scéna působila nesmírně futuristicky a nepravděpodobně. Počítače, internet a mobilní telefony nám už sice rovněž po jistý čas umožňovaly audiovizuální online komunikaci. V praxi ale videokonferenční chatování využíval málokdo. Pak ale přišel koronavirus a svět se změnil během několika okamžiků. Videokonference se staly běžnou realitou firemní komunikace.

Někteří už videokonferenční aplikace typu Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype nebo jiné podobné začali používat. Jiní se tomu zatím naopak zuby nehty brání. V následujícím článku pro vás máme několik praktických postřehů.

Jak na videokonference? Nebuďte zbytečně konzervativní

Možná si vybavíte scénu z filmu Králova řeč z roku 2010, kde je koktající budoucí britský král postaven před výzvu přibližně tohoto znění: „V minulosti stačilo, když král vypadal dobře v uniformě a dokázal se udržet v koňském sedle. Dnes ale lidé očekávají, že k nim bude promlouvat z rozhlasového přístroje v jejich domácnostech.“

S videokonferenčními aplikacemi je to podobné. Co stačilo včera, dnes už stačit nemusí. Svět se neustále mění. Včera byl revolucí živý přenos zvuku, dnes už je samozřejmostí i obraz. Jak jste na tom vy? Máte pocit, že se vás videohovory nijak týkají? Možná to tak je. Ale možná by videokomunikaci s vámi ocenili vaši partneři nebo zákazníci. A možná by formou videokonferencí mohly probíhat pracovní porady vašeho týmu. S časovými úsporami, bez dopravních komplikací, případně i bez zdravotních rizik. S benefitem nových dovedností, nových zkušeností a nových konkurenčních výhod.

Potřebujete nové dovednosti, ale hlavně nadhled

Jak tedy na videokonference? Na začátku je každý trochu nesvůj. Videokonference vyžadují víc pozornosti a duševní čilosti než osobní interakce v offline prostředí. A kromě toho je s nimi spojen i jeden neobvyklý sociologický paradox. – Účelem videohovorů má být posilování sociálních vazeb v situacích, kdy se dva a více lidí nemůžou setkat osobně. Praxe ale ukazuje, že videotechnologie celou situaci zároveň trochu komplikují.

Někteří účastníci videokonferencí bojují s internetovým připojením, jiní se sociální úzkostí

Například: Pracovní vztahy tvoří velmi různorodé lidí. Zatímco na běžné pracovní poradě se ale očnímu kontaktu s mrzutým kolegou snadno vyhnete, při videokonferenci si všichni půl hodiny nebo i více koukají do obličeje.

A je tu taky konfrontace se svým vlastním já. Většina z nás byla zaskočena, když kdysi poprvé slyšela zvukový záznam vlastního hlasu. Taky jste si možná říkali: „To je hrozné. Takhle přece nezním.“ A podobné překvapení teď možná zažíváte, když na obrazovce vidíte své konverzační návyky a projevy, o kterých jste doposud neměli ani tušení. Už jen nutnost dívat se během videokonference i na sebe sama vytváří prostor pro otázky typu: „To dnes opravdu vypadám tak unaveně? A ty vlasy!“

Některé výzkumy naznačují, že pro přibližně 10 až 30 procent účastníků videokonferencí jsou tyto vjemy natolik traumatizující, že dotyční zažívají určitou sociální úzkost. Část z nich dokonce úplně vypne kameru, aby na ně nebylo vidět. Co s tím?

Vystupte ze své komfortní zóny

Většinu obav a negativních pocitů lze zmírnit nebo úplně odstranit dobrou přípravou a osvojením nových návyků. Dřív, než se připojíte, oblečte se úměrně okolnostem, sedněte si tak, aby za vašimi zády nebylo vidět nic rušivého, kameru umístěte do výšky očí, případně upravte osvětlení.

Pokud se připojujete z domova, zajistěte si, aby ostatní členové rodiny během video meetingu nevstupovali do místnosti. Sluchátka mohou být v takových případech i nezbytností. Nebudete nikoho rušit a firemní poradu nebude u vás doma poslouchat nikdo, kdo na ní nebyl pozván.

Pozor na pobíhající děti a nečekané vstupy ostatních členů vaší domácnosti. Domluvte se s nimi, aby po stanovený čas do místnosti nevstupovali

Zbytečnému stresu se vyhnete tím, když se připojíte už třeba pět až deset minut před oficiálním zahájením. Nebudete na poslední chvíli řešit nečekané technické potíže. Získáte čas na zklidnění a možná bude i příležitost rozehřát se krátkou neformální konverzací s ostatními kolegy.

Pak už konference začíná a s ní i drobné technické problémy. K těm nejčastějším patří prodlevy datového přenosu. Chvílemi může být obtížné rozpoznat, kdy váš kolega už opravdu přestal mluvit. Určitě si občas nechtěně skočíte do řeči, ale nemá smysl si nad tím lámat hlavu. Ohleduplný a přátelský přístup jakoukoli nervozitu spolehlivě neutralizuje. Ideální je, pokud diskuzi někdo moderuje, protože pak mluvit začnete, až když dostanete pokyn.

Takže konference běží, vy sedíte, posloucháte, koukáte… Jestli vás rozptyluje to množství obličejů, které vidíte na monitoru, zkuste si třeba na chvíli zmenšit okno s obrazovkami nebo ho celé shodit dolů na lištu. Třeba se pak dokážete lépe soustředit. Nebo svou pozornost rozložte mezi jednotlivce s přátelským výrazem obličeje, chvíli sledujte své poznámky a vůbec se snažte chovat podobně uvolněně, jako při běžné offline poradě. Některé aplikace lze rovněž nastavit tak, že se vám na monitoru objevuje pouze jeden účastník konference a to ten, který právě hovoří.

Každopádně mějte stále na mysli podstatu a účel videokomunikace. Buďte sami sebou a do ničeho se nestylizujte. Čím víc byste přemýšleli nad tím, jak na obrazovce vypadáte a jak působíte, tím víc nervózní budete. Určitě se ale videohovorům nevyhýbejte. Bez otužování se každá zchoulostivělost jenom prohloubí. Když se naopak nepříjemným pocitům postavíte, získáte nové užitečné dovednosti a výhody. Videopřenosy jsou totiž skvělý nástroj, jak spolu na dálku diskutovat, vidět se, promítat si prezentace a vědět o sobě.

Nic se ale nemá přehánět. Pokud vás během dne čeká více videokonferencí, udělejte si mezi nimi dostatečné přestávky.

Bezpečnost videokonferenčních hovorů

Bezpečnostní stránka videokonferencí je kapitola sama pro sebe a odvíjí se od konkrétní aplikace, nastavení vaší počítačové sítě a dalších okolností. Zabezpečení ale určitě nepodceňujte.

Pravidelné novinky e-mailem