K velké změně pro firmy dochází od ledna roku 2027 na sousedním Slovensku. To zavádí povinnou elektronickou fakturaci pro vybrané tuzemské transakce.

„Důvodem je především pokračující digitalizace ekonomiky a snaha zefektivnit fakturační a daňové procesy. Zásadní změnou je přechod od dokumentu k datům. Strukturovaná elektronická faktura může mezi systémy proudit automaticky, aniž by ji někdo musel přepisovat nebo ručně přepisovat její obsah do dalšího systému. Pro firmy to znamená potenciál snížit množství manuální práce a chyb. Pro stát zase rychlejší a kvalitnější práci s daty a lepší možnosti v oblasti kontroly a prevence daňových podvodů,“ vysvětluje Robert Soudný, šéf české společnosti Wflow, která od roku 2018 vyvíjí platformu pro automatizaci a řízení finančních procesů, jíž používá 10 000 firem ve více než 50 zemích světa.

Slovensko podle jeho slov není výjimkou. „Jde o součást širšího evropského trendu, který výrazně urychlí také evropská iniciativa ViDA. Od 1. července 2030 se nové požadavky na elektronickou fakturaci a digitální reporting dotknou přeshraničních B2B transakcí v rámci Evropské unie,“ dodává Robert Soudný.

Bohuslava Kutnerová: Účetní s digitalizací a AI o práci nepřijdou, jen o tu otrockou

Právě díky vazbám mnoha českých firem na slovenský trh podle něj začne mnoho tuzemských podniků digitalizovat fakturaci dříve, než začne i na domácím trhu platit tato povinnost. „Firmy dnes nefungují izolovaně v rámci jednoho státu. Řada českých společností obchoduje se slovenskými partnery a postupně se bude muset přizpůsobovat tomu, jak se mění způsob výměny obchodních dokumentů v jednotlivých zemích. Slovensko pro české firmy zároveň představuje velmi blízký příklad toho, co může během několika let čekat celý evropský trh,“ podotýká Robert Soudný. 

Změna zasáhne firemní procesy

Přechod od faktur ve formátu PDF a jiných nestrukturovaných dokumentů ke strukturovaným datům bude podle něj vyžadovat změny ve firemních systémech i interních procesech. „Myslím, že největší dopad nebude v samotném formátu faktury. Ten bude jen viditelnou částí mnohem větší změny. Firmy budou muset řešit, jak jsou propojené jejich ERP, účetní systémy, schvalovací procesy a další finanční workflow. Pro české firmy je proto podle mě lepší začít se připravovat postupně než čekat na okamžik, kdy bude změna povinná,“ doporučuje Robert Soudný českým podnikům.

Zavádění elektronické fakturace na Slovensku podpoří její širší využívání také v České republice.

Změna pravidel u našich východních sousedů bude důležitý signál pro české firmy také podle dalších odborníků. „Zavádění elektronické fakturace na Slovensku podpoří její širší využívání také v České republice. Nejvíce se změny dotknou českých firem, které mají na Slovensku dceřiné společnosti, provozovny, nebo jsou zde registrovány k DPH. Ty budou muset přizpůsobit své účetní a fakturační systémy slovenským požadavkům a zajistit schopnost přijímat i vystavovat elektronické faktury v požadovaném formátu,“ potvrzuje Jana Šťovíčková, senior manažerka daňového oddělení Deloitte a expertka na DPH a nepřímé daně.

Nepřímý dopad bude podle ní ale ještě širší. „Mnoho českých firem je součástí středoevropských dodavatelských řetězců a obchoduje s partnery ze zemí, které již elektronickou fakturaci zavedly, nebo ji právě zavádějí. Velké společnosti proto často začínají vyžadovat elektronické faktury i od dodavatelů v zemích, kde taková povinnost zatím neexistuje. Elektronická fakturace se tak postupně stává obchodním standardem, nikoli pouze regulatorním požadavkem,“ konstatuje Jana Šťovíčková.

Upozorňuje, že české firmy budou i bez formální zákonné povinnosti stále častěji motivovány digitalizovat své fakturační procesy. „Zkušenosti z jiných evropských zemí ukazují, že právě tlak obchodních partnerů bývá jedním z hlavních faktorů, které rozšiřování elektronické fakturace urychlují ještě před jejím povinným zavedením ze strany státu,“ popisuje Jana Šťovíčková.

Zavádění nových systémů

Jednou z hlavních součástí infrastruktury, přes které bude možné elektronické faktury bezpečně doručovat a automatizovaně reportovat data, bude takzvaný systém Peppol.

„Hlavní výhodou Peppolu je interoperabilita. Dnes může mít každá firma jiný účetní nebo ERP systém. Peppol vytváří standardizovaný způsob, jak mezi nimi bezpečně vyměňovat obchodní dokumenty. Firma se nemusí technicky napojovat na každého obchodního partnera zvlášť,“ zmiňuje šéf Wflow. Důležité podle něj je, že Peppol není jen způsob, jak poslat fakturu. Je to infrastruktura pro bezpečnou a standardizovanou výměnu obchodních dokumentů mezi systémy. Další výhodou Peppol je využívání standardizovaných formátů, které umožňují automatizované zpracování. „Faktura tak nemusí být dokument, který člověk otevře, přečte a ručně přepíše do systému. Stává se strukturovanými daty, se kterými mohou jednotlivé systémy dále pracovat,“ popisuje Robert Soudný.

Peppol je dnes rozšířený napříč Evropou a stále více se prosazuje i mimo ni. Mezi země s dlouhodobě vysokou mírou digitalizace a elektronické výměny dokumentů patří zejména severské státy. Výrazně se e-fakturace rozvíjí také v Belgii, Francii, Polsku, Německu a dalších evropských zemích.

„Je ale důležité nevnímat jednotlivé země pouze optikou Peppolu. Každá země má vlastní legislativní model a technickou infrastrukturu. Společným trendem je však přechod ke strukturované elektronické fakturaci a interoperabilitě,“ doplňuje Robert Soudný. „Nezačínal bych výběrem Peppol poskytovatele. Začal bych vlastním procesem. Firma by si měla nejprve zmapovat, jak dnes faktury přijímá a vystavuje. Odkud přicházejí, přes jaké systémy procházejí, kde se data přepisují ručně a kde vznikají zbytečné prodlevy nebo chyby.“

Elektronická faktura není PDF

Důležité je také rozlišovat mezi fakturou v PDF a skutečnou strukturovanou elektronickou fakturou. PDF je digitální dokument určený primárně ke čtení člověkem. Strukturovaná e-faktura je vytvořená tak, aby její data mohl automaticky zpracovat systém.

„Peppol bych nevnímal jako samostatný IT projekt. Je to příležitost podívat se na celý proces od vystavení nebo přijetí faktury až po její kontrolu, schválení, zaúčtování a další práci s daty. Největší chybou je podle mě vnímat e-fakturaci pouze jako nový formát souboru. Ve skutečnosti se mění způsob, jakým data procházejí firmou. Firmy se někdy soustředí pouze na technické napojení, ale už méně řeší, co se s fakturou děje dál. Pokud firma dokáže elektronickou fakturu přijmout, ale následně ji někdo vytiskne, ručně kontroluje nebo její údaje přepisuje do jiného systému, velká část potenciálu automatizace se ztrácí,“ zmiňuje Robert Soudný praxi, která je zatím obvyklá v mnoha českých firmách a organizacích.

Český startup Digitoo nahrazuje nudnou práci účetních. Faktury zpracuje s pomocí umělé inteligence

Další chybou je podle něj přípravu odkládat. I když se změna formátu faktur může zdát jako relativně jednoduchá technická úprava, ve skutečnosti může zasáhnout ERP, účetnictví, nákup, obchodní procesy i vztahy s obchodními partnery. „A třetí častou chybou je řešit celou změnu pouze z pohledu IT. Elektronická fakturace je technologické téma, ale zároveň je to téma financí a samotného fungování firmy. Pokud jednotlivé týmy nebudou spolupracovat, často vznikne technicky funkční řešení, které ale nepřináší očekávaný efekt v praxi,“ zmiňuje Robert Soudný postup, ke kterému dochází i při digitalizaci dalších oblastí ve firmách.

Česká budoucnost je mlhavá

Změna plánovaná na Slovensku může urychlit proces, který v tuzemsku ještě nemá konkrétní obrysy. „Česká republika zatím nestanovila termín pro zavedení povinné elektronické fakturace u tuzemských obchodních transakcí, ale přípravy na další digitalizaci daňové správy probíhají. V současnosti mohou firmy nadále používat papírové faktury i běžné PDF dokumenty.

Významným impulzem je evropská iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age), jejímž cílem je modernizace systému DPH a omezení daňových úniků prostřednictvím elektronické výměny dat,“ popisuje Jana Šťovíčková současný stav.

Podle jejích slov je ale třeba rozlišovat mezi přeshraničními a tuzemskými transakcemi. „Reforma ViDA zavádí povinnou elektronickou fakturaci a digitální reporting pro přeshraniční B2B transakce mezi plátci DPH z různých členských států EU. Týká se to například dodání zboží nebo poskytnutí služby mezi firmami z Česka a jiného členského státu. Tato pravidla mají být zavedena od 1. července 2030. Naopak u čistě domácích transakcí pak ViDA členským státům pouze umožňuje zavést povinnou elektronickou fakturaci bez nutnosti předchozího souhlasu Evropské komise, ale takovou povinnost jim neukládá. Zda a kdy bude elektronická fakturace povinná i pro tuzemské transakce, tak bude záležet na rozhodnutí jednotlivých států,“ vysvětluje Jana Šťovíčková.

Ve srovnání s Evropou patří Česko zatím k opatrnějším zemím. „Itálie zavedla povinnou elektronickou fakturaci už v roce 2019 a bývá považována za evropského průkopníka. Polsko dokončuje zavádění systému KSeF a Maďarsko dlouhodobě využívá systém online reportingu fakturačních dat finanční správě. Také Slovensko připravuje další kroky směrem k digitalizaci daňové agendy. Trend je nicméně napříč Evropou jednoznačný a stále více zemí přechází od papírových či PDF faktur ke strukturovaným elektronickým dokumentům,“ shrnuje Jana Šťovíčková.

Rychlejší a přesnější práce s doklady

Elektronická fakturace podle ní může firmám přinést rychlejší zpracování dokladů, méně administrativních chyb a nižší náklady na účetní procesy. „Současně však bude vyžadovat investice do informačních systémů, úpravu interních procesů a kvalitnější práci s daty. Právě připravenost firem na tuto technologickou změnu bude podle zkušeností ze zemí, které elektronickou fakturaci již zavedly, jedním z klíčových faktorů úspěšné implementace,“ doplňuje daňová expertka Deloitte.

Právě komplexnost změn může především u malých a středních podniků vyvolávat určité obavy. „Firmy mají zkušenost s tím, že digitalizační projekty mohou znamenat nový systém, nákladnou integraci a zásah do zavedených procesů. Jedním z častých mýtů je, že Peppol znamená jeden centrální systém, do kterého se budou muset všechny firmy připojit. Ve skutečnosti jde o síť a standardizovaný způsob výměny dokumentů, do které se firmy připojují prostřednictvím certifikovaných poskytovatelů. Další mýtus je, že elektronická faktura je jednoduše PDF poslané e-mailem. To jsou dvě různé věci. Smyslem strukturované elektronické fakturace je právě to, aby data mohla automaticky zpracovávat jednotlivá řešení a systémy,“ popisuje Robert Soudný některé nejčastější mýty v této oblasti.

Firmy mají obavy

Často se také objevuje obava, že firma bude muset kvůli e-fakturaci kompletně vyměnit svůj ERP systém. „To nemusí být nutně pravda. Klíčové je, aby stávající systémy dokázaly pracovat s požadovanými standardy nebo aby firma měla vhodný způsob, jak je propojit s potřebnou infrastrukturou. Neříkal bych ale, že změna bude bez práce. Příprava samozřejmě bude potřeba. Pokud ji ale firmy uchopí správně, nemělo by výsledkem být pouze splnění nové povinnosti, ale také efektivnější finanční procesy,“ konstatuje Robert Soudný.

Tuzemské firmy se přitom již před časem s elektronickými fakturami setkávaly. Například součástí internetového bankovnictví České spořitelny pro firmy byly několik let e-Faktury, ale jejich fungování skončilo v srpnu roku 2023.

„Ukázalo se, že původní model služby postupně ztratil své opodstatnění. Hlavní výhodou e-Faktury bylo, že klient obdržel fakturu přímo do internetového bankovnictví a mohl ji rovnou uhradit. Tento model však vyžadoval, aby vystavovatelé faktur za službu platili a zároveň dříve existovala poptávka po doručování faktur do internetového bankovnictví, odkud se daly pohodlně zaplatit a také se tam archivovaly. Postupem času se rozšířily jednodušší a levnější alternativy. Vystavovatelé dnes běžně zasílají faktury e-mailem nebo je zpřístupňují ve svých klientských zónách, často doplněné QR kódem pro rychlou platbu. Klienti tak mohou fakturu uhradit během několika kliknutí a poskytovatelům toto řešení zároveň umožňuje komunikovat s klienty přímo prostřednictvím vlastních digitálních kanálů,“ vysvětluje mluvčí České spořitelny Lukáš Kropík. Podle něj tak e-Fakturu postupně nahradily jednodušší, levnější a pro obě strany praktičtější způsoby elektronického doručování a úhrady faktur.

Nadcházející změna ve fakturaci na Slovensku, která se promítne i do praxe českých firem, bude výrazně komplexnější. „Důležitější je, zda jsou firmy připravené na širší přechod ke strukturované elektronické výměně dat. Směr, kterým se Evropa ubírá, je podle mě zřejmý. Faktura postupně přestává být dokumentem a stává se datovou zprávou mezi systémy. A právě na tuto změnu by se firmy měly začít připravovat už dnes,“ uzavírá Robert Soudný.

Dalibor Dostál