Nejenom stát tápe. S digitalizací si často neumějí poradit ani firmy

Podnikatelé i veřejnost často kritizují stát a další veřejné instituce za nedostatečnou digitalizaci. Jenže ani firmy na tom často nejsou o mnoho lépe. S rychlejším přechodem na digitalizaci by jim měl pomoci dotační program.

Státní instituce jsou v Česku dlouhodobě terčem kritiky za nezvládnutou digitalizaci. Nutnost řešit velké množství agendy osobní návštěvu úřadů, vyplňováním papírových tiskopisů nebo vylepováním papírových kolků jsou řadu let symbolem zkostnatělosti tuzemského eráru.

Jenže ani české firmy na tom často nejsou o mnoho lépe. Stačí si projít weby mnoha bank, energetických firem, pojišťoven nebo internetových knihkupectví. Pro řadu z nich je vrcholem elektronizace vztahů se zákazníky umístění PDF formulářů na webové stránky. Ty v řadě případů nelze vyplňovat elektronicky a je tak nutné je vytisknout, vyplnit ručně a oskenovat nebo dokonce odeslat v obálce poštou.

Nejdříve digitální, pak vytištěné

To, že digitalizace je v mnoha českých firmách stále v plenkách, potvrzuje i průzkum společnosti Software602. Ten zjistil zajímavý paradox. Dokumenty v rámci firmy si zaměstnanci posílají nejčastěji e-mailem, ale pokud je třeba je podepsat, vytisknou si je a podepíší propiskou.

Typickým příkladem jsou faktury. I když v dnešní době už prakticky všechny faktury vznikají digitálně na počítačích nebo noteboocích, drtivá většina tuzemských firem je poté vytiskne na papír a nakládá s nimi ve fyzické podobě. Tisk faktur připustilo 74,1 procent respondentů, výhradně elektronické verze využívá pouze 25,9 procent oslovených podniků.

Především v papírové podobě také většina firem podepisuje různé další dokumenty: vedle faktur i objednávky nebo smlouvy. Připouští to 69 % IT pracovníků zapojených do průzkumu. Elektronický podpis v takových případech používá čtvrtina respondentů, přičemž 16 procent stačí prostý elektronický podpis a 8,6 procent používá kvalifikovaný elektronický podpis. Cloudové služby pro podepisování využívá pouze 1,5 procent oslovených.

 „Je zajímavé, že oběh dokumentů ve firmách se už většinou děje elektronicky, ale ne příliš sofistikovaně. Převažuje zasílání e-mailem, které uvedlo 41 procent respondentů. Pouze čtvrtina oslovených IT pracovníků používá nějaký systém pro správu a oběh dokumentů. Více než čtvrtina respondentů (26,3 %) si předává dokumenty fyzicky v papírové podobě,“ říká Michal Vejvoda ze společnosti Software602.

Smlouvy hlavně na papíře

Papírová forma nadále převažuje u uzavírání smluv s klienty. Upřednostňuje ji 53,5 procent oslovených firem, pro něž je nejsnadnější takové smlouvy podepisovat ručně. E-mailem si smlouvy zasílá a elektronicky je podepisuje 27,6 procent respondentů a datovou schránku pro uzavírání smluv využívá pouze 8 procent dotazovaných.

Zatímco české firmy většinou nezvládly práci s elektronickými dokumenty, čekají je další výzvy. Především rozmach využívání umělé inteligence (AI), která zásadně proměňuje pracoviště, způsob práce a třeba i to, jak probíhají online pracovní schůzky. Aplikace umělé mohou pomáhat například právníkům s kontrolou smluv, zajišťují ochranu před hackery a při pracovních videohovorech zajišťují překlad, chytré směrování kamery i chytré sdílení pracovních whiteboardů v reálném čase. Podle údajů společnosti Gartner využívání umělé inteligence ve firemním segmentu posílilo za posledních 5 let o více než 270 procent.

Nejčastěji dnes firmy využívají AI k analýze dat. Výhodou je, že umělá inteligence identifikuje vzorce nebo analyzuje trendy bez zbytečných chyb, za kterými stojí lidský faktor.

„Dvě odvětví, kde použití AI způsobuje malou revoluci, jsou oblast účetnictví a práva. Zde se osvědčuje rychlá a přesná analýza velkých datových sad, které je třeba interpretovat na základě jasné sady základních pravidel,“ říká Ondřej Říha ze společnosti Digital Solutions.

Umělá inteligence šetří čas

V oblasti práva tedy například při kontrole smluv pomocí kombinace strojového učení a zpracování přirozeného jazyka analyzuje smlouvy a určuje, které části smlouvy je třeba zkontrolovat. V oblasti účetnictví je AI využívána některými společnostmi k provádění firemních auditů, zpracování správy faktur a správy výdajů.    

Umělá inteligence se přitom stále častěji prosazuje i v malých firmách. „Dříve jsme jednu fakturu zpracovávali přibližně čtvrt hodiny, teď to stíháme za 5 minut. Ušetřili jsme díky tomu 60 hodin práce měsíčně,“ říká hlavní účetní Iva Šmerdová z firmy MoroSystems.

Digitalizace ve firmách se neobejde bez zapojení IT profesionálů. Těch ale v současnosti v Česku chybí na 14 tisíc. Jejich platy proto raketově rostou. „Na portálu Techloop společnosti zveřejňují rozmezí nabízených platů. Průměrně nabízený plat pro zaměstnanecké poměry je 68 tisíc, tedy více než je průměr dle ČSU. Junior pozice jsou obvykle kolem 40 tisíc, medior pozice 60 tisíc, senior pozice 80 tisíc (vše v hrubém). Máme však nabídky na velmi seniorní vývojáře i za 200 tisíc,“ vysvětluje Andrew Elliott, spoluzakladatel portálu Techloop.

Dotace pomůže digitalizovat

S digitalizací malým a středním firmám pomáhá i dotační program ICT a sdílené služby – Digitální podnik v rámci Operačního programu Podnikání a inovace pro konkurenceschopnost (OP PIK). „Žadatelé mohou finanční podporu využít například na pořízení a implementaci hardwaru a softwaru, informačních a komunikačních sítí, práv duševního vlastnictví, služby poradců, expertů, studie a jiné související náklady,“ říká Lukáš Vymětal, generální ředitel Agentury pro podnikání a inovace, která dotační program zprostředkovává a v září začala přijímat žádosti.

Na jeden projekt je možné získat až 10 milionů korun. Žádosti bude API přijímat do 15. listopadu 2021. Pro žadatele je připraveno celkem 300 milionů korun. Výzva cílí na zvýšení digitální úrovně malých a středních podniků a je určená zejména na jejich digitální transformaci, logistické a skladové technologie, vnitropodnikovou konektivitu a kybernetickou bezpečnost.

Podnikatelé mohou v předložených projektech získat až 60 procent způsobilých výdajů zpět formou dotace, a to minimálně 1 milion korun a maximálně 10 milionů korun. V programu ICT a sdílené služby bylo dosud podpořeno 507 projektů za téměř 5,5 miliardy korun. Firmám už bylo proplaceno přes tři miliardy korun.

S digitalizací pomáhá podnikatelům také portál BusinessInfo.cz, který přináší například důležité formuláře v elektronické podobě

Dalibor Dostál




• Oblasti podnikání: Software a ICT služby
• Teritorium: Česká republika