English version
Jedny z nejčastějších neefektivit, které ve firmách v Česku můžeme najít, bývají zdlouhavost procesů, zbytečné provozní náklady nebo plýtvání se zdroji. Proto firma nemusí optimálně uspokojovat poptávku svých zákazníků, což v konečném důsledku povede ke vzniku finanční ztráty v hospodaření firmy.
„Setkali jsme se s firmou, kde se zakladatel přibližně pětadvacet let významně angažoval na operativní úrovni a zasahoval do běžných procesů. To přirozeně vedlo k oslabené kompetenci vedoucích manažerů. Celkově to limitovalo rozvoj firmy i její reakční schopnosti na tržní situaci. Celá organizace se následně dostala do situace, kdy hrozilo selhání na jediném kritickém bodě, což mělo významné negativní důsledky na finanční efektivitu firmy,“ popisuje Gabriela Gáplovská, expertka na optimalizaci postupů, působící v poradenské společnosti BDO.
„Po analýze finanční situace a review vyspělosti řízení provozních procesů jsme identifikovali klíčové problémy a následně navrhli restrukturalizaci organizační struktury, která zahrnovala změny v pravomoci vedoucích manažerů a doplnění týmu. Dílčí kroky umožnily firmě řídit své týmy efektivněji a posílit motivaci napříč firmou. Současně jsme nastavili standardy provozních procesů napříč celou organizací, a zejména procesy v oblasti obchodního oddělení,“ doplňuje.
Jedním z důležitých faktorů pro zvýšení výkonnosti firem je, jak ve firmě funguje ekonomická navigace či controlling. Pokud firma disponuje dostatečně kvalitní strukturou pro analýzu finančních, provozních a obchodních dat, dokáže svou situaci dobře rozpoznat.
„Jde o to, aby vedení firmy vždy mělo správné informace, hlavně správná data o významných procesech ve firmě. Potřebná je kombinace finančních, provozních a obchodních parametrů. Z nich lze vyčíst, v jaké situaci se firma nachází,“ přidává se Kamil Vaniš, který má v BDO poradenství v oblasti zvyšování výkonnosti firem na starosti. A Gabriela Gáplovská doplňuje: „Například pokud dojde k výkyvům v KPIs, k opakujícím se chybám nebo k stížnostem zákazníků, je to signál, že něco není v pořádku, a je třeba provést hlubší analýzu procesů.“
Bez opravdové změny to nepůjde
Za důležité Kamil Vaniš považuje i to, aby firma o potřebách změn byla vnitřně přesvědčená a skutečně je chtěla realizovat: „Podstatnou částí úspěchu v dobře nastavených procesech je neustálé zlepšování, a tudíž neustálá změna. Správné nastavení procesů v celé firmě je jako vyladění celého orchestru, aby to bylo pro posluchače a hráče, respektive zákazníky, majitele a zaměstnance zajímavé.“
„Firmy implementaci změny často podceňují. Ať už se jedná o získání široké podpory pro její uskutečnění a komunikaci důvodů, nebo dotáhnutí změny do cílového stavu. Pokud se toto nezvládne, jsou komplexní změny procesů nechány v přechodném stavu a vlivem odmítání změn ze strany pracovníků tak vzniká řada neefektivních činností. Neefektivita má v konečném důsledku více podob. Jednak je to nedobré hospodaření se zdroji firmy, ale také omezená schopnost firmy nebo dílčího procesu zasáhnout cíl,“ vysvětluje Vaniš.
V některých případech firmy dobrý koncept implementují a následně deklarují, že ho plní, ale spíše se jedná jen o povrchní odškrtnutí políčka. „Následně se při detailní analýze zjistí, že daný proces nemá optimální výstupy při srovnání se standardy v odvětví či ve vztahu k celkovému businessu,“ upozorňuje Kamil Vaniš. Ostatně i analýza trhu a zmapování toho, jak si firma ve vztahu ke konkurenci stojí, je jedním z možných způsobů, jak provozní slepotu poznat.
Hospodářské výsledky firmy jsou samozřejmě důležité, ale Gabriela Gáplovská si uvědomuje, že ne vždy obsazují v důležitosti první příčku: „Celkem často se setkáváme s výzvou, kdy vedení společnosti si je vědomo konkrétních problémů, avšak kvůli existujícím rodinným a kamarádským vztahům může být obtížné provést potřebné změny. Tady je potřeba postupovat obzvláště citlivě a velmi individuálně. V úvahu přicházejí například změny v organizační struktuře nebo rozdělení kompetencí u specifikovaných pozic. Každý má na něco nadání, ale ne vždy to šlo zohlednit v průběhu organického rozvoje firmy. Je tedy možné role členů rodiny předefinovat tak, aby změna přinesla vhodný efekt pro firmu a zároveň nevznikla tenze v rámci rodiny. Vyžaduje to ale z naší strany velmi kreativní přístup a často musíme odhlédnout od zavedených pravidel.“
Postupů je hodně, stačí vybrat nejvhodnější
„Hodně lidí si poradenskou činnost představuje tak, že přijdeme do firmy, řekneme ‚máte to blbě, předělejte to,‘ ale tak jednoduché to rozhodně není,“ říká Kamil Vaniš s úsměvem. Poradenská práce se opírá hned o několik velmi přesných metodik. „Spíše klientům říkáme: ,Kdyby to bylo nastavené takto, mohlo by se dosáhnout takovéhoto výsledku. Pojďme společně zrealizovat kroky jedna, dva, tři a dostaví se takovýto efekt…‘“
Rozhodnutí o výběru vhodné metodiky závisí podle Gabriely Gáplovské zásadně na konkrétním problému. „Je třeba zohlednit kontext firmy či její cíle. Toto spojení je klíčové, protože každá metodika nabízí unikátní nástroje a strategie, které jsou přizpůsobeny specifickým situacím. Častěji se setkáváme s případy, kdy firmy buď nemají jasnou představu o tom, jak změny provést, nebo již prováděly pokusy o optimalizaci procesů, avšak nedosáhly očekávaných výsledků. A tak se obracejí na nás.“
Zároveň zdůrazňuje, že optimalizace procesů může přinést rychlé a bezprostřední výsledky bez investičních výdajů. „Pokud jsou neefektivity v procesech způsobeny nadbytečnými kroky, zpomalením nebo ztrátou času, lze často dosáhnout zlepšení pouhým přeorganizováním postupů, lepším využitím dostupných digitálních nástrojů, personální reorganizací, přeorganizováním anebo přenastavením komunikačních mechanismů.“
Metodiky pro optimalizaci postupů:
Lean: Zaměřuje se na eliminaci plýtvání a neefektivit v procesech. Tato metodika se zakládá na principech minimalizace ztrát, zvyšování hodnoty pro zákazníka a optimalizace toku práce. Lean je ideálním nástrojem pro identifikaci a odstranění nadbytečných kroků a zdrojů v procesech.
Six Sigma: Klade důraz na dosažení vysoké úrovně kvality procesů a produktů a vychází z detailních statistických dat. Hlavním cílem této metodiky je snižování variability a chybovosti procesů na minimální úroveň. Pomáhá identifikovat a odstranit příčiny chyb a nedostatečné kvality v procesech.
Lean Six Sigma: Spojení principů Lean a Six Sigma. Tato kombinace poskytuje komplexní rámec pro zlepšování procesů. Používá nástroje a postupy z obou metodologií a umožňuje efektivní identifikaci, analýzu a odstranění neefektivit.
Agilní metodiky: Přístupy k projektovému řízení a vývoji produktů, které kladou důraz na rychlé reakce na změny, týmovou spolupráci a flexibilitu v plánování a dodávkách. Tyto metodiky umožňují firmám lépe reagovat na dynamické tržní podmínky a rychle přizpůsobovat své procesy. Agilní metodiky pomáhají firmám lépe reagovat na změny a zákaznickou zpětnou vazbu, což lze spojit velice efektivně s principy Lean Six Sigma. Společné pro oba tyto přístupy je jejich důraz na kontinuální zlepšování a úzce spolupracují při identifikaci a řešení problémů v procesech.
Někdy se ale firmy bez investic neobejdou. „Například u zastaralých informačních systémů nebo plánovacích nástrojů se investice do technologií nebo školení může zdát na první pohled vysoká a firmy zvažují, zda si ji mohou dovolit, ale z dlouhodobého hlediska se určitě vyplatí. A my jako poradenská firma dokážeme pomoct tuto obměnu provést co nejefektivněji,“ ujišťuje Gabriela Gáplovská.
Přidává i konkrétní příklad: „Setkali jsme se například s firmou, která čelila problému zdlouhavého zpracování účetnictví a papírové dokumentace. Po analýze toku práce jsme identifikovali zbytečné kroky a zpoždění v procesu účtárny. Dnes můžeme mít dojem, že je už všechno digitalizováno, ale zdaleka tomu tak není. Firmy dokumenty tisknou, účtenky posílají na účtárnu poštou, čímž riskují, že se ztratí, je s tím hodně manuální práce, a přitom bez efektu. Následně jsme provedli průzkum trhu a výběr vhodného dodavatele softwaru digitalizační technologie, projektově odřídili implementaci ve spolupráci s dodavatelem a následně optimalizovali pracovní postupy. Tím jsme nejen zkrátili čekací doby pro klienty, ale také výrazně snížili náklady spojené s tiskem a archivací papírových dokumentů,“ uzavírá.
Převzato z časopisu Komora. Autor článku: Daniel Mrázek
