English version
Čas jsou peníze . Už Benjaminu Franklinovi, muži mnoha povolání a významnému státníkovi 18. století, se přisuzuje tento slavný citát, který tak výstižně charakterizuje dnešní roztěkanou dobu. Jakožto diplomat, vydavatel, vynálezce bleskosvodu, přírodověděc a pionýr amerického šachu věděl, o čem mluví. Čas, který nejde zastavit a na nikoho nečeká, stojí stále více peněz. Zvláště v době, kdy si kdokoli z celého světa může nárokovat pár vašich minut pouhým vytočením čísla či kliknutím myši na tlačítko „odeslat“.
Každý šéf firmy, kterému se v notebooku hromadí desítky nevyřízených e-mailů, nestíhá absolvovat domluvené schůzky a na konci pracovního týdne si vždy povzdechne nad nevyřízenými úkoly, si velmi dobře uvědomuje, jak drahocennou komoditou čas je. Mít pod kontrolou, nad čím se tráví, je proto v podnikání nezbytné.
Generace spokojenosti
Uspořádání času se desítky let věnuje disciplína, pro niž se vžil anglický termín time management. Prožila převratný vývoj, kdy vyznávala různé cíle. Aktuálně hovoříme už o čtvrté generaci. Historie kontroly vynaloženého času opět začíná u Benjamina Franklina. Dochovaly se jeho každodenní záznamy, kdy si zapisoval, jak dlouho se čemu přes den věnoval. V roce 1812 danou myšlenku přetavil v byznys Brit John Letts, který začal jako první prodávat pracovní diáře. Samozřejmě, zahájení pásové výroby automobilů Ford v roce 1908 znamenalo další revoluci v hlídání času.
První etapa time managementu byla založena na jednoduché myšlence – sepisování seznamů, co je třeba udělat. Druhá generace se následně začala zamýšlet nad časovou posloupností úkolů a zaměřila se na to, „kdy“ se jim mají lidé na řídících postech věnovat.
S rostoucím počtem úkolů se byznysmeni museli více zabývat souvislostmi, prioritami a týmovou spoluprací a time management je učil, „jak“ mají vše důležité zvládat. Jenže přes všechny rady a školení k dosavadním postupům zůstávali po čase přepracovaní, vystresovaní a vyhořelí lidé, kteří měli stále větší problémy nejenom se zvládnutím svých pracovních úkolů, ale i se životem jako takovým.
Jak šel čas s time managementem
První generace Dělejte si poznámky, zapisujte si úkoly. Co nechcete zapomenout, musíte si zapsat. Druhá generace Plánovat na papír nestačí, přichází doba plánovacích kalendářů a diářů. O práci musíte přemýšlet v širších souvislostech, nejenom o konkrétním úkolu, ale i o dalších činnostech, které na něj navazují. Třetí generace V rostoucím množství úkolů je nejdůležitější stanovit si priority. Musíte vědět, co je třeba udělat, co odložit, čemu se nevěnovat vůbec. Absolutní prioritou je výkon. Čtvrtá generace Jen spokojený člověk dosahuje dobrých výsledků a úspěchů. Důležitý je nejenom výsledek vaší práce, ale i cesta k němu. Pokud vám způsob dosahování výsledků nepřináší uspokojení, nejsou ani sebelepší výsledky k ničemu. (dal)
Poznej a ovládni
Právě rostoucí počty manažerů, kteří sice po určitý čas skvěle zvládali plnit všechny své povinnosti, ale po několika letech zkolabovali nebo rozmnožovali sbírku civilizačních chorob, přinesl vznik time managementu čtvrté generace. Ten se snaží skloubit všechny tradiční postupy tohoto oboru s fenoménem posledních let – celkovou obrodou člověka. Hlavní myšlenkou je, že na začátku zisku v každé firmě je spokojená lidská bytost. Na rozdíl od předchozích let, kdy se důraz kladl jen na technickou stránku organizace času, se program buduje na základě kvalitativních kritérií.
Klíčovými pojmy jsou dobrý pocit, vyrovnanost, kondice a dobré vztahy. Již pohled na některé zásady tohoto oboru napoví, kudy se rýsuje cesta k úspěchu a ke spokojenosti: Člověk je víc než čas. Cesta je víc než cíl. Pomalu je víc než rychle. Celek je víc než část.
Prvním krokem, který by měl udělat každý, kdo chce lépe zvládat čas, je sebepoznání. Je třeba se zaměřit nejenom na svoje znalosti, ale také vlastní emoce, pohodu, naučit se pozitivnímu myšlení i jak odolávat stresu a překonat vlastní nedokonalosti. Současný time management tak nespočívá v několika málo univerzálních poučkách, které je třeba si přečíst a podřídit se jim. Jde o práci se svojí individuální osobností a nejlepší je k tomu navštívit seminář či přednášku některého z významných představitelů tohoto oboru, mezi které patří například autor knihy Člověk a čas Petr Pacovský.
Dalším důležitým momentem je naučit se plánovat. A to ne po dnech, ale po týdnech. Tím se manažeři zbaví stresu z plánování úkolů, které je třeba splnit již dnes či zítra. Zatímco osobnostní rozvoj a spokojenost zaměstnanců zůstávají v mnoha firmách často jen teorií, praktické a méně vzletné otázky spojené s time managementem řeší ve stovkách českých společností denně.
Jak úderně komunikovat? Jenže právě to se v mnoha podnicích stává stále větším žroutem času. „Než bych to někomu zadal, raději to udělám sám,“ tvrdí řada pracovníků. Důvodem není vědomí vlastní nepostradatelnosti, ale příliš složité procesy, které jsou s komunikací ve firmě spojeny.
Jak na spam?
Jak se mohou lidé nejlépe bránit nevyžádané poště? „Nejjednodušší a také poměrně efektivní postup je podat podnět na Úřad pro ochranu osobních údajů, který se vedle ochrany osobních údajů problematikou takzvaného spamu zabývá. Působnost ÚOOÚ spočívá ve výkonu dozoru nad šířením obchodních sdělení prováděným v rámci podnikatelské činnosti, součástí výkonu dozoru je i prověřování podání týkajících se této činnosti a ukládání sankcí,“ říká Jiří Čermák, partner advokátní kanceláře Baker & McKenzie. Jenže i takový postup má řadu omezení. „Zejména jej nelze použít, pokud spam není obchodním sdělením, ale,jen‘ jinou nevyžádanou poštou, například v rámci politické agitace a podobně. Stejně tak je takový postup bezzubý, pokud spam rozesílá zahraniční subjekt nebo odesílatel se skrytou nebo falešnou identitou,“ doplňuje Jiří Čermák. (dal)
Přemailováno
Nejčastějším prostředkem pro vnitropodnikovou komunikaci zůstává již řadu let e-mail. V přehlcených schránkách se ale zaměstnanci začínají ztrácet a mnohdy přehlédnou důležitou zprávu od nadřízeného. Firmy proto hledají efektivnější nástroje pro výměnu informací.
Podle průzkumu americké společnosti Radicati Group v současnosti e-mail používají více než dvě a půl miliardy lidí. Na ty připadá celkem přes čtyři miliardy e-mailových účtů. Analytici předpokládají, že tato čísla dále porostou. V roce 2018 má existovat okolo 5,2 miliardy účtů, které bude využívat 2,8 miliardy uživatelů.
Studie společnosti Radicati Group se zaměřuje také na počet zpráv ve firemní sféře. Denně jich po světě koluje zhruba 107 miliard a analytici předpokládají meziroční růst přibližně o sedm procent. Z šetření vyplývá, že v současnosti takzvaní „byznys uživatelé“ denně dostanou 85 e-mailů a 36 odešlou. A to studie nepočítá se spamy, které neprojdou přes e-mailový filtr.
„Podle našich zkušeností tvoří ve středních a velkých podnicích více než polovinu e-mailů interní komunikace zaměstnanců. Většinou je elektronická pošta využívána pro předávání nejen informací, ale i mnoha dokumentů v přílohách a současně také pro zadávání úkolů. Souhrn informací, dokumentů a úkolů v e-mailových schránkách často převyšuje limit, který je schopen i nadprůměrný manažer efektivně obsáhnout,“ upozorňuje Lenka Uzunová ze společnosti Servodata, která pozoruje nárůst poptávky po nástrojích schopných e-mail částečně nahradit.
Řada manažerů bojuje s riziky přebujelých e-mailů osobní komunikací. „Řízení svého času jsem delegoval na své manažery. Lidé, kteří řídí projekty u klientů, vidí do mého kalendáře a podle toho plánují naše společné schůzky. V dnešní době, kdy komunikujeme převážně prostřednictvím časově náročnějších, ale pohodlnějších e-mailů, se také snažím své podřízené důsledně koučovat v ústní komunikaci, protože se v ní skrývá kouzlo naší osobní efektivity,“ říká Milan Bláha, partner odpovědný za služby pro rodinné firmy v KPMG Česká republika.
Že skutečně jde omezit příliv e-mailů, dokázal například bývalý manažer IBM Luis Suarez. Ten snížil objem zpráv, kterými se zabývá, zhruba o 80 procent. Využívá přitom především sociální sítě, ale také Skype a v případě delších hovorů telefon. Důležité podle něj je, aby se lidé ve firmě, kteří sídlí v jednom patře, dokázali v případě potřeby na chvíli sejít a neposílali si zbytečně e-maily.
Jak na maily?
I samotné nakládání s e-maily lze zorganizovat efektivněji, aby se uživatel rychle zorientoval v tom, komu je třeba odepsat a nad čím je nutno se zamyslet. Vývojáři Microsoft Outlooku mimo jiné doporučují jednoduchou strukturu podsložek v příchozí poště: 1. Odpovědět – do této složky dejte e-maily, na které chcete reagovat, ale aktuálně to nestíháte nebo si chcete odpověď promyslet. 2. Úkoly – do této složky přesouvejte e-maily představující zadání nějakého úkolu, který je třeba splnit. 3. Osobní – sem zakládejte e-maily, které jsou osobní. Pokud budete prohledávat svoji poštu před dalšími lidmi, vyhnete se tak trapným chvilkám. (pes)
Hledání časových rezerv
Lidé ve vedoucích postech se tak stále více musejí učit, jak příval komunikace zvládnout. „Mám svá pravidla, více či méně dodržovaná. E-maily vyřizuji jednou denně, někdy až po dvou třech dnech. Nárazově. Píšu velmi stručně. Na Facebook nechodím, tam chodí kolegové,“ říká David Kirš, zakladatel projektu Firma 2.0.
„Manažeři musejí hledat volný čas k dispozici také jinde. Třeba efektivní porady, delegování pravomocí na kolegy a tak dále,“ říká Rostislav Tesař ze společnosti MBK Consulting, která se zabývá školením manažerů. „Musejí číst, rychlým čtením a pak delegovat, tedy přeposílat podřízeným. Nebo mazat,“ shrnuje Rostislav Tesař.
E-mail je podle odborníků v mnoha případech nezastupitelný, v rámci interní komunikace ale existuje řada momentů, kdy jej lze nahradit vyspělejším a efektivnějším nástrojem. Mezi nejznámější aplikace pro rychlou textovou, hlasovou a audiovizuální komunikaci patří nepochybně Skype, který nabízí také tvorbu konferenčních skupin.
Pro podnikové řešení sjednocené komunikace je využíván rovněž Microsoft Lync. Tato aplikace spojuje lidi kdekoli v rámci každodenních pracovních aktivit, ať už právě využívají počítač, tablet, nebo chytrý telefon. Velkým žroutem času je předávání a sdílení dokumentů, které často putují v hromadných e-mailech, každou změnou vzniká nová verze a následně jen za velkého úsilí zabírajícího zbytečný čas se vše opět slévá do jedné finální verze.
Efektivnější řešení představují služby pro sdílení a správu dokumentů včetně určování práv pro čtení a zápis mezi předem definovanými skupinami uživatelů. Některé z těchto nástrojů lze 
nastavit tak, aby k jejich obsahu měli přístup příslušní pracovníci odkudkoli, a to i pomocí svých chytrých telefonů.
Odpadají tak starosti týkající se nedoručitelných e-mailů s velkými přílohami i špatně nastavených spam filtrů, které odstraní důležitý soubor. V mnoha případech je vhodnější uložit dokumenty na jedno místo, kam mají přístup všichni členové týmu a jež je zároveň přiřazeno ke konkrétnímu projektu.
Obdobně není e-mail ideální pro zadávání vnitrofiremních úkolů, které je možné spravovat v rámci aplikací, kde lze úkolům nastavit prioritu, přiřazovat k nim datum a opatřit úkoly poznámkami i přiloženými dokumenty.
Často se však stává, že i když mají uživatelé k dispozici další nástroje, dají přednost elektronické poště. Ze setrvačnosti. Jde tedy i o to, být v práci a využívání aplikací důsledný. Pro snížení počtu e-mailů a zvýšení efektivity komunikace zaměstnanců je nezbytné nastavit také pravidla komunikace uvnitř firmy a těmito pravidly se řídit. Sebelepší nástroje může vždy ovlivnit lidský faktor.
Samostatnou kapitolou komplikující e-mailovou komunikaci jsou spamy, tedy nevyžádaná pošta. Přes existenci různých technických řešení, jako jsou antispamové filtry, zůstává nevyžádaná pošta jedním z největších žroutů času i pozornosti.
Nástroji proti e-mailu
Asana online nástroj na organizování skupiny a úkolů s prvky sociální sítě. Pod každým úkolem či informací se může rozvinout diskuse členů skupiny. Nástroj se primárně zaměřuje na dohlížení na stav úkolu. Basecamp světově nejpopulárnější nástroj na řízení projektu. Můžete vytvořit skupinu k projektu, sdílet s ní soubory, diskutovat a komentovat. Zdarma šedesát dní na vyzkoušení. Trello spojuje osobní seznam úkolů se sdílením souborů a komentářů s dalšími lidmi. Dropbox – nejpopulárnější online uložiště dokumentů, ke kterému může mít přístup více lidí naráz. (pes)
Sledování na hraně zákona
Time management může vést až k potřebě dohlížet na to, kolik času věnují zaměstnanci jednotlivým úkonům a jestli vůbec pracují. Věnují se tomu různé softwarové nástroje. „Všechny činnosti si naši zaměstnanci každý den vyplňují do timesheetu – tedy webové aplikace, která eviduje aktivity pracovníků s přesností na 15 minut. Vedoucí týmů mohou průběžně nahlížet do výkazů svých podřízených a kontrolovat efektivitu jejich práce na jednotlivých projektech,“ říká Eva Sroka, managing partnerka PR agentury AMI Communications, a pokračuje: „Sledujeme poměr očekávané versus skutečné časové náročnosti úkolů v souvislosti s náklady. Zároveň je tento nástroj nezbytný pro následné podrobné reporty a vyúčtování odvedené práce klientům.“
Pomocí programů nebo aplikací mohou podniky rovněž sledovat, jak efektivně jejich zaměstnanci využívají pracovní dobu. Nasazení těchto opatření musí být dobře zdůvodněné, protože by se podniky mohly dostat za hranici zákona. „Obecně platí, že zaměstnavatel nesmí bez závažného důvodu narušovat soukromí zaměstnance na pracovišti. I zákoník práce však do určité míry připouští zavedení sledovacích zařízení, a to za předpokladu existence závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele,“ vysvětluje Kristína Bartošková, koncipientka advokátní kanceláře Baker & McKenzie.
Důvody pro zavedení sledovacích opatření mohou být podle ní různé – nejčastěji se sledování odůvodňuje ochranou života a zdraví zaměstnavatele, spoluzaměstnanců, ochranou majetku zaměstnavatele, sledováním pracovní výkonnosti zaměstnance a podobně.
„V případě sledování prostřednictvím speciálního softwaru nainstalovaného na počítači zaměstnance může být potenciálně problematické zvolit nastavení, které na jedné straně umožní zaměstnavateli získat pro něho využitelné informace, a na straně druhé nedovolí nepřiměřeně zasahovat do soukromí zaměstnance. Hlavně monitorování e-mailové korespondence může být obzvlášť problematické, jelikož je v každém případě potřeba důsledně rozlišovat mezi soukromou a pracovní poštou, přičemž k přečtení soukromé pošty zaměstnance nemá zaměstnavatel oprávnění,“ zdůrazňuje Kristína Bartošková.
Co se týče kontroly výkonnosti zaměstnance, je zaměstnavatel oprávněn sledovat například dobu, kterou zaměstnanec strávil na internetu, včetně kontroly přehledu navštívených stránek či používaných počítačových aplikací. „Na zvážení je i způsob provedení sledovacích opatření s ohledem na stupeň intenzity zásahu do osobní sféry zaměstnance. V české literatuře dosud panuje názor, že zaměstnavatel je oprávněn provádět pouze otevřené sledování. Rovněž musí být zaměstnanec zaměstnavatelem přímo informován o rozsahu kontroly a o způsobech jejího provádění,“ uzavírá Kristína Bartošková.
Převzato z časopisu Profit
Autor: Dalibor Dostál
