Bude vám od roku 2023 zřízena datová schránka? Pro všechny OSVČ bude povinná

Podnikatelé se od ledna 2023 dočkají významné změny. Všem OSVČ a firmám budou automaticky zřízeny datové schránky. O tom, že se povinnost nakonec nedotkne těch, kteří nepodnikají, ale využívají svou elektronickou identitu, rozhodli v prosinci poslanci.

Podle původního návrhu zákona z dílny ministerstva vnitra měly být datové schránky (DS) povinně zřizovány všem, kteří komunikují se státem prostřednictvím bankovní identity, eObčanky s čipem, služby Moje ID, mobilního klíče eGovernmentu, I.CA s čipovou kartou nebo údajů NIA ID. Pokud by tito lidé nechtěli datovou schránku používat, museli by ji deaktivovat na příslušné pobočce CzechPointu (deaktivace trvá tři dny).

Ilustrační fotografie

Zákon měl mimo jiné usnadnit sdílení informací mezi úřady a urychlit digitalizaci státní správy. Ministerstvo vnitra si ale původní představu rozmyslelo. „Datové schránky jsou bezpečným a moderním způsobem komunikace se státem, nechceme ale k jejich užívání nikoho nutit. Proto povinnost používat datové schránky od začátku příštího roku pro fyzické osoby rušíme,“ sdělil ministr vnitra Vít Rakušan. Rozhodnutí vlády posvětili začátkem prosince poslanci.

Původní novela byla schválena na jaře

Poslanecká sněmovna schválila už letos na jaře novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která upravuje používání datových schránek (DS). Pozměňovací návrh k novele schválili poslanci 2. prosince.

Datovky mají nesporné výhody pro všechny, říká expert

Podle ředitele divize eGovernment ve společnosti Software602 Jana Frka má zřízení datové schránky nesporné výhody nejen pro podnikatele.

„Datovou schránku lze vnímat jako důvěryhodného, bezpečného a levného elektronického pošťáka. Na rozdíl od klasické pošty nejsme u datových schránek nuceni podřizovat se otevírací době poboček, která se často překrývá s naší pracovní dobou a přes frontu není vidět k přepážce,“ říká s tím, že lidé mohou z pohodlí svého domova odesílat a přijímat dokumenty v době, kdy se to hodí jim.

Logo Datové schránky, Ilustrační fotografie
Ilustrační fotografie | Cineberg / Shutterstock.com

„Datovou schránku můžete navíc využívat nejen ke komunikaci s úřady, ale také se svojí bankou, pojišťovnou nebo mezi firmami či jinými podnikajícími fyzickými osobami navzájem,“ dodává zástupce Software602.

Komunikace s úřady přes datovou schránku je zdarma. „Cena jedné odeslané datové zprávy jiné fyzické, podnikající nebo právnické osobě je 5 korun, zatímco na poště dáme za doporučený dopis od 52 korun výše,“ připomíná.

Na zřízení datových schránek novým povinným subjektům bude mít stát po lednu 2023 tři měsíce. Celá akce tedy bude probíhat do konce března 2023. V přechodné době se budoucí majitelé datovek nemusejí obávat žádných postihů a schránku nepotřebují mít nutně zřízenou k 1. lednu 2023.

Možná si položme otázku, proč bych si datovou schránku neměl zřídit, když je zdarma a přináší mi tolik benefitů? Mé doporučení je nebát se změny a čerpat výhody, které jsou nabízeny.

Jan Frk, Software602

„Postihováni samozřejmě nijak nebudou. Do okamžiku zřízení jejich datové schránky jim bude z logiky věci doručováno jiným způsobem, nejčastěji poštou na adresu jejich sídla nebo provozovny. Teprve od okamžiku aktivace datové schránky jim bude doručováno primárně do ní,“ přibližuje Jan Frk.

Lidé občas vytýkají úřadům, že samy nectí zákonné zásady doručování a osobám mající datovou schránku posílají listinné dokumenty poštou. „Naštěstí se s tím setkáváme už jen ojediněle a jedná se zejména o pochybení jednotlivých úředníků. Pro nás, jakožto adresáty tohoto nesprávného doručení je dobré vědět, že zde máme zákon č. 82/1998 Sb. o odpovědnosti za škodu způsobenou nesprávným úředním postupem, díky kterému nám za takto špatné doručení daný úřad proplatí veškeré vzniklé škody,“ doplňuje ředitel divize eGovernment.

Mají se podnikatelé obávat?

Změna má na podnikatele zásadní vliv, protože musejí se státními úřady komunikovat (doručovat všechny dokumenty) nově výhradně prostřednictvím datové schránky.

Obsluha datovky a uchovávání dokumentů může pro některé drobné živnostníky představovat další administrativní i finanční zátěž související s jejich podnikáním.

„Stát chce změnou zákona přimět občany, aby více používali datové schránky, jejichž prostřednictvím komunikují s úřady elektronicky. Povinně budou zavedeny pro všechny držitele živnostenského oprávnění a všechny podnikatele v takzvaných svobodných profesích, ale také spolky a společenství vlastníků bytů,“ upřesňuje poradce Michal Dvořáček.

Kdo tedy musí mít datovku?

S účinností od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřizována:

  • Každé právnické osobě – nejen firmám zapsaným v obchodním rejstříku (jako dosud), ale také těm, které jsou zapsány ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.
  • Každé fyzické podnikající osobě – dosud byly datové schránky OSVČ zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však DS zřídí Ministerstvo vnitra automaticky.

Podnikatelé dosud využívali datovky jen málo

Dosud datové schránky využívaly zejména firmy, pro něž byly povinné. Ostatní se jim spíše vyhýbali. V Česku fungují od roku 2009 (povinně pouze pro firmy, advokáty, insolvenční správce či daňové poradce).

Ostatní si je mohli zřizovat dobrovolně. Z celkového počtu více než 1,4 milionu zřízených schránek (údaj z výroční zprávy MV ČR) jich na běžné občany a drobné podnikatele připadalo v roce 2021 jen cca 600 tisíc. Využívalo je tak asi osm procent Čechů ve věku nad 18 let.

„Důležitá bude důkladná informovanost veřejnosti, aby nebyly doručovány dokumenty, například rozhodnutí správních orgánů, aniž by o tomto noví majitelé datových schránek věděli, a tím promeškali příslušné lhůty,“ komentuje očekávaný dopad novely Jan Kubica, advokát a partner společnosti Moore Legal CZ.

Dokument „doručený“ v momentě přihlášení

Další významnou legislativní změnou je „sjednocení okamžiku doručení soukromoprávních s okamžikem doručení veřejnoprávních dokumentů“. Za doručené budou oba druhy dokumentů považovány v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí její majitel.

V případě, že se do své datové schránky pravidelně nepřihlašujete, existuje i takzvaná fikce doručení. Podle ní je dokument považován za doručený do 10 dnů od momentu, kdy se v DS objevil.

„Cílem této úpravy je zabránit obstrukcím při doručování dokumentů bez nutnosti rozlišovat, zda se jedná o doručování právě soukromoprávního dokumentu, anebo dokumentu obsahujícího veřejnoprávní úkon. To lze hodnotit jako krok správným směrem,“ myslí si advokát.

Problém pro bytová družstva?

Novela se od 1. ledna 2023 dotkne také všech Společenství vlastníků jednotek (SVJ). V tomto případě jde o veškerou komunikaci vlastníků s městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, soudy či policií, a to výhradně přes DS.

Datovou schránku za rok využijí další skupiny podnikatelů, ale i veřejnost

„Statutární orgány pravidelně komunikují s orgány veřejné správy, se všemi členy SVJ, ale i dalšími institucemi. Až bude zavedena povinnost posílat úřední dokumenty pouze skrze datovou schránku, očekáváme, že se tyto úkony prodraží, a to v řádech tisíců korun ročně,” myslí si Jan Vysloužil, předseda Svazu českých a moravských bytových družstev (SČMBD).

Zřízení datové schránky i komunikace s úřady jsou přitom zdarma, ale pokud bude uživatel dokumenty uchovávat, za službu si připlatí, což se samozřejmě týká i podnikajících fyzických osob. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“. Cena je podle počtu uložených zpráv od 120 korun ročně (20 zpráv) po 29 500 korun (5000 zpráv).

Zprávy se na serveru uchovávají jen 90 dní. Kdo je potřebuje uložit trvale, může využít nejen zmíněného trezoru, ale může si je stáhnout do počítače či mobilu, případně je archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB).

Jan Frk: Česku se digitalizace státní správy příliš nedaří

„Ideální je stav, kdy lidé datové schránky a jiné prvky eGovernmentu chtějí používat dobrovolně, jelikož jim to přináší větší pohodlí, bezpečnost i finanční úspory,“ říká ředitel divize eGovernment ve společnosti Software602 Jan Frk.

Je to obdobné jako s bankami, které nemusí nutit své zákazníky využíval internetové nebo mobilní bankovnictví, jelikož jim jsou schopni vysvětlit výhody online plateb oproti prezenčnímu vyřizování na pobočkách. Ryze z racionálního hlediska není moc důvodů, proč si datovou schránku nezřídit.

V současnosti je možné založit datovou schránku online, osobně na pobočce Czech POINT nebo zažádat písemně ministerstvo vnitra. Předpokládám, že založení online je nejjednodušší a nejpohodlnější, jak postupovat, aby člověk ušetřil čas a vyhnul se složité administrativě.

Skutečně nejjednodušším způsobem je založit si datovou schránku online v prostředí klientského portálu datových schránek za použití elektronické identity. Přesný postup i návody jsou blíže popsány na webu www.datoveschranky.info

Téměř pětina Čechů je digitálně negramotných. Nebude pro ně zřízení datové schránky přítěží? Neměl by být stát v prvních měsících benevolentní k opozdilcům?

Tuto otázku dostávám v posledních dnech často. Jsem přesvědčen, že zde bude jistá skupina osob, kterým tento způsob elektronické komunikace bude činit jisté potíže. Také věřím, že takto digitálně negramotných lidí bude s postupnou edukací ubývat stejně, jako ubývá negramotných lidí obecně. Ať se nám to líbí nebo ne, máme dobu digitální. Digitalizuje se vše a tento trend nezastavíme. Ohledně benevolence ze strany státu jsem spíše skeptický. Stát může navíc být benevolentní pouze v rozsahu zákonných mantinelů.

Podnikatelé (fyzické osoby) dosud využívali datovky jen málo. Je podle vás podnikatelská veřejnost dostatečně informována o nové povinnosti?

Veřejnost je obecně málo informována, což padá k tíži odpovědných rezortů státní správy. Je pravdou, že momentálně probíhá zajímavá kampaň na informovanost právě v souvislosti se zřizováním datových schránek a věřím, že je to krok správným směrem. Doufejme jen, že tato kampaň není poslední. Jinak kolem datovek neustále panuje mnoho mýtů a polopravd, což je dlouhodobě způsobeno laxním přístupem zejména Ministerstva vnitra k edukaci veřejnosti. Ono obecně, komunikace státu směrem k veřejnosti je dlouhodobě zanedbána nejen v této otázce.

Jak často by měly OSVČ datové schránky kontrolovat? Co znamená fikce doručení a jak funguje v praxi?

Kontrolovat datovou schránku prakticky nemusíme vůbec. Je ovšem potřeba si správně nastavit zasílání upozornění o doručené zprávě na e-mail (zdarma) nebo prostřednictvím SMS (cena SMS je 3 koruny). Fikce doručení znamená, že se každá zpráva považuje za doručenou nejpozději desátým dnem po dodání zprávy do datové schránky. Toto ovšem není nevýhoda datových schránek, jelikož desetidenní fikce doručení platí i u poštovní zásilky. Dělat před úřady mrtvého brouka se zkrátka nevyplatí, ať už datovou schránku máte, nebo ne.

Považujete za správné „sjednocení okamžiku doručení soukromoprávních dokumentů s okamžikem doručení veřejnoprávních dokumentů“ (nedávná legislativní úprava). Tj. stav, kdy jsou dokumenty považovány za doručené v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí její majitel?

Ohledně této novely probíhala řada odborných diskusí a jsem přesvědčen, že toto sjednocení je zcela správné. V případě, že je prokazatelně doručeno do sféry dispozice adresáta, je naplněna materiální funkce doručení a je tedy doručeno. Věřím, že tato změna přispěje k lepšímu a průkaznějšímu doručování i v soukromoprávním segmentu.

Účelem eGovernmentu obecně bylo/je zlepšení fungování veřejné správy a jejího vztahu k veřejnosti s využitím informačních technologií. Jak se to v Česku daří?

Za tímto účelem se provádí řada mezinárodních srovnání. Podle výsledků indexu digitální ekonomiky a společnosti (DESI) za rok 2022 se Česko mezi 27 členskými státy EU řadí na 19. místo, a oproti roku 2021 si tedy o jedno místo pohoršilo. Česku se dlouhodobě moc nedaří, což můžeme přisuzovat řadě faktorům, které jsou i v tomto hodnocení popsány. Skoro by se za ta léta mohlo zdát, že funkční eGovernment je stále spíše pouhou politickou proklamací než reálným cílem.

Jakub Procházka

• Oblasti podnikání: Software a ICT služby
• Teritorium: Česká republika