Všem OSVČ bez výjimky budou od ledna 2023 zřízeny datové schránky

Podnikatelé se za rok dočkají významné změny. Všem OSVČ a firmám budou automaticky zřízeny datové schránky. Schránky ovšem zřídí ministerstvo vnitra například i lidem, kteří využívají občanský průkaz s aktivovaným el. čipem.

Podle odborníků Moore Legal CZ bude mít tato změna pro podnikatele podstatný vliv na způsob doručování dokumentů. Především budou muset se státními úřady komunikovat výhradně prostřednictvím datové schránky.

Poslanecká sněmovna schválila letos na jaře bez velkého zájmu veřejnosti novelu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, která upravuje používání datových schránek (DS).

Obsluha datovky může být pro některé drobné živnostníky problémem a představovat další administrativní i finanční zátěž související s jejich podnikáním.

Kdo musí mít datovku?

S účinností od 1. 1. 2023 bude datová schránka automaticky zřizována:

  • Každé právnické osobě – nejen firmám zapsaným v obchodním rejstříku (jako dosud), ale také těm, které jsou zapsány ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.
  • Každé fyzické podnikající osobě – dosud byly datové schránky OSVČ zřizovány pouze na základě jejich žádosti, nyní jim však DS zřídí Ministerstvo vnitra automaticky.
  • Každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která použije prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například občanka s čipem). Tito lidé si budou moci DS deaktivovat.

Stát bude nekompromisní

„Stát chce změnou zákona chtějí přimět občany, aby více používali datové schránky, jejichž prostřednictvím komunikují s úřady elektronicky. Povinně budou zavedeny pro všechny držitele živnostenského oprávnění a všechny podnikatele v takzvaných svobodných profesích, ale také spolky a společenství vlastníků bytů,“ upřesňuje poradce Michal Dvořáček

Podnikatelé využívají datovky jen málo

Dosud datové schránky využívaly zejména firmy, pro něž byly povinné. Ostatní se jejich zřizování spíše vyhýbali. V Česku fungují od roku 2009 (povinně pouze pro firmy, advokáty, insolvenční správce či daňové poradce)

Ostatní si je mohli zřizovat dobrovolně. Zájemců o jejich využívání je ale v Česku asi jen půl milionu. Z celkového počtu více než 1,2 milionu zřízených schránek jich na běžné občany a drobné podnikatele připadá jen cca 526 tisíc. Využívá je tak asi šest procent Čechů ve věku nad 18 let.

DS budou po lednu 2023 automaticky zřízeny i lidem využívajícím občanku s aktivovaným elektronickým čipem, bankovní identitu, NIA ID, či čipovou kartu pro vytvoření kvalifikovaného elektronického podpisu. Podle stejného předpisu se změny dočkají i ti, kteří si přes internet zjišťují například stav svého řidičského bodového konta nebo využijí jinou elektronickou službu státu.

Tito lidé ale mohou ministerstvo vnitra požádat o deaktivaci DS. Povinnosti komunikace přes datovou schránku se tak mohou vyhnout. Pozor! Pokud se na ministerstvo neobrátíte sami a aktivně o deaktivaci nepožádáte, budete muset trvale plnit všechny povinnosti tak jako ostatní uživatelé

„Důležitá bude důkladná informovanost veřejnosti, aby nebyly doručovány dokumenty, například rozhodnutí správních orgánů, aniž by o tomto noví majitelé datových schránek věděli, a tím promeškali příslušné lhůty,“ komentuje očekávaný dopad novely Jan Kubica, advokát a partner společnosti Moore Legal CZ.

Dokument „doručený“ v momentě přihlášení

Další významnou legislativní změnou je „sjednocení okamžiku doručení soukromoprávních dokumentů s okamžikem doručení veřejnoprávních dokumentů“. Za doručené budou oba druhy dokumentů považovány v momentě, kdy se do datové schránky přihlásí její majitel.

Detaily k elektronické komunikaci hledejte v návodech
Využívejte elektronické podpisy a elektronickou identitu a
Bankovní identita

V případě, že se do své datové schránky pravidelně nepřihlašujete, existuje bohužel i takzvaná fikce doručení. Podle ní je dokument považován za doručený do 10 dnů od momentu, kdy se v DS objevil. Odborníci proto doporučují datové schránky pravidelně kontrolovat.

„Cílem této úpravy je zabránit obstrukcím při doručování dokumentů bez nutnosti rozlišovat, zda se jedná o doručování právě soukromoprávního dokumentu, anebo dokumentu obsahujícího veřejnoprávní úkon. To lze hodnotit jako krok správným směrem,“ myslí si advokát.

Problém pro bytová družstva?

Novela se od 1. ledna 2023 dotkne také všech Společenství vlastníků jednotek (SVJ). Už za rok a půl tak nebudou moci využívat jiný způsob komunikace s orgány veřejné moci než přes datovku. V tomto případě jde o veškerou komunikaci vlastníků s městskými a obecními úřady, státním zastupitelstvím, soudy či policií.

Zřízení datové schránky je zdarma, ale pokud chce uživatel dokumenty uchovávat, za službu si připlatí, což se samozřejmě týká i podnikajících fyzických osob. Zprávy je možné například uložit do „trezoru“. Cena je podle počtu uložených zpráv od 120 korun ročně (20 zpráv) po 29 500 korun (5000 zpráv).

Stejně tak uživatelé zaplatí za odeslání zpráv dalším institucím, jako jsou banky, pojišťovny nebo třeba dodavatelé energií, ale také firmám či soukromým osobám. V těchto oblastech by tak mohl provoz datové schránky jednotlivým SVJ podstatně navýšit náklady.

„Statutární orgány pravidelně komunikují s orgány veřejné správy, se všemi členy SVJ, ale i dalšími institucemi. Pokud by byla zavedena povinnost posílat úřední dokumenty pouze skrze datovou schránku, očekáváme, že by se tyto úkony značně prodražily, a to v řádech tisíců korun ročně,” tvrdí  Jan Vysloužil, předseda Svazu českých a moravských bytových družstev (SČMBD)

Používání datové schránky obecně je pro uživatele přítěží. Zprávy se na serveru uchovávají jen 90 dní. Kdo je chce uložit trvale, může využít nejen zmíněného trezoru, ale může si je stáhnout do počítače či mobilu, případně je archivovat na Portálu občana (bezplatná kapacita do 500 MB).

„Drobnou výhodou je to, že fyzické osoby už od roku 2021 nemusejí podávat přiznání elektronicky, ani když mají aktivní datovku. Od roku 2021 navíc mohou OSVČ s příjmy do milionu korun ročně využít výhod paušální daně a rovněž nepodávat daňové přiznání,“ dodává Dvořáček.

Jakub Procházka

Komplexní informace najdete ve SPECIÁL: Daně z příjmů za rok 2020




• Oblasti podnikání: Software a ICT služby
• Teritorium: Česká republika