Datové schránky 

Účel a funkce datové schránky

Obsah kapitoly:

• Komu je datová schránka zřizována
• Datová schránka zřízena na základě žádosti
• Datová schránka orgánu veřejné moci
• Zřízení datové schránky
• Další nakládaní s datovou schránkou

Jako nejlepší příklad datové schránky slouží představa obyčejné poštovní schránky v elektronické podobě, tedy něco, co je svými funkcemi i uživatelským prostředím velmi blízké emailové schránce. Tento prostý přerod obyčejné poštovní schránky do podoby datové schránky, která se svým vzhledem i funkcemi velmi blíží emailu je ostatně i častým vysvětlením pro jednotlivé funkce a nástroje, které datová schránka má, ačkoliv se mu ministerstvo vnitra velmi brání.

Dle zákonné definice je datová schránka elektronickým úložištěm dat, kde datový prostor je vyhrazen jednotlivým uživatelům datových schránek, tedy orgánům veřejné moci a soukromým osobám, kterým je datová schránka zřizována povinně ze zákona nebo na žádost. Datová schránka je určena k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

• doručování orgány veřejné moci,
• provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, tedy k podávání podání a návrhů vůči orgánům veřejné moci elektronickou formou
• dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Původně byl účel datových schránek pouze pro komunikaci orgánů veřejné moci mezi sebou a pro komunikaci orgánu veřejné moci se soukromým subjektem. Až následně zákonodárce přistoupil na to, aby datové schránky umožnily i komunikaci dvou soukromých subjektů mezi sebou a to tak, že od 1. 1. 2010 mohou být do datové schránky doručovány faktury a obdobné výzvy k zaplacení a od 1. 7. 2010 pak i jakékoliv jiné dokumenty.

Zásadní rozdíl mezi datovou schránkou a schránkou emailovou je ta skutečnost, že stát převzal odpovědnost za funkčnost systému a stal se garantem údajů týkajících se osoby odesílatele a adresáta, času odeslání datové zprávy a času doručení datové zprávy jejímu adresátovi. Jednoznačná identifikace subjektů při elektronické komunikaci je v systému datových schránek zaručena, což u prostého emailu nelze zaručit. Systém datových schránek je tak zaručeným komunikačním kanálem s garancí provozovatele systému za výše uvedené údaje.

Systém datových schránek je zřízen Ministerstvem vnitra České republiky (dále také jen „ministerstvo“). To také vydává přístupové kódy do jednotlivých datových schránek jejich uživatelům. Provozovatelem systému datových schránek je držitel poštovní licence, tedy Česká pošta, s. p.

Zasílané zprávy jsou zašifrovány při jejich odeslání a jejich rozšifrování proběhne v okamžiku doručení zprávy jejímu adresátovi. Je tak zaručena bezpečnost zasílaných informací a provozovatel i Ministerstvo vnitra ČR nemohou obsah nijak kontrolovat. Pro tyto subjekty jsou dohledatelné pouze informace, které by za jiných okolností byly napsány na obálce – tedy údaje o adresátovi a odesílateli.

Ke každé datové schránce je přiřazen při jejím vzniku jednoznačný identifikátor, který rozlišuje datové schránky různých osob. Použití tohoto identifikátoru i pro jiné účely než jen datové schránky je do budoucna pravděpodobné.

Komu je datová schránka zřizována

Ze zákona jsou povinni mít zřízenu a používat datovou schránku tyto subjekty:

• právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku;
• právnická osoba zřízená zákonem;
• organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku;
• advokát, daňový poradce (mají ze zákona tříletý odklad);
• insolvenční správce;
• orgány veřejné moci.

Datová schránka těchto subjektů je zřízena ministerstvem vnitra bezodkladně poté, kdy tyto subjekty vznikly, respektive poté, co byly zapsány do příslušného rejstříku nebo seznamu.

Subjekty, kterým je datová schránka zřizována ze zákona, o jejich zřízení nemusí žádat. Datovou schránku jim bezplatně automaticky zřídilo Ministerstvo vnitra, a to do 31. 10. 2009. Přístupové údaje zaslalo Ministerstvo vnitra do vlastních rukou statutárnímu orgánu právnické osoby, členovi statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena. Ministerstvo vnitra přitom vychází z údajů zapsaných v obchodním rejstříku.

Právnické osobě je zřízena jen jedna datová schránka. K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránky zřízena. K jedné datové schránce právnické osoby tak bude zřízen přístup všem členům statutárního orgánu a každá osoba bude mít vlastní přístupové údaje.

Pokud Vám přístupové údaje doručeny být měly a nebyly, je možné kontaktovat informační linku datových schránek na tel. čísle 270 005 200. Obecně ale platí, že nedoručené přístupové údaje jsou ukládány na poště v Jindřišské ulici na Praze 1, kde si je oprávněné osoby mohou vyzvednout. I přes to, že přístupové údaje nebyly doručeny a schránka nebyla majitelem aktivována, jsou do datové schránky osob, které ji mají zřízenou ze zákona datové zprávy doručovány od 1. 11. 1009. Doručení přístupových údajů oprávněné osobě, ani aktivace datové schránky nejsou nezbytnou náležitostí pro to, aby do schránky mohlo být doručováno.

Osobám, které mají zřízenou datovou schránku ze zákona a které vzniknou nebo jsou zřízeny po 1. 11. 2009 jsou přístupové údaje ministerstvem vnitra zaslány neprodleně po té, kdy jsou zapsány do příslušného rejstříku nebo do zákonem stanovené evidence. Tyto subjekty mají 15 dní po doručení přístupových údajů na aktivaci datové schránky. Dnem kdy byla schránka aktivována, nebo uplynutím této lhůty je jim do datové schránky zahájeno doručování, a to i když si datovou schránku neaktivovaly.

zpět na začátek kapitoly

Datová schránka zřízena na základě žádosti

Subjekty, které nemají povinnost zřídit si datovou schránku ze zákona, mohou výhod datových schránek využívat na základě žádosti o zřízení datové schránky.

Dobrovolně je datová schránka zřizována na žádost následujících subjektů:

• právnických osob nezapsaných v obchodním rejstříku;
• podnikajících fyzických osob;
• fyzických osob.

Žádost o zřízení datové schránky se doručuje ministerstvu vnitra. Žádost nemusíte nijak složitě sepisovat, ale stačí použít formulář dostupný na internetu. Žádost o zřízení datové schránky může být podána osobně na podatelně Ministerstva vnitra ČR, případě zaslána poštou s úředně ověřeným podpisem žadatele na adresu ministerstva.

Dalšími možnostmi jsou zaslat žádost elektronickou poštou podepsanou elektronickým podpisem, případně požádat o zřízení datové schránky na kontaktním místě Czech POINT, kde budete muset předložit svůj občanský průkaz. Zřízení schránky je vždy zdarma a správce systému zašle přístupové údaje do 3 dnů ode dne přijetí žádosti o zřízení datové schránky.

Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby jsou:

• jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny;
• rodné příjmení;
• den, měsíc a rok narození;
• místo a okres narození; pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila;
• státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem České republiky.

Žádost podnikající fyzické osoby navíc musí obsahovat

• identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno,
• místo podnikání, popřípadě sídlo.

Žádost právnické osoby musí obsahovat následující skutečnosti:

• název nebo obchodní firmu,
• identifikační číslo osoby, a nebylo-li přiděleno, registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen,
• adresu sídla,
• jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby,
• stát registrace nebo evidence právnické osoby.

Datová schránka zřízená na žádost je aktivována okamžikem, kdy se do ní její majitel poprvé přihlásí. Na první přihlášení se do datové schránky mají žadatelé 15 dní ode dne, kdy jim byly doručeny přístupové údaje. Pokud se v této lhůtě do datové schránky nepřihlásí, je datová schránka aktivována 16. dnem ode dne, kdy byly doručeny přístupové údaje.

Fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby. Pokud však fyzická osoba zároveň podniká, bude jí další datová schránka zřízena jako podnikající fyzické osobě. Datové zprávy zasílané podnikající fyzické osobě tak nemohou být zasílány do datové schránky fyzické osoby. Zároveň pokud bude tatáž osoba vykonávat funkci statutárního orgánu právnické osoby, bude tatáž osoba disponovat přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby. Na jednu osobu můžou tedy připadat přístupové údaje k několika datovým schránkám

Splňuje-li žádost o zřízení datové schránky všechny požadavky, zřídí ministerstvo datovou schránku bezplatně do 3 dnů ode dne doručení žádosti.

Pokud adresát datovou schránku nemá, doručuje se primárně na poštovní adresu, a to adresu trvalého pobytu či adresu pro doručování, pokud ji adresát zadal do informačního systému evidence obyvatel.

zpět na začátek kapitoly

Datová schránka orgánu veřejné moci

Orgány veřejné moci jsou další velkou skupinou subjektů, kterým je datová schránka zřizována ze zákona. Datová schránka je všem stávajícím orgánům zřízena do 31. 10. 2009 a těm, které vzniknou později bezodkladně po vzniku orgánu. V případě notářů a soudních exekutorů bezodkladně poté, kdy jsou zapsáni do zákonem stanovené evidence. Stejně jako u jiných subjektů, kterým je datová schránka zřízena na základě zákona, je datová schránka aktivována prvním přihlášením nebo 1. 11. 2009 pokud nebyla aktivována před tímto datem.

Obecně se zřizuje jednomu orgánu veřejné moci jedna datová schránka a pouze na žádost konkrétního orgánu lze zřídit další datovou schránku pro určité podání a úkony.

Oprávněnou osobou pro přístup do datové schránky jsou vedoucí orgánu veřejné moci, pro něž byla datová schránky zřízena. V případě územně samosprávných celků se jedná o hejtmana kraje, primátora hl. m. Prahy, starostu obce, starostu městské části hl. m. Prahy a starostu městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

Orgány veřejné moci doručují jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky povinně, pokud to povaha dokumentu nevylučuje.

Zřízení datové schránky

Osobám, které datovou schránku mají mít zřízenu ze zákona a do příslušné evidence jsou zapsány před 1. 11. 2009, je datová schránka zřízena Ministerstvem vnitra ČR automaticky a jednotlivé subjekty nemusejí o její zřízení žádat. Na adresu společnosti – v případě datových schránek právnických osob, případně adresu místa výkonu činnosti – v případě insolvenčních správců, advokátů a notářů budou ministerstvem zaslány přístupové údaje do vlastních rukou osob, které s nimi mají nakládat. Tito pak měli čas do 1. 11. 2009 k její dobrovolné aktivaci. Po tomto datu je jejich datová schránka aktivována automaticky a orgány veřejné moci mohou do takovéto schránky doručovat.

Subjekty, kterým vznikne povinnost mít zřízenu datovou schránku po 1. 11. 2009 mají po doručení přístupových údajů 15 dní na aktivaci datové schránky. Pokud tak neučiní, 15. den jim bude schránka aktivována automaticky a orgány veřejné moci mohou do datové schránky doručovat.

Přihlášení do datové schránky probíhá na internetu na adrese: www.mojedatovaschranka.cz.

Přístupové údaje pro přihlašování do datové schránky tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Bezpečnostní heslo zaslané ministerstvem vnitra je funkční pouze pro prvních 5 přihlášení se do datové schránky a je tedy nezbytné si přístupové heslo změnit neprodleně po přihlášení, a to zejména z bezpečnostních důvodů, aby přístupové heslo bylo skutečně tajné. Uživatelské jméno je pak jedinečné pro každou osobu, a to i když k datové schránce má přístup více osob.

zpět na začátek kapitoly

Další nakládaní s datovou schránkou

Kromě zřízení datové schránky může být datová schránka také znepřístupněna, zneplatněna nebo zrušena.

Znepřístupnění datové schránky

Datová schránka fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby bude ministerstvem vnitra znepřístupněna, a to i zpětně ke dni

• úmrtí osoby, pro niž byla datová schránka zřízena,
• uvedenému v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého jako den úmrtí této osoby,
• nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení nebo omezení způsobilosti této osoby k právním úkonům,
• kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby, výkonu trestu odnětí svobody, výkonu zabezpečovací detence, ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu.

Ministerstvo znepřístupní datovou schránku podnikající fyzické osoby a právnické osoby, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence. V případě právnické osoby zřízené zákonem a orgánu veřejné moci dnem jejich zrušení a jde-li o notáře nebo soudního exekutora, ke dni zániku funkce, a to případně i zpětně.

Datové schránky zřízené na žádost jsou znepřístupněny na žádost osoby, které je schránka zřízena, případně administrátora.

Zneplatnění přístupových údajů k datové schránce

Každý uživatel nese zodpovědnost za ochranu svých přístupových údajů před zneužitím, a tedy nese i odpovědnost za to, že jeho přístupové údaje budou zneužity k přístupu do jeho datové schránky. Zneplatnění přístupových údajů tedy slouží zejména v případě ztráty či odcizení přístupových údajů. Osobě, jíž byly přístupové údaje zneplatněny zašle ministerstvo obratem nové. Zneplatnění se děje na základě oznámení osoby, jíž je datová schránka zřízena, případně administrátora. Stejně tak jsou přístupové údaje zneplatňovány v případě, kdy dojde k ukončení pracovního poměru zaměstnance, který měl oprávnění k přístupu do datové schránky.

Poprvé je znovuvystavení přístupových údajů bezplatné, pokud bude požadováno zneplatnění přístupových údajů znovu dříve než za 3 roky, je úkon zpoplatněn.

O zneplatnění přístupových údajů může požádat pouze jejich držitel osobně, musí k tomu jednoznačně prokázat svoji totožnost s pomocí dokladů, obsahujících shodné údaje s těmi, které o ní jako o uživateli vede informační systém datových schránek. O zneplatnění tedy nemůže požádat jiná osoba a není ani možné k tomu jinou osobu zmocnit.

Zrušení datové schránky

Datová schránka je zrušena:

• pro fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne úmrtí fyzické osoby, případně dne, který je v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí,
• pro podnikající fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence,
• pro právnickou osobu po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které nemají právního nástupce, případně ode dne jejich výmazu ze zákonem stanovené evidence,
• pro orgán veřejné moci po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení.

Přístupové údaje při zrušení datové schránky není třeba nikam zasílat. Datová schránka bude zrušena automaticky zřizovatelem – tedy ministerstvem. Datové zprávy je možno pro účely archivace stáhnout například na flash disk či vypálit na CD.

zpět na začátek kapitoly

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky je vždy oprávněna osoba, pro kterou je schránka zřízena. K jedné datové schránce však může mít přístup více osob, přičemž všechny osoby nemusí mít přístup ke všem datovým zprávám, které jsou ve schránce – např. pokud je zpráva určena pouze do vlastních rukou adresáta, není ostatním oprávněným osobám přístupná. Z mnoha důvodů je však často potřeba, aby došlé zásilky mohly být vyzvedávány také jinými osobami, a to z důvodu momentální neschopnosti oprávněné osoby zprávy vyzvedávat, či jednoduše pro velkou zaneprázdněnost osob oprávněných jednat jménem právnických osob, nebo orgánů veřejné moci.

Přístupové údaje jsou spojeny vždy s konkrétní fyzickou osobou, například jednatelem nebo konkrétním členem představenstva. V případě kolektivních řídících orgánů obdrží přístupové údaje všichni členové tohoto orgánu.

Je možné, aby osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, ustanovila jinou osobu k vyzvedávání datových zpráv nebo k manipulaci s datovou schránkou.

Jedná se o:

• osobu pověřenou, nebo
• administrátora.

Osoba pověřená

Pověřenou osobou je osoba, kterou osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, nebo administrátor zmocní k tomu, aby vyzvedávala z datové schránky zprávy. Zmocnění může být pouze pro určitý časový úsek, nebo jen pro určitý druh dokumentů. Přístupové údaje tato pověřená osoba může mít již k dispozici, ačkoliv není oprávněna skutečně zprávy vyzvedávat. Toto pověření jí udělí majitel datové schránky, nebo administrátor dle aktuální situace „zakřížkováním“ jednotlivých oprávnění v datové schránce. Například tedy jen na dobu, kdy je majitel datové schránky na dovolené. Po návratu z dovolené opět „odkřížkuje“ pověření zástupce a zástupce se sice dostane do datové schránky, ale žádné zprávy není schopen přijímat nebo číst, ale přístupové údaje jsou stále platné a opět může v případě potřeby být majitelem zmocněn k vybírání datových zpráv ze schránky pro určitý druh doručovaných zpráv.

Co do druhu doručovaných zpráv mohou být doručovány prosté zprávy, nebo zprávy do vlastních rukou. Pověřená osoba může mít k dispozici oprávnění pro obě kategorie doručovaných zpráv, nebo pouze pro jednu z nich.

Administrátor

Je osoba, jejíž oprávnění ve vztahu k datové schránce jdou podstatně dál než práva osoby oprávněné. Administrátor je osoba, kterou majitel datové schránky pověřuje, aby spravovala datovou schránku, vybírala datové zprávy a případně pověřovala další osoby pro manipulaci s datovou schránkou a stanovovala rozsah jejich oprávnění. Práva administrátora se tak svým rozsahem blíží právům majitele schránky.

Oprávnění pro administrátora a pro pověřenou osobu může být v datové schránce učiněno ještě před samotnou aktivací schránky.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Prováděné úkony, práce s datovými zprávami a jejich zasílání

Obsah kapitoly:

• Úkony prováděné pomocí datové schránky
• Zasílání zpráv prostřednictvím datové schránky
• Práce s datovou zprávou po doručení do schránky

Úkony prováděné pomocí datové schránky

Prostřednictvím datových schránek je možno činit úkony vůči orgánům veřejné moci a dále prostřednictvím datové schránky lze přijímat úřední dokumenty v elektronické podobě (datové zprávy) od orgánů veřejné moci. Tento způsob komunikace nahrazuje klasický způsob doručování v listinné podobě.

Datovou schránkou však nelze orgánu veřejné moci zaslat dokumenty, u kterých zákon nebo povaha dokumentu vylučuje jeho převedení do elektronické podoby.

Jsou to tyto dokumenty, které musí být orgánu veřejné moci zasílány výhradně v listinné podobě:

• jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit (jde např. o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby),
• jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost,
• není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o prvopis, vidimovaný dokument, opis nebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu,
• je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,
• v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil,

Přípustné formáty příloh datové zprávy jsou pak stanoveny výčtem ve vyhlášce. Datová zpráva obsahující přílohu v jiném než možném formátu nebude vůbec adresátovi doručena, ale bude okamžitě po odeslání provozovatelem zničena, což má být dle ministerstva zejména ochrana proti šíření virů a obdobných programů.

Zasílání zpráv prostřednictvím datové schránky

Doručování zpráv do datové schránky je preferovaný způsob doručování zpráv v případě, že není doručováno přímo orgánem veřejné moci na místě. Doručení prostřednictvím datové zprávy nesmí vylučovat povaha dokumentu.

Povinnost komunikovat prostřednictvím datové zprávy má pouze orgán veřejné moci. Ten, pokud hodlá zaslat adresátovi poštovní zásilku, vždy má povinnost zaslat zásilku formou datové zprávy do datové schránky pokud ji má adresát zřízenou a pokud povaha dokumentu nevylučuje jeho doručení do datové schránky. Pokud ji adresát zřízenou nemá, doručuje se na poštovní adresu klasickou listovní zásilkou.

Soukromé subjekty nemají povinnost komunikovat prostřednictvím datové schránky s orgány veřejné moci a mohou dále jako dosud zasílat listovní zásilky klasicky poštou jako dosud. Mohou se ale vždy rozhodnout, že zásilku doručí orgánu veřejné moci prostřednictvím datové zprávy.

Datovou schránkou není možno komunikovat přímo s jednotlivými úředníky, ale pouze s celým úřadem.

Okamžikem odeslání zprávy jsou ke zprávě připojeny údaje o odesílateli, odesílaných přílohách a době odeslání.

zpět na začátek kapitoly

Práce s datovou zprávou po doručení do schránky

Majitel datové schránky má po doručení datové zprávy do schránky 10 dní na její vyzvednutí. Pokud si ji nevyzvedne, je zpráva 10. den považována za doručenou. Od doručení je zpráva ve schránce dále uložena po dobu 90 dnů. Po této lhůtě je automaticky smazána a k jejímu obsahu se již není možno dostat. Vyzvednutí datové zprávy je pak provedeno již okamžikem přihlášení se do schránky.

Pokud si ve stanovené lhůtě nevyzvednete datovou zprávu z datové schránky z důvodu dočasné nepřítomnosti nebo z jiného vážného důvodu, můžete požádat o prominutí zmeškání úkonu (do 15 dnů ode dne, kdy odpadla překážka, která Vám bránila úkon učinit).

Po odeslání datové zprávy je odesílateli oznámeno, zda zpráva byla doručena, případně že nemohla být doručena z těchto důvodů: datová schránka adresáta neexistuje nebo je znepřístupněna nebo byla zrušena. Toto oznámení je označeno značkou ministerstva.

Česká pošta s. p. jako provozovatel systému nabízí placenou službu „Datový trezor“ který buď všechny, nebo vybrané zprávy přesune ze schránky na úložiště a garantuje jejich zachování po zaplacenou dobu. Zprávy v datovém trezoru nebudou po uplynutí 90 dnů smazány a budou stále k dispozici. Podobné placené datové úložiště budou nabízet jistě i další subjekty. O placených službách spojených s datovými schránkami bude ještě pojednáno dále.

Do datové schránky jsou dodávány úřední listiny v elektronické podobě, které jsou opatřeny elektronickým podpisem odesílatele (orgánů veřejné moci). Pokud budete posílat dokument (např. odvolání k soudu), musíte označit Vámi vytvořený dokument zaručeným elektronickým podpisem. Identifikátor datové schránky zaručuje integritu dokumentu. V datové schránce jsou obsaženy veškeré písemnosti, které jsou již vyplněné Vašimi osobními údaji.

S datovou zprávou je možné dále manipulovat, a to tak že si ji kdokoliv může vytisknout, včetně příloh, které obsahuje. Taková listinná podoba však není považována za „konverzi“ (převod) dokumentu do listinné podoby s tím, že by se na takovou listinu nahlíželo jako na originál dokumentu, nýbrž jen za prostou kopii. Pro převod datové zprávy do listinné podoby je nutno „zkonvertovat“ dokument u notáře, advokáta, nebo v místě s označením Czech POINT.

Konverzi dokumentů se věnuje samostatná kapitola tohoto článku.

zpět na začátek kapitoly

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Konverze dokumentů

Konverze dokumentů znamená převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě nebo datovém souboru, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Konverzí dokumentů je také proces opačný, tedy převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě a ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky.

Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu.

Zákon rozlišuje konverzi na žádost a konverzi z moci úřední. Konverzi z moci úřední provádí orgány veřejné moci pro výkon své působnosti. Konverzi na žádost provádí kontaktní místa veřejné správy a dále advokáti.

Kontaktními místy veřejné správy jsou místa označená zkratkou Czech POINT. Konverzi tedy mohou provádět následující instituce:

• notáři,
• krajské úřady,
• matriční úřady,
• obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a úřady městských částí hlavního města Prahy, jejichž seznam stanoví prováděcí právní předpis,
• zastupitelské úřady stanovené prováděcím právním předpisem,
• držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky.

Konverze je zpoplatněna dle počtu stran konvertovaného dokumentu.

Konvertovaný dokument se označí doložkou, která obsahuje údaje o konvertovaném dokumentu – tedy zejména o počtu stran, okamžiku konverze a další skutečnosti ve vztahu k dokumentu, např. informace o osobě, která konverzi provedla a která odpovídá za soulad konvertované verze s originálem.

Subjekt provádějící konverzi postupuje následujícím způsobem:

Při konverzi dokumentu z elektronické do listinné podoby subjekt provádějící konverzi:

• ověří platnost kvalifikovaného časového razítka vstupu, je-li jím vstup opatřen,
• ověří, že kvalifikovaný certifikát vydaný akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb, na němž je založena elektronická značka, kterou je označen vstup, nebyly před okamžikem uvedeným v kvalifikovaném časovém razítku zneplatněny,
• ověří platnost zaručeného elektronického podpisu založeného na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb (dále jen „uznávaný elektronický podpis“) nebo platnost uznávané elektronické značky.
• bezodkladně poté, kdy subjekt provádějící konverzi ověří shodu výstupu se vstupem a shoduje-li se výstup se vstupem, připojí k výstupu ověřovací doložku.

Při konverzi dokumentu z listinné podoby do dokumentu obsaženého v datové zprávě opatří subjekt, který konverzi provedl, výstup svou uznávanou elektronickou značkou nebo uznávaným elektronickým podpisem osoby, která konverzi provedla, a zajistí, aby byl výstup opatřen kvalifikovaným časovým razítkem.

Konverze prováděná advokátem bude probíhat zhruba obdobně, jako v současnosti probíhá ověřování podpisu advokátem na listině. Zájemce o konverzi buď zašle do datové schránky advokáta datovou zprávu, kterou si bude chtít zkonvertovat nebo ji přinese na flash disku. Advokát za použití programu pro konverzi, dokument vytiskne a opatří doložkou o provedení konverze. Taková listina pak má stejné účinky jako originál zprávy zaslané do datové schránky.

Konverze se neprovádí u následujících dokumentů:

• je-li dokument v jiné než v listinné podobě či v podobě datové zprávy,
• jde-li o dokument v listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit, jde zejména o občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížku, šek, směnku nebo jiný cenný papír, los, sázenku, geometrický plán, rysy a technické kresby,
• jsou-li v dokumentu v listinné podobě změny, doplňky, vsuvky nebo škrty, které by mohly zeslabit jeho věrohodnost,
• není-li z dokumentu v listinné podobě patrné, zda se jedná o:
  • prvopis,
  • vidimovaný dokument,
  • opis nebo kopii pořízenou ze spisu, nebo
  • stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle jiného právního předpisu,
• je-li dokument v listinné podobě opatřen plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,
• v případě provedení konverze na žádost, nebyl-li dokument obsažený v datové zprávě podepsán uznávaným elektronickým podpisem nebo označen uznávanou elektronickou značkou toho, kdo dokument vydal nebo vytvořil,
• jde-li o dokument obsažený v datové zprávě, který nelze konvertovat do listinné podoby, například o zvukový nebo audiovizuální záznam,
• pokud dokument nesplňuje stanovené technické náležitosti.

Tyto listiny a dokumenty tak nemohou být převedeny z listinné podoby a je třeba je zasílat orgánům veřejné moci v listinné podobě jako doposud.

O provedené konverzi vede subjekt, který konverzi provedl evidenci provedených konverzí. Záznam v evidenci obsahuje tyto údaje:

• pořadové číslo, pod kterým je konverze vedena v evidenci provedených konverzí,
• datum provedení konverze,
• konkrétní označení vstupu a datum jeho sepsání, je-li datum ve vstupu obsaženo,
• údaj o uhrazení správního poplatku nebo odměny notáře.

Údaje o provedených konverzí jsou v evidenci provedených konverzí uchovávány po dobu 10 let od provedení konverze.

Konverzí není potvrzena správnost a pravdivost údajů obsažených na původní listině, ani jejich soulad s právními předpisy. Konvertovaný dokument je pouze elektronickou kopií své listinné podoby. Skutečnost, aby nedocházelo k podvodům a vyhotovování elektronických verzí padělaných a pozměněných listin, má zajistit právě to, že konverzi mohou provádět pouze vybrané instituce a subjekty.

zpět na začátek kapitoly

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Správní delikty, organizace systému a úkony MVČR

Správní delikty spáchané prostřednictvím datových schránek

Některé úkony jsou prostřednictvím datových schránek zakázány, a pokud je majitel datové schránky učiní, musí počítat se sankcí.

Jedná se zejména o následující úkony a jednání:

• šíření nevyžádaných obchodních či jiných obtěžujících sdělení;
• šíření počítačového programu, který může poškodit informační systém datových schránek, údaj v něm obsažený nebo výpočetní techniku držitele datové schránky;

Za takové úkony může být uložena pokuta, a to až do výše 20 000 Kč u fyzických osob a do 20 000 000 Kč u osob právnických.

Odpovědnost za správní delikt zaniká, jestliže správní orgán o něm nezahájil řízení do 2 let ode dne, kdy se o něm dozvěděl, nejpozději však do 10 let ode dne, kdy byl spáchán. Správním orgánem, který delikty projednává, je ministerstvo.

Organizace systému a úkony Ministerstva vnitra ČR v systému datových schránek

Systém datových schránek je informační systém veřejné správy, který obsahuje informace o datových schránkách a jeho uživatelích. Z důvodu bezpečnosti dat kolujících v systému, je systém rozdělen mezi Ministerstvo vnitra ČR, které vykonává funkci správce systému a Českou poštu, s. p., která systém datových schránek provozuje.

Rozdělení systému mezi správce a provozovatele je zejména z důvodu ochrany informací, které datovou schránkou zasílají a přijímají jednotliví uživatelé. Pravomoci v rámci systému jsou rozděleny tak, aby ani jeden subjekt nemohl bez druhého do datových zpráv nahlížet, nebo nemohl zneužít informace o jednotlivých odesílatelích a adresátech.

Funkce ministerstva jako správce systému je taková, že ministerstvo:

• zajistí připojení kvalifikovaného časového razítka k datové zprávě odeslané z datové schránky,
• dodá datovou zprávu odeslanou z datové schránky do datové schránky osoby, která je odesílatelem označena jako adresát,
• oznámí odesílateli, že datová zpráva, kterou odeslal, byla dodána do datové schránky adresáta,
• vyrozumí adresáta o dodání datové zprávy do jeho datové schránky na jím zvolenou elektronickou adresu nebo jiný technický prostředek pro vyrozumění; adresát je v tomto případě povinen uhradit náklady, které ministerstvu v souvislosti s vyrozuměním vznikly, s výjimkou, bylo-li vyrozumění učiněno na adresátem zvolenou elektronickou adresu,
• oznámí odesílateli, že datová zpráva, kterou odeslal do datové schránky adresáta, byla doručena,
• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, neexistuje,
• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, je znepřístupněna, a to i zpětně,
• oznámí odesílateli, že datová schránka, do které odeslal datovou zprávu, byla zrušena,
• vede evidenci o datu a času událostí podle tohoto odstavce včetně identifikace datové zprávy, odesílatele a adresáta,
• zveřejní způsobem umožňujícím dálkový přístup seznam orgánů veřejné moci, fyzických a právnických osob, které mají zřízenu datovou schránku.

Ministerstvo je zároveň oprávněno datovou zprávu zničit, pokud u ní zjistí výskyt chybného formátu nebo počítačového programu, které jsou způsobilé přivodit škodu na informačním systému datových schránek nebo na informacích v tomto informačním systému, nebo pokud existuje podezření, že zasílaná zpráva obsahuje viry.

Ministerstvo stanovuje vyhláškou přípustné formáty datové zprávy, maximální velikost datové zprávy a dobu uložení datové zprávy v datové schránce. V případě technického pokroku je tak možné prostou vyhláškou rozšiřovat a upravovat jednotlivé technické náležitosti systému.

Česká pošta, s. p. pak je provozovatelem systému, který zajišťuje provoz systému po technické stránce. Jeho součástí není možnost nahlížet do doručovaných zpráv, a to i z titulu listovního tajemství.

zpět na začátek kapitoly

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Doplňkové služby a ceny spojené s datovou schránkou

Doplňkové služby spojené s datovou schránkou

V souvislosti s datovými schránkami jsou v současnosti nabízeny i další doplňkové služby, které nejsou hrazeny ze státního rozpočtu, ale přímo jejich uživateli. Doplňkové služby jsou zatím nabízeny převážně ze strany České pošty, s. p., která jako provozovatel měla nejvíce času na přípravu případných doplňkových služeb.

Zatím jsou nabízeny zejména tyto služby:

• Datový trezor pro ukládání zpráv z datové schránky, které by jinak byly smazány po 90 dnech,
• Bezpečný klíč k datové schránce, který poskytuje vyšší úroveň zabezpečení připojení do datové schránky,
• Upozornění na příchozí datové zprávy formou emailu nebo sms. Datovou schránku tak není třeba vybírat každý den, ale vždy alespoň jednou za 10 dní zkontrolovat, zda do ní nebyla doručena datová zpráva. Lhůty pro provedení úkonu začínají běžet dnem, kdy se oprávněný subjekt do datové schránky přihlásil a kdy mu byly doručeny zprávy v ní uložené. Pokud se nepřihlásí majitel ve lhůtě 10 dní od doručení je zpráva doručena právě tento 10. den.

Dále například společnost Microsoft připravuje aplikaci pro svůj program Outlook, aby se tento program mohl připojit přímo do datové schránky a nebylo třeba složité připojování ve webové aplikaci.

Delší doba používání datových schránek a trh bezpochyby přinesou další služby spojené s elektronizací státní správy a datovými schránkami.

Cena za vedení datové schránky a odesílání datových zpráv

Datová schránka je pro všechny subjekty, ať mají datovou schránku zřízenu na základě zákona nebo žádosti, zřízena bezplatně a bezplatně jim jsou také zaslány přístupové údaje k ní. Správa a vedení datových schránek je placena Ministerstvem vnitra ČR z příslušné rozpočtové kapitoly.

Odesílání zpráv pro orgány veřejné moci bude také hrazeno z rozpočtu státem.

Soukromé subjekty, které posílají datovou zprávu orgánu veřejné moci, ji posílají zdarma a cenu za takto poslanou zprávu nese stát. Pokud budou soukromé subjekty po 1. 1. 2010 zasílat datové zprávy jiným soukromým subjektům budou za takto zaslanou zprávu platit cenu zásilky. Cena jedné zásilky závisí na počtu celkově odeslaných zpráv.

Vzhledem k výše uvedenému se předpokládá poměrně velká úspora v nákladech na poštovné na straně orgánů veřejné moci, ale také soukromých subjektů.

Některé úkony však mohou podléhat zpoplatnění, zejména znovuvydání ztracených přístupových údajů k datové schránce, nebo některé doplňkové služby.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.