Datové schránky



Účel a funkce datové schránky

Jako nejlepší příklad využití datové schránky slouží představa obyčejné poštovní schránky v elektronické podobě, tedy něco, co je svými funkcemi i uživatelským prostředím velmi blízké emailové schránce. Tento prostý přerod obyčejné poštovní schránky do podoby datové schránky, která se svým vzhledem i funkcemi velmi blíží emailu, je ostatně i častým vysvětlením pro jednotlivé funkce a nástroje, které datová schránka má, ačkoliv se mu Ministerstvo vnitra ČR velmi brání.

Dle zákonné definice je datová schránka elektronickým úložištěm dat, kde datový prostor je vyhrazen jednotlivým uživatelům datových schránek, tedy orgánům veřejné moci a soukromým osobám, kterým je datová schránka zřizována povinně ze zákona nebo na žádost. Datová schránka je určena především k doručování a k provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci.

Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k:

  • doručování orgány veřejné moci,
  • provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, tedy k podávání podání a návrhů vůči orgánům veřejné moci elektronickou formou,
  • dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob.

Původně byl účel datových schránek pouze pro komunikaci orgánů veřejné moci mezi sebou a pro komunikaci orgánu veřejné moci se soukromým subjektem. Až následně zákonodárce přistoupil na možnost, aby datové schránky umožnily i komunikaci dvou soukromých subjektů mezi sebou, a to tak, že od 1. 1. 2010 mohou být do datové schránky doručovány faktury a obdobné výzvy k zaplacení a od 1. 7. 2010, jakož i jakékoliv jiné dokumenty.

Zásadní rozdíl mezi datovou schránkou a schránkou emailovou je skutečnost, že stát převzal odpovědnost za funkčnost systému a stal se garantem údajů týkajících se osoby odesílatele a adresáta, času odeslání datové zprávy a času doručení datové zprávy jejímu adresátovi. Jednoznačná identifikace subjektů při elektronické komunikaci je v systému datových schránek zaručena, což u prostého emailu nelze zajistit. Systém datových schránek je tak zaručeným komunikačním kanálem s garancí provozovatele systému za výše uvedené údaje.

Systém datových schránek je zřízen a spravován Ministerstvem vnitra České republiky (dále také jen „ministerstvo“). To také vydává přístupové kódy do jednotlivých datových schránek jejich uživatelům. Provozovatelem systému datových schránek je držitel poštovní licence, tedy Česká pošta, s. p.

Zasílané zprávy jsou při svém odeslání zašifrovány a jejich rozšifrování proběhne v okamžiku doručení zprávy jejímu adresátovi. Je tak zaručena bezpečnost zasílaných informací a provozovatel i Ministerstvo vnitra ČR nemohou obsah doručovaných zpráv nijak kontrolovat. Pro tyto subjekty jsou dohledatelné pouze informace, které by za jiných okolností byly napsány na obálce – tedy údaje o adresátovi a odesílateli.

Ke každé datové schránce je přiřazen při jejím vzniku jednoznačný identifikátor, který rozlišuje datové schránky různých osob. Do budoucna je přitom možné předvídat použití tohoto identifikátoru i pro jiné účely než jen datové schránky.

Komu je datová schránka zřizována

Ze zákona jsou povinni mít zřízenu a používat datovou schránku tyto subjekty:

  • právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku;
  • právnická osoba zřízená zákonem;
  • organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku;
  • advokát, daňový poradce;
  • insolvenční správce;
  • orgány veřejné moci.

Datová schránka těchto subjektů je zřízena Ministerstvem vnitra České republiky bezodkladně poté, kdy tyto subjekty vznikly, respektive poté, co byly zapsány do příslušného rejstříku nebo seznamu.

Subjekty, kterým je datová schránka zřizována ze zákona, o její zřízení nemusí žádat. Datovou schránku jim zřizuje Ministerstvo vnitra České republiky automaticky a bezplatně. Přístupové údaje zasílá Ministerstvo vnitra ČR do vlastních rukou bez možnosti náhradního doručení statutárnímu orgánu právnické osoby, členovi statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucímu organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránka zřízena. Ministerstvo vnitra ČR přitom vychází z údajů zapsaných o dané osobě v obchodním rejstříku.

Právnické osobě je zřízena jen jedna datová schránka. K přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datová schránky zřízena. K jedné datové schránce právnické osoby tak bude zřízen přístup všem členům statutárního orgánu a každá osoba bude mít vlastní přístupové údaje.

Pokud vám přístupové údaje doručeny být měly a nebyly, je možné kontaktovat informační linku datových schránek na tel. čísle 954 200 200 nebo se informovat prostřednictvím ePoradny. I přes to, že přístupové údaje nebyly doručeny a schránka nebyla majitelem aktivována, jsou do datové schránky osob, které ji mají zřízenou ze zákona, datové zprávy doručovány od 1. 11. 2009. Pozor, doručení přístupových údajů oprávněné osobě, ani aktivace datové schránky nejsou nezbytnou náležitostí pro to, aby do schránky mohlo být doručováno..

Osobám, které mají zřízenou datovou schránku ze zákona, a které vzniknou nebo jsou zřízeny po 1. 11. 2009, jsou přístupové údaje ministerstvem vnitra zaslány neprodleně poté, kdy jsou zapsány do příslušného rejstříku nebo do zákonem stanovené evidence.

Datová schránka zřízena na základě žádosti

Subjekty, které nemají povinnost zřídit si datovou schránku ze zákona, mohou výhod datových schránek využívat na základě jejich žádosti o zřízení datové schránky.

Dobrovolně je datová schránka zřizována na žádost následujících subjektů:

  • právnických osob nezapsaných v obchodním rejstříku,
  • podnikajících fyzických osob,
  • fyzických osob.

Žádost o zřízení datové schránky se doručuje Ministerstvu vnitra ČR. Tuto není potřeba nijak složitě sepisovat, ale stačí použít formulář dostupný na internetu, například na webové stránce datoveschranky.cz. Žádost o zřízení datové schránky může být podána osobně na podatelně Ministerstva vnitra ČR, případě zaslána poštou s úředně ověřeným podpisem žadatele na adresu ministerstva.

Dalšími možnostmi, jak požádat o zřízení datové schránky, jsou zaslat žádost elektronickou poštou podepsanou elektronickým podpisem, případně požádat o zřízení datové schránky na kontaktním místě Czech POINT, kde musí žadatel předložit svůj občanský průkaz. Zřízení schránky je vždy zdarma a správce systému ji zřídí do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti o zřízení datové schránky.

Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby jsou:

  • jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny,
  • rodné příjmení,
  • den, měsíc a rok narození,
  • místo a okres narození, pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila,
  • státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem České republiky.

Žádost podnikající fyzické osoby navíc musí obsahovat

  • identifikační číslo osoby, bylo-li přiděleno,
  • místo podnikání, popřípadě sídlo.

Žádost právnické osoby musí obsahovat následující údaje:

  • název nebo obchodní firmu,
  • identifikační číslo osoby, a nebylo-li přiděleno, registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen,
  • adresu sídla,
  • jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresu pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby,
  • stát registrace nebo evidence právnické osoby.

Datová schránka zřízená na žádost je aktivována okamžikem, kdy se do ní její majitel poprvé přihlásí. Na první přihlášení se do datové schránky mají žadatelé 15 dní ode dne, kdy jim byly doručeny přístupové údaje. Pokud se v této lhůtě do datové schránky nepřihlásí, je datová schránka aktivována 15. dnem ode dne, kdy byly doručeny přístupové údaje.

Fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby. Pokud však fyzická osoba zároveň podniká, může jí být další datová schránka zřízena jako podnikající fyzické osobě. Datové zprávy adresované fyzické osobě jakožto podnikateli tak nemohou být zasílány do jeho datové schránky, která pro něj byla zřízena jako pro fyzickou osobu. Zároveň, pokud bude tatáž osoba vykonávat funkci statutárního orgánu právnické osoby, bude také disponovat přístupovými údaji k datové schránce právnické osoby. Na jednu osobu můžou tedy připadat přístupové údaje k několika datovým schránkám.

Splňuje-li žádost o zřízení datové schránky všechny požadavky, zřídí ministerstvo datovou schránku bezplatně do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti.

Pokud adresát datovou schránku nemá, doručuje se primárně na poštovní adresu, a to adresu trvalého pobytu či adresu pro doručování, pokud ji adresát zadal do informačního systému evidence obyvatel.

Datová schránka orgánu veřejné moci

Orgány veřejné moci jsou další velkou skupinou subjektů, kterým je datová schránka zřizována ze zákona. Datová schránka byla všem orgánům veřejné moci, které existovaly do 31. 10. 2009, zřízena automaticky. Nově vzniklým orgánům veřejné moci je pak datová schránka zřízena bezodkladně po jejich vzniku. V případě notářů a soudních exekutorů dojde ke zřízení schránky bezodkladně poté, kdy jsou zapsáni do zákonem stanovené evidence. Stejně jako u jiných subjektů, kterým je datová schránka zřízena na základě zákona, je datová schránka aktivována prvním přihlášením.

Obecně se zřizuje jednomu orgánu veřejné moci jedna datová schránka a pouze na žádost konkrétního orgánu lze zřídit další datovou schránku pro určité podání a úkony.

Oprávněnou osobou pro přístup do datové schránky jsou vedoucí orgánu veřejné moci, pro něž byla datová schránky zřízena. V případě územně samosprávných celků se jedná o hejtmana kraje, primátora hl. m. Prahy, starostu obce, starostu městské části hl. m. Prahy a starostu městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města.

Orgány veřejné moci doručují jinému orgánu veřejné moci prostřednictvím datové schránky povinně, pokud to povaha dokumentu nevylučuje.

Zřízení datové schránky

Osobám, které datovou schránku mají mít zřízenu ze zákona a do příslušné evidence byly zapsány před 1. 11. 2009, byla datová schránka zřízena Ministerstvem vnitra ČR automaticky a jednotlivé subjekty nemusely o její zřízení žádat. Na adresu společnosti – v případě datových schránek právnických osob, případně adresu místa výkonu činnosti – v případě insolvenčních správců, advokátů a notářů, byly ministerstvem zaslány přístupové údaje do vlastních rukou osob, které s nimi měly nakládat. Tyto pak měly do 1. 11. 2009 čas k její dobrovolné aktivaci. Po tomto datu byla jejich datová schránka aktivována automaticky a orgány veřejné moci mohou do takovéto schránky doručovat.

Subjekty, kterým vznikla povinnost mít zřízenu datovou schránku po 1. 11. 2009 mají po doručení přístupových údajů 15 dní na aktivaci datové schránky. Pokud tak neučiní, 15. den jim bude schránka aktivována automaticky a orgány veřejné moci mohou do datové schránky doručovat.

Přihlášení do datové schránky probíhá prostřednictvím internetu na adrese: www.mojedatovaschranka.cz.

Přístupové údaje pro přihlašování do datové schránky tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Bezpečnostní heslo zaslané Ministerstvem vnitra ČR je funkční pouze pro prvních 5 přihlášení se do datové schránky a je tedy nezbytné si heslo změnit neprodleně po přihlášení, a to zejména z bezpečnostních důvodů, aby bylo skutečně tajné. Uživatelské jméno je pak jedinečné pro každou osobu, a to i když k datové schránce má přístup více osob. Heslo je dle úvodního nastavení schránky potřeba měnit každých 90 dní (toto opatření ale lze následně v nastavení změnit).

Další nakládaní s datovou schránkou

Kromě zřízení datové schránky může být datová schránka také znepřístupněna, zneplatněna nebo zrušena.

Znepřístupnění datové schránky

Datová schránka fyzické osoby nebo podnikající fyzické osoby bude Ministerstvem vnitra ČR znepřístupněna, a to i zpětně ke dni:

  • úmrtí osoby, pro niž byla datová schránka zřízena,
  • uvedenému v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého jako den úmrtí této osoby,
  • nabytí právní moci rozhodnutí o zbavení nebo omezení způsobilosti této osoby k právním jednáním,
  • kdy byla tato osoba omezena na osobní svobodě z důvodu vzetí do vazby, výkonu trestu odnětí svobody, výkonu zabezpečovací detence, ochranného léčení nebo ochrany zdraví lidu.

Ministerstvo znepřístupní datovou schránku podnikající fyzické osoby a právnické osoby, a to případně i zpětně, ke dni jejího výmazu ze zákonem stanovené evidence. V případě právnické osoby zřízené zákonem a orgánu veřejné moci dnem jejich zrušení, a jde-li o notáře nebo soudního exekutora, tak učiní ke dni zániku funkce, a to případně i zpětně.

Datové schránky zřízené na žádost jsou znepřístupněny na žádost osoby, které je schránka zřízena, případně administrátora, a to do 3 pracovních dnů od podání žádosti.

Zneplatnění přístupových údajů k datové schránce

Každý uživatel nese zodpovědnost za ochranu svých přístupových údajů před zneužitím, a nese tedy i odpovědnost za to, že jeho přístupové údaje budou zneužity k přístupu do jeho datové schránky. Zneplatnění přístupových údajů tedy slouží zejména v případě ztráty či odcizení přístupových údajů. Osobě, jíž byly přístupové údaje zneplatněny, zašle ministerstvo obratem nové.

Zneplatnění se děje na základě oznámení osoby, jíž je datová schránka zřízena, případně administrátora. Stejně tak jsou přístupové údaje zneplatňovány v případě, kdy dojde k ukončení pracovního poměru zaměstnance, který měl oprávnění k přístupu do datové schránky. I v takovém případě zašle ministerstvo novému zaměstnanci nové údaje.

Poprvé je znovu vystavení přístupových údajů bezplatné, pokud bude požadováno opětovné vydání přístupových údajů znovu během 3 let, je úkon zpoplatněn.

O zneplatnění přístupových údajů může požádat pouze jejich držitel osobně, musí k tomu jednoznačně prokázat svoji totožnost s pomocí dokladů, obsahujících shodné údaje s těmi, které o ní jako o uživateli vede informační systém datových schránek. O zneplatnění tedy nemůže požádat jiná osoba a není ani možné k tomu jinou osobu zmocnit.

Zrušení datové schránky

Datová schránka je zrušena:

  • pro fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne úmrtí fyzické osoby, případně dne, který je v rozhodnutí soudu o prohlášení za mrtvého uveden jako den úmrtí,
  • pro podnikající fyzickou osobu po uplynutí 3 let ode dne výmazu podnikající fyzické osoby ze zákonem stanovené evidence,
  • pro právnickou osobu po uplynutí 3 let ode dne zániku právnické osoby nebo organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, které nemají právního nástupce, případně ode dne jejich výmazu ze zákonem stanovené evidence,
  • pro orgán veřejné moci po uplynutí 3 let ode dne jeho zrušení.

Přístupové údaje při zrušení datové schránky není třeba nikam zasílat. Datová schránka bude zrušena zřizovatelem – tedy ministerstvem automaticky. Datové zprávy je možno pro účely archivace stáhnout například na flash disk či jiný datový nosič.

Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky je vždy oprávněna osoba, pro kterou je schránka zřízena. K jedné datové schránce však může mít přístup více osob, přičemž všechny osoby nemusí mít přístup ke všem datovým zprávám, které jsou ve schránce – např. pokud je zpráva určena pouze do vlastních rukou adresáta, není ostatním oprávněným osobám přístupná.

Z mnoha důvodů je však často potřeba, aby došlé zásilky mohly být vyzvedávány také jinými osobami, ať již z důvodu momentální neschopnosti oprávněné osoby zprávy vyzvedávat, či jednoduše pro velkou zaneprázdněnost osob oprávněných jednat jménem právnických osob, nebo orgánů veřejné moci.

Přístupové údaje jsou spojeny vždy s konkrétní fyzickou osobou, například jednatelem nebo konkrétním členem představenstva. V případě kolektivních řídících orgánů obdrží přístupové údaje všichni členové tohoto orgánu.

Je možné, aby osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, ustanovila jinou osobu k vyzvedávání datových zpráv nebo k manipulaci s datovou schránkou.

Jedná se o:

  • osobu pověřenou, nebo
  • administrátora.

Osoba pověřená

Pověřenou osobou je osoba, kterou osoba, pro kterou je datová schránka zřízena, nebo administrátor zmocní k tomu, aby vyzvedávala z datové schránky zprávy. Zmocnění může být pouze pro určitý časový úsek, nebo jen pro určitý druh dokumentů. Přístupové údaje tato pověřená osoba může mít již k dispozici, ačkoliv není oprávněna skutečně zprávy vyzvedávat. Toto pověření jí udělí majitel datové schránky, nebo administrátor dle aktuální situace „zakřížkováním“ jednotlivých oprávnění v datové schránce.

Například tedy jen na dobu, kdy je majitel datové schránky na dovolené. Po návratu z dovolené opět „odkřížkuje“ pověření zástupce a zástupce se sice dostane do datové schránky, ale žádné zprávy není schopen přijímat nebo číst. Přístupové údaje jsou stále platné a pověřená osoba může být v případě potřeby majitelem opět zmocněna k vybírání datových zpráv ze schránky pro určitý druh doručovaných zpráv.

Co do druhu doručovaných zpráv platí, že mohou být doručovány prosté zprávy, nebo zprávy do vlastních rukou. Pověřená osoba může mít k dispozici oprávnění pro obě kategorie doručovaných zpráv, nebo pouze pro jednu z nich.

Administrátor

Je osoba, jejíž oprávnění ve vztahu k datové schránce jdou podstatně dál než práva osoby oprávněné. Administrátor je osoba, kterou majitel datové schránky pověřuje, aby spravovala datovou schránku, vybírala datové zprávy a případně pověřovala další osoby k manipulaci s datovou schránkou a stanovovala rozsah jejich oprávnění. Práva administrátora se tak svým rozsahem blíží právům majitele schránky.

Oprávnění pro administrátora a pro pověřenou osobu může být v datové schránce učiněno ještě před samotnou aktivací schránky.

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Pravidelné novinky e-mailem