Daňová evidence: Jak si usnadnit práci se složitou administrativou u DPH?

Pravidelná daňová přiznání, kontrolní či souhrnná hlášení, vedení evidence a další povinnosti. Plátci se potýkají s komplikovanou administrativou, DPH patří k nejsložitějším daním. Přesto si mohou podnikatelé plnění povinností usnadnit.

Evidence k dani z přidané hodnoty se vedla i před rokem 2016, kdy zavedla vláda Bohuslavy Sobotky kontrolní hlášení. Od roku 2016 ale obsahuje více povinných údajů.

Ilustrační fotografie

„Plátce DPH musí vést evidenci vždy, a to tak, aby byl kdykoli schopen svůj nárok na přeplatky nebo povinnost platit daň prokázat,“ říká poradce Michal Dvořáček. Veškeré daňové doklady navíc musejí tuzemští podnikatelé v případě DPH archivovat mnoho let.

Co říká zákon?

Plátce DPH má ze zákona povinnost uchovávat veškeré daňové doklady rozhodné pro stanovení daně po dobu nejméně 10 let od konce zdaňovacího období. Je odpovědný za věrohodnost původu dokladů, neporušitelnost jejich obsahu a také jejich čitelnost.

Také svým klientům/zákazníkům jsou povinni vydávat daňové doklady. Pravidelně – jednou měsíčně či jednou za čtvrtletí – odevzdávají daňová přiznání, ale také kontrolní nebo souhrnná hlášení (viz níže).

Kontrolní hlášení sice omezilo daňové podvody a přineslo víc peněz do státní pokladny, znamená ale více byrokracie. „Výpadek z příjmů z DPH se snížil z 20 procent v roce 2012 na 14 procent v roce 2016. V roce 2019 už dosahoval jen 10 procent. Zároveň ale opatření jako kontrolní hlášení zvýšila administrativní zátěž poplatníků, která je v ČR dlouhodobě vysoká,“ uvádějí kontroloři Nejvyššího kontrolního úřadu.

Kdo, kdy a proč platí DPH? Provedeme vás labyrintem daňové legislativy

České firmy i OSVČ si přes sliby vlád, že se daňový systém zásadně zjednoduší, stále stěžují na přílišnou administrativní náročnost spojenou s povinnostmi vůči finanční správě.

Evidence plátce DPH

Jednoduše řečeno: evidence pro účely DPH musí ze zákona obsahovat veškeré údaje vztahující se k povinnostem plátce. Musí mít takovou podobu a uspořádání, aby z ní mohl podnikatel kdykoli sestavit daňové přiznání k DPH, kontrolní hlášení a případně i souhrnné hlášení. Evidence samozřejmě bere v potaz příslušné sazby DPH.

Podnikatel, který je plátcem DPH, nemá automaticky povinnost vést účetnictví. Může tedy vést i daňovou evidenci, pokud jeho obrat za bezprostředně předcházející kalendářní rok nepřesáhl částku 25 miliónů korun.

Plátce daně z přidané hodnoty si vede:

  • evidenci „uskutečněných zdanitelných plnění (transakcí, při kterých se platí DPH). U plnění, která se uvádějí v kontrolním hlášení jednotlivě, je nutné evidovat i původní číslo daňového dokladu, DIČ odběratele a datum přiznání DPH. 
  • evidenci plnění, ze kterých bude podnikatel uplatňovat nárok na odpočet z daně. U plnění s cenou nad 10 tisíc korun (včetně DPH) je třeba evidovat i původní číslo daňového dokladu, DIČ dodavatele a datum povinnosti přiznat daň. V kontrolním hlášení se tyto údaje uvádějí jednotlivě.
  • přehled uskutečněných plnění, která jsou osvobozena od DPH nebo nejsou předmětem DPH přehled obchodního majetku
  • pokud pořizujete zboží z jiného členského státu EU, musíte vést i evidenci o hodnotě pořízeného zboží v jednotlivých zemích.

Z daňové evidence pro DPH potřebují ti, kteří daň z přidané hodnoty platí, získat také údaje pro daň z příjmů, a to i pro výdaje paušálem.

Řada podnikatelů využívá výdajový paušál, a proto si pro účely placení a přiznávání daně z příjmů nevedou daňovou evidenci, plátci DPH ovšem mají tuto povinnost vždy.

„I oni samozřejmě mohou paušální výdaje u daně z příjmů využívat, ale pokud platí DPH při nákupu, je jejich povinností vedení evidence a archivace tak, jak to stanovuje zákon o DPH,“ upozorňuje daňová poradkyně společnosti Crowe Horwath Andrea Kleinová.

Jak si usnadnit práci?

Zákon neříká, jaký nástroj máte na vedení daňové evidence použít. Podnikatelé často volí Excel, protože jsou s ním zvyklí pracovat. S vyplňováním údajů do excelové tabulky je ale dost práce.

Lepší variantou je účetní software, který už má nastaveny všechny potřebné nástroje pro daňovou evidenci. Pokud se v evidenčních pravidlech něco změní, vývojáři účetní program upraví. Systém je jednodušší, plátci nemusejí hlídat drobné změny a neustále mají k dispozici aktuální údaje.

Základní povinnosti: Měsíčně nebo čtvrtletně?

Potenciální plátci DPH se často ptají, jak často budou muset plnit své povinnosti vůči berňáku. Stejně jako v případě ostatních daní musejí pravidelně podávat daňová přiznání, a navíc se jich týkají i souhrnná či kontrolní hlášení.

Zdaňovacím obdobím je nejčastěji kalendářní měsíc. Každý nový plátce se stává automaticky měsíčním plátcem.

Pokud byl váš obrat za kalendářní rok vyšší než 10 milionů Kč, máte povinně měsíční zdaňovací období.

Michal Dvořáček, poradce

„Existují ale případy, kdy je zdaňovací období stanovené na čtvrtletí a může to mít pro plátce jisté výhody včetně administrativních. Daň odvádí státu až po třech měsících, povinná přiznání, hlášení a podobně podává čtyřikrát namísto dvanáctkrát za rok,“ shrnuje Michal Dvořáček.

Měsíční plátce se může rozhodnout pro čtvrtletní zdaňovací období, pokud:

  • jeho obrat za předcházející kalendářní rok nepřesáhl 10 000 000 korun
  • není nespolehlivým plátcem
  • není skupinou

Změnu zdaňovacího období oznámí správci daně do konce měsíce ledna příslušného kalendářního roku (nejlépe pomocí přiznání za prosinec).

Další podrobnosti: Čtvrtletní nebo měsíční platby? Co se plátcům DPH vyplatí

Přiznání, kontrolní a souhrnná hlášení

Už pět let mají ti, kteří odvádějí daň z přidané hodnoty, nepříjemnou povinnost podávat jednou za měsíc či za čtvrtletí kontrolní hlášení. Zapomenou-li, hrozí jim přísné postihy.

Hlášení nenahrazují klasická přiznání, jsou pouze jejich doplňkem. Jedná se vlastně o kontrolní výkazy o všech přijatých i vydaných fakturách.

Součástí kontrolního hlášení je kromě výše DPH a základu daně například již zmíněné daňové identifikační číslo dodavatele a odběratele či den, kdy má plátce povinnost přiznat DPH (tzv. datum zdanitelného plnění). Spolu s ním podávají podnikatelé i klasické daňové přiznání za předchozí měsíc a doplácejí daň.

Kontrolní hlášení podává každý plátce DPH, pokud:

  • uskutečnil zdanitelné plnění s místem plnění v tuzemsku, nebo přijal úplatu přede dnem uskutečnění tohoto plnění, 
  • přijal zdanitelné plnění s místem plnění v tuzemsku, nebo poskytl úplatu přede dnem uskutečnění tohoto plnění,
  • ve zvláštním režimu pro investiční zlato přijal zprostředkovatelskou službu, u které byla uplatněna daň, uskutečnil dodání investičního zlata osvobozeného od daně, u kterého má nárok na odpočet daně, nebo investiční zlato vyrobil.

Podrobnosti a pokyny k vyplnění KH najdete ve formuláři Kontrolní hlášení k DPH na internetových stránkách finanční správy.

Firmy a ostatní měsíční plátci jsou povinni odesílat kontrolní hlášení jednou měsíčně. U podnikatelů (fyzických osob) je rozhodující lhůta, v níž podávají daňové přiznání. Znamená to, že kvartální plátci podají hlášení jednou za čtvrtletí. Ti, co odvádějí daň dvanáctkrát za rok, pak jednou za měsíc, a to nejpozději do 25. dne od skončení zdaňovacího období.

Termín, dokdy je možné formulář odevzdat u čtvrtletních plátců, je opět stanoven nejpozději na 25. den po uplynutí příslušného čtvrtletí. Budete-li tedy platit DPH za červenec až září 2022, musíte vyplněný interaktivní formulář odeslat do 25. října (pokud vychází tato lhůta na sobotu či neděli, odevzdáte jej první pracovní den po termínu).

Pokuty a sankce za prodlení nebo opominutí nejsou zanedbatelné. V případě, že dodáte kontrolní hlášení později než v řádném termínu, a to sami od sebe, aniž byste byli berními úředníky vyzváni, zaplatíte pokutu ve výši tisíc korun. Na deset tisíc se sankce vyšplhá, pokud formulář dodáte v náhradní lhůtě na vyzvání úřadu.

Nepodáte-li přiznání či hlášení elektronicky, hrozí vám dvoutisícová pokuta. Pokud „daňový subjekt nesplněním povinnosti učinit podání elektronicky závažně ztěžuje správu daní“, může navíc dostat penále až 50 000 korun. Třicet tisíc zaplatí podnikatel v případě, že nepodá KH ani po výzvě finančáku k opravě či doplnění kontrolního hlášení.

Výjimečnou sankcí je půl milionu korun v případě, že finanční úřad usoudí, že plátce svou činností znemožňuje „finančnímu úřadu výkon správy daně a neplní své daňové povinnosti“.

Kontrolní hlášení: Nepříjemná povinnost s tvrdými sankcemi

Ti, kteří dodávají zboží za hranice (a to osobám či firmám, které jsou registrované k dani v jiném státě EU) odevzdávají ještě takzvané souhrnné hlášení. Podrobnosti si přečtěte v paragrafu 102 zákona o DPH.

Zjednodušeně řečeno: tato povinnost se týká takzvaných identifikovaných osob. Kdo a za jakých okolností se stává identifikovanou osobou?

Vždy do 25. dne po skončení zdaňovacího období (měsíce nebo čtvrtletí) podáváte daňové přiznání k DPH. Jste-li plátcem DPH, zapíšete do přiznání údaje z vaší daňové evidence pro DPH.

Identifikované osoby DPH pouze vykazují a odvádějí státu, nemají jako plátci nárok na odpočet daně na vstupu, ale mají přiděleno DIČ. Přiznání podávají pouze v případě, že jim ve zdaňovacím období vznikne daňová povinnost a zapíší do něj jen přeshraniční plnění. Pokud nejste plátcem DPH ani identifikovanou osobou, přiznání nepodáváte.

A ještě jedna cenná informace pro nové plátce: První daňové přiznání k DPH využijí k tomu, aby si uplatnili odpočet na DPH ze zásob, pořízených nejvýše 12 měsíců před datem registrace. Mohou tak ale učinit pouze tehdy, mají-li příslušné daňové doklady. Více informací v § 79 Zákona o DPH.

Všechna základní podání pro účely DPH – registrace, daňové přiznání, souhrnné hlášení a konečně také kontrolní hlášení – se činí pouze elektronicky. Elektronickou formu upravuje zákon o dani z přidané hodnoty (paragraf 101a)

Plátce nebo identifikovaná osoba jsou povinni podat elektronicky:

  • přihlášku k registraci nebo oznámení o změně registračních údajů
  • daňové přiznání nebo dodatečné daňové přiznání
  • kontrolní hlášení, souhrnné hlášení nebo jiné hlášení, s výjimkou hlášení podle § 19

Upozorňujeme, že povinné jsou v této formě také přílohy k daňovému přiznání, dodatečnému daňovému přiznání nebo hlášení.

Podání lze učinit elektronicky pouze datovou zprávou s využitím dálkového přístupu ve formátu a struktuře zveřejněné správcem daně:

  • podepsanou způsobem, se kterým jiný právní předpis spojuje účinky vlastnoručního podpisu
  • s ověřenou identitou podatele způsobem, kterým se lze přihlásit do jeho datové schránky
  • s identitou dodatečně potvrzenou za podmínek uvedených v daňovém řádu. 

Zvědavý berňák

S poměrně složitou administrativou se můžete setkat už při registraci k DPH (ať už jde o registraci povinnou či dobrovolnou)

Především musíte vyplnit žádost k registraci plátce DPH a podat ji na finanční správu. Tento krok můžete provést také on-line v aplikaci finanční správy EPO

Klikněte na Elektronická podání pro finanční správu. Zde můžete najít a prostudovat potřebné informace. Případně si přečtěte informace GFŘ k problematice registrace k dani z přidané hodnoty. Ze sekce Daňové tiskopisy přejděte na elektronický formulář. Formulář vyplňte a odešlete.

Finanční úřad po vás ovšem může chtít ještě další dokumenty a informace. Úředníci totiž čím dál důsledněji požadují, aby podnikatel doložit existující ekonomickou činnost i další podrobné informace nad rámec povinných registračních údajů.

Jakub Procházka

• Oblasti podnikání: Daně, účetnictví, pojištění
• Teritorium: Česká republika