e-Podání Evidenční listy důchodového pojištění

Základní informace k životní situaci

Zaměstnavatelé a orgány plnící úkoly v důchodovém pojištění jsou povinni vést evidenční listy důchodového pojištění (dále též „evidenční listy“ či „ELDP“) pro každého občana, který je účasten důchodového pojištění zaměstnanců.

Od 1. ledna 2010 s ohledem na změnu právní úpravy ve vztahu k nárokům na zvýšení důchodu za dobu výdělečné činnosti při pobírání starobního důchodu je nutno vést ELDP pro všechny poživatele starobního důchodu.

Účast na důchodovém pojištění nevzniká a evidenční list se nevede, pokud jde o výdělečnou činnost, která svým rozsahem nezakládá účast na nemocenském pojištění.

Zaměstnavatelem se pro účely důchodového pojištění rozumí právnická nebo fyzická osoba, která zaměstnává jiné fyzické osoby nebo k níž jsou fyzické osoby ve vztahu zakládajícím účast na důchodovém pojištění.

Kdo je oprávněn v této věci jednat (podat žádost apod.)

Evidenční listy důchodového pojištění má povinnost vést u:

• zaměstnanců v pracovním poměru zaměstnavatel, k němuž je zaměstnanec v pracovním poměru,
• osob ve služebním poměru příslušné útvary, v nichž tyto osoby konají službu,
• členů družstev družstvo, jehož jsou členy,
• společníků a jednatelů společnosti s ručením omezeným a komanditistů komanditní společnosti, kteří pro tuto společnost vykonávají práci mimo pracovněprávní vztah, za kterou jsou odměňováni, tato společnost,
• zaměstnanců činných na základě dohody o pracovní činnosti nebo na základě dohody o provedení práce zaměstnavatel, který uzavřel se zaměstnancem tuto dohodu,
• soudců soud, k němuž je soudce přidělen k výkonu funkce,
• členů zastupitelstev územních samosprávných celků a zastupitelstev městských částí nebo městských obvodů územně členěných statutárních měst a hlavního města Prahy, kteří jsou pro výkon funkce dlouhodobě uvolněni nebo kteří před zvolením do funkce člena zastupitelstva nebyli v pracovním poměru, ale vykonávají funkci ve stejném rozsahu jako uvolnění členové zastupitelstva, útvar, který vyřizuje pracovní záležitosti zaměstnanců těchto územních samosprávných celků,
• poslanců Poslanecké sněmovny a senátorů Senátu Parlamentu příslušná kancelář zákonodárného sboru,
• prezidenta republiky Kancelář prezidenta republiky,
• členů vlády orgán, který členům vlády vyplácí plat,
• prezidenta, viceprezidenta a členů Nejvyššího kontrolního úřadu Nejvyšší kontrolní úřad,
• dobrovolných pracovníků pečovatelské služby právnická osoba, která vyplácí odměnu za výkon pečovatelské služby,
• osoby pečující o dítě a osoby v evidenci, která je vedena v evidenci osob, které mohou vykonávat pěstounskou péči na přechodnou dobu, je-li těmto osobám vyplácena odměna pěstouna podle zákona o sociálně-právní ochraně dětí, orgán, který vyplácí odměnu,
• osob ve výkonu trestu odnětí svobody zařazených do práce nebo osob pracovně zařazených po dobu trvání vazby věznice, a u osob ve výkonu zabezpečovací detence zařazených do práce ústav pro výkon zabezpečovací detence,
• osob, které jsou podle zvláštního zákona jmenovány nebo voleny do funkce vedoucího správního úřadu nebo do funkce statutárního orgánu právnické osoby zřízené zvláštním zákonem, popřípadě do funkce zástupce tohoto vedoucího nebo statutárního orgánu, pokud se na jejich pracovní vztah vztahuje ve stanoveném rozsahu zákoník práce, tento správní úřad nebo tato právnická osoba,
• osob, které podle zvláštního zákona vykonávají veřejnou funkci mimo pracovní nebo služební poměr, pokud se na jejich pracovní vztah vztahuje ve stanoveném rozsahu zákoník práce, ten, kdo má u těchto osob postavení zaměstnavatele,
• Veřejného ochránce práv a zástupce Veřejného ochránce práv Kancelář Veřejného ochránce práv,
• státních zaměstnanců podle zákona o státní službě služební úřad, v němž je státní zaměstnanec zařazen k výkonu státní služby,
• pracovníků v pracovním vztahu uzavřeném podle cizích právních předpisů zaměstnavatel, k němuž jsou v tomto pracovním vztahu,
• členů Rady pro rozhlasové a televizní vysílání Úřad Rady pro rozhlasové a televizní vysílání,
• finančního arbitra a zástupce finančního arbitra Kancelář finančního arbitra,
• členů Rady Českého telekomunikačního úřadu Český telekomunikační úřad,
• členů Rady Ústavu pro studium totalitních režimů Ústav pro studium totalitních režimů,
• členů Rady (v období od 17. června 2016 do 31. července 2017 předsedy Rady) Energetického regulačního úřadu Energetický úřad,
• ředitelů obecně prospěšné společnosti tato společnost,
• prokuristů zaměstnavatel, který je pověřil prokurou,
• likvidátorů ten, kdo likvidátorovi vyplácí příjem z činnosti likvidátora,
• členů kolektivních orgánů právnické osoby tato právnická osoba,
• vedoucích organizačních složek právnických osob, uvedených v § 35a odst. 1 (ve větě třetí) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, tato organizační složka,
• osob pověřených obchodním vedením na základě smluvního zastoupení, jestliže vykonávají tuto činnost za odměnu, ten, kdo těmto osobám vyplácí tuto odměnu,
• fyzických osob, uvedených v § 5 odst. 1 písm. t) zákona o důchodovém pojištění, ten, kdo plní u těchto osob povinnosti zaměstnavatele.
• státních zástupců vykonávajících v České republice funkci evropských pověřených žalobců podle přímo použitelného předpisu Evropské unie upravujícího zřízení Úřadu evropského veřejného žalobce, státní zastupitelství, které bylo stanoveno jako místo výkonu funkce evropského pověřeného žalobce (§ 105 odst. 3 zákona o důchodovém pojištění – účinnost od 1. 12. 2019), nebo
• členů Národní rozpočtové rady, Úřad Národní rozpočtové rady.

Jaké jsou podmínky a postup pro řešení životní situace

Evidenční list se od 1. ledna 2004 vede vždy za jednotlivý kalendářní rok, případně jeho část, došlo-li k zahájení výdělečné činnosti zakládající účast na důchodovém pojištění nebo k jejímu ukončení v průběhu kalendářního roku.

Pro každý kalendářní rok se vede vždy nový evidenční list, a to i když trvala účast na důchodovém pojištění u téhož zaměstnavatele v předchozím kalendářním roce.

Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy evidenčního listu. Jeden stejnopis je povinen předložit občanovi k podpisu a založit do své evidence a druhý stejnopis, který opatří podpisem pověřeného zaměstnance nebo jiného oprávněného zástupce a svým razítkem, je povinen vydat občanovi, a to nejpozději v den, kdy předkládá evidenční list příslušnému orgánu sociálního zabezpečení.

Jakým způsobem můžete zahájit řešení životní situace

Od 1. 9. 2020 mohou zaměstnavatelé Evidenční listy předkládat České správě sociálního zabezpečení pouze elektronicky ve formě datové zprávy (e – Podání), ve formátu, struktuře a tvaru určeném ČSSZ zveřejněném na internetových stránkách ČSSZ, zasláním do:

• určené datové schránky e-Podani CSSZ (ID 5ffu6xk) nebo  datové schránky místně příslušné OSSZ, PSSZ, MSSZ, nebo
• určené elektronické podatelny Veřejné rozhraní pro e – Podání ČSSZ (VREP) podepsané uznávaným elektronickým podpisem, nebo
• s využitím ePortálu ČSSZ prostřednictvím NIA (národní identitní bod) pokud občan disponuje občanským průkazem vydaným po 30. 6. 2018 s kontaktním elektronickým čipem (aktivovaným) nebo jiným prostředkem pro elektronickou identifikaci určeným ČSSZ (jméno, heslo, SMS zřízené přes CzechPoint).

Datovou zprávu pro elektronické podání je možné vytvořit prostřednictvím mzdového nebo personálního SW podporujícího službu e – Podání nebo lze pro její vytvoření a odeslání využít zdarma interaktivní formulář, který je k dispozici v internetové aplikaci ePortál ČSSZ.

Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě, může tak učinit písemně na předepsaném tiskopisu nebo na produktu výpočetní techniky, který je co do údajů, formy a formátu shodný s předepsaným tiskopisem zasláním na adresu určenou Českou správou sociálního zabezpečení; přitom je povinen uvést důvod tohoto postupu. Tato povinnost je splněna i předáním evidenčního listu okresní správě sociálního zabezpečení, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd.  

Technickým důvodem se rozumí zejména:

• výpadek elektrické energie;
• služeb provozovatele komunikační infrastruktury (dle § 61 odst. 5 zákona o nemocenském pojištění obdobně).

Za technické důvody, které brání podání ELDP v elektronické podobě lze považovat též:

• faktickou neexistenci technické podpory elektronického způsobu podání na straně ČSSZ – neexistence definice datové věty pro ELDP/ELDZ pro období před 1. 1. 2004 (tj.před zavedením tzv. jednoročních ELDP) a možnosti je elektronicky podat;
• situaci, kdy bývalý zaměstnavatel na výzvu OSSZ např. v souvislosti s podanou žádostí o důchod jednorázově dodatečně vyhotoví chybějící ELDP, které z důvodu absence prostředků elektronické identifikace či technické podpory bude schopen předložit pouze v papírové podbě na předepsaném tiskopise.                                                                                                     

Na které instituci životní situaci řešit

Obraťte se na:

• OSSZ/ PSSZ/ MSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, případně na OSSZ/ PSSZ/ MSSZ příslušnou dle rozhodnutí České správy sociálního zabezpečení,
• orgány sociálního zabezpečení ministerstva vnitra, obrany a spravedlnosti.

Kde, s kým a kdy životní situaci řešit

Kontakty na jednotlivá pracoviště OSSZ/ PSSZ/ MSSZ naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Jaké doklady je nutné mít s sebou

Oprávněný subjekt předkládá tiskopisy ELDP všech svých zaměstnanců za každý kalendářní rok, vždy po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději do 30. dubna následujícího roku, a v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem daného kalendářního roku do 1 měsíce po konečném vyúčtování, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku.

Do ELDP se zapisují tyto údaje:

• identifikační údaje zaměstnavatele,
• jméno, poslední příjmení, rodné příjmení, datum a místo narození, místo trvalého pobytu a rodné číslo občana,
• druh výdělečné činnosti,
• doba účasti na důchodovém pojištění,
• doba důchodového pojištění,
• vyměřovací základ pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti,
• doby, které se při stanovení osobního vyměřovacího základu podle zákona o důchodovém pojištění vylučují,
• doby, které se ode dne dosažení věku potřebného pro vznik nároku na starobní důchod nepovažují za výkon výdělečné činnosti pro účely zvýšení procentní výměry starobního důchodu.

Jaké jsou potřebné formuláře a kde jsou k dispozici

Tiskopisy pro ePodání ELDP jsou k dispozici na e – Portálu ČSSZ. Jedná se o tyto tiskopisy:

• Formulář RELDP
• Formulář ELDP09
• Formulář ELDP12

Při vyplňování ELDP je nutné použít formulář platný pro dané období a zároveň postupovat podle Všeobecných zásad pro vyplňování ELDP, které jsou k dispozici na OSSZ/ PSSZ/ MSSZ nebo na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Elektronicky lze zasílat pouze tiskopisy platné pro období od 1. 1. 2004.

Jaké jsou poplatky a jak je lze uhradit

Správní ani jiné poplatky nejsou stanoveny.

Jaké jsou lhůty pro vyřízení

ELDP se vyplňuje:

– po účetní závěrce (závěrce mzdových listů), nejpozději však do 30. dubna následujícího kalendářního roku, trvala-li výdělečná činnost k 31. prosinci,

– do 1 měsíce po konečném vyúčtování příjmů v případě skončení účasti na důchodovém pojištění před 31. prosincem, nejpozději do 31. ledna následujícího kalendářního roku.

ELDP zaměstnavatel předkládá ČSSZ prostřednictvím OSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd, a to

do 30 dnů:

• ode dne zápisu údajů do ELDP,
• ode dne svého zániku,

do 8 dnů: 

• ode dne obdržení výzvy orgánu sociálního zabezpečení.

Při úmrtí pojištěnce se předkládá ELDP:

• na vyžádání orgánu sociálního zabezpečení ve lhůtě jím určené,
• do 3 měsíců od úmrtí, nebyl-li evidenční list vyžádán orgánem sociálního zabezpečení.

Kteří jsou další účastníci (dotčení) řešení životní situace

Další účastníci postupu nejsou stanoveni.

Jaké další činnosti jsou po žadateli požadovány

Další činnosti nejsou stanoveny.

Elektronická služba, kterou lze využít

K elektronickému podání tiskopisu ELDP lze použít službu e – Portál ČSSZ, viz informace pod odkazem „Jakým způsobem můžete zahájit řešení životní situace“.

Podmínky a pravidla pro předávání evidenčních listů v elektronické podobě naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Podle kterého právního předpisu se postupuje

Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů

Jaké jsou související předpisy

Zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů

Jaké jsou opravné prostředky a jak se uplatňují

Nesouhlasí-li občan se zápisem zaměstnavatele v evidenčním listu a zaměstnavatel na základě jeho žádostievidenční list včetně stejnopisu neopraví, může požádat příslušnou OSSZ/ PSSZ/ MSSZ do 30 dnů od převzetí stejnopisu evidenčního listu, aby tento spor rozhodla.

Jde-li o osobu ve služebním poměru (s výjimkou státních zaměstnanců podle zákona o státní službě), pak v případě uplatnění námitek proti obsahuevidenčního listu jsou příslušné k rozhodování orgány ministerstev vnitra, obrany či spravedlnosti.

Žádost občana o rozhodnutí sporu o správnost zápisu do ELDP musí obsahovat fotokopii stejnopisu ELDP, jehož údaje občan napadá, a dále údaj o datu převzetí stejnopisu ELDP.

Proti rozhodnutí OSSZ/ PSSZ/ MSSZ je možné podat odvolání do 15 dnů ode dne jeho doručení. O odvolání rozhoduje Česká správa sociálního zabezpečení, jejíž rozhodnutí je konečné a nelze se proti němu dále odvolat.

Jaké sankce mohou být uplatněny v případě nedodržení povinností

Neplněním nebo porušením povinností stanovených zákonem č. 582/1991 Sb. se fyzická, právnická nebo podnikající fyzická osoba jako zaměstnavatel dopustí přestupku. Za takový přestupek lze uložit pokutu až do výše stanovené v ust. § 54 odst. 6 citovaného zákona.

Nejčastější dotazy

Odpovědi na nejčastější dotazy naleznete na internetových stránkách České správy sociálního zabezpečení.

Informace o popisovaném postupu (o řešení životní situace) je možné získat také z jiných zdrojů a v jiné formě

Česká správa sociálního zabezpečení

Související životní situace a návody, jak je řešit

Výplata důchodu prostřednictvím České pošty
Změna výplaty důchodu
Odchod do starobního důchodu
Vdovský důchod
Sirotčí důchod
Vdovecký důchod

Za správnost návodu odpovídá útvar

Česká správa sociálního zabezpečení – odbor Kancelář ústředního ředitele ČSSZ

Popis je zpracován podle právního stavu ke dni

01.01.2017

Popis byl naposledy aktualizován

08.09. 2020

Datum konce platnosti popisu

Bez časového omezení.