Jak naučit svůj tým pracovat na dálku? Pátý díl „Buďte online“ vzdělávacího seriálu od Googlu

Práce z domova se stává novým standardem

74 % amerických finančních ředitelů firem už v březnu 2020 uvedlo, že část svých zaměstnanců hodlají i po skončení pandemie trvale přesunout na home office. Čím dál více firem podniká na internetu, tím pádem je pro ně jednodušší pracovat vzdáleně. Nehledě na to, že tím výrazně ušetří za náklady na pronájem společných prostor i čas zaměstnanců, kteří musí do práce dojíždět. To vede tedy nejen ke snížení režijních nákladů, ale i ke šťastnějšímu personálu a udržitelnější budoucnosti.

Při práci na dálku ale týmy musí čelit také určitým výzvám, jako jsou například složitější vzájemná komunikace, nekvalitní přístup k internetu nebo nedostupnost některých pracovních nástrojů. Zaměstnanci, kteří pracují z domova, mohou mít také pocit, že jsou vzdálení ostatním a že se jich dění ve firmě už tolik netýká. Jak tyto výzvy překonat?

Problémy při práci z domova obvykle mohou nastat v těchto oblastech:

• pracovní prostředí
• produktivita
• morálka
• komunikace
• nástroje
• zdraví a komfort

Mít zdravé pracovní prostředí i doma je důležité, protože náplň ani délka práce se nemění. Pomozte svým zaměstnancům optimalizovat jejich prostředí tak, aby mohli zůstat zdraví, spokojení a produktivní. Snažte se vašemu týmu zajistit také správné technické vybavení, tedy odpovídající hardware i software.

Podpořte své zaměstnance, aby si malými krůčky začali budovat zdravé pracovní návyky hned na začátku každého pracovního dne. Ukázalo se například, že styl oblékání má velký vliv na to, jak se daný člověk cítí a jak je produktivní. Při práci nás obvykle zajímá produktivita a výkonnost našich týmů a spolupracovníků.

Následující tři kroky pomohou zvýšit produktivitu

1. Zdůrazněte spolupráci

Se vzdálenou spoluprací vám pomůže balík kancelářských aplikací GSuite, který ji dokáže velmi zjednodušit. V balíčku naleznete služby jako Gmail, Kalendář, Chat, Google Meet pro videokonference, sdílené tabulky nebo nástroje pro bezpečnostní audity. Dokumenty, tabulky a prezentace od Googlu jsou nástroje, v rámci kterých můžete spolupracovat všichni v reálném čase tak, že vždy máte jistotu, že pracujete na nejaktuálnější verzi dokumentu. V dokumentech a tabulkách můžete rovnou zanechávat komentáře a diskutovat o jejich obsahu, což je daleko efektivnější než si posílat hromady emailů a příloh.

2. Podpořte komunikaci

Komunikace je velmi důležitá, ať už osobně nebo na dálku. Při práci na dálku přicházíme o důležité neformální interakce s kolegy, a tak je potřeba se na tuto oblast více zaměřit. Pro komunikaci na dálku můžeme využít email, chat nebo online schůzky. Skrze Gmail můžete získat přístup k veškeré týmové komunikaci, ať už jde o posílání mailů, zpráv v chatu nebo sdílený kalendář. Pokud je to možné, začněte používat chat a skupinové zprávy, které vám usnadní komunikaci během dne.

Kalendář je důležitým nástrojem pro váš pracovní život. Vymezte si v něm čas na úkoly a práci, na složitější a prioritní úkoly nebo na pracovní online schůzky se svým týmem pomocí Google Meet. Inteligentní plánování v Kalendáři Google vám umožní kontrolovat dostupnost ostatních spolupracovníků nebo automaticky vkládat odkazy na videohovory do naplánovaných schůzek.

3. Sledujte produktivitu

Produktivita vašeho týmu při práci z domova může vlivem drobných rozptýlení, kterým musí zaměstnanci běžně čelit, i výrazně klesnout. Využívejte techniky, které vám pomohou produktivitu podpořit. Zaškrtávání políček u dokončených úkolů vám dá lepší představu o tom, kde si stojíte. Nastavte si také konkrétní časové rámce pro jednotlivé úlohy a podporujte členy svého týmu v tom, aby se v daném čase vždy věnovali pouze jednomu z úkolů. Naučte svůj tým využívat techniku „pomodoro“, v rámci níž střídáte soustředěnou práci a přestávky. Svou produktivitu práce můžete zvýšit pomocí bezplatného online kurzu na platformě Digitální garáž.

V dalším videu Google radí, jak najít ty správné kolegy, jak motivovat tým a jak svoji firemní kulturu budovat a podporovat.

Další tipy na zlepšení produktivity práce (v angličtině)

• Working from home? 4 tips for staying productive
• What design thinking can teach us about teamwork in a world on pause
• 4 ways to maintain a sense of community while working from home
• Tips for helping teams stay connected beyond the walls of the workplace
• 3 ways to create a work culture that brings out the best in employees | Chris White | TEDxAtlanta (video)