Podmínky pro organizování a financování oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách

Všeobecné podmínky pro realizační firmy

• Veškeré podmínky budou definovány a smluvně upraveny v příkazní smlouvě.
• Realizační firma je povinna respektovat při zpracování vizuálního řešení expozice Prezentační manuál MPO pro ČOÚ, který je součástí Zadávací dokumentace a při realizaci expozice se tímto dokumentem řídit.
• Během příprav oficiální účasti realizační firma prokazatelně informuje přihlášené vystavovatele o finální výši podpory MPO (min. 5 m² – max. 9 m²) a konzultuje s nimi a MPO návrh a členění expozice. Finální rozmístění podléhá schválení MPO.
• Realizační firma je povinna zaslat přihlášeným vystavovatelům cenovou nabídku vybavení stánku a služeb nad standard poskytovaný MPO, které si přihlášený vystavovatel následně písemně objedná.
• Realizační firma předkládá MPO měsíc před konáním oficiální účasti důvodovou zprávu, která obsahuje informace o veletrhu, o zajištění české expozice včetně grafických návrhů, scénář doprovodné propagace, pozvánky, katalog „Průvodce společnou expozicí ČR“, seznam vystavovatelů s kontakty včetně IČ a exponátové náplně, podrobné náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci.
• Realizační firma písemně informuje všechny vystavovatele o podobě schváleného doprovodného programu, a to nejpozději 14 dní před konáním akce.
• V případě kategorie C realizační firma organizačně zajistí pro projektového manažera v místě konání daného veletrhu jak ubytování, tak i dopravu z a na letiště do místa ubytování.
• Výdaje na pohoštění v rámci expozice MPO a dopravu na místě podléhají schválení projektovým manažerem, který je přítomen na veletrhu.
• Pracovníci realizační firmy zajišťující technickou realizaci a doprovodnou propagaci v místě konání akce jsou povinni v průběhu konání veletrhu respektovat pokyny manažera projektu, být mu po celou dobu akce k dispozici a také úzce spolupracovat jak s vystavovateli, tak i se zástupci orgánů a organizací, které se uvedeného veletrhu zúčastní.
• Závěrečnou zprávu předloží realizační firma nejpozději dva týdny po ukončení veletrhu. Zpráva obsahuje informace o průběhu veletrhu, skutečné náklady na technickou realizaci a doprovodnou propagaci, protokol o předání expozice projektovému manažerovi MPO, seznam vystavovatelů s adresami, kontakty, IČ a exponátovou náplní, fotodokumentaci a další přílohy dokladující splnění objednaných služeb (průvodce expozicí, pozvánky, novinové články apod.).
• Závěrečná zpráva podléhá schválení ředitelem Odboru řízení exportní strategie a služeb. Teprve poté může realizátor vystavit fakturu. Neoddělitelnou součástí faktury jsou přílohy (vyúčtování nákladů technické realizace a doprovodné propagace, přehled vystavovatelů s kontaktními údaji a jejich exponátová náplň – vše včetně faktury ve dvojím vyhotovení). Faktura musí mít splatnost minimálně 14 dnů a musí se odkazovat na číslo příslušné příkazní smlouvy.

Závěrečná ustanovení

• Navrhovatelem veletrhu může být pouze oborové podnikatelské sdružení (svaz, asociace, komora, atd.).
• Stanovená kategorie české oficiální účasti je závazná se všemi finančními důsledky vyplývajícími ze smlouvy. Změnu kategorie stanoví pouze MPO.
• MPO si vyhrazuje právo kteroukoliv akci bez dalšího zrušit zejména z důvodu nedostatku zájmu vystavovatelů.
• Tento druh podpory nelze kombinovat s jinými druhy podpory na podporu účasti firem na veletrzích, které jsou financovány ze strukturálních fondů EU.
• MPO může zpětně provádět kontrolu těchto Podmínek formou kontrolních režimů nastavených v rámci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a zvláště pak č. 563/1991 Sb., o účetnictví (všechny zákony ve znění pozdějších předpisů).
• V případě nejasností je třeba konzultovat příslušného projektového manažera, který je uveden na seznamu českých oficiálních účastí na příslušné období na webových stránkách MPO.

Přílohy ke stažení:

•  Podmínky pro organizování a financování českých oficiálních účastí na mezinárodních veletrzích a výstavách v zahraničí v roce 2020 a 2021 (245 kB)
•  Příloha k Podmínkám 2020 a 2021 – Přehled poskytovaných služeb a subjektů příslušných k jejich úhradě (245 kB)
•  Přihláška vystavovatele 2020 (213 kB)
•  Přihláška vystavovatele 2021 (214 kB)