Přípustnost sledování zaměstnanců

Jedním z důležitých zadání pro současnou i budoucí pracovněprávní legislativu je řešení konfliktu mezi ochranou soukromí a osobních údajů zaměstnanců a ochranou vlastnických a dalších práv zaměstnavatelů, a vedle toho i navazujících povinností či důsledků vyplývajících pro obě strany z pracovněprávního vztahu.

V době překotného rozvoje moderních technologií, umožňujících okamžitý přenos dat a sdílení informací, se zaměstnavatelům nabízí mnoho možností ochrany svého majetku ve vztahu k zaměstnancům. Jednou z forem je monitorování činnosti zaměstnanců, zejména pak z pohledu efektivního využívání pracovní doby a nakládání se svěřenými výrobními a pracovními prostředky.

Jaký je právní rámec této problematiky? Jaké jsou možnosti sledování zaměstnanců a jaké povinnosti a důsledky z takového monitorování mohou plynout pro zaměstnavatele i pro zaměstnance? Zodpovězení těchto otázek je předmětem tohoto článku.

Podrobný obsah

Související zákony 

Související právní průvodci

Úvod

Informační technologie a komunikační prostředky jsou dnes nedílnou součástí soukromého i pracovního života. Většina zaměstnanců je v rámci své pracovní náplně využívá, komunikuje prostřednictvím pracovní e-mailové schránky či mobilního telefonu, používá pracovní počítač. Tyto prostředky bezesporu zefektivňují způsoby práce zaměstnanců, ale pro zaměstnavatele, kromě výhod ve formě nových možností organizace práce a řízení zaměstnanců, přinášejí i mnohá rizika. Taková rizika mohou spočívat např. ve zničení či ztrátě dat, úniku informací, poškození dobrého jména zaměstnavatele, ztrátě know-how apod.

Jednou z možností, jak výše uvedená rizika eliminovat, je přijetí různých bezpečnostních opatření. Může jím být i monitoring a pravidelná kontrola aktivity zaměstnanců, jejíž jednotlivé metody i jejich rizika jsou popsána v tomto článku.

Právní rámec a předpoklady sledování zaměstnanců

Právo na ochranu soukromí, osobních údajů a listovního tajemství i právo vlastnické jsou práva zaručená na ústavní úrovni. Při posouzení otázky sledování zaměstnanců jsou však jmenovaná práva v kolizi.

Vedle zmíněných práv zaručených ústavou existují i ostatní práva a povinnosti, zejména ty upravené zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění (dále jen „zákoník práce“).

Základním ustanovením, které určuje vzájemné vztahy pracovněprávního vztahu v rámci našeho tématu, je ustanovení § 316 zákoníku práce. Zde je nutno předeslat, že dikce prvního a druhého odstavce jsou ve vzájemném střetu. První odstavec ukládá zaměstnancům zákaz užívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele pro osobní potřebu bez souhlasu zaměstnavatele, přičemž zaměstnavatel je oprávněn přiměřeně kontrolovat dodržování takového zákazu.

V druhém odstavci citovaného ustanovení je pak zaměstnavateli uložen výslovný zákaz bez závažného důvodu, spočívajícího ve zvláštní povaze jeho činnosti, narušovat soukromí zaměstnance na pracovištích tím, že jej bude podrobovat otevřenému nebo skrytému sledování, odposlechu a záznamu telefonických hovorů, kontrole elektronické pošty nebo listovních zásilek adresovaných zaměstnanci.

Z textace výše zmíněných ustanovení lze dovodit, že úprava v zákoníku práce je striktní, ochrana soukromí a osobních údajů zaměstnance je silnější než ochrana zájmu zaměstnavatele při chránění jeho vlastnického a jiných práv.

Pro dokreslení souvislostí je třeba zmínit, že vztah mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem je korigován definicí závislé práce a povinnostmi vyplývajícími z pracovního poměru. Závislou prací je činnost, která je vykonávána ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance, dle pokynů, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, a to v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, kdy zaměstnanec je povinen k dodržování povinností, vyplývajících z pracovního poměru.

Je třeba rovněž poukázat na skutečnost, že v rámci monitoringu zaměstnanců bude zpravidla docházet ke zpracování osobních údajů. Pro tuto problematiku je tedy třeba aplikovat i zvláštní právní předpisy. Celou řadu nových pravidel vneslo do oblasti sledování zaměstnanců Nařízení Evropského parlamentu a Rady ze dne 27. 4. 2016 č. 2016/279 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, jež nabylo účinnosti dne 25. 5. 2018 (dále jen „GDPR“) a s tím související právní úprava zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů. Související zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, pozbyl účinnosti k 24. 4.2 019.

O konkrétních dopadech GDPR na monitoring zaměstnanců a vzájemných souvislostech je pojednáno níže.

Ochrana vlastnického práva zaměstnavatele

Většina zaměstnavatelů spatřuje svůj cíl ve výkonu výdělečné činnosti a efektivním dosahování zisku. Součástí takového cíle je logicky i ochrana majetkových hodnot, výrobních a pracovních prostředků, používaných k činnosti zaměstnavatele prostřednictvím jeho zaměstnanců. V případě, že by neexistovalo právo na kontrolu zaměstnance (tedy způsobů, jakými užívá svěřený majetek určený k plnění pracovních úkolů), bylo by porušeno základní právo zaměstnavatele na ochranu jeho majetku.

Nicméně toto právo a jeho ochrana není absolutní. Je moderováno právem zaměstnance na soukromí, ochranu osobních údajů a listovního tajemství.

Právo zaměstnance na soukromí

Soukromí zaměstnance je důležité i v rámci pracovněprávního vztahu, i zde tedy má být zohledněno a respektováno, jak uvádí i zákoník práce, byť míra jeho ochrany není tak významná jako např. v obydlí zaměstnance.

Obsah pojmu právo na soukromí nelze jednoznačně definovat, neboť se stále vyvíjí, v návaznosti na vývoj a rozvoj zejména komunikačních technologií. Vzhledem ke skutečnosti, že zaměstnanec tráví na svém pracovišti významnou část dne, navazuje zde přátelství a s kolegy komunikuje i soukromé záležitosti, zcela oprávněně očekává, že určitá míra soukromí mu bude zachována i na pracovišti.

Zaměstnavatel by pak měl toto právo zaměstnance respektovat, alespoň v nezbytně nutné míře a v době, kdy zaměstnanec právě nevykonává činnosti související s jeho náplní práce. Zároveň však má zaměstnavatel možnost monitorovat řádný výkon pracovních povinností zaměstnance.

Pravidla a zásady sledování zaměstnanců

Nad rámec zákonné úpravy a za předpokladu souhlasu zaměstnavatele je možno stanovit pravidla pro používání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele pro soukromé účely a osobní potřebu zaměstnance, a to buď v rámci interních předpisů zaměstnavatele, případně smluvně.

Pokud se zaměstnavatel rozhodne souhlasit, aby výrobní a pracovní prostředky zaměstnavatele, zejména pak výpočetní technika a telekomunikační zařízení ve vlastnictví zaměstnavatele byly zaměstnancem používány pro osobní potřebu či soukromé účely, stanovení rozsahu takového oprávnění je zcela na vůli a rozhodnutí zaměstnavatele.

Při kontrole stanovených pravidel je pak zaměstnavatel povinen dodržovat vůči zaměstnancům určité zásady a principy. Zejména se jedná o zásadu přiměřenosti, kterou výslovně zmiňuje občanský zákoník i zákoník práce.

Každý zásah do soukromí zaměstnance by měl projít tzv. testem principu proporcionality. Prakticky to znamená, že kontrola dodržování povinností musí být prováděna přiměřeným způsobem, nikoli v rozporu s oprávněnými zájmy zaměstnance. Přiměřenost kontroly je nutno zkoumat vždy jednotlivě, u konkrétního případu a přihlížet k rozhodným skutečnostem (např. zda se jedná o kontrolu průběžnou, následnou, její rozsah, délku apod.)

Sledování zaměstnanců musí být také legitimní a legální, jak je vysvětleno níže v textu.

zpět na začátek

Přípustnost sledování zaměstnanců zaměstnavatelem

Aby sledování zaměstnanců mohlo být považováno za legitimní, je třeba vůči zaměstnanci splnit oznamovací povinnost. Je nezbytně nutné, aby zaměstnanec byl informován o záměru provést kontrolu či sledování, jejich rozsahu a formě jejího výkonu.

Tuto oznamovací povinnost lze splnit různými způsoby. Pro zaměstnavatele je nejpraktičtější vtělení takové informace přímo do pracovní smlouvy. Zde lze doporučit sjednat i konkrétní rozsah oprávnění zaměstnanců používat výrobní a pracovní prostředky ve vlastnictví zaměstnavatele (zejména pak pracovní e-mailovou schránku, výpočetní techniku či telefon) i k soukromým účelům.

Pokud má zaměstnavatel uzavřenu kolektivní smlouvu, může být oznamovací povinnost splněna jejím prostřednictvím. Další možností je přistoupení zaměstnance (nejčastěji formou podpisu) k jinému internímu předpisu (např. pracovnímu řádu apod.).

zpět na začátek

Souvislost sledování zaměstnanců se zpracováním osobních údajů

V návaznosti na GDPR je zaměstnavatel povinen nejen dostatečně odůvodnit zavedení jakéhokoli monitorovacího systému, ale i posoudit, zda jsou pro takové zavedení splněny všechny podmínky stanovené právním řádem, a to z hlediska zpracování osobních údajů, obsažených v datech.

I zde by měl zaměstnavatel provést před zavedením konkrétního opatření výše zmíněný test proporcionality, kdy posoudí, zda je předmětné zpracování dat nezbytné k naplnění účelu, jež zaměstnavatel sleduje, a zda bude porušení práva na soukromí a ochranu osobních údajů sníženo na nezbytné minimum.

Důležitým pojmem pro legitimitu zpracování osobních údajů při sledování zaměstnanců z hlediska GDPR je oprávněný zájem zaměstnavatele. Tento by měl spočívat pouze v závažných důvodech, např. zajištění bezpečnosti práce, odhalení trestného činu, šikany apod.

Pokud takový oprávněný zájem existuje, je nezbytné, aby zpracování osobních údajů probíhalo transparentně. Zaměstnanci tedy musí být informováni o způsobu a rozsahu kontroly, o skutečnosti kde, jakým způsobem a jak dlouhou dobu budou monitoringem získané osobní údaje uchovány, kdo k nim bude mít přístup.

Zaměstnanci pak mají právo na námitky proti zpracování jejich osobních údajů, a to ze závažných a legitimních důvodů.

zpět na začátek

Druhy a metody sledování zaměstnanců

Zaměstnavatel má možnost sledovat aktivitu zaměstnanců v pracovní době mnoha způsoby a prostřednictvím nepřeberného množství moderních technologií. Znovu je však třeba zdůraznit, že takový monitoring je přípustný, pouze pokud to zaměstnavateli umožňuje zvláštní povaha jeho činnosti a současně jsou řádně splněny zákonné informační povinnosti vůči zaměstnancům.

Pro ilustraci uvádíme nejrozšířenější z nich, spolu se stručným popisem jejich případných specifik.

Používání mobilního telefonu

Sledování telefonních hovorů (odposlech či záznam) je odůvodnitelné a legitimní pouze v případě závažného důvodu spočívajícího ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele. Z hlediska proporcionality lze za hraniční považovat případ, kdy zaměstnavatel pořídí výpis telefonních hovorů ze služebního telefonu a následně zaměstnance sankcionuje výpovědí pro porušení povinností vyplývajících z právních předpisů vztahujících se k jím vykonávané práci.

Aktivita zaměstnance na internetových stránkách

Pokud zaměstnavatel výslovně zakázal používání internetu na pracovišti pro osobní účely, je legitimní provádění namátkových kontrol dodržování takového zákazu. V rámci tohoto konkrétního nařízení zaměstnavatele se jako forma ochrany nabízí taxativní zavedení tzv. whitelistů (tzn. webových stránek, které je zaměstnanec v rámci své pracovní činnosti oprávněn používat) a tzv. blacklistů (tzn. blokování konkrétních webových stránek, sociálních sítí, domén apod.).

Pokud zaměstnavatel používání internetu pro osobní účely výslovně nezakázal, musí disponovat souhlasem zaměstnanců s konkrétním typem a rozsahem sledování, které bude provádět.

Související otázkou je sledování vystupování zaměstnance na sociálních sítích a skutečnost, zda forma jeho jednání může být důvodem pro skončení pracovního poměru. Výklady v judikatuře se různí, nicméně v souvislosti se sledováním vývoje zahraniční judikatury lze dovodit, že zaměstnavatel může takové kontroly jednání zaměstnanců provádět, ovšem v případě důvodného podezření (např. z páchání trestného činu), a rovněž může z výstupu z takových kontrol vyvodit pracovněprávní důsledky, včetně možnosti skončení pracovního poměru.

Je nepřípustné, aby zaměstnavatel prověřoval osobní profily zaměstnanců, případně uchazečů o zaměstnání na sociálních sítích na „obecném“ základě, tedy bez konkrétního důvodného podezření a „sbíral“ tak informace o jejich zájmech, aktivitách apod. Oprávněným (tedy legitimním) zájmem zaměstnavatele však může být monitoring profesních sociálních sítí a zde konkrétních profilů bývalých zaměstnanců vázaných konkurenční doložkou.  

Použití kamerového systému

Pokud se jedná o možnosti použití kamerového systému, v úvahu přicházejí dva způsoby, a sice použití kamerového systému bez záznamu a se záznamem.

Při použití této metody platí obdobná pravidla jako při sledování internetových aktivit zaměstnance. Specifická je situace kamerového systému se záznamem na pracovišti v případě, že je ze záznamu možno identifikovat konkrétní fyzickou osobu (tzn. pokud jsou patrné její charakteristické znaky, zejména obličej), neboť zde dochází ke zpracování osobních údajů dle GDPR a zaměstnavatel je povinen vést záznamy o činnosti zpracování takových osobních údajů.

Obecně platí, že sledování kamerami je vyloučeno v prostorách určených k ryze soukromým úkonům (sprchy, toalety) a mělo by být minimalizováno i v prostorech, určených pro soukromé aktivity zaměstnanců (např. místnosti určené k odpočinku, šatny apod.).

Kontrola e-mailové korespondence

Zde je nezbytné primárně zmínit, že na elektronickou poštu se vztahuje listovní tajemství garantované v Listině základních práva a svobod stejně jako na běžnou písemnou korespondenci. Otázkou možného rozsahu kontroly e-mailové korespondence se zabýval Úřad pro ochranu osobních údajů (dále „ÚOOÚ“), když v jednom ze svých stanovisek specifikoval rozdíly mezi použitím soukromé a pracovní e-mailové adresy a mezi soukromou a pracovní e-mailovou zprávou.

E-mailová adresa zaměstnance, která je vedena na tzv. „free-mailovém“ serveru (např. Centrum, G-mail apod.) je vždy považována za soukromou. Tuto e-mailovou adresu může zaměstnavatel monitorovat výlučně v zájmu ochrany svých práv při konkrétním důvodném podezření, a pokud je zřejmé a nesporné, že se jedná o zprávu, týkající se pracovních záležitostí.

Pokud e-mailová adresa patří zaměstnavateli a je složena ze jména a příjmení zaměstnance, jsou doručené e-maily považovány za soukromou elektronickou poštu. E-maily doručené na takovou adresu lze považovat za osobní údaje, k jejichž zpracování a zveřejnění je však zaměstnavatel oprávněn.

Naopak obecný a věcný e-mail (např. podatelna@doménazaměstnavatele) je považován za pracovní, a to i v případě, že přístup k němu má pouze jeden konkrétní zaměstnanec.

Kontrola elektronické komunikace může probíhat buď anonymně, tedy tak, že není možné dovodit závěry z takového sledování vůči konkrétním zaměstnancům nebo tyto identifikovat, nebo osobně, tzn. adresným sledováním e-mailové korespondence konkrétního zaměstnance. Tato osobní kontrola by měla být zaměstnavatelem prováděna pouze ze závažného důvodu, např. při důvodném podezření z páchání trestného činu, odhalení sexuálního obtěžování či šikany apod.

Sledování provozu elektronické e-mailové schránky, případně obsahu e-mailových zpráv může probíhat nahodile či soustavně, přičemž soustavné sledování v obou zmíněných případech bude rozhodně znamenat i zpracovávání osobních údajů, kdy je nezbytné dodržovat všechny zákonné požadavky s tímto zpracováním související.

Sledování za použití GPS

Monitoring zaměstnanců pomocí GPS (Global Positioning System) se uplatní u zaměstnavatelů, jejichž zaměstnanci mají jako výrobní či pracovní prostředek svěřeno vozidlo.

Informace takto získané (kde se zaměstnanec aktuálně nachází, kde po trase zastavil, zda dojel do místa určení a jakou trasou), tzv. lokační údaje, jsou osobními údaji, které zaměstnavatel zpracovává. Závažným důvodem pro sledování zaměstnanců je zde ochrana majetku zaměstnavatele. Tento důvod je možné (dle názoru ÚOOÚ) uplatnit u zaměstnavatelů kurýrních služeb, případně společností zajišťujících transfer peněz. 

Další přípustné způsoby monitoringu

Mystery shopping – praktická kontrola chování zaměstnance vůči zákazníkům. Formy použití této metody mohou být osobní, telefonní či korespondenční. Osoba pověřená zaměstnavatelem vystupuje jako běžný zákazník. Jako legitimní závažný důvod by mohl v tomto případě obstát záměr zaměstnavatele zvyšovat kvalitu poskytovaných služeb.

Evidence pracovní doby a docházky prostřednictvím elektronického čipu či biometrické identifikace – je přípustné pouze výjimečně, na zvláštních pracovištích (např. typu jaderné elektrárny). Na standardních pracovištích jsou systémy snímající biometrické údaje obhajitelné pouze tehdy, pokud z jejich záznamů není možná zpětná identifikace snímané osoby.

Sledování tiskových úloh – za závažný důvod lze v tomto případě považovat záměr ochrany majetku zaměstnavatele (úspora nákladů). Monitoring může být uskutečňován např. formou zadání jedinečného identifikátoru zaměstnance před každým tiskem, s následnou možností úhrady tisků, označených jako soukromé.

zpět na začátek

Způsoby obrany zaměstnance a možné sankce vůči zaměstnavateli

Zaměstnanec má vůči zaměstnavateli zejména právo na ochranu své osobnosti, garantované, kromě jiného, v zákoně č. 89/2012 Sb., občanském zákoníku, v platném znění (dále jen „občanský zákoník“).

Toto své právo může hájit v rámci občanskoprávního sporu, prostřednictvím žaloby na ochranu osobnosti, kdy může žádat, aby bylo od neoprávněného zásahu (sledování) upuštěno a došlo k odstranění jeho následku, pokud takový následek ještě trvá. V případě excesů zaměstnavatelů mohou zaměstnanci založit rovněž nárok na náhradu škody či nemajetkové újmy.

Zaměstnanec dále disponuje, je-li ze strany zaměstnavatele nezákonně sledován, právem podat podnět k provedení kontroly u zaměstnavatele k příslušnému orgánu inspektorátu práce. Zaměstnavateli pak hrozí případný postih ze strany příslušného inspektorátu práce, a to v případě, že bude při kontrole zaměstnavatele prokázáno, že zaměstnavatel nedodržuje své zákonné povinnosti spojené s legitimitou sledování zaměstnanců (např. ve smyslu podmínky stanovené ve zvláštní povaze činnosti zaměstnavatele či neoprávněného zásahu do práva na soukromí a osobních práv zaměstnance).

Nelze vyloučit ani trestněprávní odpovědnost zaměstnavatele, kdy zákon č. 40/2009 Sb., trestní zákoník, v platném znění (dále jen „trestní zákoník“) upravuje v ustanovení § 180 skutkovou podstatu trestného činu neoprávněného nakládání s osobními údaji. Takového trestného činu se může dopustit zaměstnavatel, který způsobí vážnou újmu na právech nebo oprávněných zájmech zaměstnance, jehož se osobní údaje týkají tím, že překročí právní rámec, jež umožňuje nakládání s osobními údaji zaměstnanců. 

Neoprávněné narušení elektronické pošty pak může naplnit skutkovou podstatu trestného činu porušení tajemství dopravovaných zpráv dle dikce § 182 trestního zákoníku v případě, že se jedná o datovou zprávu, jež je přiřaditelná k identifikovanému uživateli, který ji přijme.

V souvislosti s porušením pravidel při nakládání s osobními údaji může být zaměstnavatel postižen i v rámci GDPR. V takovém případě je zaměstnanec oprávněn podat podnět k provedení kontroly zaměstnavatele k ÚOOÚ.

zpět na začátek

Závěr

Závěrem lze shrnout, že legitimita jakéhokoli sledování zaměstnanců se vždy odvíjí od dodržování základních zásad ochrany soukromí a osobnosti zaměstnance. Zaměstnavatel má tedy právo kontrolovat pracovní činnost svých zaměstnanců, míru využívání svěřených výrobních a pracovních prostředků k čistě soukromým účelům (vyřizování osobní korespondence, nákupy zboží, objednávky služeb), avšak za předpokladu, že k tomu má závažný důvod spočívající ve zvláštní povaze jeho činnosti. Pokud takový důvod zaměstnavatel nemá, nesmí do soukromé sféry zaměstnanců zasahovat způsoby popsanými v zákoníku práce.

Výše uvedené shrnutí a převládající výklad vychází z premisy, dle které se ve vztahu zaměstnanec – zaměstnavatel jedná o nerovné postavení, tedy je na místě silnější ochrana zaměstnanců. Jedním z důvodů je skutečnost, že jejich neregulované sledování by mohlo vést k šikanóznímu jednání ze strany zaměstnavatelů.

Pro transparentnost sledování zaměstnanců je také velmi důležitá důkladná smluvní úprava oprávnění monitorovat zaměstnance, zejména pak co nejpodrobnější stanovení pravidel týkajících se využívání výrobních a pracovních prostředků zaměstnavatele, svěřených zaměstnanci pro soukromé účely a stanovení kritérií kontrol takového užívání.

Ze všech výše uvedených skutečností vyplývá, že zaměstnavatel by při nezbytném sledování zaměstnanců měl vždy dbát, aby zasahoval do osobnostní sféry zaměstnance v minimálním rozsahu, za použití co nejméně invazivních prostředků, efektivně a výsledky sledování použil pouze k původnímu účelu. Je nutno mít na paměti, že tajné nebo skryté sledování činnosti zaměstnanců na pracovišti je nepřípustné.

zpět na začátek

Pro portál BusinessInfo.cz zpracoval advokát Mgr. Marek Doleček, partner advokátní kanceláře Doleček Kahounová Sedláčková.

Přehled všech témat Právního průvodce

Pravidelné novinky e-mailem